Qué puede leer y cambiar su asistente de IA
Una vez que un asistente de IA como Claude o ChatGPT está conectado a su iglesia (consulte Conectar un asistente de IA (Conector MCP)), puede hacer con usted la mayor parte del trabajo cotidiano de un contable: revisar la importación bancaria, encontrar y corregir transacciones, conciliar, pagar facturas, llevar el presupuesto, registrar la ofrenda del domingo y preparar informes. Este artículo enumera, área por área, qué puede leer, qué puede cambiar y qué se queda en el sitio web de TimelyChurch.
Tres reglas valen para todo lo que sigue:
- Leer solo requiere que el conector esté activado. Cambiar algo también requiere que Permitir que las herramientas de IA propongan cambios esté activado para su iglesia.
- El asistente trabaja con los permisos de la persona que lo conectó y con las áreas que incluye su plan — consulte Permisos, privacidad y planes del asistente de IA.
- Nada cambia sin una aprobación. El asistente muestra una vista previa de exactamente lo que va a hacer. La mayoría de los cambios se aplican después de que usted aprueba en el chat; unos pocos necesitan primero la aprobación de un administrador en el sitio web. Se marcan más abajo. Consulte Aprobar los cambios que propone un asistente de IA.
Revisión de importación bancaria
La cola de revisión es donde esperan las filas de un archivo bancario subido antes de llegar a sus libros (consulte Importación de CSV bancario).
El asistente puede leer
- Las filas en espera de revisión, con su categoría y beneficiario sugeridos o elegidos, importe, fecha, concepto del banco, comisión, tipo, líneas divididas, notas, fondo y cuenta bancaria. Puede acotar la lista: solo las filas que aún necesitan una categoría, las filas cuyo concepto contiene una palabra, un beneficiario, una categoría sugerida, dinero entrante o saliente, una cuenta, o las filas que cambiaron desde la última vez que miró.
- Un resumen de lo que queda: cuántas filas y cuánto dinero por categoría sugerida, por beneficiario, por concepto o por mes.
- Qué contiene un depósito de pago de Stripe: los cargos, comisiones, reembolsos y disputas que lo componen y los totales por fondo. Las líneas donación por donación con los nombres de los donantes aparecen solo cuando la persona conectada puede ver a los donantes.
El asistente puede cambiar (después de que usted aprueba en el chat)
| Qué | Notas |
|---|---|
| Asignar la categoría, el beneficiario, el donante, el fondo, la clase de seguimiento o la categoría de comisión | Muchas filas y varios campos en una sola propuesta — por ejemplo 12 filas a «Servicios» y 30 filas a «Alquiler» a la vez. |
| Cambiar el tipo de una fila | Ingreso, gasto, una transferencia entre dos de sus propias cuentas o un reembolso de un gasto anterior. |
| Dividir una fila | En 2 a 20 líneas de categoría que suman el importe de la fila — o quitar la división. |
| Poner una nota, el método de pago o si una donación es anónima | Una de estas a la vez. |
| Excluir filas, o recuperar filas excluidas | Una fila excluida nunca llega a sus libros. |
| Aceptar filas en sus libros | Se aceptan todas las filas de la propuesta, o ninguna. Cada fila ya debe tener una categoría del tipo correcto (una categoría de ingresos para el dinero que entra, una de gastos para el que sale) o ser una transferencia con su otra cuenta elegida. |
Categorizar nunca registra nada por sí solo: aceptar es siempre un paso aparte, con su propia vista previa.
Transacciones en sus libros
El asistente puede leer
- Una búsqueda de sus transacciones registradas — las ingresadas a mano, las filas bancarias aceptadas, las donaciones, los pagos de facturas, los reembolsos, las líneas de comisión y los asientos contables — por fecha, cuenta, categoría, beneficiario, fondo, clase de seguimiento, tipo, importe, conciliada o no, o una palabra en la descripción, la referencia o el número de cheque. Una búsqueda abarca los últimos tres meses a menos que pida otras fechas, y como máximo 24 meses a la vez.
- Una transacción completa: sus notas, líneas divididas, aquello a lo que está vinculada (el otro lado de una transferencia, un reembolso, una línea de comisión, una factura, la fila del banco, la donación), los nombres de sus recibos y su historial reciente de cambios.
