Importación y exportación de datos

Audiencia: Este artículo está dirigido a administradores de la iglesia.

TimelyChurch facilita importar sus personas desde otras plataformas de gestión de iglesias y exportar sus datos para informes, respaldo o migración.

Los formatos admitidos a continuación se detectan automáticamente según los encabezados de columna de su archivo.

Importar personas (importación CSV)

Detección automática inteligente

TimelyChurch cuenta con un sistema de importación inteligente que detecta automáticamente de qué plataforma de gestión de iglesias proviene su archivo CSV y asigna las columnas en consecuencia. Las plataformas admitidas incluyen:

Cuando carga un archivo CSV, el sistema examina los encabezados de columna e identifica automáticamente la plataforma de origen. Luego asigna las columnas a los campos de TimelyChurch sin necesidad de configuración manual.

Nota: La ventana de importación destaca algunas de las plataformas más comunes (Planning Center, Breeze ChMS, ChurchTrac, Elvanto, Tithely, más «Cualquier CSV»), pero la detección automática funciona para todas las plataformas de la tabla anterior.

Cómo importar personas

1. Vaya a la sección Personas en la barra lateral izquierda.
2. Haga clic en el botón Agregar persona en la esquina superior derecha para abrir su menú desplegable.
3. Seleccione Importar desde archivo. Se abre la ventana Importar personas.
4. Prepare su archivo CSV con los datos de sus personas. Si no está migrando desde otra plataforma, haga clic en Descargar plantilla en la parte inferior de la ventana para obtener un archivo inicial preformateado (opcional).
5. Arrastre y suelte su archivo CSV en el área de carga, o haga clic para buscar y seleccionarlo.
6. Deje Omitir duplicados marcado (recomendado). Cuando está habilitado, el sistema busca personas existentes comparando nombre, apellido y dirección de correo.
7. Haga clic en Importar personas.

Qué se importa

La importación asigna los siguientes datos de su CSV a registros de personas en TimelyChurch:

• Campos de nombre: Nombre, apellido, segundo nombre, apodo, prefijo, sufijo
• Información de contacto: Correo, correo secundario, teléfono móvil, teléfono de casa, teléfono del trabajo
• Detalles personales: Género, fecha de nacimiento, fecha de aniversario, estado civil
• Dirección: Dirección (línea 1 y 2), ciudad, estado, código postal, país
• Específico de la iglesia: Estado de membresía, relaciones familiares, estado activo/inactivo

Agrupación familiar

Si su plataforma de origen incluye identificadores de familia/hogar (ID de familia, nombre del hogar, etc.), TimelyChurch:

• Creará automáticamente registros familiares
• Agrupará a las personas en las familias correctas
• Conservará los roles familiares (cabeza, cónyuge, hijo, etc.) cuando estén disponibles

Resultados de la importación

Después de que la importación finalice, verá un mensaje de confirmación que informa:

• Origen detectado — Qué formato de plataforma se reconoció (por ejemplo, «Formato Planning Center detectado»)
• Personas importadas — Número de nuevos registros de personas creados
• Familias creadas — Número de nuevos registros familiares creados
• Duplicados omitidos — Número de registros que coincidieron con personas existentes
• Filas omitidas — Número de filas con errores (por ejemplo, campos obligatorios faltantes)

Consejo: Siempre haga una importación de prueba con un subconjunto pequeño de sus datos primero (10-20 registros) para verificar que todo se asigne correctamente antes de importar todo su directorio.

Usar la plantilla CSV

Si no está migrando desde otra plataforma y desea ingresar personas manualmente mediante hoja de cálculo:

1. En la página Personas, abra el menú desplegable Agregar persona y elija Importar desde archivo, luego haga clic en Descargar plantilla dentro de la ventana de importación.
2. Abra la plantilla en Excel, Google Sheets u otro editor de hojas de cálculo. Incluye columnas para nombre, apellido, correo, teléfono móvil, género, estado de membresía, fecha de nacimiento y una dirección postal básica.
3. Complete los datos de sus personas siguiendo los encabezados de columna. El nombre y apellido son obligatorios.
4. Guarde en formato CSV.
5. Importe el archivo de vuelta a TimelyChurch usando la misma ventana de importación.

Límites de importación

• Tamaño máximo de archivo: 10 MB
• Formatos de archivo: CSV (.csv) o texto plano (.txt)

Exportar datos

TimelyChurch le permite exportar sus datos de personas y familias como archivos CSV para informes, análisis o respaldo.

Cómo exportar

1. Vaya a Configuración en la barra lateral izquierda para abrir la página Configuración de la iglesia.
2. En la barra de pestañas cerca de la parte superior, haga clic en la pestaña Exportar.
3. Elija su exportación y haga clic en su botón Exportar CSV:
   • Exportar personas — Descarga todos los registros de personas
   • Exportar familias — Descarga todos los registros familiares

Cada exportación descarga todos los registros de ese tipo. El CSV se abre en Excel, Google Sheets o cualquier aplicación de hojas de cálculo.

Campos de exportación de personas

La exportación CSV de personas incluye las siguientes columnas:

Campos de exportación de familias

La exportación CSV de familias incluye:

Nomenclatura de archivos de exportación

Los archivos exportados se nombran automáticamente usando el nombre de su iglesia y la fecha de exportación (en formato YYYY-MM-DD):

• Personas: your-church-name-people-YYYY-MM-DD.csv
• Familias: your-church-name-families-YYYY-MM-DD.csv

Consejos para una migración de datos exitosa

1. Limpie sus datos primero. Antes de importar, revise su archivo CSV en busca de entradas duplicadas, formato inconsistente y campos obligatorios faltantes (nombre y apellido como mínimo).

2. Comience con un lote de prueba. Importe primero 10-20 registros para verificar que la asignación de campos sea correcta.

3. Deje «Omitir duplicados» marcado. Esto evita crear accidentalmente registros duplicados si importa el mismo archivo dos veces.

4. Verifique las agrupaciones familiares. Después de la importación, revise algunas familias para asegurarse de que los miembros se agruparon correctamente.

5. Haga respaldo antes de operaciones masivas. Exporte sus datos actuales antes de una importación grande, para tener una instantánea de referencia si algo sale mal.

Preguntas frecuentes

P: ¿Puedo importar datos de una plataforma que no está en la lista? R: Sí. Si su plataforma no se detecta automáticamente, TimelyChurch usará el formato CSV genérico e intentará coincidir con encabezados de columna comunes (first_name, last_name, email, phone, etc.). Es posible que necesite renombrar las columnas de su CSV para que coincidan con nombres estándar.

P: ¿La importación sobrescribirá registros existentes? R: No. La importación solo crea registros nuevos. Si «Omitir duplicados» está habilitado, los registros que coincidan con una persona existente (por nombre, apellido y correo) se omitirán. Los registros existentes nunca se modifican por el proceso de importación.

P: ¿Puedo importar historial de donaciones/ofrendas? R: La importación de personas se centra en datos de contacto y directorio. La importación de historial de donaciones puede estar disponible a través de funciones de importación de datos financieros separadas.

P: ¿Cuánto tarda una importación grande? R: La mayoría de las importaciones de varios cientos de registros se completan en menos de un minuto. Importaciones muy grandes (miles de registros) pueden tardar unos minutos.

P: ¿Qué sucede si algunas filas fallan durante la importación? R: El resumen de resultados de la importación le indicará cuántas filas se omitieron por errores. Las causas comunes incluyen nombres o apellidos faltantes, formatos de correo inválidos o datos ilegibles. Los registros importados correctamente no se ven afectados por las filas fallidas.