Configuración del registro de asistencia

La página de Configuración del registro de asistencia le permite configurar sus plantillas de etiquetas, la configuración de la impresora, las opciones de impresión y las opciones generales del registro. Ábrala desde la Estación de registro de asistencia (Planificación > Registro): haga clic en el icono de engranaje (Configuración del registro de asistencia) en el encabezado de la página.

Pestañas de configuración

La página de configuración está organizada en tres pestañas:

1. Diseñador de etiquetas — Administre sus plantillas de etiquetas (cubierto en el artículo de plantillas de etiquetas).
2. Configuración de impresora — Elija el tamaño de etiqueta y configure qué se imprime.
3. Opciones — Comportamiento general del registro: Notificaciones de registro, Alertas de niños sin recoger, Los nuevos seguimientos de visitantes se asignan a y Retención del historial de check-in (consulte La pestaña Opciones más abajo).

Cambiar la configuración requiere el permiso Administrar de Registro.

Configuración de impresora

Seleccionar un tamaño de etiqueta

Elija el material de etiquetas que coincida con su impresora:

Para seleccionar un ajuste preestablecido:

1. Abra la pestaña Configuración de impresora.
2. Haga clic en el tamaño de etiqueta que coincida con su material de etiquetas.
3. Si usa dimensiones personalizadas, ingrese el ancho, alto y seleccione la unidad (milímetros o pulgadas).

Opciones de impresión

Estos cuatro interruptores controlan qué se imprime en cada registro. Todos están activados de forma predeterminada.

Para guardar sus cambios, haga clic en Guardar configuración de impresora en la parte inferior de la pestaña Configuración de impresora.

La pestaña Opciones

La pestaña Opciones tiene cuatro tarjetas. Cambie lo que necesite y luego haga clic en Guardar opciones en la parte inferior de la pestaña.

Notificaciones de registro

La tarjeta Notificaciones de registro le permite enviar a los padres de un niño un mensaje breve cuando se registra la entrada del niño, y otro cuando se registra su salida.

Para activar los avisos:

1. Abra la pestaña Opciones (la tercera pestaña).
2. En la tarjeta Notificaciones de registro, active «Notificar a los padres al registrar entrada y salida».
3. En el menú desplegable «Cuándo enviar un aviso» que aparece, elija cuándo salen los avisos.
4. Haga clic en Guardar opciones.

Los avisos van solo a los tutores legales de un niño, entregados por Telegram si el tutor lo tiene vinculado, o de lo contrario por correo electrónico. Cada tutor también puede desactivarse individualmente con el botón Avisos de registro en la pestaña Familia de la persona. Para el flujo completo, los destinatarios, la entrega y las exclusiones, consulte Notificaciones de registro de entrada y salida para padres.

Alertas de niños sin recoger

«Para niños que siguen registrados después de que termina una sesión». Cuando Alertar al personal sobre niños sin recoger está activado (lo está de forma predeterminada), TimelyChurch avisa al personal una vez cuando un niño sigue registrado después de que termina la sesión, y solo vuelve a avisar si el niño sigue allí más tarde, no cada pocos minutos.

En Quién recibe estas alertas, elija:

• Los líderes de la clase (recomendado) — los líderes de la clase en la que está cada niño sin recoger. Si una clase no tiene líder, la alerta va a los coordinadores indicados abajo, o a todos los administradores.
• Un coordinador específico — solo las personas que marque en Coordinador(es) de registro (todos los administradores si no marca a nadie).
• Solo quien inició el registro — para que no se avise a todos los administradores.
• Todos los administradores de la iglesia — se avisa a cada administrador de la iglesia.

Consulte Alertas de niños sin recoger para saber cuándo se considera terminada una sesión y cómo responder.

Los nuevos seguimientos de visitantes se asignan a

Cuando alguien con el estado Visitante se registra por primera vez, TimelyChurch crea un seguimiento de Visitante primerizo. Busque en su gente y elija quién debe encargarse de él: un recibidor, su pastor de visitantes, cualquiera. No necesita una cuenta de acceso: si aún no tiene una, una nota ámbar indica que verá la tarea en cuanto se vincule una. Déjelo vacío para mantener sin asignar los nuevos seguimientos de visitantes. Consulte Seguimientos.

