Conciliación bancaria
¿Qué es la conciliación bancaria?
La conciliación bancaria es el proceso de hacer coincidir las transacciones en sus registros de TimelyChurch con las transacciones en su estado de cuenta bancario. Esto garantiza que sus libros reflejen con precisión lo que muestra el banco y le ayuda a detectar errores, transacciones faltantes o cargos no autorizados.
TimelyChurch proporciona un asistente de conciliación guiado que le guía por todo el proceso paso a paso.
Antes de comenzar
Antes de iniciar una conciliación, reúna lo siguiente de su banco:
- Fecha del estado de cuenta — La fecha de cierre del estado de cuenta bancario que está conciliando.
- Saldo final del estado de cuenta — El saldo final que aparece en el estado de cuenta bancario.
También asegúrese de que todas las transacciones del período del estado de cuenta se hayan ingresado en TimelyChurch. Esto incluye depósitos, cheques, pagos electrónicos y comisiones bancarias.
Encontrar la Conciliación
Abra Contabilidad desde el área de Finanzas, luego mire la barra de pestañas en la parte superior de cualquier página de Contabilidad. La Conciliación vive en el menú desplegable al final de esa barra de pestañas:
- En modo Avanzado el menú se etiqueta Setup ▾.
- En modo Simple se etiqueta More ▾.
Abra el menú desplegable y haga clic en Conciliación. (La Conciliación está disponible en ambos modos, Simple y Avanzado.) Esto abre la página de Conciliación bancaria, que lista su historial de conciliaciones.
Quién puede conciliar
Conciliar usa dos acciones en la fila Contabilidad de su rol (ambas incluidas en Acceso completo):
- Conciliar — iniciar una conciliación, marcar partidas y descartar una conciliación. Sin ella, la pantalla de inicio dice «Iniciar una conciliación bancaria requiere acceso de Contribuir en Contabilidad.»
- Cerrar — hacer clic en Finalizar conciliación. Una persona que puede conciliar pero no cerrar puede preparar todo y dejarlo para que alguien con Cerrar lo termine.
Iniciar una nueva conciliación
- Abra la página de Conciliación (consulte Encontrar la Conciliación arriba).
- Haga clic en Iniciar conciliación en la esquina superior derecha.
- En la pantalla Iniciar conciliación bancaria, seleccione la cuenta bancaria que desea conciliar (solo se listan cuentas de tipo activo).
- Ingrese la fecha de cierre del estado de cuenta de su estado de cuenta bancario. El valor predeterminado es el último día del mes anterior — cámbielo para que coincida con su estado de cuenta.
- Ingrese el saldo final del estado de cuenta de su estado de cuenta bancario.
- Haga clic en Continuar para marcar elementos. (La barra de progreso en la parte superior dice Ingresar datos del estado de cuenta → Marcar partidas compensadas → Completado.)
TimelyChurch calculará automáticamente el saldo inicial. Si esta es su primera conciliación para la cuenta, el saldo inicial es el saldo de apertura de la cuenta. Para conciliaciones posteriores, usa el saldo final de la conciliación completada más reciente.
Nota: Solo puede tener una conciliación en curso a la vez. Si ya tiene una en curso, la página muestra un banner Conciliación en curso y el botón Iniciar conciliación se reemplaza por Continuar conciliación, para que pueda terminarla o descartarla primero.
El asistente de conciliación
Después de iniciar una conciliación, verá el asistente de conciliación con dos secciones principales:
Lista de transacciones
Se muestran todas las transacciones no conciliadas de la cuenta seleccionada hasta la fecha del estado de cuenta. Para cada transacción puede ver:
- Una casilla de verificación para marcarla como compensada
- Fecha
- Núm. (número de referencia/cheque, si existe)
- Descripción
- Importes de Pago y Depósito (mostrados en columnas separadas)
Resumen de conciliación
Una fila de tarjetas de resumen en la parte superior del asistente muestra cálculos en tiempo real:
- Inicial — El punto de partida (de la conciliación anterior o el saldo de apertura de la cuenta).
- + Depósitos — El total de todas las transacciones de ingresos que ha marcado como compensadas.
