Envío de correos
TimelyChurch envía correos automáticamente según eventos del sistema y acciones de administradores. Este artículo explica cómo funciona la entrega de correo, las diferentes formas en que se activan los correos y cómo verificar que se están enviando correctamente.
Cómo funciona el envío de correos
TimelyChurch utiliza un sistema de correo basado en plantillas. En lugar de redactar correos manualmente cada vez, la plataforma genera y envía correos automáticamente cuando ocurren ciertos eventos. Cada correo:
- Usa una plantilla de correo predefinida que determina la línea de asunto y el contenido del cuerpo
- Completa datos como el nombre del destinatario, el nombre de la clase o una fecha
- Envuelve el contenido en un diseño de correo con marca que incluye el nombre de su iglesia, un encabezado estilizado y un pie de página
- Envía el correo al destinatario o destinatarios correspondientes
- Registra el resultado en el registro de correo como enviado, pendiente o fallido
Tipos de correos enviados por el sistema
Correos automáticos del sistema
Estos correos se activan por eventos dentro de la plataforma sin ninguna acción manual requerida de los administradores:
| Disparador | Correo enviado | Destinatarios |
|---|---|---|
| El usuario solicita restablecimiento de contraseña | Correo de restablecimiento de contraseña con enlace de restablecimiento | El usuario solicitante |
| Nuevo usuario se registra | Correo de bienvenida | El nuevo usuario |
| Maestro asignado al horario | Notificación de asignación de horario | El maestro asignado |
| Fecha de enseñanza próxima | Recordatorio de horario (sábado por la noche y/o domingo por la mañana) | El maestro programado |
| Voluntario programado para servir mañana | Recordatorio de voluntarios | El voluntario programado |
| Solicitud de suplencia creada | Notificación de solicitud de suplencia | Todos los maestros elegibles en la iglesia |
| Solicitud de suplencia reclamada | Notificación de suplencia reclamada | El solicitante original |
| Horario sin lección | Recordatorio de lección requerida | El maestro asignado |
| Maestro propone una lección | Notificación de lección propuesta | Administradores de la iglesia |
| Lección aprobada o rechazada | Notificación de lección aprobada/rechazada | El maestro que propuso |
| Certificación cargada | Notificación de certificación cargada | Administradores de la iglesia |
| Certificación a punto de vencer | Advertencia de certificación por vencer | El maestro con la certificación por vencer |
| Solicitud de suministro enviada | Notificación de solicitud de suministro | Administradores de la iglesia |
| Solicitud de suministro aprobada/denegada | Actualización de estado de solicitud de suministro | El maestro solicitante |
| Invitación al equipo enviada | Correo de invitación al equipo | La persona invitada |
| Invitación aceptada | Notificación de invitación aceptada | Administradores de la iglesia |
| Solicitud para unirse a la familia | Notificación de solicitud para unirse a la familia | El jefe de familia |
| Miembro se une a un grupo | Correo de bienvenida al grupo | El nuevo miembro del grupo |
| Anuncio de grupo creado | Correo de anuncio del grupo | Todos los miembros del grupo |
| Reunión de grupo mañana | Recordatorio de reunión de grupo | Todos los miembros del grupo |
| Evento mañana | Recordatorio de evento | Asistentes registrados |
| Miembro solicita enlace mágico | Correo de inicio de sesión con enlace mágico | El miembro solicitante |
| Reserva de recurso solicitada | Notificación de solicitud de reserva de recurso | Personas cuyo rol puede editar Recursos y equipo |
| Cumpleaños o aniversario hoy | Resumen de cumpleaños/aniversarios | Miembros del equipo que optaron por recibirlo |
| Seguimiento de CRM vencido | Recordatorio de seguimiento | Personal asignado |
Cuándo se ejecutan los recordatorios
Los recordatorios se envían automáticamente en un horario fijo. Los horarios de envío siguientes se ejecutan en la zona horaria local de cada iglesia, de modo que un recordatorio a las 7:00 AM llega a las 7:00 AM en la hora de su iglesia. Estos horarios los establece TimelyChurch y no son configurables por iglesia.
