Catálogo de cuentas
¿Qué es un catálogo de cuentas?
Un catálogo de cuentas es la lista organizada de todas las cuentas financieras que su iglesia usa para hacer seguimiento del dinero. Piense en él como el sistema de archivo de sus finanzas — cada dólar que entra o sale se registra en una de estas cuentas.
TimelyChurch sigue las convenciones contables estándar sin fines de lucro, agrupando las cuentas en cinco tipos. Cada tipo de cuenta tiene un rango numérico estándar para mantener todo organizado.
Dónde encontrarlo: Abra Finanzas > Contabilidad. En la barra de pestañas de contabilidad, abra el menú desplegable Disposición ▾ y elija Catálogo de cuentas. El Catálogo de cuentas es una pantalla de Contabilidad completa — está oculto mientras su vista esté configurada en Chequera simple. Para cambiar su vista, haga clic en el botón Modo de contabilidad en el encabezado del Panel financiero (dice Modo simple) y elija Contabilidad completa. Consulte Modo de contabilidad simple frente a avanzado.
Tipos de cuenta
Activos (1000-1999) — Lo que posee su iglesia
Las cuentas de activos hacen seguimiento de cosas de valor: cuentas bancarias, efectivo en caja, propiedad y equipos.
Ejemplos comunes:
- 1000 — Cuenta corriente
- 1010 — Cuenta de ahorros
- 1020 — Caja chica
- 1500 — Edificio y propiedad
- 1600 — Equipos y mobiliario
Pasivos (2000-2999) — Lo que debe su iglesia
Las cuentas de pasivos hacen seguimiento de deudas y obligaciones: facturas sin pagar, préstamos, saldos de tarjetas de crédito e impuestos de nómina adeudados.
Ejemplos comunes:
- 2000 — Cuentas por pagar
- 2100 — Pasivos de nómina
- 2200 — Tarjeta de crédito
- 2500 — Hipoteca/Préstamo por pagar
Patrimonio (3000-3999) — Activos netos
Las cuentas de patrimonio representan el patrimonio neto de la iglesia — la diferencia entre lo que posee y lo que debe. Para organizaciones sin fines de lucro, a menudo se llaman «activos netos».
Ejemplos comunes:
- 3000 — Activos netos sin restricción
- 3100 — Restringidos temporalmente
Ingresos (4000-4999) — Dinero que entra
Las cuentas de ingresos hacen seguimiento de todas las fuentes de ingresos.
Ejemplos comunes:
- 4000 — Diezmos y ofrendas
- 4100 — Donativos designados
- 4200 — Ingresos por recaudación de fondos
- 4300 — Ingresos por intereses e inversiones
- 4400 — Ingresos por alquiler de instalaciones
- 4900 — Otros ingresos
Importante: La cuenta 4000 (Diezmos y ofrendas) es la cuenta predeterminada que se usa cuando las donaciones se publican automáticamente desde el módulo de Donaciones. El sistema busca primero la cuenta numerada 4000; si la renombra o renumerar (o ya no existe), recurre a la primera cuenta de ingresos activa que encuentre. Por esta razón, recomendamos mantener una cuenta de ingresos numerada 4000 en su Catálogo de cuentas.
Los formularios de inscripción y mercancía de pago pueden dirigir sus ingresos a una cuenta de ingresos diferente (por ejemplo, enviar los ingresos de inscripción a eventos a una cuenta 4200 de Recaudación de fondos en lugar de 4000). Esa asignación se elige en el formulario mismo cuando lo crea — no cambia el predeterminado usado para las donaciones ordinarias.
Gastos (5000-5999) — Dinero que sale
Las cuentas de gastos hacen seguimiento de todo el gasto.
Ejemplos comunes:
- 5000 — Nómina y beneficios
- 5100 — Edificio y mantenimiento
- 5200 — Servicios públicos
- 5300 — Oficina y administración
- 5400 — Suministros de ministerio
- 5500 — Misiones y alcance
- 5600 — Benevolencia
- 5700 — Seguros
- 5800 — Servicios profesionales
- 5900 — Otros gastos
Cargar la plantilla predeterminada
Si está comenzando desde cero, TimelyChurch proporciona una plantilla integrada del Catálogo de cuentas basada en prácticas contables estándar sin fines de lucro.
- Abra la página del Catálogo de cuentas (Finanzas > Contabilidad > Disposición ▾ > Catálogo de cuentas).
- Haga clic en el botón Cargar plantilla.
- El sistema creará todas las cuentas enumeradas arriba con sus números de cuenta y descripciones estándar.
- Personalice las cuentas para adaptarlas a las necesidades específicas de su iglesia.
Nota: La plantilla solo se puede cargar cuando aún no existen cuentas. Si ya ha creado cuentas manualmente, el botón no aparecerá.
Crear una cuenta nueva
- Abra la página del Catálogo de cuentas.
- Haga clic en Nueva cuenta. Se abre la ventana Crear cuenta.
- Complete los detalles:
- Nombre de la cuenta (obligatorio) — Un nombre claro y descriptivo (p. ej., «Cuenta corriente principal»).
- Tipo de cuenta (obligatorio) — Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos o Gastos.
