El proceso de Registro

Este artículo recorre cada método que las familias pueden usar para registrarse, ya sea en el quiosco de autoservicio o con la ayuda de un administrador en la Estación de registro de asistencia.

Iniciar una sesión de Registro

Antes de que alguien pueda registrarse, debe haber una sesión activa.

1. Abra Registro desde la barra lateral en el panel de administración.
2. Haga clic en Iniciar sesión.
3. En la ventana de inicio de sesión de registro, elija opcionalmente un evento o clase en el menú desplegable Vincular a evento/clase (o déjelo en «Sin evento: sesión independiente») y asigne un nombre personalizado a la sesión (o déjelo en blanco para el predeterminado).
4. Haga clic en Iniciar sesión para activarla.

Una sesión también puede crearse automáticamente cuando abre Registro desde un evento en el módulo Eventos, que pasa el evento para que la nueva sesión quede vinculada a él.

Nota: Puede ejecutar varias sesiones al mismo tiempo para distintos eventos o clases. Cada sesión lleva su propia lista de forma independiente.

Método 1: Búsqueda por número de teléfono (recomendado)

Este es el método más rápido para familias que ya están en el sistema.

En el quiosco

1. La familia ingresa su número de teléfono usando el teclado numérico en pantalla. Solo se necesitan los últimos 4 o más dígitos.
2. Tocan Encontrar a mi familia.
3. El sistema busca en los números de teléfono móvil, de casa y del trabajo de todas las personas en la base de datos de la iglesia.
4. Aparecen las familias coincidentes, agrupadas por hogar. Cada miembro de la familia se lista con su nombre, edad, foto, información de alergias y clase inscrita.
5. La familia toca a cada persona que se registrará hoy. Aparece una marca de verificación verde junto a los miembros seleccionados.
6. Tocan Registrar para completar el proceso.
7. Se muestran los códigos de seguridad y se pueden imprimir las etiquetas.

En el panel de administración

1. Seleccione la pestaña Número de teléfono en la página de la Estación de registro de asistencia. Es la pestaña que ya está seleccionada al abrir la estación, así que normalmente puede empezar a escribir de inmediato.
2. Escriba el número de teléfono en el campo de búsqueda (texto de ejemplo: «Ingrese el teléfono (últimos 4+ dígitos)...»).
3. Los resultados de la familia aparecen solos. Haga clic en cada persona para seleccionarla.
4. Haga clic en Registrar [N] persona(s).

Consejo: La información de la clase inscrita se completa automáticamente. Si un niño está inscrito en «Kindergarten», esa clase quedará preseleccionada; el padre o madre no tiene que elegirla manualmente.

Escribir o escanear el número de teléfono

El campo de teléfono en la pestaña Número de teléfono es un campo de ingreso de teléfono estándar, y acepta un número de dos maneras:

• Escriba los dígitos en su teclado o en el teclado numérico en pantalla, o
• Escanee el número con un escáner de códigos de barras o de credenciales USB o Bluetooth. Un escáner simplemente «escribe» los caracteres en el campo que esté enfocado, así que no hay un modo de escáner aparte que activar: haga clic en el campo de teléfono y escanee.

No hay un botón «Buscar» aparte en la estación de administración. A medida que ingresa dígitos, la búsqueda se ejecuta automáticamente tras una breve pausa (alrededor de un tercio de segundo), y los resultados se acotan conforme agrega más dígitos.

Nota: Solo necesita los últimos 4 o más dígitos. Menos de 4 dígitos no devuelve resultados. La búsqueda revisa los números de móvil, de casa y del trabajo de las personas activas de su iglesia.

Consejo: La coincidencia ignora la puntuación por completo. Los paréntesis, espacios, guiones, puntos y barras se eliminan tanto de lo que escribe como de lo que está guardado antes de comparar los números, así que un número guardado como (360) 903-5828 se encuentra ya sea que escriba 3609035828, 903-5828 o solo 5828. (Esto solía causar problemas a las iglesias: los números guardados con paréntesis o barras podían no coincidir nunca en silencio. Eso ya está corregido.)

(Captura de pantalla próximamente.)

Método 2: Búsqueda por nombre

Útil cuando el número de teléfono de una familia no está registrado o la familia no recuerda qué número usó al inscribirse.

En el quiosco

1. En la pantalla de ingreso de teléfono, toque Buscar por nombre.
2. Escriba el nombre o apellido de la persona.
3. Aparecen los resultados coincidentes con fotos, edades y alertas de alergias.
4. Seleccione a la persona y continúe con el registro.

En el panel de administración

1. Seleccione la pestaña Búsqueda por nombre.
2. Escriba al menos 2 caracteres. Los resultados aparecen de inmediato.
3. Haga clic en Registrar junto a la persona.
4. Asigne opcionalmente una clase desde el menú desplegable.
5. Haga clic en Completar registro.

Método 3: Código QR / código de Pre-registro

Para familias que se preinscribieron desde el portal de miembros (consulte el artículo de Pre-registro).