| Recordatorio | Programación (hora local de la iglesia) | Notas |
|---|---|---|
| Notificaciones diarias (lección, suplencia, certificación, suministro) | Diariamente a las 8:00 AM | Un solo barrido que cubre todos los tipos de recordatorio |
| Recordatorios urgentes de lección | Diariamente a las 6:00 PM | Segundo barrido para elementos que aún necesitan una lección |
| Recordatorios de horario (enseñanza dominical) | Sábado a las 6:00 PM | Aviso la noche anterior |
| Recordatorios de horario (enseñanza dominical) | Domingo a las 7:00 AM | Recordatorio de la mañana del día |
| Recordatorios de servicio voluntario | Diariamente a las 6:00 PM | Para eventos programados para mañana |
| Recordatorios de reunión de grupo | Diariamente a las 9:00 AM | Para reuniones programadas para mañana |
| Recordatorios de asistencia a eventos | Diariamente a las 8:00 AM | Para eventos programados para mañana |
| Resumen de cumpleaños y aniversarios | Diariamente a las 7:00 AM | Cumpleaños y hitos de hoy |
| Recordatorios de seguimiento de CRM | Cada hora | Captura todas las ventanas de recordatorio configuradas |
Nota: Como cada iglesia tiene su propia zona horaria, TimelyChurch verifica cada hora y envía los recordatorios de cada iglesia cuando su reloj local alcanza la hora indicada, de modo que los destinatarios siempre ven el recordatorio a la hora prevista para su iglesia.
Correos activados por administradores
Algunos correos son iniciados por acciones específicas de administradores:
- Correos de prueba -- Los administradores pueden enviar versiones de prueba de cualquier plantilla de correo desde la página Plantillas de correo para verificar el formato y la entrega.
- Invitaciones al equipo -- Cuando un administrador invita a un nuevo miembro a unirse al equipo de la iglesia, se envía automáticamente un correo de invitación.
- Invitaciones al grupo -- Cuando un líder de grupo o administrador invita a alguien a unirse a un grupo.
Entrega de correo y notificaciones
Cuando el sistema envía un correo, también crea:
- Una notificación en la aplicación -- Visible en el centro de notificaciones del usuario dentro de la plataforma
- Una notificación push -- Enviada a cualquier dispositivo donde el usuario haya habilitado las notificaciones push
- Una entrada en el registro de correo -- Registrada para seguimiento y resolución de problemas
Consejo: Los usuarios pueden tener las notificaciones por correo habilitadas o deshabilitadas según sus preferencias personales. El sistema verifica las preferencias de notificación de cada usuario antes de enviar un correo. Si un usuario ha deshabilitado las notificaciones por correo, seguirá recibiendo notificaciones en la aplicación.
Controlar qué correos se envían
Valores predeterminados para toda la iglesia
Qué recordatorios se envían, y cuándo, sigue los mismos valores predeterminados de TimelyChurch para todas las iglesias (vea la tabla de horarios más abajo). No hay una pantalla de configuración de la iglesia para cambiarlos; si su iglesia necesita algo distinto, contacte al soporte de TimelyChurch.
Control a nivel de plantilla
Las plantillas de correo individuales se pueden activar o desactivar para su iglesia desde la página Plantillas de correo. Cuando una plantilla está desactivada, TimelyChurch no envía ese tipo de correo aunque ocurra el evento disparador.
