Catálogo de cuentas
¿Qué es un catálogo de cuentas?
Un catálogo de cuentas es la lista organizada de todas las cuentas financieras que su iglesia usa para hacer seguimiento del dinero. Piense en él como el sistema de archivo de sus finanzas — cada dólar que entra o sale se registra en una de estas cuentas.
TimelyChurch sigue las convenciones contables estándar sin fines de lucro, agrupando las cuentas en cinco tipos. Cada tipo de cuenta tiene un rango numérico estándar para mantener todo organizado.
Dónde encontrarlo: Abra Finanzas, luego haga clic en la pestaña Contabilidad. En la barra de pestañas de contabilidad, abra el menú desplegable Setup ▾ y elija Catálogo de cuentas. El Catálogo de cuentas es una función de Contabilidad avanzada (Contabilidad completa) — está oculto cuando su contabilidad está configurada en modo Simple (Chequera). Para cambiar de modo, vaya a Contabilidad > Setup ▾ > Configuración (o el menú desplegable More ▾ en modo Simple) y elija Contabilidad completa en Modo de contabilidad.
Tipos de cuenta
Activos (1000-1999) — Lo que posee su iglesia
Las cuentas de activos hacen seguimiento de cosas de valor: cuentas bancarias, efectivo en caja, propiedad y equipos.
Ejemplos comunes:
- 1000 — Cuenta corriente
- 1010 — Cuenta de ahorros
- 1020 — Caja chica
- 1500 — Edificio y propiedad
- 1600 — Equipos y mobiliario
Pasivos (2000-2999) — Lo que debe su iglesia
Las cuentas de pasivos hacen seguimiento de deudas y obligaciones: facturas sin pagar, préstamos, saldos de tarjetas de crédito e impuestos de nómina adeudados.
Ejemplos comunes:
- 2000 — Cuentas por pagar
- 2100 — Pasivos de nómina
- 2200 — Tarjeta de crédito
- 2500 — Hipoteca/Préstamo por pagar
Patrimonio (3000-3999) — Activos netos
Las cuentas de patrimonio representan el patrimonio neto de la iglesia — la diferencia entre lo que posee y lo que debe. Para organizaciones sin fines de lucro, a menudo se llaman «activos netos».
Ejemplos comunes:
- 3000 — Activos netos sin restricción
- 3100 — Restringidos temporalmente
Ingresos (4000-4999) — Dinero que entra
Las cuentas de ingresos hacen seguimiento de todas las fuentes de ingresos.
Ejemplos comunes:
- 4000 — Diezmos y ofrendas
- 4100 — Donativos designados
- 4200 — Ingresos por recaudación de fondos
- 4300 — Ingresos por intereses e inversiones
- 4400 — Ingresos por alquiler de instalaciones
- 4900 — Otros ingresos
Importante: La cuenta 4000 (Diezmos y ofrendas) es la cuenta predeterminada que se usa cuando las donaciones se publican automáticamente desde el módulo de Donaciones. El sistema busca primero la cuenta numerada 4000; si la renombra o renumerar (o ya no existe), recurre a la primera cuenta de ingresos activa que encuentre. Por esta razón, recomendamos mantener una cuenta de ingresos numerada 4000 en su Catálogo de cuentas.
Los formularios de inscripción y mercancía de pago pueden dirigir sus ingresos a una cuenta de ingresos diferente (por ejemplo, enviar los ingresos de inscripción a eventos a una cuenta 4200 de Recaudación de fondos en lugar de 4000). Esa asignación se elige en el formulario mismo cuando lo crea — no cambia el predeterminado usado para las donaciones ordinarias.
Gastos (5000-5999) — Dinero que sale
Las cuentas de gastos hacen seguimiento de todo el gasto.
Ejemplos comunes:
- 5000 — Nómina y beneficios
- 5100 — Edificio y mantenimiento
- 5200 — Servicios públicos
- 5300 — Oficina y administración
- 5400 — Suministros de ministerio
- 5500 — Misiones y alcance
- 5600 — Benevolencia
- 5700 — Seguros
- 5800 — Servicios profesionales
- 5900 — Otros gastos
Cargar la plantilla predeterminada
Si está comenzando desde cero, TimelyChurch proporciona una plantilla integrada del Catálogo de cuentas basada en prácticas contables estándar sin fines de lucro.
- Abra la página del Catálogo de cuentas (Finanzas > pestaña Contabilidad > Setup ▾ > Catálogo de cuentas).
- Haga clic en el botón Cargar plantilla.
- El sistema creará todas las cuentas enumeradas arriba con sus números de cuenta y descripciones estándar.
- Personalice las cuentas para adaptarlas a las necesidades específicas de su iglesia.
