Modo de contabilidad simple frente a avanzado
Resumen
La contabilidad de TimelyChurch puede ejecutarse en uno de dos modos:
- Chequera simple — Una vista simplificada diseñada para iglesias pequeñas y tesoreros voluntarios. La barra de pestañas de contabilidad muestra el Panel, Libro de registro, Dinero entrante / saliente, Donaciones, Facturas e Informes, y las pantallas cotidianas se renombran en lenguaje sencillo (por ejemplo, Transacciones se convierte en Dinero entrante / saliente e Ingresos / Gastos se convierten en Dinero entrante / Dinero saliente). Algunas pantallas avanzadas (Catálogo de cuentas, Presupuestos, Asientos contables) están ocultas para reducir el desorden.
- Contabilidad completa (Avanzado) — Cada función de contabilidad está expuesta, con terminología contable estándar: Catálogo de cuentas, Categorías, Beneficiarios, Presupuestos, Conciliación, Asientos contables, Balance de comprobación, Libro mayor, Registro de auditoría y la suite completa de Informes.
Ambos modos operan sobre los mismos datos subyacentes. Cambiar de modo no migra, copia ni elimina nada — solo cambia qué pantallas son visibles en la navegación y cómo algunas se etiquetan. Una transacción registrada en modo Simple es la misma transacción en modo Contabilidad completa; solo el lenguaje en pantalla difiere.
¿Qué modo debe usar?
| Use Chequera simple si... | Use Contabilidad completa si... |
|---|---|
| Tiene un rol financiero de una sola persona (un tesorero) | Tiene un comité de finanzas o varios miembros del personal en los libros |
| Piensa en las finanzas como «la chequera de la iglesia» | Piensa en términos de débito/crédito, activo/pasivo, devengo |
| Informa entrada / salida de efectivo, no estados completos | Produce Balances generales y Estados de resultados |
| Las donaciones anuales están por debajo del umbral para una auditoría | Sus estatutos o aseguradora requieren informes financieros formales |
| No ejecuta presupuestos anuales formales | Establece, hace seguimiento e informa sobre un presupuesto cada año |
| Tiene menos de ~5 transacciones que tocan cuentas bancarias por semana | Tiene un volumen significativo de transacciones en múltiples cuentas |
No hay una respuesta «incorrecta». Muchas iglesias comienzan en modo Simple durante el primer año o dos, luego cambian a Contabilidad completa cuando su equipo de finanzas crece o cuando la junta solicita informes más detallados.
Configuración por primera vez
La primera vez que abre Contabilidad en una iglesia nueva, un breve asistente de configuración pregunta quién lleva los libros y elige un modo según su respuesta. Puede cambiar el modo en cualquier momento después (consulte «Cambiar de modo» más abajo), por lo que esta primera elección no es permanente.
Qué es visible en cada modo
En ambos modos la barra de pestañas en la parte superior de cada página de contabilidad muestra las mismas pestañas principales:
- Panel
- Libro de registro
- Dinero entrante / saliente (esta pestaña se etiqueta Transacciones en modo Contabilidad completa)
- Donaciones
- Facturas
- Informes
La diferencia es el menú desplegable al final de la barra de pestañas:
- En modo Chequera simple se etiqueta More ▾.
- En modo Contabilidad completa se etiqueta Setup ▾.
Modo Chequera simple
El menú desplegable More ▾ expone las pantallas que un tesorero voluntario es más probable que necesite:
- Categorías
- Beneficiarios
- Conciliación
- Balance de comprobación
- Libro mayor
- Registro de auditoría
Oculto en modo Simple (estos son conceptos de Contabilidad completa):
- Catálogo de cuentas
- Presupuestos
- Asientos contables
Modo Contabilidad completa (Avanzado)
El menú desplegable Setup ▾ expone el conjunto completo de pantallas de contabilidad:
- Catálogo de cuentas — Jerarquía completa de cuentas en los cinco tipos contables.
- Categorías — Categorías de ingresos y gastos con subcategorías.
- Beneficiarios — Directorio de proveedores con seguimiento 1099.
- Presupuestos — Presupuestos anuales / trimestrales / mensuales con informes de variación.
- Conciliación — El flujo de trabajo de conciliación bancaria.
- Asientos contables — Registros manuales de partida doble para ajustes estilo CPA.
- Balance de comprobación — Una instantánea de saldo en todas las cuentas.
- Libro mayor — Un desglose por cuenta de cada publicación.
- Registro de auditoría — Un registro de quién cambió qué, y cuándo.
Contabilidad completa también desbloquea la suite completa de Informes, incluidos el Balance general y Presupuesto frente a real (consulte «Informes» más abajo).
Cómo cambian las etiquetas en modo Simple
El modo Simple mantiene las mismas pantallas pero las renombra en lenguaje más sencillo. Los datos son idénticos — solo difiere el lenguaje. Algunos ejemplos:
| En Contabilidad completa | En Chequera simple |
|---|---|
| Transacciones | Dinero entrante / saliente |
| Ingresos | Dinero entrante |
| Gastos | Dinero saliente |
| Estado de resultados | Dinero entrante frente a dinero saliente |
| Saldos iniciales | Saldos iniciales |
Informes
Los informes se ejecutan sobre los mismos datos en ambos modos; el modo Simple simplemente muestra un conjunto enfocado y renombra un par de ellos.