El asistente puede cambiar
| Qué | Aprobación |
|---|---|
| Registrar una transacción de ingreso, gasto o transferencia | En el chat |
| Cambiar la categoría, el beneficiario, el fondo o la clase de seguimiento, o la descripción, las notas, el número de referencia o el número de cheque, de transacciones registradas | En el chat |
| Mover transacciones ingresadas a mano a otra cuenta; marcar una transacción como transferencia entre sus propias cuentas, o deshacerlo | En el chat |
| Eliminar transacciones registradas (una fila bancaria aceptada vuelve a la cola de revisión) y restaurar las eliminadas | En el chat |
| Crear un asiento contable de 2 a 20 líneas (solo cuando la persona conectada usa la vista de Contabilidad completa) | En el chat |
| Registrar un reembolso sobre un gasto, total o parcial | En el chat |
| Corregir el importe o la fecha de una transacción ingresada a mano | En el sitio web, y luego en el chat |
Sus libros se protegen aquí igual que en el sitio web, y en algunos puntos con más rigor. Al asistente se le rechaza — y le explica por qué — cuando un cambio tocaría el dinero de una transacción que está conciliada, pertenece a un año fiscal cerrado o está ligada a una donación, un pago de factura, un reembolso o una división. (Un texto como la descripción o una nota sí se puede corregir en una transacción conciliada.) Una donación nunca se elimina ni se reembolsa por esta vía (consulte Lo que se queda en el sitio web), y un gasto que es el pago de una factura no se puede reembolsar: anule el pago en su lugar.
Conciliación bancaria
El asistente puede leer cómo está cada cuenta bancaria: la última conciliación completada, la que está en curso con su diferencia y cuántos depósitos y pagos siguen sin conciliar.
El asistente puede cambiar
| Qué | Aprobación |
|---|---|
| Iniciar una conciliación (fecha del estado de cuenta y saldo final) | En el chat |
| Marcar partidas como conciliadas, o desmarcarlas | En el chat |
| Cancelar una conciliación en curso | En el chat |
| Completar una conciliación | En el sitio web, y luego en el chat |
Completar bloquea el período para siempre — no hay reapertura — y por eso un administrador tiene que aprobarlo en el sitio web. Igual que en el sitio web, la diferencia debe ser exactamente $0.00 y no puede quedar ninguna partida del período sin marcar. Consulte Conciliación bancaria.
Facturas
El asistente puede leer sus facturas: beneficiario, número de factura, fechas, importe, lo que se ha pagado, lo que aún se debe y cuáles están vencidas.
El asistente puede cambiar (después de que usted aprueba en el chat)
- Registrar una factura nueva.
- Editar una factura sin pagar o pagada parcialmente.
- Pagar una factura, total o parcialmente, desde una de sus cuentas bancarias. El gasto se crea por usted, como en el sitio web.
- Anular el pago de una factura, con un motivo. Esto requiere el permiso Anular en la fila Contabilidad del rol de la persona conectada.
Eliminar una factura y los ajustes de repetición de una factura recurrente se quedan en el sitio web. Consulte Facturas y pagos.
Presupuestos
El asistente puede leer sus presupuestos con sus totales planificados, las líneas de gasto de un presupuesto activo que llegaron al 90 % de su importe planificado, y el informe completo de presupuesto frente a real.
El asistente puede cambiar (después de que usted aprueba en el chat)
- Crear un presupuesto en borrador — vacío, copiado de un presupuesto anterior, o con una línea por categoría tomada de lo que realmente recibió y gastó en un período.
- Fijar importes planificados en las líneas de un presupuesto. Las líneas se agregan o se actualizan, nunca se quitan.
- Activar un presupuesto en borrador.
- Cerrar un presupuesto activo. Un presupuesto cerrado no se puede reabrir ni volver a editar; la vista previa lo dice.
Un presupuesto nunca mueve dinero. Quitar una línea y eliminar un presupuesto se quedan en el sitio web. Consulte Administración de presupuestos.
Transacciones recurrentes
El asistente puede listar sus transacciones recurrentes, configurar nuevas, editarlas, registrar u omitir la siguiente, y pausarlas o reanudarlas. Las que tienen el Registro automático activado se registran por usted en su fecha de vencimiento. Eliminar una se hace en la página Transacciones recurrentes. Consulte Transacciones recurrentes y registro automático con un asistente de IA y Transacciones recurrentes.
Recibos y facturas
El asistente puede leer qué recibos están adjuntos a una transacción: nombre del archivo, tamaño, tipo, cuándo se agregó y quién lo hizo. Nunca recibe el archivo en sí; abra la transacción en TimelyChurch para verlo.
El asistente puede cambiar (después de que usted aprueba en el chat)
- Adjuntar un recibo desde Drive. El archivo ya debe estar en el Drive de su iglesia, ser uno que la persona conectada pueda abrir allí y ser un PDF, JPEG, PNG o HEIC de 10 MB o menos. Una transacción admite hasta 5 recibos. El asistente no puede explorar Drive, y no puede tomar un archivo de una dirección web ni del chat.
- Quitar un recibo. El archivo guardado se elimina para siempre.
Ninguna de las dos es posible en una transacción con fecha en un año fiscal cerrado.