- Número de cuenta — Opcional pero recomendado. Use la convención de numeración estándar (1000 para activos, 2000 para pasivos, etc.).
- Fecha de apertura (obligatorio) — El día en que cambió a TimelyChurch.
- Saldo inicial (obligatorio) — El saldo del estado de cuenta bancario de ese día. Déjelo en $0 solo si es una cuenta completamente nueva o una cuenta de ingresos/gastos.
- Vincular a fondo — Opcionalmente vincule esta cuenta a un fondo de donaciones específico (o deje Sin vínculo de fondo).
- Descripción — Notas opcionales sobre el propósito de la cuenta.
- Haga clic en Crear cuenta.
Seguimiento de números de cheque
El seguimiento de números de cheque está disponible solo en cuentas de tipo activo (normalmente sus cuentas corrientes). No verá esta opción en cuentas de pasivo, patrimonio, ingresos o gastos.
- Abra el menú de acciones de la cuenta bancaria (⋮) y elija Editar.
- En Seguimiento de números de cheque, marque Habilitar el seguimiento automático de números de cheque.
- Ingrese el Próximo número de cheque (p. ej., 1001).
Una vez activado, el sistema sugiere el siguiente número de cheque cuando registra una transacción de gasto desde esa cuenta («Este número se sugerirá al registrar transacciones de gastos.»). La cuenta muestra una insignia N.º de cheque en la lista.
Vincular cuentas a fondos
Puede vincular una cuenta a un fondo de donaciones específico. Esto es útil para hacer seguimiento de saldos específicos por fondo en su Catálogo de cuentas. Seleccione el fondo en Vincular a fondo al crear o editar la cuenta. La lista lo muestra en la columna Fondo vinculado.
Acciones de la cuenta
Cada fila de cuenta tiene un menú de acciones (⋮) con:
- Ver transacciones — abre la página de Transacciones filtrada por esta cuenta (también puede hacer clic en la fila).
- Editar — cambie los detalles.
- Combinar con... — mueva las transacciones de esta cuenta a otra cuenta.
- Archivar / Restaurar — oculte o recupere una cuenta.
- Eliminar — quite una cuenta que no tiene transacciones.
Editar, archivar y restaurar requieren el permiso Editar en la fila Contabilidad de su rol; combinar y eliminar requieren Eliminar (incluido en Acceso completo).
Editar una cuenta
- Abra el menú de acciones de la cuenta (⋮) y elija Editar.
- Actualice los campos según sea necesario en la ventana Editar cuenta. En las cuentas de activo y pasivo, una sección Saldo inicial le permite corregir la Fecha de apertura y el Saldo inicial (el saldo de su estado de cuenta bancario el día en que comenzó a usar TimelyChurch); cambiarlo recalcula el saldo actual de la cuenta. Desmarque Activo para desactivar la cuenta.
- Haga clic en Guardar cambios.
Nota: Cambiar el tipo de una cuenta afectará cómo se calculan los saldos. Los activos y gastos aumentan con débitos; los pasivos, ingresos y patrimonio aumentan con créditos.
Archivar una cuenta
Si ya no usa una cuenta pero tiene historial de transacciones, archívela en lugar de eliminarla.
- Abra el menú de acciones de la cuenta (⋮) y elija Archivar.
- La cuenta se ocultará de los menús desplegables y de la lista activa.
- Todo el historial de transacciones se conserva.
Para ver cuentas archivadas, marque Mostrar archivados en la página del Catálogo de cuentas (al lado se muestra el número de cuentas archivadas). Elija Restaurar en el menú de una cuenta archivada para recuperarla.
Eliminar una cuenta
Solo puede eliminar una cuenta que no tenga transacciones. Abra su menú de acciones, elija Eliminar y confirme («¿Está seguro de que desea eliminar esta cuenta? Esta acción no se puede deshacer.»). Si la cuenta tiene transacciones, archívela en su lugar, o combínela primero con otra cuenta.
Combinar cuentas
Si tiene cuentas duplicadas o desea consolidar, puede combinar una cuenta con otra.
- Abra el menú de acciones (⋮) de la cuenta de origen (la que desea eliminar) y elija Combinar con....
- En la ventana Fusionar cuenta, elija la cuenta de destino en Combinar con (la que conservará las transacciones). «Solo se pueden fusionar cuentas del mismo tipo.»
- Confirme la combinación.
Todas las transacciones de la cuenta de origen se mueven a la cuenta de destino, el saldo de la cuenta de destino se recalcula y la cuenta de origen se elimina. Esto no se puede deshacer.
Cómo se calculan los saldos
TimelyChurch calcula los saldos automáticamente — nunca necesita ajustar uno a mano:
- Las cuentas bancarias, de efectivo, de préstamos y otras cuentas de balance parten de su saldo inicial y cambian con cada depósito, pago y transferencia registrados en ellas.
- Las cuentas de ingresos y gastos muestran el total de todos los tiempos de las categorías que se publican en ellas, calculado de la misma manera que el Estado de resultados.
Los saldos se recalculan cada vez que se crea, actualiza o elimina una transacción. La lista también muestra el Saldo inicial de cada cuenta.