Retención del historial de check-in

«Cuánto tiempo conservar los registros individuales de check-in. Los perfiles de personas nunca se eliminan con esta configuración». Ingrese un número de días en Conservar el historial de check-in durante (días), o déjelo en blanco (o en 0) para conservar el historial de registro para siempre (el valor predeterminado). Cada noche se eliminan los registros de entrada más antiguos que ese plazo; las personas en sí nunca se eliminan. Los registros eliminados ya no aparecen en el historial de asistencia ni en los informes, así que elija el periodo pensando en sus necesidades de archivo. Consulte Historial de registro, privacidad y retención.

Sesiones específicas de eventos

Las sesiones de registro pueden vincularse a eventos del módulo Eventos. Cuando están vinculadas:

• El nombre de la sesión toma por defecto el título del evento.
• La sesión se muestra con un icono estilo calendario en el banner de Sesiones activas.
• Los datos de asistencia del registro alimentan los informes del evento.
• Si abre Registro desde un evento (por ejemplo, desde la página de detalle de un evento), se crea o reanuda automáticamente una sesión para ese evento.
• Si el evento tiene hora de finalización, la sesión la usa como su fin previsto, que es cuando comienzan las alertas de niños sin recoger.

Ejecutar varias salas para un solo evento (la pestaña Registro del evento)

Para un solo evento que tiene varios puntos de registro al mismo tiempo -- por ejemplo, una Guardería, Grado 1 y Grado 2 que se reúnen durante un mismo servicio -- use la propia pestaña Registro del evento. Esta es la superficie principal para el registro en varias salas.

Abra el evento y luego abra su pestaña Registro:

1. En el cuadro Sesiones de registro, escriba el nombre de una sala o clase en el campo de nombre. Viene precargado con un valor predeterminado incremental (Sala 1, Sala 2, Sala 3, ...) para que dos salas nunca sean idénticas, pero debe editarlo con el nombre real de la sala (Guardería, Grado 1, ...).
2. Haga clic en Iniciar una sesión. Repita una vez por sala -- todas se ejecutan al mismo tiempo bajo el mismo evento; iniciar una nueva sala no finaliza las demás.

Cada sesión aparece en su propia tarjeta que muestra su nombre, una insignia En vivo o Finalizada y sus totales actuales (total, registrados y recuento por cabeza si se usa). Cada tarjeta tiene sus propios controles:

• Renombrar -- edite el nombre de la sala/clase en línea en cualquier momento.
• Abrir quiosco -- abre un quiosco de autoservicio para esa sala específica (se muestra solo mientras la sesión está En vivo). Una sesión finalizada nunca presenta un quiosco en vivo.
• Finalizar -- cierra esa sala a nuevos registros (las personas ya registradas siguen registradas).
• Reanudar -- reactiva una sesión Finalizada para que pueda seguir registrando personas en esa sala.
• Eliminar -- elimina la sesión de forma permanente. Es una acción irreversible: si la sesión tiene registros, eliminarla también elimina de forma permanente esos registros y sus registros de asistencia, y no se puede deshacer. Se le pide confirmación primero.

Registro rápido y el selector de sala. La pestaña Registro también tiene una búsqueda de Registro rápido para registrar personas desde la propia página del evento. Cuando dos o más salas están En vivo a la vez, aparece un selector de sala "Registrando en" junto a la búsqueda: elija primero la sala para que cada persona se registre en la sala correcta. Cuando solo hay una sesión en vivo, esa sesión se usa automáticamente.

Nota: Las sesiones de esta pestaña están limitadas a hoy (en la zona horaria de su iglesia), por lo que la pestaña siempre muestra las salas que se ejecutan en este momento. Inicie sus salas el día del evento.

Ejecutar sesiones simultáneas

TimelyChurch admite varias sesiones activas al mismo tiempo. Esto es útil cuando:

• Un servicio de adoración y la iglesia infantil ocurren simultáneamente.
• Un servicio temprano y uno tardío se superponen.
• Un programa entre semana tiene sesiones separadas por grupo de edad.
• Un solo evento necesita un punto de registro separado por sala o grupo de edad (Guardería, Grado 1, Grado 2), iniciado desde la pestaña Registro de ese evento (ver arriba).

Cada sesión mantiene su propia lista y estadísticas. En el quiosco, si hay varias sesiones activas, se pide a las familias que seleccionen en qué sesión se están registrando. Para ejecutar varias salas bajo un mismo evento, use la pestaña Registro del evento descrita en Ejecutar varias salas para un solo evento más arriba.

Consejo: Vincule cada sesión a su evento correspondiente para los informes de asistencia más claros.

