Cómo está organizada la programación de voluntarios
TimelyChurch organiza la programación de voluntarios en torno al Evento — el espacio de trabajo fechado donde vive todo lo que ocurre ese día. Este artículo recorre los cinco conceptos que componen el modelo y le muestra exactamente dónde vive cada uno en el panel de administración.
Los cinco conceptos
La programación de voluntarios de TimelyChurch se reduce a solo cinco cosas:
| Concepto | Qué es | Dónde vive |
|---|---|---|
| Evento | Una sola repetición (p. ej., «Adoración dominical — 11 may»). El centro de todo lo que ocurre ese día. | Planificación > Eventos > elija un evento |
| Serie | Un patrón recurrente que genera eventos (p. ej., «Adoración dominical, cada domingo a las 10 a. m.»). | Planificación > Eventos, luego ⋮ Más → Serie de eventos (arriba a la derecha) |
| Equipo | Un grupo de personas que sirven juntas (p. ej., el Equipo de adoración, el Equipo de hospitalidad). | Personas > Grupos (filtre por Tipo: Equipo) |
| Posición | Un rol dentro de un equipo (p. ej., Técnico de sonido, Recepcionista, Vocalista principal). | Dentro de cada equipo |
| Asignación | Una persona específica programada para ocupar una posición específica en un evento específico. | La pestaña Servicio de cada evento |
Lo lee de izquierda a derecha: un Equipo tiene Posiciones, un Evento es generado por una Serie, y usted cubre las posiciones del evento creando Asignaciones en la pestaña Servicio del evento. Ese es todo el modelo.
Dónde encontrar cada pieza
Un mapa completo de las ubicaciones del panel de administración:
- Eventos — Sección Planificación en la barra lateral > Eventos.
- Cuadrícula de horarios (cuadrícula entre eventos de quién sirve cuándo) — Planificación > Cuadrícula de horarios en la barra lateral, o el botón Cuadrícula de horarios en la parte superior de la página Eventos.
- Serie de eventos — en la página Eventos, abra el menú ⋮ Más y haga clic en Serie de eventos. Desde allí puede crear una serie nueva, editar una existente o ejecutar Autocompletar todos los eventos en todas las repeticiones próximas a la vez.
- Plantillas (plantillas de día, plantillas de serie, plantillas de servicio) — en la página Eventos, ⋮ Más → Plantillas.
- Equipos — Sección Personas en la barra lateral > Grupos, luego filtre por Tipo: Equipo.
- Plantillas de horario de equipo — abra un equipo y haga clic en la pestaña Plantillas. Aquí configura listas de posiciones de aplicación automática para cada tipo de evento.
- Configuración de programación — en la pestaña Detalles de un equipo. Aquí activa Elegir reemplazo automáticamente cuando alguien rechaza, establece los recordatorios y elige con cuánta anticipación se avisa a las personas que están programadas.
- Posiciones abiertas — en cualquier evento, la pestaña Servicio; entre eventos, las celdas abiertas (·) de la Cuadrícula de horarios.
- Requiere atención — elemento de nivel superior en la barra lateral de administración. Su pestaña Horario reúne las solicitudes de eventos, los horarios de clase sin maestro, las solicitudes de suplente de maestros y las tareas de preparación en todos los eventos.
Un flujo de trabajo típico
Una semana normal ahora se ve así:
- La serie genera el evento. La Adoración dominical es una serie, por lo que el evento del 11 de mayo ya existe con la hora, sala y (si tiene una plantilla de equipo) las posiciones de servicio correctas precargadas.
- Las plantillas de equipo precargan las posiciones. Si tiene una Plantilla de horario de equipo que se aplica automáticamente a tipos de evento de Adoración, el 11 de mayo ya tiene plazas para Sonido, Recepcionistas, Vocales, etc. — no tuvo que agregarlas.
- Autocompletar elige a los voluntarios. Desde la pestaña Servicio del evento, haga clic en Autocompletar todo (o hágalo para toda la serie a la vez con Autocompletar todos los eventos en la página de la serie).
- Los voluntarios se enteran y responden. A cada voluntario se le avisa que está programado cuando la fecha entra en la ventana de aviso de su equipo (30 días de forma predeterminada), por Telegram o correo electrónico, y toca aceptar o rechazar. Si alguien rechaza, el ajuste Elegir reemplazo automáticamente cuando alguien rechaza del equipo puede invitar automáticamente a la siguiente persona.
- Los líderes gestionan lo que queda. Todo lo que sigue abierto aparece en la Cuadrícula de horarios; cúbralo con Asignar, una solicitud de cobertura o, desde Telegram, con
/openslots.
Ese es todo el ciclo. Solo el evento, las posiciones permanentes del equipo y unas pocas opciones predeterminadas inteligentes.
Qué leer a continuación
- Plantillas de horario de equipo — configure una plantilla una vez y cada evento nuevo de ese tipo llega precargado. El mayor ahorro de tiempo individual en el sistema de voluntarios.
- Autocompletado en cascada, invitaciones de suplente e indicadores de ausencia — las tres funciones de administración que gestionan rechazos y ausencias por usted.
- Creación de una serie de eventos con plantilla — omita las conjeturas del patrón de repetición y comience desde una forma conocida y buena.
- Programación de voluntarios para eventos — la referencia completa para agregar posiciones y asignar personas.
Consejo: Si solo tiene tiempo para configurar una cosa, configure una Plantilla de horario de equipo. Es el único cambio que convierte «tengo que agregar las mismas cinco posiciones a cada evento dominical» en «nunca tengo que agregar una posición a un evento dominical de nuevo».