Cómo está organizada la programación de voluntarios
TimelyChurch organiza la programación de voluntarios en torno al Evento — el espacio de trabajo fechado donde vive todo lo que ocurre ese día. Este artículo recorre los cinco conceptos que componen el modelo y le muestra exactamente dónde vive cada uno en el panel de administración.
Los cinco conceptos
La programación de voluntarios de TimelyChurch se reduce a solo cinco cosas:
| Concepto | Qué es | Dónde vive |
|---|---|---|
| Evento | Una sola repetición (p. ej., «Adoración dominical — 11 may»). El centro de todo lo que ocurre ese día. | Planificación > Eventos > elija un evento |
| Serie | Un patrón recurrente que genera eventos (p. ej., «Adoración dominical, cada domingo a las 10 a. m.»). | Planificación > Eventos, luego el botón Serie de eventos (arriba a la derecha) |
| Equipo | Un grupo de personas que sirven juntas (p. ej., el Equipo de adoración, el Equipo de hospitalidad). | Personas > Grupos (filtre por Tipo: Equipo) |
| Posición | Un rol dentro de un equipo (p. ej., Técnico de sonido, Recepcionista, Vocalista principal). | Dentro de cada equipo |
| Asignación | Una persona específica programada para ocupar una posición específica en un evento específico. | La pestaña Servicio de cada evento |
Lo lee de izquierda a derecha: un Equipo tiene Posiciones, un Evento es generado por una Serie, y usted cubre las posiciones del evento creando Asignaciones en la pestaña Servicio del evento. Ese es todo el modelo.
Dónde encontrar cada pieza
Un mapa completo de las ubicaciones del panel de administración:
- Eventos — Sección Planificación en la barra lateral > Eventos.
- Cuadrícula de horarios (cuadrícula entre eventos de quién sirve cuándo) — en la página Eventos, haga clic en el botón Cuadrícula de horarios arriba a la derecha.
- Serie de eventos — en la página Eventos, haga clic en el botón Serie de eventos arriba a la derecha. Desde allí puede crear una serie nueva, editar una existente o ejecutar Autocompletar serie en todas las repeticiones próximas a la vez.
- Equipos — Sección Personas en la barra lateral > Grupos, luego filtre por Tipo: Equipo.
- Plantillas de horario de equipo — abra un equipo y haga clic en la pestaña Plantillas. Aquí configura listas de posiciones de aplicación automática para cada tipo de evento.
- Interruptor de autocompletado en cascada — en la pestaña Detalles de un equipo, en la tarjeta de configuración de programación. Actívelo para que el sistema elija reemplazos automáticamente cuando alguien rechace.
- Posiciones abiertas / necesidades de servicio — en cualquier evento, la pestaña Servicio.
- Requiere atención — elemento de nivel superior en la barra lateral de administración. El panel único para posiciones sin cubrir, solicitudes de suplente abiertas y tareas de preparación en todos los eventos.
- Solicitudes de suplente — visibles en la pestaña Servicio de cada evento y agregadas en el panel Requiere atención.
Un flujo de trabajo típico
Una semana normal ahora se ve así:
- La serie genera el evento. La Adoración dominical es una serie, por lo que el evento del 11 de mayo ya existe con la hora, sala y (si tiene una plantilla de equipo) las posiciones de servicio correctas precargadas.
- Las plantillas de equipo precargan las posiciones. Si tiene una Plantilla de horario de equipo que se aplica automáticamente a tipos de evento de Adoración, el 11 de mayo ya tiene plazas para Sonido, Recepcionistas, Vocales, etc. — no tuvo que agregarlas.
- Autocompletar elige a los voluntarios. Desde la pestaña Servicio del evento, haga clic en Autocompletar todo (o hágalo para toda la serie a la vez desde la página de la serie).
- Los voluntarios aceptan o rechazan. Reciben un correo electrónico; si alguien rechaza, la configuración de autocompletado en cascada del equipo puede elegir un reemplazo automáticamente.
- Las solicitudes de suplente gestionan lo que queda. Todo lo que no pueda cubrirse en cascada aparece en Requiere atención para «Invitar maestros» con un clic.
Ese es todo el ciclo. Solo el evento, las posiciones permanentes del equipo y unas pocas opciones predeterminadas inteligentes.
Qué leer a continuación
- Plantillas de horario de equipo — configure una plantilla una vez y cada evento nuevo de ese tipo llega precargado. El mayor ahorro de tiempo individual en el sistema de voluntarios.
- Autocompletado en cascada, invitaciones de suplente e indicadores de ausencia — las tres funciones de administración que gestionan rechazos y ausencias por usted.
- Creación de una serie de eventos con plantilla — omita las conjeturas de la regla de recurrencia y comience desde una forma conocida y buena.
- Programación de voluntarios para eventos — la referencia completa para agregar necesidades de servicio y asignar personas.
Consejo: Si solo tiene tiempo para configurar una cosa, configure una Plantilla de horario de equipo. Es el único cambio que convierte «tengo que agregar las mismas cinco posiciones a cada evento dominical» en «nunca tengo que agregar una posición a un evento dominical de nuevo».