Reserva de salas y equipo

TimelyChurch incluye un sistema de reserva de salas y equipo que se integra directamente con sus eventos. Reserve salas para servicios y reuniones, reserve equipo como proyectores y sistemas de sonido, y deje que el sistema compruebe automáticamente los conflictos de programación.

Dónde encontrar las salas y el equipo

Las salas y el equipo de su iglesia se configuran en Instalaciones en la barra lateral izquierda: Instalaciones → Salas e Instalaciones → Equipamiento. Agregue allí primero sus salas y equipo; luego aparecen en el menú desplegable Sala cuando crea un evento y en la pestaña Recursos de cada evento.

Consejo: Una sala puede tener un responsable: una persona o grupo que da su aprobación cuando esa sala se reserva mediante una solicitud de evento. Consulte Configurar tipos de eventos y reglas de aprobación.

Reserva de salas

Asignación de una sala a un evento

1. Al crear o editar un evento, busque el menú desplegable Sala.
2. Seleccione una sala de la lista de salas activas configuradas para su iglesia.
3. Si su evento tiene hora de inicio y hora de fin, se crea automáticamente una reserva de sala al guardar el evento.

Nota: El menú desplegable de salas muestra el nombre y la capacidad de cada sala (p. ej., «Salón de compañerismo (capacidad: 150)»). Esto le ayuda a elegir el espacio adecuado para la asistencia esperada.

También puede reservar o cambiar la sala más adelante desde la pestaña Recursos del evento: haga clic en Reservar una sala (o Cambiar), busque una sala y elija una. Las salas reservadas por otros eventos a la misma hora se muestran como Reservado actualmente y no se pueden elegir.

Detección automática de conflictos

TimelyChurch comprueba automáticamente los conflictos de programación cuando asigna una sala:

• Si la sala seleccionada ya tiene una reserva que se superpone con la hora de su evento, verá un error: «La sala seleccionada tiene un conflicto de reserva en este horario».
• La detección de conflictos tiene en cuenta el tiempo de montaje y desmontaje configurado en las reservas de sala, por lo que se incluye el tiempo de margen.
• Al editar un evento, el sistema excluye la reserva existente del propio evento de la comprobación de conflictos para que no se señale a sí mismo.

Detalles de la reserva de sala

Cada reserva de sala registra:

Cuando se asigna una sala a través de un evento, el estado de la reserva se establece automáticamente en Confirmado.

Propiedades de la sala

Cada sala en TimelyChurch puede tener las siguientes propiedades:

• Nombre — El nombre de visualización de la sala.
• Capacidad — Número máximo de personas.
• Edificio — En qué edificio está la sala.
• Piso — En qué piso.
• Montaje/Disposición — La distribución predeterminada de la sala:
  • Asientos del santuario
  • Estilo de aula
  • Mesas de compañerismo
  • En forma de U (Discusión)
  • Círculo de oración
  • Presentación en escenario
  • Estilo de teatro
  • Sala de juntas
  • Configuración de sala juvenil
  • Configuración de la guardería
  • Flexible / Espacio abierto
• Comodidades — Equipo y características disponibles:
  • Proyector, Pantalla, Pizarra
  • Sistema de sonido, Micrófono, Piano
  • Mesas, Sillas
  • Acceso a la cocina, Vista de la guardería
  • Accesible para personas con discapacidad, Aire acondicionado
• Color — Un color para la visualización en el calendario.

Notas, fotos y archivos adjuntos de la sala

Además de las reservas, cada sala tiene su propio registro de actividad, galería de fotos y almacén de documentos. Esto ayuda a los equipos de instalaciones a hacer seguimiento del mantenimiento, compartir diagramas de montaje y almacenar contratos de alquiler en un solo lugar.

Notas de la sala — Un registro con marca de tiempo de la actividad de la sala (p. ej., «Reparación de aire acondicionado programada», «Piano nuevo instalado»).

• Vea la lista de notas de una sala.
• Agregue una nota. Una nota puede tener una o más fotos adjuntas.
• Elimine una nota. Al eliminar una nota, también se eliminan las fotos adjuntas.

Fotos de la sala — Una galería independiente de imágenes de la sala (separada de las fotos de las notas). Útil para diagramas de montaje, fotos de referencia «tal como está» o fotos promocionales.

• Suba fotos a la galería.

Archivos adjuntos de la sala — Documentos vinculados a la sala, como planos de planta, manuales de equipo, contratos con proveedores o certificados de seguro.

• Suba documentos para conservarlos con la sala.

Consejo: Use las notas de la sala para actividad sensible al tiempo (reparaciones, inspecciones), la galería de fotos para referencia visual y los archivos adjuntos para documentos de referencia permanentes.

Reserva de salas con eventos recurrentes

Al crear eventos recurrentes con una sala asignada:

• Cada ocurrencia generada obtiene su propia reserva de sala.
• La detección de conflictos se ejecuta para cada ocurrencia de forma individual.
• Si una ocurrencia específica tiene un conflicto de sala, esa ocurrencia se omite mientras se crean las demás. El mensaje de resumen indica cuántas se omitieron por conflictos.

Cambio o eliminación de una sala

• Cambiar una sala: Edite el evento, seleccione una sala diferente y guarde. La reserva anterior se reemplaza por una nueva.
• Eliminar una sala: Edite el evento, borre la selección de sala y guarde. Se elimina la reserva de sala.

Reserva de equipo y recursos

TimelyChurch también admite la reserva de equipo y recursos para eventos.

Categorías de recursos disponibles

Los recursos se organizan en categorías:

Propiedades del recurso

Cada recurso tiene:

• Nombre — Qué es el recurso.
• Descripción — Detalles sobre el recurso.
• Categoría — De las categorías anteriores.
• Cantidad — Cuántas unidades hay disponibles. Esto permite la reserva parcial (p. ej., 10 mesas plegables y un evento reserva 4).
• Ubicación — Dónde se almacena el recurso.
• Reservable — Si el recurso puede reservarse.
• Requiere aprobación — Si las reservas necesitan aprobación del administrador antes de confirmarse.

Reserva de recursos para un evento

El equipo se reserva desde la pestaña Recursos del evento (active la capacidad Recursos si falta la pestaña):

1. Abra el evento y vaya a la pestaña Recursos.
2. En la sección Equipamiento, haga clic en Reservar equipo (o Reservar).
3. Busque el artículo y elíjalo. Los artículos reservados por otros eventos a la misma hora muestran disponibilidad reducida.
4. La reserva aparece en la lista de este evento. Cada reserva registra el recurso, la cantidad, el rango de tiempo, el estado y cualquier nota.

Cuando alguien solicita un recurso que requiere aprobación, todas las personas cuyo rol puede editar Recursos y equipo reciben una notificación en la aplicación y un correo sobre la solicitud. La persona que la hizo recibe una notificación y un correo cuando la reserva se aprueba o se rechaza. (Los correos usan las plantillas de correo de reservas de su iglesia, por lo que solo se envían mientras esas plantillas estén activas.)

Estados de reserva de recursos

Comprobación de disponibilidad

El sistema hace seguimiento de la disponibilidad de recursos por cantidad:

• Si un recurso tiene una cantidad de 10, y 6 ya están reservados para un horario superpuesto, solo quedan 4 disponibles.
• Las solicitudes de reserva que exceden la cantidad disponible se marcan como conflictos.

Consejo: Los recursos con la marca Requiere aprobación dan a los administradores la oportunidad de revisar las reservas antes de confirmarlas, lo cual es útil para equipo de alto valor o limitado.