Configurar roles y permisos

Los roles controlan lo que cada miembro del equipo puede ver y hacer en TimelyChurch. Al configurar los roles con cuidado, se asegura de que todos tengan acceso a las herramientas que necesitan — y solo a las que necesitan.

Comprender los roles

Un rol es un conjunto de permisos que usted asigna a un miembro del equipo. Cuando invita a alguien a su equipo, elige qué rol recibirá. Ese rol determina a qué secciones del panel de administración puede acceder y qué acciones puede realizar.

Por ejemplo:

• Un Administrador puede acceder a todo.
• Un rol de maestro podría ver solo lecciones, horarios y asistencia.
• Un rol de voluntario de medios podría acceder solo a anuncios y eventos.

Acceder a los roles

1. Inicie sesión en su panel de administración de TimelyChurch.
2. En la barra lateral, expanda la categoría Administración.
3. Haga clic en Roles y permisos.

Esto abre la página Administrar roles, donde cada rol se muestra como una tarjeta con su nombre, color y cuántos miembros del equipo están asignados a él.

Roles predeterminados

Cuando se crea su iglesia, TimelyChurch crea automáticamente un conjunto de roles predeterminados basados en estructuras comunes de equipos de iglesia. Aparecen en su página Administrar roles (Administración → Roles y permisos) y pueden personalizarse o ampliarse en cualquier momento. Cada rol predeterminado lleva una pequeña insignia Predeterminado para distinguirlo de los roles personalizados que cree.

Nota: Los dos roles de finanzas — Administrador de finanzas y Contador (solo lectura) — solo se crean cuando su plan incluye los módulos de Finanzas. En planes sin Finanzas, verá Administrador, Líder de equipo, Miembro del equipo y Miembro.

Cómo el administrador fundador obtiene acceso completo

Cuando creó su iglesia (consulte Registrarse y crear su iglesia), se vinculó automáticamente como administrador de la iglesia con acceso completo, separado de estos roles predeterminados. Los roles anteriores son puntos de partida que asigna a otras personas que invite.

Consejo: Los roles predeterminados son un punto de partida. Cada iglesia es diferente, así que no dude en ajustar los permisos para que coincidan con cómo opera realmente su iglesia. También puede restablecer cualquier rol predeterminado a su estado inicial en cualquier momento; consulte Restablecer un rol a los valores predeterminados más abajo.

Crear un rol personalizado

Si los roles predeterminados no se ajustan a sus necesidades, puede crear roles personalizados adaptados a su iglesia.

1. En la página Administrar roles, haga clic en el botón Nuevo rol (arriba a la derecha). Si aún no tiene roles, haga clic en Crea tu primer rol.
2. (Opcional) Elija una plantilla de inicio rápido en la parte superior del formulario — como Director de adoración, Contador de ofrendas, Revisor o Contador — para completar previamente el rol con un conjunto sensato de permisos. Aún puede editar todo antes de guardar.
3. Complete los siguientes detalles:
   • Nombre del rol — Un nombre claro y descriptivo (por ejemplo, "Líder de adoración" o "Equipo de finanzas").
   • Descripción — Una breve explicación del propósito de este rol (hasta 500 caracteres).
   • Color — Elija un color para distinguir visualmente este rol en la lista del equipo.
   • Alcance del permiso — Elija el nivel de visibilidad de datos (consulte más abajo).
   • Permisos del módulo — Seleccione a qué funciones puede acceder este rol y qué acciones puede realizar dentro de cada función (consulte más abajo).
4. Haga clic en Crear rol.

Comprender el alcance

La configuración Alcance del permiso controla cuántos datos puede ver un miembro del equipo. En el formulario de rol, el alcance se elige entre tres tarjetas:

Por ejemplo, un maestro con alcance "Solo registros propios" solo puede ver sus propias clases y registros de asistencia. Un maestro con alcance "Todos los registros" puede ver todas las clases de la iglesia.

Consejo: En caso de duda, comience con el alcance "Solo registros propios" y amplíe el acceso solo cuando sea necesario. Siempre puede cambiar el alcance más adelante sin interrumpir nada.