Horarios predeterminados
Ciertas notificaciones siguen estos horarios predeterminados:
| Configuración | Descripción | Predeterminado |
|---|---|---|
| Días de espera de lección requerida | Días después de crear el horario antes de enviar el recordatorio | 2 días |
| Umbral urgente de lección requerida | Días antes de la clase cuando el recordatorio se vuelve urgente | 3 días |
| Recordatorio de horario (sábado) | Enviar recordatorio el sábado por la noche | Habilitado |
| Recordatorio de horario (domingo) | Enviar recordatorio el domingo por la mañana | Habilitado |
| Horas de recordatorio de solicitud de suplencia | Horas antes de enviar seguimiento de solicitudes no reclamadas | 24 horas |
| Días de advertencia de certificación | Días antes del vencimiento para comenzar a advertir | 30 días |
| Frecuencia de recordatorio de certificación | Con qué frecuencia repetir la advertencia | Semanal |
| Horas de recordatorio de solicitud de suministro | Horas antes de enviar seguimiento de solicitudes pendientes | 24 horas |
Enviar correos de prueba
Para verificar que la entrega de correo funciona y que las plantillas se ven correctas:
- Abra la página Plantillas de correo (vea Acceder a Plantillas de correo).
- Haga clic en Vista previa junto a cualquier plantilla para abrir su página de detalle.
- En la tarjeta Enviar correo de prueba, ingrese su dirección de correo electrónico (su propia dirección está prellenada).
- Haga clic en Enviar correo de prueba.
El correo de prueba llegará con un prefijo [TEST] en la línea de asunto y un banner amarillo CORREO DE PRUEBA en la parte superior del cuerpo. Usa datos de muestra para que pueda ver cómo se renderiza la plantilla con contenido realista.
Importante: Si un correo de prueba no llega en unos minutos, compruebe que la dirección esté escrita correctamente y revise su carpeta de spam o correo no deseado. Si aún no ha llegado, contacte al soporte de TimelyChurch.
Diseño y marca del correo
Todos los correos enviados por TimelyChurch comparten un diseño con marca consistente:
- Encabezado -- Un banner con degradado de color que muestra el nombre de su iglesia
- Cuerpo -- El contenido de la plantilla con texto formateado, listas y botones de acción
- Pie de página -- Aviso de copyright con el nombre de su iglesia y el año actual
Los botones de acción en los correos (como "Ver detalles" o "Reclamar suplencia") enlazan directamente a la página relevante dentro de TimelyChurch, permitiendo a los destinatarios actuar con un solo clic.
Resolución de problemas de entrega de correo
Si los correos no se están entregando:
- Revise las estadísticas de entrega -- La página Plantillas de correo muestra los contadores Enviados hoy y Fallidos hoy en la parte superior. Un conteo creciente de "Fallidos hoy" es una señal rápida de que algo está mal con la entrega.
- Envíe un correo de prueba -- Use la función de correo de prueba para determinar si el problema es con una plantilla específica o con la entrega general de correo.
- Verifique el estado de la plantilla -- Asegúrese de que la plantilla de correo relevante no esté desactivada (marcada como Inactiva).
- Revise la Configuración de notificaciones de la persona -- Un miembro del equipo puede desactivar correos de notificación individuales, o todos, en su propia página Configuración de notificaciones en el portal (consulte Notificaciones).
- Revise al destinatario -- Asegúrese de que la dirección de correo de la persona esté escrita correctamente en su perfil, pídale que revise su carpeta de spam o correo no deseado, y compruebe que no se haya dado de baja (consulte Darse de baja y preferencias de correo).
- Revise si hay un mensaje en revisión -- Un mensaje masivo (una campaña, o un correo a un grupo, a un evento o a sus voluntarios) puede quedar retenido para una revisión rápida de nuestro equipo antes de enviarse, sobre todo en las primeras semanas de una cuenta nueva. Busque el estado En revisión en su lista de Campañas de correo. Consulte Mensajes retenidos para una revisión rápida.
- Contacte al soporte -- Si los correos siguen sin llegar, contacte al soporte de TimelyChurch con la dirección del destinatario y aproximadamente cuándo debió enviarse el correo.