Tutorial: Recorrido «Administre su equipo» para líder de equipo

Audiencia: Líder de equipo de adoración (o cualquier líder de equipo de servicio) responsable de completar las posiciones del domingo Tiempo necesario: Aproximadamente 15 minutos Necesitará: Permiso como líder de equipo en al menos un equipo de servicio — pregunte a su administrador de iglesia si no está seguro

Qué aprenderá

Al final de este recorrido, sabrá cómo:

• Encontrar la página de su equipo y entender qué contiene
• Leer las insignias Out-of-Office en su plantilla para no programar por error a alguien que está ausente
• Entender cómo el sistema rota a su equipo (Rotación justa, Rotación circular o Solo manual)
• Editar la plantilla de horario del equipo — la lista de posiciones con la que los nuevos eventos pueden autocompletarse
• Abrir la Cuadrícula de horarios para ver la cobertura de su equipo en las próximas semanas de un vistazo

No necesita acceso de administrador completo para la mayor parte de esto. El permiso de líder de equipo basta para administrar sus miembros y plantillas. Algunos ajustes (la rotación de programación del equipo) están en una pestaña solo para administradores — se lo indicaremos a medida que avance.

Paso 1: Encuentre la página de su equipo

Tiempo: 1 minuto

1. Inicie sesión en su panel de administración de TimelyChurch.
2. En la barra lateral, expanda Personas y haga clic en Grupos.
3. La página lista todos los grupos de su iglesia. Haga clic en la pestaña de filtro Teams cerca de la parte superior para limitarla a equipos de servicio.
4. Haga clic en el nombre de su equipo — por ejemplo, Worship Team o Sound Team.

Llegará a la página de detalles del equipo. Una ruta de navegación en la parte superior dice Groups — [su equipo], y una fila de pestañas recorre el panel principal: Group details, Members, Templates (más algunas según cómo esté configurado su equipo).

Consejo: Algunas pestañas son solo para administradores. Si es líder de equipo sin acceso completo de administración de Grupos, no verá la pestaña Group details — llegará a Templates (o Members) en su lugar. Eso es lo esperado. Si no ve su equipo en absoluto, puede que aún no tenga permisos de líder. Pida a su administrador de iglesia que lo agregue como líder en la pestaña Group details.

Paso 2: Lea su plantilla (e insignias Out-of-Office)

Tiempo: 3 minutos

1. Haga clic en la pestaña Members.
2. Verá cada miembro listado con sus posiciones asignadas.
3. Busque la insignia ámbar Out N days · next [date] junto a los nombres — aparecen automáticamente cuando un miembro ha marcado no disponibilidad en los próximos 60 días. La insignia muestra el recuento de fechas bloqueadas próximas más la más cercana.
4. Pase el cursor sobre un chip de posición en la fila de un miembro para ver exactamente qué posiciones cubre.

La insignia ámbar cuenta:

• Fechas no disponibles puntuales que el miembro agregó en su portal
• Fechas bloqueadas por un patrón de no disponibilidad recurrente activo
• Fechas dentro de cualquier rango de vacaciones que agregó

Un miembro sin bloqueos próximos no tiene insignia — está completamente disponible para los próximos 60 días.

Consejo: Anime a su equipo a configurar su disponibilidad con anticipación. Las insignias Out-of-Office solo aparecen cuando la han registrado en el sistema — lo que le facilita mucho la vida.

Para más información sobre cómo los miembros gestionan esto, consulte No disponibilidad recurrente.

Paso 3: Entienda la rotación (Rotación justa, Rotación circular o Solo manual)

Tiempo: 3 minutos

La estrategia de rotación controla a quién sugiere el sistema primero — y a quién autocompleta — al cubrir una posición.

Atención: Los ajustes de rotación están en la tarjeta Scheduling Settings de la pestaña Group details, que es solo para administradores. Si es usuario solo líder de equipo, no verá esta pestaña. Pida a su administrador de iglesia que configure la rotación de su equipo o que le conceda acceso de administración de Grupos. Las opciones siguientes son las que verá su administrador.