En el quiosco

1. En la pantalla de ingreso de teléfono, toque ¿Tiene un código de pre-registro? o Escanear código QR con cámara.
2. Escanee el código QR del teléfono de la familia, o escriba manualmente el código de 8 caracteres usando el teclado en pantalla.
3. El sistema valida el código, verifica que sea para hoy y que no se haya usado ya, y registra automáticamente a todos los miembros de la familia preseleccionados.
4. Los códigos de seguridad y las etiquetas se generan al instante.

Un escáner de código de barras Bluetooth o USB también puede leer el código QR en cualquier momento sin navegar a una pantalla específica.

Método 4: Registro de visitantes sin cita previa

Para visitantes por primera vez que aún no están en el sistema.

En el quiosco

1. Toque Agregar visitante en la barra del encabezado del quiosco.
2. Ingrese el nombre, apellido y opcionalmente un número de teléfono para cada miembro de la familia.
3. Indique si cada persona es niño o adulto.
4. Para los niños, ingrese opcionalmente su nivel de grado e información de alergias.
5. Envíe el formulario. Se genera un único código de seguridad compartido para toda la familia.
6. El sistema crea nuevos registros de Persona y, si se ingresan varias personas, un nuevo registro de Familia que las vincula.

En el panel de administración

El registro de visitantes también está disponible desde el encabezado del quiosco. El modal de visitante acepta hasta 7 miembros de la familia a la vez.

Método 5: Registro de voluntarios

Los voluntarios (maestros, ayudantes, recepcionistas) se registran por separado de los niños a los que sirven. Esto facilita saber quién está de turno en un servicio determinado y hacer cumplir las proporciones voluntario-niño en cada sala.

Desde la Estación de registro de asistencia de administración

1. Abra Registro en el panel de administración.
2. Busque al voluntario en el panel de búsqueda (búsqueda por teléfono o por nombre).
3. Elija la clase/grupo en el que servirá ese día.
4. Toque Registrar como voluntario.

El voluntario se agrega a la sesión con un tipo de registro volunteer. Aparece en la vista de salas y en el panel de voluntarios del informe de la sesión.

Salida de voluntarios

Los voluntarios no requieren un código de seguridad al registrar la salida. Toque el botón Salida junto a su nombre en la lista: el sistema registra la hora de salida y reduce el conteo en vivo de voluntarios para esa sala.

Consejo: Los registros de voluntarios también alimentan sus estadísticas de servicio. El sistema lleva el control de con qué frecuencia sirve cada persona, lo que ayuda con el reconocimiento de fin de año y los informes de rotación de servicio.

Proporción voluntario-niño

Para cada clase con niños registrados, TimelyChurch calcula una proporción en vivo de voluntarios de turno frente a niños presentes. La proporción es:

• Voluntarios — Conteo de registros de voluntarios para ese grupo, aún sin registrar salida, para hoy.
• Niños — Conteo de registros de niños para ese mismo grupo, aún sin registrar salida, para hoy.
• Proporción — Niños divididos entre voluntarios (redondeado a un decimal). Se muestra solo cuando hay al menos un voluntario registrado.

Por ejemplo, si 3 voluntarios y 12 niños están registrados en «Kindergarten», la proporción es 4.0 (un voluntario por cada cuatro niños).

Puede usar este número para:

• Cumplimiento — Muchas políticas de seguridad infantil requieren una proporción mínima adulto-niño (comúnmente 1:5 para edades 3-5, 1:8 para edades 6-12). El panel hace visible la proporción actual de un vistazo.
• Cobertura — Detecte salas con poco personal y reasigne un voluntario antes de que lleguen los niños.
• Informes — Las revisiones posteriores al servicio usan los mismos datos.

Consulte Registro de voluntarios para el flujo de trabajo completo.

Qué ocurre al registrarse

Cuando una persona se registra correctamente, ocurre lo siguiente:

1. Se crea un registro de entrada con el nombre de la persona, alergias, notas especiales y un código de seguridad único.
2. Ese mismo registro de entrada también funciona como la asistencia de la persona para el día, marcada como «presente». Si la persona está asignada a una clase, la asistencia se registra contra esa clase. (Registro y Asistencia son un sistema unificado; no hay un paso de asistencia separado que completar.)
3. El registro aparece en la lista en vivo en la Estación de registro de asistencia de administración, visible tanto en la vista de lista como en la vista de salas.
4. Si la impresión automática está habilitada, las etiquetas se envían a la impresora de inmediato.

Registrar a varias personas (registro familiar)

Al usar la búsqueda por teléfono, puede seleccionar varios miembros de la familia y registrarlos a todos con una sola acción. Cada persona recibe su propio código de seguridad. El modal de éxito muestra todos los códigos y ofrece un botón Imprimir etiquetas para imprimir todas las etiquetas a la vez.

Registrar salida

La salida requiere un código de seguridad para proteger la seguridad infantil.