- - Pagos — El total de todas las transacciones de gastos que ha marcado como compensadas.
- = Calculado — Inicial + Depósitos - Pagos.
- Estado de cuenta — El saldo final que ingresó de su estado de cuenta bancario.
Debajo de las tarjetas, una tarjeta grande de Diferencia muestra el saldo del Estado de cuenta menos el saldo Calculado. Esto debe llegar a $0.00 antes de poder finalizar la conciliación. En modo Simple esta tarjeta se redacta de forma más amable — dice «Aún no coincide» hasta que los importes coinciden, luego cambia a «¡Coincide!»; en modo Avanzado dice «Diferencia» y «¡Cuadrado!» respectivamente.
Proceso paso a paso
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Compare cada transacción en su estado de cuenta bancario con las transacciones listadas en el asistente.
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Haga clic en una transacción para marcarla como compensada. La transacción se resaltará y el resumen de conciliación se actualizará inmediatamente.
- Si accidentalmente compensa una transacción, haga clic de nuevo para desmarcarla.
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Observe el importe de Diferencia en el panel de resumen. A medida que compensa transacciones, la diferencia debería acercarse a $0.00.
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Si la diferencia no es cero, verifique:
- Transacciones en el estado de cuenta bancario que no se han ingresado en TimelyChurch (p. ej., comisiones bancarias, pagos automáticos, intereses ganados). Ingréselas como nuevas transacciones, luego regrese al asistente y compénselas.
- Transacciones en TimelyChurch que no están en el estado de cuenta bancario (estas están pendientes — déjelas sin compensar).
- Discrepancias de importes — compare los importes de transacciones individuales entre sus registros y el estado de cuenta bancario.
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Cuando la diferencia llegue a $0.00, el botón Finalizar conciliación se activa. Haga clic para finalizar. (Hasta que la diferencia sea cero, este botón permanece desactivado.)
¿Necesita detenerse a medias? Haga clic en Guardar y salir en la parte superior del asistente. Sus marcas se guardan; vuelva a abrir la conciliación más tarde con Continuar conciliación.
Encontrar lo que falta
Cuando la diferencia no es cero, aparece un panel Encontrar lo que falta debajo de la lista («Haga clic para ver las transacciones que podrían explicar la diferencia»). Explica qué suele significar la diferencia y sugiere:
- ¡Coincidencia exacta encontrada! — transacciones sin marcar que coinciden exactamente con la diferencia (Haga clic para marcar).
- Combinaciones posibles — pares de transacciones sin marcar que juntas cerrarían la diferencia.
- Candidatos probables — pagos o depósitos sin marcar que vale la pena revisar primero.
- ¿Falta una transacción? — un botón para agregar la diferencia como un nuevo pago o depósito, por una comisión bancaria o intereses que aún no había registrado.
Completar la conciliación
Antes de finalizar, asegúrese de que cada transacción de la lista con fecha igual o anterior a la del estado de cuenta esté marcada. TimelyChurch completa una conciliación solo cuando no queda nada sin marcar en el período.
Si una partida sigue sin marcar cuando hace clic en Finalizar conciliación, la conciliación permanece En curso y el asistente le indica qué partidas lo impiden: «No se puede completar la conciliación. Estas transacciones no conciliadas con fecha igual o anterior a la del estado de cuenta todavía lo impiden: … Márquelas como conciliadas y vuelva a completarla.» El mensaje enumera las primeras cinco por fecha, descripción e importe, y agrega «y N más» cuando hay más. Marque esas partidas (o corríjalas) y finalice de nuevo.
Completar una conciliación no se puede deshacer — no hay forma de reabrir una completada — así que revise la lista una vez más antes de finalizar.
Cuando la conciliación se completa:
- Todas las transacciones compensadas se marcan como conciliadas y reciben una fecha de conciliación.
- El registro de conciliación se guarda con los saldos finales, la persona que la completó y la fecha de finalización.
- Las transacciones conciliadas ya no se pueden eliminar, y un asiento contable con fecha dentro del período conciliado para esa cuenta no se puede publicar ni eliminar. Publicarlo se rechaza con «No se puede registrar un asiento contable con fecha dentro de un período de conciliación completado de una de sus cuentas. Use una fecha posterior.»