1. Abra la pestaña Group details.
2. Desplácese hasta la tarjeta Scheduling Settings.
3. Elija una Rotation Strategy:
   • Fair Rotation (recomendado) — TimelyChurch rastrea quién sirvió hace más tiempo y lo sugiere primero. Todos obtienen turnos iguales con el tiempo.
   • Round Robin (fixed order) — el sistema recorre al equipo en un orden fijo.
   • Manual Only (disable auto-fill) — desactiva el autocompletado para que asigne a todos manualmente. Úselo para equipos muy pequeños donde la rotación no importa.
4. Establezca Min Days Between Serving (predeterminado 7) para evitar que la misma persona se programe con demasiada frecuencia.
5. Establezca Max Times Per Month — un límite flexible para que nadie sirva todas las semanas. Déjelo en 0 para ilimitado.
6. Opcionalmente active Enable auto-scheduling y las casillas relacionadas (notificar en asignación automática, confirmación automática, selección automática de reemplazo al rechazar).
7. Haga clic en Save Scheduling Settings.

Paso 4: Edite la plantilla de horario de su equipo

Tiempo: 4 minutos

Una plantilla de horario es una lista de posiciones reutilizable que puede aplicar al configurar eventos, para no reconstruir la misma alineación cada semana. Las plantillas también pueden configurarse para aplicarse automáticamente a tipos de evento específicos.

1. Haga clic en la pestaña Templates. El encabezado dice Schedule Templates.
2. Debería ver la(s) plantilla(s) existente(s) de su equipo. La marcada como Default se sugiere primero al crear eventos. Si no existe ninguna, haga clic en New Template y cree una.
3. Haga clic en la flecha (⌄) en una fila de plantilla para expandirla y ver las posiciones que incluye.
4. Para editar el nombre, la descripción, el estado predeterminado o a qué tipos de evento se aplica automáticamente, haga clic en el menú ⋮ de la fila y elija Edit Template, realice los cambios y haga clic en Save Changes.
5. En la vista expandida, administre posiciones:
   • Haga clic en Add Position para agregar un rol. Elija la posición, establezca Number Needed (p. ej., 2 para dos vocalistas), agregue una nota opcional y haga clic en Add Position.
   • Haga clic en la ✕ junto a cualquier fila de posición para eliminarla.
6. El menú ⋮ también le permite Duplicate la plantilla, Set as Default o Delete.

Los eventos existentes que ya tuvieron una plantilla aplicada no se actualizan retroactivamente — la plantilla solo afecta a los eventos que cree o actualice después.

Paso 5: Vea la Cuadrícula de horarios

Tiempo: 4 minutos

La Cuadrícula de horarios es su vista «todo de un vistazo». Muestra quién sirve en las próximas semanas para que detecte vacíos antes del domingo por la mañana.

1. En la barra lateral, expanda Planificación y haga clic en Eventos.
2. En el encabezado de la página Eventos, haga clic en el botón More (⋮) y elija Schedule Grid. Esto abre el centro de planificación de Eventos en la pestaña Schedule Grid.
3. La cuadrícula carga con:
   • Filas: cada miembro del equipo, agrupado por equipo
   • Columnas: las próximas semanas (alterne la ventana entre 4, 8 o 12 semanas)
   • Celdas: un círculo de estado por semana — ✓ Confirmado, ? Pendiente, ✕ Rechazado, – No disponible, o un punto tenue para una plaza disponible sin asignar. Una leyenda en la parte inferior explica cada uno.
4. Use las flechas de fecha y el selector 4 / 8 / 12 wk para mover y redimensionar la ventana.
5. Use el botón de filtro Team para limitar la cuadrícula a un solo equipo si lidera más de uno.
6. Haga clic en Auto-fill N open arriba a la derecha para que el sistema complete las plazas disponibles según su rotación (se enviarán como pendientes para que los voluntarios confirmen), y Remind para recordar a quien tenga una respuesta pendiente.
7. Haga clic en Export PDF si desea imprimir o compartir una instantánea con un co-líder.

Consejo: Abra la Cuadrícula de horarios cada martes por la mañana. Detectar una semana floja el martes le da cinco días para corregirla. Detectarla el sábado a las 9 PM, no.

Para una cobertura más profunda, consulte Cuadrícula de horarios y vista de plantilla.

Qué hacer a continuación

• Envíe el Tutorial 03: Configure su disponibilidad a cada miembro de su equipo para que se completen las insignias Out-of-Office.
• Guarde el Tutorial 04: Invitación de suplente en Requiere atención para las semanas en que alguien se retire a último momento.
• Lea Solicitudes de intercambio entre voluntarios para saber cómo gestionar intercambios entre pares cuando los miembros del equipo se cambien entre sí.

Puede con esto. A su equipo le encantará lo organizado que se siente todo.