Compartir una carpeta del Drive con su equipo
Una carpeta de currículo no es solo para guardar lecciones — también puede compartirla con uno o varios equipos de servicio de su iglesia, para que todos en ese equipo encuentren lo que necesitan sin que usted tenga que enviar los archivos por correo uno por uno. Comparta su carpeta "Archivos del culto dominical" con el Equipo de Alabanza y el Equipo de Producción al mismo tiempo, y ambos la verán aparecer automáticamente en su portal.
Compartir una carpeta con un equipo
- Abra Lecciones desde la barra lateral de administración y cambie a la vista de carpetas.
- Busque la carpeta que quiere compartir. Puede:
- Pasar el cursor sobre la carpeta y hacer clic en el menú •••, luego elegir Compartir con equipos…, o
- Abrir la carpeta y hacer clic en Compartir con equipos… en la barra de herramientas superior.
- Se abre un panel que muestra los equipos con los que ya se compartió la carpeta, además de un buscador para agregar más.
- Busque un equipo por nombre y haga clic para agregarlo. La carpeta queda compartida al instante — sus compañeros de equipo la verán enseguida.
- Repita con tantos equipos como quiera. No hay límite: una sola carpeta puede compartirse con toda su lista de equipos si eso tiene sentido para su iglesia.
En este buscador solo aparecen grupos de tipo Equipo (los grupos pequeños comunes y las clases de Escuela Dominical no aparecen aquí — no están pensados para guardar archivos de esta forma).
En cuanto una carpeta tiene al menos un equipo asociado, muestra una pequeña insignia con el número de equipos con los que se compartió, para que pueda identificar de un vistazo cuáles están compartidas.
Dos niveles de acceso
Cada equipo que agregue recibe uno de dos niveles de permiso, mostrados como un interruptor junto a su nombre en el panel:
- Contribuir — el equipo puede ver y descargar todo lo que hay en la carpeta, y subir archivos nuevos. Un integrante solo puede eliminar los archivos que él mismo subió.
- Gestionar — todo lo que permite Contribuir, más renombrar o eliminar cualquier archivo de la carpeta, sin importar quién lo haya subido.
Cambie a un equipo entre estos dos niveles cuando quiera con el interruptor, o haga clic en la X junto a un equipo para quitarle el acceso por completo.
Los líderes reciben Gestionar automáticamente. Sin importar el nivel que le asigne a un equipo, el líder o co-líder de ese equipo siempre recibe Gestionar sobre la carpeta — no solo Contribuir. La idea es que quien dirige el equipo pueda mantener ordenada la carpeta compartida, incluso si usted la compartió al nivel más limitado para el resto.
Dónde la encuentran los integrantes del equipo
Los integrantes del equipo ven las carpetas compartidas en Archivos del equipo — una tarjeta que aparece directamente en la página de inicio de su portal de miembro en cuanto se comparte al menos una carpeta con un equipo al que pertenecen. No hay que buscar un menú aparte: la tarjeta simplemente aparece. Al abrirla se listan todas las carpetas compartidas con cualquiera de sus equipos activos, y al abrir una carpeta se muestran sus archivos con las acciones que su nivel de permiso permita (ver/descargar siempre; subir si tiene Contribuir o más; renombrar/eliminar cualquiera si tiene Gestionar).
Un integrante solo ve las carpetas compartidas con los equipos en los que está activo — salir de un equipo (o quedar inactivo en él) le quita automáticamente el acceso a las carpetas compartidas de ese equipo.
Quién puede hacer esto
- Los administradores de la iglesia, y cualquiera cuyo rol tenga el permiso de editar Lecciones, pueden compartir una carpeta con un equipo, agregar o quitar equipos, y cambiar los niveles de permiso — esto se hace desde el área de administración de Lecciones, no desde el portal.
- El líder o co-líder de un equipo con el que se compartió la carpeta recibe automáticamente Gestionar sobre el contenido de esa carpeta (renombrar/eliminar cualquier archivo, subir archivos) en cuanto se comparte, pero no puede agregar ni quitar equipos por su cuenta — eso sigue siendo una acción de administración.
- Un integrante regular del equipo recibe el nivel (Contribuir o Gestionar) que se le dio al equipo en conjunto.
- Alguien que no está en ningún equipo con el que se compartió la carpeta no ve nada — la carpeta simplemente no aparece para esa persona.