- También se rechaza un pago de factura o una transacción recurrente con fecha dentro del período conciliado de esa cuenta (para un pago de factura: «No se puede registrar un pago con fecha dentro de un período de conciliación completado de esta cuenta. Use una fecha posterior.»). Féchelo después de la fecha del estado de cuenta. Anular un pago de factura también se rechaza cuando su reversión caería dentro del período conciliado.
- Un lote de depósito no se puede marcar como depositado mientras una de sus donaciones tenga fecha dentro del período conciliado de la cuenta bancaria a la que va (o de la cuenta de la que sale). Consulte Lotes de depósito.
- Editar una transacción conciliada muestra primero una advertencia, porque cambiarla puede desbalancear su conciliación.
Importante: Una vez que una transacción se concilia mediante una conciliación completada, no puede eliminarse. Esto protege la integridad de sus registros históricos. Si necesita revertir una transacción conciliada, cree una nueva entrada de compensación en su lugar.
Descartar una conciliación
Si necesita abandonar una conciliación en curso:
- Haga clic en Descartar conciliación en la parte superior de la página del asistente.
- Confirme en el diálogo ¿Cancelar la conciliación? («Esto borrará todas las partidas marcadas y eliminará esta conciliación.») haciendo clic en Cancelar conciliación. Cierre el diálogo en su lugar si cambia de opinión.
- Se eliminan todas las marcas de transacciones compensadas de esta conciliación, y ninguna transacción se marca como conciliada.
- La conciliación permanece en su historial con estado Cancelado.
Puede iniciar una nueva conciliación en cualquier momento después de cancelar.
Ver el historial de conciliaciones
La página de Conciliación (accesible mediante el menú desplegable Setup ▾ / More ▾ en la barra de pestañas de Contabilidad) abre directamente a una lista de todas las conciliaciones pasadas. Use el filtro Todas las cuentas en la parte superior, luego haga clic en Filtrar, para reducir la lista a una cuenta bancaria. Cada fila muestra:
- Nombre de la cuenta
- Fecha del estado de cuenta
- Saldo final del estado de cuenta
- Estado (Completado, En curso o Cancelado)
- Quién la completó y cuándo
Descargar un informe de conciliación
Para conciliaciones completadas, puede descargar un informe PDF:
- Abra la página de Conciliación.
- Encuentre la conciliación completada en la lista del historial.
- Haga clic en el botón Informe (icono de descarga) al final de esa fila. (Las filas que aún están En curso muestran un botón Continuar en su lugar.)
El PDF incluye el nombre de la cuenta, la fecha del estado de cuenta, los saldos inicial y final, los depósitos y pagos compensados, y una lista de todas las transacciones compensadas. Esto es útil para sus registros o para compartir con un comité de finanzas o auditor.
Consejos para una conciliación exitosa
Concilie mensualmente. La mejor práctica es conciliar cada cuenta bancaria tan pronto como reciba el estado de cuenta mensual. Cuanto más espere, más difícil será encontrar discrepancias.
Ingrese todas las transacciones primero. Antes de iniciar una conciliación, asegúrese de haber registrado todas las comisiones bancarias, retiros automáticos, intereses ganados y cualquier otra transacción que aparezca en el estado de cuenta.
No omita meses. Cada conciliación se basa en la anterior. Omitir un mes significa que el saldo inicial de la siguiente conciliación puede no coincidir, lo que dificulta el cuadre.
Esté atento a las partidas que aún no se han compensado. Un cheque que no se ha cobrado o un depósito en tránsito con fecha dentro del período del estado de cuenta impide que la conciliación se complete hasta que se marque.
Conciliar con un asistente de IA
Si su iglesia conectó un asistente de IA, puede iniciar una conciliación, marcar partidas y cancelar una por usted, cada acción después de su aprobación en el chat. Completar una conciliación mediante un asistente también requiere la aprobación de un administrador de la iglesia en el sitio web de TimelyChurch, porque no se puede deshacer. Consulte Aprobar los cambios que propone un asistente de IA.