Salida verificada por código

1. En la Estación de registro de asistencia de administración, busque el panel Verificar y registrar salida (en escritorio, está en la barra lateral derecha; en móvil, toque la sección expandible «Verificar y registrar salida»).
2. Ingrese el código de seguridad de 6 caracteres.
3. Haga clic en Verificar código.
4. El sistema muestra el nombre de la persona, la hora de registro y cualquier nota de alergia.
5. Para un niño: aparece una lista «¿Quién va a recoger?» con los adultos autorizados para la recogida de la familia. Seleccione a la persona que recogerá al niño. El botón Confirmar salida permanece deshabilitado hasta que se elija una persona de recogida.
6. Haga clic en Confirmar salida para completar la salida.

Anulación de administrador: Si ha iniciado sesión como administrador y el adulto correcto no está en la lista de recogidas autorizadas, marque Anular autorización de recogida (solo administrador) en el panel. Esto le permite completar la salida, y la anulación queda registrada en las notas del registro de entrada para sus registros.

Salida rápida (el botón «Salida»)

El botón Salida junto a cada persona registrada en la lista la registra como salida sin escribir el código de seguridad, útil cuando el padre o madre perdió su comprobante.

• Para adultos y voluntarios, el botón Salida los registra como salida con un solo toque.
• Para un niño, el botón Salida abre una ventana «¿Quién va a recoger?» con la lista de adultos autorizados para la recogida de la familia. Debe seleccionar uno antes de que la salida pueda completarse. Si no hay adultos autorizados registrados, use Verificar y registrar salida con la anulación de administrador en su lugar.

Seguridad infantil: Un niño nunca puede ser entregado sin nombrar a un adulto autorizado para la recogida (o que un administrador lo anule en el panel Verificar y registrar salida). La salida rápida para niños sigue aplicando esta salvaguarda: solo omite el paso del código de seguridad, no la verificación de recogida.

¿Quién va a recoger? (el selector de recogida)

Siempre que registre la salida de un niño —a través de Verificar y registrar salida o del botón rápido Salida— aparece una lista «¿Quién va a recoger?». Muestra a los miembros de la familia del niño que están marcados como recogidas autorizadas, cada uno con una foto (o su inicial) y, cuando corresponde, una insignia de Tutor para los tutores legales.

Elija a la persona que realmente va a recoger al niño y luego pulse Confirmar salida (o Registrar salida). El botón permanece atenuado hasta que seleccione a alguien. La persona que elija queda registrada en el registro de entrada y se muestra en la lista como «Recogido por …», así tiene un registro claro de quién se fue con cada niño. El servidor vuelve a verificar su elección contra la lista de recogidas autorizadas del niño antes de la entrega.

Algunas cosas que conviene saber:

• La foto está ahí para verificar una cara, no solo un código. Cada recogida autorizada aparece con su foto de perfil junto a su nombre (con un avatar de iniciales cuando no hay foto registrada), para que el voluntario que entrega al niño pueda comparar a la persona que tiene delante, y no solo confiar en que se entregó el código de seguridad correcto. La misma foto de recogida aparece en todos los lugares donde ocurre la salida: la ventana de Salida rápida, el índice de Registro, la Lista del aula y el quiosco.
• La lista proviene de la casilla «Puede recoger». Un miembro de la familia aparece aquí solo cuando Puede recoger está marcado en su registro. Configúrelo en Personas → Familias: abra la familia y marque Puede recoger para cada padre, madre o tutor autorizado a recoger a los niños.
• La insignia de Tutor no otorga la recogida. Está para ayudarle a reconocer a un tutor legal, pero no autoriza por sí sola una entrega. La autorización proviene únicamente de la casilla Puede recoger. Esto significa que puede impedir que un tutor específico recoja a un niño (por ejemplo, una restricción de custodia) simplemente dejando Puede recoger sin marcar para esa persona.
• La persona debe estar en la lista del niño. Si nombra a alguien que no es una recogida autorizada, la entrega se bloquea con «Esta persona no está autorizada para recoger a [nombre].» Un administrador aún puede anular esto en el panel Verificar y registrar salida (ver arriba); el botón rápido Salida no tiene anulación.
• ¿Nadie configurado todavía? Si el niño no tiene recogidas autorizadas registradas, el selector muestra una nota ámbar —«Aún no hay nadie configurado como recogida autorizada para este niño.»— con un recordatorio para abrir Personas → Familias y marcar Puede recoger en el padre, la madre o el tutor.

(Captura de pantalla próximamente.)

Notas de custodia

Si un niño tiene una nota de custodia en el registro de su familia (una orden judicial o una restricción de recogida), se presenta como una alerta roja «Nota de custodia:» en la parte superior de la ventana de salida rápida, mostrada antes de que entregue al niño, para que el voluntario en la puerta la vea a tiempo para actuar. Si el niño pertenece a más de una familia, las notas se combinan para que no se pase nada por alto.

Nota: La alerta de custodia aparece en la ventana rápida Registrar salida del niño (la ruta móvil / de la página de sesión). La barra lateral de escritorio Verificar y registrar salida muestra el selector de recogida pero no repite la nota de custodia, así que para los niños con restricciones de custodia el botón rápido Salida es el lugar más seguro para hacer la entrega.

Prevención de registros duplicados

El sistema evita que una persona se registre dos veces en la misma sesión. Si alguien ya está registrado, el sistema mostrará un mensaje de error y omitirá a esa persona durante un registro familiar.