Permisos y roles de difusión
Las distintas herramientas de difusión en TimelyChurch están restringidas por diferentes permisos. Este artículo explica quién puede enviar qué y cómo otorgar o revocar acceso de difusión a través de Roles y permisos.
Referencia rápida: quién puede enviar qué
| Herramienta de difusión | Quién puede usarla |
|---|---|
| Anuncios de la iglesia | Administrador; los roles con Crear / Editar redactan borradores, los roles con Publicar los ponen en vivo |
| Campañas de correo y Automatizaciones | Administrador (con acceso de envío) |
| Mensajes directos | Administrador, Líder de equipo (con acceso de envío) |
| Mensajes / Anuncios de grupo | Administrador, líderes de grupo (acceso de mensajería o anuncios más liderazgo del grupo objetivo) |
| Administración de Plantillas de correo | Administrador (con acceso de edición) |
Nota: "Administrador" es el rol integrado de acceso completo. Los demás roles integrados (como Administrador de finanzas, Líder de equipo, Miembro del equipo, Miembro) obtienen por defecto solo una porción de nivel de lectura de las funciones de comunicación; por ejemplo, el Líder de equipo puede enviar mensajes directos y ver anuncios, pero no puede crear/publicar anuncios ni enviar campañas de correo. Otorgue esas acciones editando un rol en Roles y permisos.
Modelo de permisos
TimelyChurch utiliza un sistema de permisos de módulo + acción. Un permiso es la combinación de:
- Un módulo -- un área de función como Anuncios, Mensajería o Campañas de correo
- Una acción -- lo que el usuario puede hacer dentro de ese módulo: ver, crear, editar, eliminar, enviar, publicar o administrar
Por ejemplo:
- Ver anuncios -- puede leer anuncios
- Crear anuncios -- puede redactar anuncios nuevos
- Publicar anuncios -- puede poner un anuncio en vivo o retirarlo
- Enviar mensajes -- puede enviar mensajes directos
- Enviar campañas de correo -- puede enviar campañas de correo
Cada acción se verifica contra el permiso del usuario actual para esa combinación de módulo + acción antes de ejecutarse. Si la verificación falla, el usuario recibe un mensaje claro en lugar de una página de error en blanco -- por ejemplo «No tiene permiso para…», o «Publicar un anuncio requiere acceso «Administrar» en Comunicación. Consulte a su administrador de la iglesia si lo necesita.»
Módulos de comunicación en detalle
Mensajería
Acciones disponibles: ver, enviar, administrar
- Ver -- Puede abrir la bandeja de entrada y leer conversaciones de las que forma parte
- Enviar -- Puede redactar mensajes nuevos y respuestas
- Administrar -- Puede ver y atender los problemas de entrega de correo y Telegram en la página Requiere atención (correos rebotados o fallidos, campañas atascadas)
Anuncios
Acciones disponibles: ver, crear, editar, eliminar, publicar
- Ver -- Puede abrir la página Anuncios (la mayoría de los miembros ya ven anuncios públicos)
- Crear -- Puede redactar anuncios nuevos. Sin Publicar, un anuncio nuevo se guarda como borrador: «Se guardará como borrador. Alguien con acceso «Administrar» en Comunicación puede publicarlo.»
- Editar -- Puede modificar anuncios existentes, fijarlos, y aprobar, ocultar o eliminar comentarios
- Eliminar -- Puede archivar o eliminar permanentemente anuncios
- Publicar -- Puede poner un anuncio en vivo o retirarlo, cambiar cuándo sale o deja de mostrarse un anuncio en vivo, cambiarlo entre público y solo para miembros, y enviarlo por correo a los miembros
Consulte Borradores y publicación para ver cómo se ve esto en la página.
Plantillas de correo
Acciones disponibles: ver, crear, editar, eliminar
Controla quién puede usar la página Plantillas de correo para los correos automáticos del sistema (recordatorios de horario, solicitudes de suplencia, etc.). Enviar un correo de prueba y activar o desactivar una plantilla requieren la acción Editar. La mayoría de las iglesias dejan esto solo con el rol Administrador; desactivar la plantilla incorrecta detiene ese correo para todos.