Donaciones
El asistente puede leer los totales de donaciones, las donaciones por fondo, el avance de campañas de promesas, las donaciones en línea fallidas y en reintento, sus lotes de depósito, y si sus estados de donaciones de fin de año están listos (cuántos donantes, cuántos sin correo electrónico, cuántas donaciones no están vinculadas a una persona). La preparación de los estados son solo conteos y requiere el nivel de Contable.
El asistente puede cambiar (después de que usted aprueba en el chat)
- Registrar una donación dada en efectivo, cheque, sobre, depósito directo, Cash App, Zelle, Venmo, PayPal u otra forma fuera de línea — de una persona o anónima, en 1 a 10 fondos. Es lo mismo que Registrar donación en el sitio web: la donación recibe un número de recibo, se registra en sus libros y aparece en el estado de donaciones del donante. Para encontrar a quien dio, el asistente busca personas por nombre y recibe solo nombres.
- Cerrar un lote de depósito abierto.
- Marcar como depositado un lote de depósito cerrado en una de sus cuentas bancarias — lo mismo que Marcar como depositado en el sitio web. No se suma ningún ingreso: las donaciones del lote ya cuentan como ingreso, y marcar el lote como depositado las pasa a la cuenta bancaria, de modo que esa cuenta sube por el total del lote. Cada donación conserva su propia fecha, fondo y referencia. La vista previa muestra el lote, la cuenta bancaria, cuántas donaciones se mueven y cuánto sube la cuenta — solo totales y conteos, nunca un donante. Esto requiere el nivel de Donaciones Administrador.
Al asistente se le rechaza, con el motivo, cuando una donación del lote ya está depositada en otra cuenta bancaria, todavía no está en sus libros, cae en un año fiscal cerrado, ya está conciliada o marcada en una conciliación en curso, o tiene fecha dentro de una conciliación completada. Reabrir un lote depositado se hace en el sitio web y devuelve las donaciones a su lugar. Consulte Lotes de depósito.
Quién ve los nombres de los donantes se explica en Permisos, privacidad y planes del asistente de IA.
Listas de contabilidad e informes
El asistente puede leer
- Sus cuentas con sus saldos, y sus categorías, beneficiarios, fondos y clases de seguimiento.
- La posición financiera, el informe del tesorero y presupuesto frente a real.
- El informe de proveedores 1099 de un año — a quién se pagó cuánto y si hay un número de identificación fiscal registrado. El número de identificación en sí nunca se muestra.
- Si un año está listo para cerrarse: transacciones sin conciliar, lotes de depósito abiertos y facturas sin pagar que aún lo impiden.
- El registro de auditoría de finanzas — quién cambió qué, con los valores antes y después.
El asistente puede cambiar (después de que usted aprueba en el chat): agregar un beneficiario, una categoría, un fondo o una clase de seguimiento cuando falta alguno. Si ya existe uno con el mismo nombre, no se crea nada nuevo.
Eventos y servicio
El asistente puede leer los próximos eventos y sus detalles, quién está sirviendo, las necesidades de servicio abiertas, y sus equipos de servicio con sus listas.
El asistente puede cambiar (después de que usted aprueba en el chat): crear un evento único y asignar a un voluntario a una posición de servicio abierta.
Lo que se queda en el sitio web
| Solo en el sitio web | Por qué |
|---|---|
| Reembolsar una donación, y editar o eliminar una donación | Un reembolso vuelve a quien dio mediante su procesador de pagos y cambia su estado de donaciones. Use la opción de reembolso en la donación. |
| Donaciones con tarjeta y en línea, promesas y campañas | Las donaciones en línea entran por su página de donaciones, y las promesas y campañas se administran en el sitio web. El asistente registra solo donaciones fuera de línea. |
| Reabrir un lote, abrir un lote y agregarle donaciones | El asistente puede listar lotes, cerrar uno abierto y marcar como depositado uno cerrado. |
| Cerrar año fiscal | Cerrar un año no se puede deshacer. El asistente solo puede comprobar si un año está listo. |
| Generar y enviar por correo los estados de donaciones | Los estados llegan a sus donantes. El asistente solo puede comprobar si están listos. |
| Subir un archivo bancario | Usted sube el archivo; el asistente trabaja con las filas después. |
| Eliminar una factura, un presupuesto o una transacción recurrente; ajustes de facturas recurrentes | -- |
| Agregar o archivar cuentas, saldos iniciales | El asistente solo puede agregar beneficiarios, categorías, fondos y clases de seguimiento. |
Personas, familias, grupos, registro de asistencia, comunicación y las demás áreas de TimelyChurch no están disponibles para un asistente.
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- Aprobar los cambios que propone un asistente de IA
- Permisos, privacidad y planes del asistente de IA
- Transacciones recurrentes y registro automático con un asistente de IA
- Importación de CSV bancario
- Registro de transacciones
- Registro de donaciones
- Lotes de depósito
- Transacciones recurrentes