Nota: La plantilla solo se puede cargar cuando aún no existen cuentas. Si ya ha creado cuentas manualmente, el botón no aparecerá.
Crear una cuenta nueva
- Abra la página del Catálogo de cuentas (Finanzas > pestaña Contabilidad > Setup ▾ > Catálogo de cuentas).
- Haga clic en Nueva cuenta.
- Complete los detalles:
- Nombre — Un nombre claro y descriptivo (p. ej., «Cuenta corriente principal»).
- Número de cuenta — Opcional pero recomendado. Use la convención de numeración estándar (1000 para activos, 2000 para pasivos, etc.).
- Tipo de cuenta — Seleccione entre Activo, Pasivo, Ingresos, Gastos o Patrimonio.
- Fondo — Opcionalmente vincule esta cuenta a un fondo de donaciones específico. El menú desplegable de Fondo es más útil en cuentas de Activo, Ingresos y Gastos donde los informes por fondo importan; también se expone en cuentas de Pasivo y Patrimonio pero se usa con menos frecuencia allí.
- Cuenta principal — Opcionalmente anide esta cuenta bajo otra cuenta del mismo tipo (para subcuentas).
- Fecha de apertura — La fecha en que comienza el saldo de la cuenta.
- Saldo inicial — El saldo de apertura de esta cuenta.
- Descripción — Notas opcionales sobre el propósito de la cuenta.
- Haga clic en Guardar.
Subcuentas
Puede crear una jerarquía de cuentas asignando una cuenta principal. Por ejemplo:
- 1000 — Cuenta corriente (principal)
- 1001 — Cuenta corriente operativa (subcuenta)
- 1002 — Cuenta corriente de nómina (subcuenta)
Para crear una subcuenta, seleccione la cuenta principal en el menú desplegable Cuenta principal al crear o editar una cuenta.
Seguimiento de números de cheque
El seguimiento de números de cheque está disponible solo en cuentas de tipo activo (normalmente sus cuentas corrientes). No verá esta opción en cuentas de pasivo, patrimonio, ingresos o gastos.
- Edite la cuenta bancaria (tipo Activo).
- Active Seguimiento de números de cheque.
- Ingrese el Número de cheque inicial (p. ej., 1001).
Una vez activado, el sistema sugerirá automáticamente el siguiente número de cheque cuando registre una transacción de gasto desde esa cuenta. El número avanza automáticamente después de cada uso.
Vincular cuentas a fondos
Puede vincular una cuenta a un fondo de donaciones específico. Esto es útil para hacer seguimiento de saldos específicos por fondo en su Catálogo de cuentas. Seleccione el fondo en el menú desplegable Fondo al crear o editar la cuenta.
Editar una cuenta
- Haga clic en el icono de editar junto a cualquier cuenta.
- Actualice los campos según sea necesario.
- Haga clic en Guardar.
Nota: Cambiar el tipo de una cuenta afectará cómo se calculan los saldos. Los activos y gastos aumentan con débitos; los pasivos, ingresos y patrimonio aumentan con créditos.
Archivar una cuenta
Si ya no usa una cuenta pero tiene historial de transacciones, archívela en lugar de eliminarla.
- Haga clic en la opción de archivar en la cuenta.
- La cuenta se ocultará de los menús desplegables y de la lista activa.
- Todo el historial de transacciones se conserva.
Para ver cuentas archivadas, active la opción Mostrar archivados en la página del Catálogo de cuentas. Puede restaurar una cuenta archivada en cualquier momento.
Eliminar una cuenta
Solo puede eliminar una cuenta que no tenga transacciones. Si la cuenta tiene transacciones, debe archivarla en su lugar, o combinarla primero con otra cuenta.
Combinar cuentas
Si tiene cuentas duplicadas o desea consolidar, puede combinar una cuenta con otra.
- Haga clic en la opción de combinar en la cuenta de origen (la que desea eliminar).
- Seleccione la cuenta de destino (la que conservará las transacciones).
- Confirme la combinación.
Todas las transacciones de la cuenta de origen se moverán a la cuenta de destino, el saldo de la cuenta de destino se recalculará y la cuenta de origen se eliminará. Ambas cuentas deben ser del mismo tipo (no puede combinar un activo con un gasto, por ejemplo).
Cómo se calculan los saldos
TimelyChurch calcula automáticamente los saldos de las cuentas usando esta fórmula:
Para cuentas de Activo y Gastos: Saldo = Saldo inicial + Ingresos + Transferencias entrantes - Gastos - Transferencias salientes
Para cuentas de Pasivo, Ingresos y Patrimonio: Saldo = Saldo inicial - Ingresos - Transferencias entrantes + Gastos + Transferencias salientes
Los saldos se recalculan automáticamente cada vez que se crea, actualiza o elimina una transacción. Nunca necesita ajustar un saldo manualmente.