Gestión de familias
Las familias en TimelyChurch conectan registros individuales de personas en unidades de hogar. Esto facilita ver quién vive junto, compartir direcciones, gestionar permisos de registro y comunicarse con hogares completos. Una persona puede pertenecer a más de una familia si es necesario.
¿Por qué usar familias?
- Ver el panorama completo — Vea todos los miembros de un hogar juntos en una pantalla.
- Compartir direcciones — Cuando un miembro de la familia hereda la dirección familiar, solo necesita actualizarla en un lugar.
- Seguridad en el registro — Los roles familiares determinan quién puede recoger niños y quién figura como tutor o contacto de emergencia.
- Comunicación — Envíe correo o mensajes a hogares completos en lugar de a individuos.
- Directorio — La vista Familias en el directorio de Personas muestra su congregación organizada por hogar.
Ver familias
- Vaya a Personas desde la barra lateral izquierda.
- Haga clic en el botón de modo de vista Familias en la parte superior de la página.
- Verá tarjetas de familia que muestran el nombre de la familia, los miembros y sus roles.
Puede buscar familias por nombre o por el nombre de cualquier miembro de la familia.
Crear una nueva familia
Desde el perfil de una persona
- Abra el perfil de la persona y vaya a la pestaña Familia.
- Haga clic en Crear nueva familia.
- Ingrese el Nombre de la familia (por ejemplo, «La familia Johnson»).
- Asigne un Rol para esta persona (consulte las opciones de rol a continuación).
- Opcionalmente, busque y agregue otras personas existentes como miembros adicionales, asignando a cada una un rol.
- Haga clic en Crear familia.
Desde el directorio de Personas
- Vaya a Personas y cambie a la vista Familias.
- Haga clic en Crear familia.
- Ingrese el Nombre de la familia.
- Busque y agregue miembros desde su directorio existente, asignando a cada persona un rol.
- Haga clic en Crear familia.
Roles familiares
Cuando agrega a alguien a una familia, le asigna un rol que describe su relación dentro del hogar:
| Rol | Descripción |
|---|---|
| Jefe de hogar | El adulto principal de la familia |
| Cónyuge | La pareja del jefe de hogar |
| Padre/Madre | Un padre o madre en el hogar |
| Padrastro/Madrastra | Un padrastro o madrastra en el hogar |
| Tutor | Un tutor legal |
| Abuelo/a | Un abuelo o abuela en el hogar |
| Hijo | Un hijo (normalmente menor de edad) |
| Hijo adulto | Un hijo adulto que sigue siendo parte del hogar |
| Otro familiar | Otro miembro de la familia (primo, hermano, etc.) |
| No familiar | Alguien que comparte el hogar pero no está emparentado |
Consejo: Los roles son más que etiquetas. TimelyChurch los usa para configurar automáticamente los permisos de tutor y recogida para el registro. Los roles de Jefe de hogar, Cónyuge, Padre/Madre, Padrastro/Madrastra y Tutor se marcan automáticamente como tutores legales que pueden recoger niños.
Agregar miembros a una familia existente
Agregar una persona existente
- Abra la familia (desde la pestaña Familia del perfil de un miembro, o desde la vista Familias haciendo clic en el nombre de la familia).
- Haga clic en Agregar miembro.
- Busque a la persona por nombre, correo electrónico o número de teléfono.
- Selecciónela en los resultados de búsqueda.
- Elija su Rol en la familia.
- Haga clic en Agregar.
Crear una nueva persona y agregarla a la familia
Si la persona aún no existe en su directorio:
- Abra la familia.
- Haga clic en Crear y agregar miembro.
- Complete los datos de la nueva persona:
- Nombre y Apellido (obligatorios)
- Correo electrónico, Teléfono, Fecha de nacimiento, Género (opcionales)
- Rol en la familia (obligatorio)
- Opcionalmente marque Heredar dirección para copiar la dirección de la familia a la nueva persona.
- Haga clic en Crear y agregar.
La nueva persona se creará en su directorio y se vinculará inmediatamente a la familia.
Consejo: Cuando «Heredar dirección» está marcada, la dirección de la familia se copia automáticamente al perfil de la nueva persona. Esto le evita ingresar la misma dirección varias veces para cada miembro de la familia.
Gestionar miembros de la familia
Actualizar el rol de un miembro
- Abra la familia.
- Encuentre al miembro que desea actualizar.
- Haga clic en el botón Editar junto a su nombre.
- Cambie su Rol, estado de Contacto principal, Recibe correo o configuración de Heredar dirección.
- Haga clic en Guardar.
Permisos de tutor y registro
Para familias con niños, puede configurar estos ajustes importantes para cada miembro adulto:
- Tutor legal — ¿Es esta persona tutor legal de los niños?
- Puede recoger — ¿Está autorizada para recoger niños durante el registro?
- Contacto de emergencia — ¿Debe figurar como contacto de emergencia?