Campañas de correo
Acciones disponibles: ver, crear, editar, eliminar, enviar
Controla quién puede usar el módulo Campañas de correo, que también cubre las automatizaciones de correo (correos basados en disparadores, como un correo de bienvenida cuando alguien se registra en un evento). Enviar ahora y Horario requieren la acción Enviar. Enviar correo masivo es una acción de alto riesgo (impacto en la entregabilidad, efectos accidentales de "Responder a todos"), por lo que generalmente se limita a administradores y un pequeño grupo de comunicadores de confianza.
Restricción por plan: Las Campañas de correo y las Automatizaciones de correo electrónico también están restringidas a nivel de plan. Incluso con el permiso, solo puede usarlas si su iglesia está en un plan que incluye la función correspondiente (disponible en los niveles superiores). Si su plan no las incluye, verá un aviso de actualización en lugar de la herramienta.
Otorgar y revocar permisos
Los permisos se otorgan por asignación de rol. Cada miembro tiene un rol asignado por iglesia, y cada rol tiene una lista de pares de módulo + acción permitidos.
Para cambiar el acceso de difusión de una persona:
- Vaya a Administración > Roles y permisos en la barra lateral izquierda del portal de administración (se encuentra junto a Miembros del equipo y está disponible para usuarios con acceso al área de Equipo).
- Edite el rol que ya tiene o cree un rol nuevo con los módulos y acciones que desee. El editor usa pastillas de nivel de acceso simples -- Ninguno, Ver, Editar, Acceso completo -- como atajo sobre las acciones individuales subyacentes, para que no tenga que activar cada una manualmente.
- Asigne o cambie el rol de una persona desde la página Miembros del equipo (cada fila de miembro tiene un selector de rol en línea).
El rol integrado Administrador está preconfigurado con todos los permisos de comunicación relevantes y no se puede editar (su acceso está bloqueado en "lleno"). Los roles personalizados -- por ejemplo, un "Coordinador de comunicaciones" que cree usted mismo -- generalmente reciben una porción más estrecha (por ejemplo, crear y editar anuncios pero no eliminarlos).
Casos especiales
Líderes de grupo y anuncios de grupo
Enviar un anuncio a un solo grupo está restringido tanto por el permiso de envío de mensajes/anuncios como por si el usuario es líder del grupo objetivo. Incluso un administrador sin estado de líder estará autorizado (los administradores lideran implícitamente todos los grupos), pero un miembro regular debe ser un líder designado de ese grupo para enviar un mensaje a todo el grupo.
Enlaces mágicos
Cualquiera puede solicitar un enlace mágico ingresando su correo en la página de inicio de sesión del portal; no se requiere ningún rol. La plataforma solo envía el correo si la dirección coincide con una persona existente en la iglesia, por lo que esto no se considera una superficie de difusión no autenticada.
Alcances de permisos
Además de los permisos de acción, cada rol tiene un alcance que limita sobre qué registros puede actuar. El alcance de un rol es uno de:
- Solo registros propios -- Solo registros que el usuario creó o que le pertenecen
- Miembros del equipo -- Registros pertenecientes a los equipos/grupos que el usuario lidera
- Todos los registros -- Todos los registros en la iglesia (el alcance usado por el rol Administrador)
Los alcances se aplican automáticamente, de modo que un Líder de equipo con alcance de equipo (que aparece como Sus equipos en la página de Roles) ve solo las personas, grupos, clases, seguimientos y familias conectados con los equipos que dirige, incluso donde su permiso de acción permitiría ver más. Este acotamiento comienza en la fecha que muestra el aviso que ven los administradores en la parte superior de las páginas de administración; antes de esa fecha, los roles de Sus equipos siguen viendo toda la iglesia. Consulte Roles y permisos.
Auditoría de actividad de difusión
Para rendición de cuentas:
- Los Anuncios tienen marcas de tiempo de creación y última actualización, además del usuario que hizo cada cambio. La página de detalle muestra esta información.
- Las Campañas de correo registran quién las creó, además de registros de envío/apertura/clic por destinatario.
- Los Anuncios también tienen una pestaña Actividad que enumera las ediciones, la publicación y los envíos por correo.
- Los totales de entrega de correo del día aparecen en la página Plantillas de correo (consulte Registros de correo).
Si sospecha que un permiso estaba mal configurado o fue abusado, contacte al soporte de TimelyChurch -- la actividad queda registrada y el soporte puede ayudarle a revisarla.