Conciliación bancaria

¿Qué es la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria es el proceso de hacer coincidir las transacciones en sus registros de TimelyChurch con las transacciones en su estado de cuenta bancario. Esto garantiza que sus libros reflejen con precisión lo que muestra el banco y le ayuda a detectar errores, transacciones faltantes o cargos no autorizados.

TimelyChurch proporciona un asistente de conciliación guiado que le guía por todo el proceso paso a paso.

Antes de comenzar

Antes de iniciar una conciliación, reúna lo siguiente de su banco:

• Fecha del estado de cuenta — La fecha de cierre del estado de cuenta bancario que está conciliando.
• Saldo final del estado de cuenta — El saldo final que aparece en el estado de cuenta bancario.

También asegúrese de que todas las transacciones del período del estado de cuenta se hayan ingresado en TimelyChurch. Esto incluye depósitos, cheques, pagos electrónicos y comisiones bancarias.

Encontrar la Conciliación

Abra Contabilidad desde el área de Finanzas, luego mire la barra de pestañas en la parte superior de cualquier página de Contabilidad. La Conciliación vive en el menú desplegable al final de esa barra de pestañas:

• En modo Avanzado el menú se etiqueta Setup ▾.
• En modo Simple se etiqueta More ▾.

Abra el menú desplegable y haga clic en Conciliación. (La Conciliación está disponible en ambos modos, Simple y Avanzado.) Esto abre la página de Conciliación bancaria, que lista su historial de conciliaciones.

Iniciar una nueva conciliación

1. Abra la página de Conciliación (consulte Encontrar la Conciliación arriba).
2. Haga clic en Iniciar conciliación en la esquina superior derecha.
3. En la pantalla Iniciar conciliación bancaria, seleccione la cuenta bancaria que desea conciliar (solo se listan cuentas de tipo activo).
4. Ingrese la fecha de cierre del estado de cuenta de su estado de cuenta bancario. El valor predeterminado es el último día del mes anterior — cámbielo para que coincida con su estado de cuenta.
5. Ingrese el saldo final del estado de cuenta de su estado de cuenta bancario.
6. Haga clic en Continuar para marcar elementos.

TimelyChurch calculará automáticamente el saldo inicial. Si esta es su primera conciliación para la cuenta, el saldo inicial es el saldo de apertura de la cuenta. Para conciliaciones posteriores, usa el saldo final de la conciliación completada más reciente.

Nota: Solo puede tener una conciliación en curso a la vez. Si ya tiene una en curso, el botón Iniciar conciliación se reemplaza por un botón Continuar conciliación, e intentar iniciar una nueva lo envía de vuelta a la conciliación en curso para que pueda terminarla o cancelarla primero.

El asistente de conciliación

Después de iniciar una conciliación, verá el asistente de conciliación con dos secciones principales:

Lista de transacciones

Se muestran todas las transacciones no conciliadas de la cuenta seleccionada hasta la fecha del estado de cuenta. Para cada transacción puede ver:

• Una casilla de verificación para marcarla como compensada
• Fecha
• Núm. (número de referencia/cheque, si existe)
• Descripción
• Importes de Pago y Depósito (mostrados en columnas separadas)

Resumen de conciliación

Una fila de tarjetas de resumen en la parte superior del asistente muestra cálculos en tiempo real:

• Inicial — El punto de partida (de la conciliación anterior o el saldo de apertura de la cuenta).
• + Depósitos — El total de todas las transacciones de ingresos que ha marcado como compensadas.
• - Pagos — El total de todas las transacciones de gastos que ha marcado como compensadas.
• = Calculado — Inicial + Depósitos - Pagos.
• Estado de cuenta — El saldo final que ingresó de su estado de cuenta bancario.

Debajo de las tarjetas, una tarjeta grande de Diferencia muestra el saldo del Estado de cuenta menos el saldo Calculado. Esto debe llegar a $0.00 antes de poder finalizar la conciliación. En modo Simple esta tarjeta se redacta de forma más amable — dice «Aún no coincide» hasta que los importes coinciden, luego cambia a «¡Coincide!»; en modo Avanzado dice «Diferencia» y «¡Cuadrado!» respectivamente.

Proceso paso a paso

1. Compare cada transacción en su estado de cuenta bancario con las transacciones listadas en el asistente.

2. Haga clic en una transacción para marcarla como compensada. La transacción se resaltará y el resumen de conciliación se actualizará inmediatamente.

   • Si accidentalmente compensa una transacción, haga clic de nuevo para desmarcarla.

3. Observe el importe de Diferencia en el panel de resumen. A medida que compensa transacciones, la diferencia debería acercarse a $0.00.