- Chequera simple destaca el Informe del tesorero (un resumen mensual de una página), más Dinero entrante frente a dinero saliente (el Estado de resultados), Estados de donaciones y el Informe 1099. El Balance general y Presupuesto frente a real están ocultos ya que tienden a confundir a los tesoreros voluntarios.
- Contabilidad completa agrega el Balance general y Presupuesto frente a real además de todo lo anterior.
Cambiar de modo no cambia los datos dentro de ningún informe, y los informes históricos mantienen las mismas cifras independientemente del modo.
Cambiar de modo
Puede cambiar de modo desde cualquiera de dos lugares.
Desde el Panel de finanzas:
- Vaya a Finanzas > Contabilidad.
- En el encabezado de la página verá un botón etiquetado Modo simple (verde) o Contabilidad completa (índigo) según su modo actual.
- Haga clic en el botón para abrir el menú de modo. Verá dos opciones que resumen lo que incluye cada modo.
- Haga clic en el modo que desee y surte efecto inmediatamente.
Desde Configuración:
- Abra Informes y configuración > Configuración (o Configuración bajo el menú desplegable) y encuentre la tarjeta Modo de contabilidad.
- Elija Chequera simple o Contabilidad completa.
- Haga clic en Guardar modo de contabilidad.
Detrás de escena, el cambio actualiza la preferencia de modo de contabilidad almacenada de su iglesia. La página confirma el nuevo modo con un breve mensaje de éxito.
Nota: El cambio surte efecto inmediatamente y se aplica a todos en su iglesia — es una configuración para toda la iglesia, no una preferencia por usuario. Si su tesorero prefiere Simple pero el resto del personal necesita Avanzado, deje la iglesia en Avanzado y deje que el tesorero ignore los elementos que no usa.
Qué ocurre cuando cambia de modo
Cambiar de modo es no destructivo. Específicamente:
- No se migran, copian, eliminan ni transforman datos. Cada transacción, cuenta, beneficiario, presupuesto y conciliación permanece exactamente donde estaba.
- Las pantallas ocultas aún contienen sus datos. Cambiar de Avanzado a Simple oculta la página de Presupuestos de la navegación pero no elimina ningún presupuesto. Cambiar de vuelta la hace visible de nuevo, intacta.
- La automatización sigue ejecutándose. Las transacciones recurrentes de publicación automática, la publicación automática de donaciones, la generación de facturas recurrentes y el registro automático de comisiones de Stripe continúan independientemente del modo.
- Los bloqueos de conciliación permanecen. Un período conciliado mientras estaba en modo Avanzado sigue bloqueado cuando cambia a Simple, y viceversa.
Puede cambiar de un modo a otro según sea necesario sin consecuencias.
Cuándo cambiar de Simple a Avanzado
Señales comunes de que es momento de actualizar:
- Su junta solicita un Balance general, un Estado de resultados o informes a nivel de categoría que el Libro de registro no puede producir.
- Comienza a operar con múltiples cuentas bancarias y necesita conciliación mensual formal.
- Establece un presupuesto anual formal por primera vez.
- Contrata un contador o tesorero remunerado acostumbrado a flujos de trabajo contables estándar.
- Adquiere fondos restringidos (donaciones designadas) que deben hacerse seguimiento por separado.
Cuándo cambiar de Avanzado a Simple
Menos común, pero escenarios válidos:
- Una iglesia nueva está comenzando y el tesorero voluntario se siente abrumado por el conjunto completo de funciones.
- Heredó una configuración Avanzada pero la iglesia ha reducido escala.
- Desea temporalmente dar a un tesorero voluntario con menos experiencia una vista simplificada.
En todos estos casos, recuerde que los datos se conservan — siempre puede cambiar de vuelta.
Mejores prácticas
Elija un modo y manténgalo durante un año fiscal. Cambiar a mitad de año es inofensivo pero puede confundir a su personal y hacer la pista de auditoría menos clara. Si decide actualizar a Avanzado, hágalo al inicio de un nuevo año fiscal, idealmente justo después de un cierre de fin de año.
Capacite en el modo que está usando. Si está en modo Simple, no se preocupe por capacitar a nuevos voluntarios en el Catálogo de cuentas o Asientos contables — nunca verán esas pantallas. Si está en Avanzado, guíelos por el flujo de trabajo completo.
Los informes en modo Simple son un subconjunto, no un formato diferente. Los informes producidos en modo Simple extraen de los mismos datos que los informes equivalentes en modo Avanzado. Cambiar de modo modifica algunas etiquetas (por ejemplo, «Estado de resultados» se convierte en «Dinero entrante frente a dinero saliente») pero no cambia las cifras, y los informes históricos mantienen los mismos números.