- Prioridad de emergencia — Si hay varios contactos de emergencia, ¿cuál es el orden de prioridad? (1 = primero en llamar)
- Notas de custodia — Cualquier información importante de custodia o seguridad
Estas configuraciones se asignan automáticamente cuando establece un rol de padre/tutor, pero puede anularlas manualmente.
Consejo: Solo los adultos (18 años o más) pueden tener permisos de tutor, recogida y contacto de emergencia. Estas opciones no aparecerán para los niños.
Quitar a un miembro de una familia
- Abra la familia.
- Encuentre al miembro que desea quitar.
- Haga clic en Quitar de la familia.
- Confirme la acción.
Quitar a alguien de una familia no elimina su registro de persona. Solo quita la conexión familiar. Su perfil individual y todos los demás datos permanecen intactos.
Actualizar datos de la familia
- Abra la familia (desde la vista Familias o la pestaña Familia de un miembro).
- Edite la información a nivel de familia:
- Nombre de la familia
- Correo electrónico de la familia
- Teléfono de casa
- Dirección (línea 1, línea 2, ciudad, estado, código postal, país)
- Número de sobre (para seguimiento de donaciones)
- Fecha de aniversario
- Haga clic en Guardar.
Desactivar o archivar una familia
Desactivar una familia
- Abra la familia.
- Haga clic en Desactivar desde el menú Acciones.
- La familia se marcará como inactiva. Ya no aparecerá en la vista predeterminada de Familias, pero el registro se conserva.
Archivar (eliminar) una familia
- Abra la familia.
- Haga clic en Archivar desde el menú Acciones.
- Debe quitar a todos los miembros de la familia antes de que pueda archivarse. Si quedan miembros, verá un mensaje de error.
Para restaurar una familia archivada, encuéntrela usando el filtro de archivados y haga clic en Restaurar.
Solicitudes para unirse a la familia (Portal del Miembro)
Los miembros pueden solicitar ser agregados a una familia desde el portal del miembro. Cada solicitud entra en una cola para que el personal o el contacto principal de la familia la apruebe o rechace; nadie puede unirse discretamente a otro hogar.
Cómo envía una solicitud un miembro
- El miembro inicia sesión en el portal del miembro y abre su perfil.
- Busca una familia existente por nombre.
- Elige el Rol que solicita (cónyuge, padre/madre, hijo u otro).
- Opcionalmente incluye un Mensaje que explique la solicitud (por ejemplo, «Acabo de casarme, me uno a la familia Smith»).
- Hace clic en Enviar solicitud. La solicitud se guarda con estado Pendiente.
Un miembro no puede tener más de una solicitud pendiente a la misma familia al mismo tiempo.
Cómo revisa el personal las solicitudes
- Desde el portal de administración, abra la familia o la cola de Solicitudes para unirse a la familia.
- Cada solicitud pendiente muestra:
- La persona que envió la solicitud
- La familia a la que desea unirse
- El rol que solicita
- Su mensaje opcional
- Elija una de tres acciones:
- Aprobar — La persona se agrega a la familia con el rol solicitado. Las solicitudes de cónyuge, padre/madre, hijo y «otro» se asignan al rol familiar correspondiente; en el caso de una solicitud de «hijo», el sistema también marca Recibe correo como
false(los niños no reciben envíos por correo de forma predeterminada). La solicitud se marca con fecha y hora y se registra el revisor. - Rechazar — La solicitud se cierra sin cambiar la familia. Puede incluir notas de revisión que expliquen el motivo.
- Aprobar — La persona se agrega a la familia con el rol solicitado. Las solicitudes de cónyuge, padre/madre, hijo y «otro» se asignan al rol familiar correspondiente; en el caso de una solicitud de «hijo», el sistema también marca Recibe correo como
- Opcionalmente agregue Notas de revisión — se guardan en el registro de la solicitud para responsabilidad y auditoría.
Referencia de estados
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | Enviada, en espera de revisión |
| Aprobado | La persona fue agregada a la familia |
| Rechazado | La solicitud fue rechazada; la familia no cambió |
Para un recorrido más detallado de la experiencia del miembro, consulte Solicitudes para unirse a la familia.
Cómo funcionan las familias con otras funciones
- Directorio de Personas — Cambie a la vista Familias para explorar su directorio por hogar.
- Registro — Los roles familiares determinan la autorización de recogida y el estado de tutor para el registro de niños.
- Importar — Al importar desde otro sistema de gestión de iglesias, TimelyChurch puede crear familias automáticamente y vincular miembros según los datos de hogar en su archivo CSV.
- Combinar — Al combinar registros duplicados de personas, las membresías familiares de ambos registros se combinan.
- Portal del Miembro — Los miembros pueden enviar solicitudes para unirse a la familia para ser agregados a una familia existente; el personal las aprueba o rechaza desde el portal de administración.