4. Si la diferencia no es cero, verifique:

   • Transacciones en el estado de cuenta bancario que no se han ingresado en TimelyChurch (p. ej., comisiones bancarias, pagos automáticos, intereses ganados). Ingréselas como nuevas transacciones, luego regrese al asistente y compénselas.
   • Transacciones en TimelyChurch que no están en el estado de cuenta bancario (estas están pendientes — déjelas sin compensar).
   • Discrepancias de importes — compare los importes de transacciones individuales entre sus registros y el estado de cuenta bancario.

5. Cuando la diferencia llegue a $0.00, el botón Finalizar conciliación se activa. Haga clic para finalizar. (Hasta que la diferencia sea cero, este botón permanece desactivado.)

Completar la conciliación

Cuando hace clic en Finalizar conciliación:

• Todas las transacciones compensadas se marcan permanentemente como conciliadas.
• Cada transacción conciliada recibe una fecha de conciliación.
• El registro de conciliación se guarda con los saldos finales, la persona que la completó y la fecha de finalización.
• Las transacciones conciliadas están protegidas contra eliminación accidental.
• El período conciliado queda bloqueado. Cualquier transacción dentro del rango de fechas conciliado no puede editarse ni eliminarse. Esto incluye transacciones pendientes (no compensadas) con fecha anterior a la fecha del estado de cuenta — si necesita eliminar una, primero debe desconciliar el período o crear un asiento de reversión en un período posterior.

Importante: Una vez que una transacción se concilia mediante una conciliación completada, no puede eliminarse. Esto protege la integridad de sus registros históricos. Si necesita revertir una transacción conciliada, cree una nueva entrada de compensación en su lugar.

Bloqueo de partidas pendientes: Las transacciones pendientes (no compensadas) con fecha dentro del período de una conciliación completada también quedan bloqueadas contra eliminación. Se espera que se compensen en una conciliación futura, no que se eliminen. Si un cheque se anula o un depósito nunca se realizó, cree un asiento de reversión en lugar de eliminar el original.

Cancelar una conciliación

Si necesita abandonar una conciliación en curso:

1. Haga clic en Cancelar conciliación en la parte superior de la página del asistente, luego confirme en el diálogo ¿Cancelar la conciliación?. (Elija Seguir trabajando si cambia de opinión.)
2. Se eliminarán todas las marcas de transacciones compensadas de esta sesión de conciliación.
3. Ninguna transacción se marcará como conciliada.
4. El registro de conciliación se guarda con estado «Cancelado» para sus registros.

Puede iniciar una nueva conciliación en cualquier momento después de cancelar.

Ver el historial de conciliaciones

La página de Conciliación (accesible mediante el menú desplegable Setup ▾ / More ▾ en la barra de pestañas de Contabilidad) abre directamente a una lista de todas las conciliaciones pasadas. Use el filtro Todas las cuentas en la parte superior, luego haga clic en Filtrar, para reducir la lista a una cuenta bancaria. Cada fila muestra:

• Nombre de la cuenta
• Fecha del estado de cuenta
• Saldo final del estado de cuenta
• Estado (Completado, En curso o Cancelado)
• Quién la completó y cuándo

Descargar un informe de conciliación

Para conciliaciones completadas, puede descargar un informe PDF:

1. Abra la página de Conciliación.
2. Encuentre la conciliación completada en la lista del historial.
3. Haga clic en el botón Informe (icono de descarga) al final de esa fila. (Las filas que aún están En curso muestran un botón Continuar en su lugar.)

El PDF incluye el nombre de la cuenta, la fecha del estado de cuenta, los saldos inicial y final, y una lista de todas las transacciones compensadas. Esto es útil para sus registros o para compartir con un comité de finanzas o auditor.

Consejos para una conciliación exitosa

Concilie mensualmente. La mejor práctica es conciliar cada cuenta bancaria tan pronto como reciba el estado de cuenta mensual. Cuanto más espere, más difícil será encontrar discrepancias.

Ingrese todas las transacciones primero. Antes de iniciar una conciliación, asegúrese de haber registrado todas las comisiones bancarias, retiros automáticos, intereses ganados y cualquier otra transacción que aparezca en el estado de cuenta.

No omita meses. Cada conciliación se basa en la anterior. Omitir un mes significa que el saldo inicial de la siguiente conciliación puede no coincidir, lo que dificulta el cuadre.

Verifique las partidas pendientes. Las transacciones que quedan sin compensar al final de una conciliación son partidas pendientes — cheques que no se han cobrado, depósitos en tránsito, etc. Deberían compensarse en un estado de cuenta futuro.