Iniciar y finalizar sesiones

Iniciar una sesión

1. Haga clic en Iniciar sesión en la Estación de registro de asistencia.
2. En el menú desplegable Vincular a evento, elija un evento (el menú lista los eventos desde hoy hasta los siguientes 7 días), o elija «Sin evento: sesión independiente» para iniciar una sesión sin vincular un evento.
3. Opcionalmente escriba un Nombre de la sesión (opcional) personalizado. Déjelo en blanco para usar el título del evento o un nombre predeterminado.
4. Opcionalmente, adjunte un formulario de Consentimiento / Autorización y elija con qué frecuencia deben firmar los padres; consulte Formularios de consentimiento y exenciones en el registro.
5. Opcionalmente, marque Esta sesión usa pulseras; consulte Configure el registro con pulseras.
6. Haga clic en Iniciar sesión.

Una sesión también puede iniciarse automáticamente cuando se abre Registro desde una página de evento.

Finalizar una sesión

1. Busque la sesión en el banner de Sesiones activas en la Estación de registro de asistencia.
2. Haga clic en Finalizar junto a la sesión.
3. La sesión se marca como inactiva y se le asigna una hora de finalización.

Finalizar una sesión no registra la salida de las personas que siguen registradas. Simplemente cierra la sesión para evitar nuevos registros. Para una sesión antigua que sigue mostrando personas como registradas, consulte Cerrar una sesión antigua.

Modo de recuento

Para servicios o áreas donde el registro individual es poco práctico (como un auditorio grande), use el recuento:

1. En el quiosco, toque el botón Recuento (en la barra de estadísticas).
2. Ingrese el número de personas contadas.
3. El recuento se guarda y se muestra junto a los conteos de registros individuales en las estadísticas en vivo.

La asistencia total de una sesión equivale a los registros individuales más el recuento.

Capacidad de salas y ocupación en vivo

Cada clase puede vincularse a una Sala, y cada sala puede tener un valor de capacidad.

Configurar la capacidad de salas

1. En la barra lateral, abra Instalaciones > Salas (Salas requiere la función Salas en su plan).
2. Abra una sala e ingrese un número en Capacidad.
3. Asegúrese de que la sala esté marcada como Activa.
4. Asigne la sala a cada clase que la use: abra la clase (Planificación > Clases) y elíjala en el menú desplegable Sala de la clase.

Consulte el artículo Ocupación de salas para saber cómo leer los conteos en vivo frente a la capacidad, además del manejo de Sin sala para niños registrados sin una clase.

Permisos y funciones del plan

Dos capas controlan quién puede usar el módulo de Registro: su plan de suscripción y sus permisos de iglesia.

Control de funciones a nivel de plan

Registro es una función restringida en los planes de TimelyChurch. Si su plan no incluye la función de Registro, todo el módulo (incluidos el quiosco, el diseñador de etiquetas y los informes) estará oculto del menú y mostrará un mensaje de «función no disponible» si intenta acceder a él.

• Todas las partes del Registro (la estación, el quiosco, la configuración y el diseñador de etiquetas) requieren la función de Registro en su plan.
• Si actualiza a un plan que incluye Registro, el módulo aparece de inmediato; no se requiere configuración adicional.

Para ver qué incluye su plan actual, haga clic en Configuración de la iglesia en la parte inferior de la barra lateral izquierda y abra la pestaña Facturación y planes.

Permisos a nivel de iglesia

Para iglesias cuyo plan incluye Registro, el acceso se controla además mediante sus roles. En el editor de roles, el módulo de Registro tiene tres casillas (el nivel Acceso completo marca las tres):

• Ver — Ver la Estación de registro de asistencia, las sesiones y las listas.
• Usar — Operar el registro: abrir el quiosco, iniciar y finalizar sesiones, buscar familias (solo mientras hay una sesión abierta), registrar entradas y salidas, imprimir etiquetas y actualizar recuentos.
• Administrar — Todo lo de Usar, más la configuración del registro y las plantillas de etiquetas, renombrar y eliminar sesiones, cambiar el formulario de consentimiento de una sesión, cerrar registros obsoletos y entregar niños desde la página Requiere atención.
• Confinamiento — El servidor permite que cualquiera con Administrar (los administradores y el rol integrado Oficial de Seguridad) active o levante el confinamiento, pero los botones de la Estación de registro de asistencia por ahora aparecen solo para los administradores (consulte Modo confinamiento).

Configure quién tiene cada rol en Administración > Roles y permisos (asigne personas a roles y edite lo que cada rol puede hacer).