Comprender los permisos del módulo

Los módulos son las áreas principales de funciones en TimelyChurch. En el formulario de rol se agrupan en categorías plegables para que encuentre lo que necesita rápidamente:

• Personas y familias — Personas, Seguimientos, Familias, Grupos
• Clases y educación — Clases, Horarios, Lecciones, Asistencia
• Eventos y calendario — Eventos, Calendario, Salas e instalaciones, Recursos y equipo
• Voluntarios y equipos — Equipos de servicio, Voluntarios, Tareas
• Registro — el sistema de registro y el quiosco
• Comunicación — Mensajes, Anuncios, Plantillas de correo, Campañas de correo, Sesiones de preguntas y respuestas
• Formularios — creación de formularios y envíos
• Finanzas — Donaciones, Fondos, Promesas, Presupuestos, Contabilidad, Estados de donaciones
• Adoración — Canciones y música, Planes de servicio, Sermones
• CMS del sitio web — páginas públicas del sitio web y navegación
• Asistente de IA — el asistente de IA y la biblioteca de contexto
• Informes y datos — Informes, Importar y exportar
• Administración — Gestión del equipo, Configuración, Campos personalizados

Establecer un nivel de permiso

Para cada módulo que active, la forma más rápida de establecer el acceso es el control de nivel de permiso — una fila de etiquetas:

Si desea un control más fino, expanda las casillas de acción debajo (por ejemplo Ver, Crear, Editar, Eliminar y acciones específicas del módulo como Importar, Exportar, Enviar, Publicar o Conciliar). Mezclar acciones que no coincidan con un nivel preestablecido cambia la etiqueta a un estado Personalizado. Por ejemplo, podría dar a un voluntario la capacidad de ver registros de personas pero no editarlos ni eliminarlos.

Editar un rol

1. En la página Administrar roles, busque el rol que desea editar.
2. Haga clic en el ícono Editar (lápiz) en la tarjeta del rol.
3. Realice sus cambios en el nombre, descripción, color, alcance o permisos.
4. Haga clic en Guardar cambios.

Los cambios entran en vigor de inmediato para todos los miembros del equipo asignados a ese rol.

Nota: El rol Administrador siempre mantiene acceso completo; sus permisos no pueden cambiarse (verá una nota que lo indica y los controles estarán bloqueados). Aún puede renombrarlo o cambiar su color. Todos los demás roles, incluidos los otros roles predeterminados, son totalmente editables.

Consejo: Antes de hacer cambios importantes en los permisos, avise a los miembros del equipo afectados para que no se sorprendan cuando una función aparezca o desaparezca de su vista.

Restablecer un rol a los valores predeterminados

Si ha personalizado un rol predeterminado y desea restaurarlo a su configuración original:

1. Busque el rol en la página Administrar roles (tendrá una insignia Predeterminado).
2. Haga clic en el ícono Restablecer a predeterminado en la tarjeta del rol (esta opción solo aparece para roles que coinciden con una plantilla predeterminada del sistema).
3. Confirme el restablecimiento.

El nombre, la descripción, el color y todos los permisos del rol se restaurarán a los valores predeterminados originales. Los miembros del equipo asignados a este rol verán de inmediato los permisos actualizados.

Eliminar un rol personalizado

Si ya no necesita un rol personalizado:

1. Busque el rol en la página Administrar roles.
2. Haga clic en el ícono Eliminar (papelera) en la tarjeta del rol.
3. Confirme la eliminación.

Importante: No puede eliminar un rol que aún tenga miembros del equipo asignados; reasigne primero a esos miembros a un rol diferente. Tampoco puede eliminar un rol al que haga referencia una invitación pendiente; revoque o espere esas invitaciones antes de eliminar el rol.

Consejo: En lugar de eliminar un rol, considere conservarlo y simplemente no asignar a nadie. Así lo tendrá listo si lo necesita más adelante.

Cómo afectan los roles a la barra lateral

Los miembros del equipo solo ven elementos del menú de la barra lateral para los módulos que su rol les concede acceso. Por ejemplo:

• Si un rol no incluye los módulos de Finanzas, la sección Finanzas no aparecerá en la barra lateral de esa persona.
• Si un rol incluye Personas pero no Seguimientos, verá el enlace Personas pero no el enlace Seguimientos.

Esto mantiene la interfaz limpia y enfocada para cada miembro del equipo.

Nota: Los roles controlan lo que alguien puede acceder. Algunos módulos también dependen del plan de su iglesia; un módulo incluido en su plan pero aún no disponible en el nivel actual puede aparecer en la barra lateral como un elemento bloqueado con un mensaje de actualización en lugar de estar oculto.

Buenas prácticas

1. Comience de forma sencilla. Empiece con los roles predeterminados y ajústelos a medida que aprenda lo que su equipo necesita.
2. Use nombres descriptivos. Nombre sus roles según los puestos reales en su iglesia (p. ej., "Director de ministerio infantil" en lugar de "Rol 3").
3. Limite el acceso de administrador. Solo otorgue el rol completo de Administrador a quienes realmente lo necesiten. Esto protege sus datos y configuración.
4. Revise periódicamente. A medida que su iglesia crece o cambia el personal, revise sus roles para asegurarse de que sigan teniendo sentido.
5. Use el alcance con sabiduría. El alcance "Todos los registros" es poderoso; concédalo solo a quienes necesiten ver todo.

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