Resumen de gestión de voluntarios
TimelyChurch ofrece un sistema integral de gestión de voluntarios que le ayuda a reclutar, organizar, programar y comunicarse con los voluntarios de su iglesia. Ya sea que necesite dotar de personal un servicio dominical por la mañana o coordinar un evento especial, las herramientas de voluntariado le permiten gestionarlo todo en torno a sus eventos y a sus personas.
Dos facetas de la gestión de voluntarios
El sistema de voluntarios de TimelyChurch opera en dos capas interconectadas:
1. Personas y equipos (centrado en las personas)
La información de voluntariado vive con cada persona y con sus equipos de servicio, no en una página independiente de «Voluntarios»:
- El registro de Persona — Abra a cualquier persona desde Personas en la barra lateral y vaya a su pestaña Servicio para ver los equipos a los que pertenece, sus roles ministeriales, las asignaciones de eventos próximas y pasadas, y su historial de servicio.
- Equipos de servicio — En Personas > Grupos, un grupo cuyo tipo es Equipo contiene su lista de servicio. En un equipo puede calificar el nivel de habilidad de cada miembro (visible solo para los líderes) y registrar sus preferencias de servicio y disponibilidad.
Para cada persona que sirve, puede hacer seguimiento de:
- Asignaciones ministeriales — En qué áreas ministeriales sirven: Ministerio infantil, Ministerio juvenil, Equipo de adoración, Recepción / Hospitalidad, Equipo de estacionamiento, Técnico / AV, Guardería, Seguridad, Cocina / Servicio de alimentos, Limpieza / Instalaciones, Oficina / Administración, Alcance / Misiones, Equipo de oración, Líder de grupo pequeño u Otro
- Roles — Su rol específico en un equipo (p. ej., Líder, Co-líder, Anfitrión o Miembro) y la posición que ocupan en un evento
- Nivel de habilidad — Una calificación visible solo para líderes que influye en las sugerencias de programación
- Estado — Si las asignaciones están pendientes, confirmadas o rechazadas
- Historial de servicio — Eventos pasados en los que sirvieron y su asistencia
2. Necesidades de servicio del evento (centrado en el evento)
La pestaña Servicio de cada evento (abra un evento para llegar al centro del evento) le permite definir posiciones específicas que deben cubrirse, asignar personas a esas posiciones y hacer seguimiento del estado de confirmación. Aquí es donde ocurre la programación real para cada servicio o evento.
Funciones clave de un vistazo
| Función | Descripción |
|---|---|
| Equipos de servicio | Equipos basados en grupos (Adoración, Recepción, Técnico, etc.) con posiciones definidas y listas de miembros |
| Programación de eventos | Asigne personas a posiciones específicas para cada evento desde la pestaña Servicio del evento |
| Sugerencias inteligentes | Puntuación que recomienda a la mejor persona para cada plaza abierta según equidad de rotación, disponibilidad y preferencias |
| Programación automática | Autocompletado con un clic que asigna a las mejores personas disponibles a las posiciones abiertas |
| Cuadrícula de horarios | Una cuadrícula entre eventos que muestra quién sirve cuándo, con autocompletado y recordatorios para toda la ventana visible |
| Inscripción propia | Los voluntarios pueden inscribirse en posiciones abiertas a través del portal del miembro |
| Gestión de disponibilidad | Los voluntarios establecen su propia disponibilidad e indisponibilidad a través del portal; los administradores ven quién está disponible |
| Flujo de aceptar/rechazar | Los voluntarios reciben notificaciones por correo electrónico con enlaces de un clic para aceptar o rechazar |
| Solicitudes de suplencia | Cuando un voluntario rechaza, el sistema puede crear automáticamente una solicitud de suplente y notificar a los reemplazos elegibles |
| Registro | Los voluntarios pueden registrarse a través del portal antes del evento |
| Detección de conflictos | El sistema ayuda a evitar reservar dos veces a un voluntario en eventos que se superponen |
| Copiar semana hacia adelante | Replique rápidamente las asignaciones de una semana hacia adelante en una serie recurrente |
| Operaciones masivas | Confirme asignaciones pendientes, asigne equipos completos o envíe comunicaciones masivas |
| Recordatorios de voluntarios | Envíe correos electrónicos de recordatorio a voluntarios confirmados para un evento próximo |
| Progresión de habilidades | El sistema hace seguimiento de las aceptaciones y sugiere mejoras de nivel de habilidad para los miembros del equipo con el tiempo |
Cómo se conectan las piezas
- Las Personas se agregan a la base de datos de su iglesia.
- Usted crea Equipos de servicio (grupos de tipo «Equipo») y agrega miembros a ellos.
- En un equipo define las posiciones que las personas pueden ocupar y, opcionalmente, configura Plantillas de horario que aplican automáticamente posiciones a los eventos nuevos.
- Cuando crea un Evento, agrega necesidades de servicio en su pestaña Servicio, especificando qué posiciones se necesitan y cuántas de cada una.
- Asigna personas a esas necesidades — manualmente, mediante sugerencias inteligentes, autocompletado o copiando una semana hacia adelante en una serie.
- Los voluntarios reciben notificaciones por correo electrónico y pueden aceptar o rechazar.
- Si alguien rechaza, se puede crear automáticamente una solicitud de suplente.
- El día del evento, los voluntarios pueden registrarse a través del portal del miembro.
Dónde encontrar la información de voluntarios
No hay una página independiente de «Voluntarios» en la barra lateral. Los datos de voluntariado viven donde se utilizan:
- Personas > [Persona] > pestaña Servicio — todo lo que una persona está sirviendo: equipos, roles ministeriales y asignaciones próximas/pasadas.
- Personas > Grupos > [Equipo] — la lista del equipo, niveles de habilidad de los miembros y preferencias de servicio.
- Informes > Voluntarios — un informe a nivel de iglesia de quién ha servido en un rango de fechas, con totales.
Navegación por el módulo de voluntarios
El Evento es el centro de la programación de voluntarios. Cada pieza del sistema vive donde tiene sentido:
- Personas (barra lateral) > abra una persona > pestaña Servicio — vea los equipos, roles ministeriales y asignaciones de esa persona.
- Personas > Grupos > [Equipo] > pestaña Miembros — gestione la lista del equipo, roles de los miembros, niveles de habilidad y preferencias de servicio.
- Personas > Grupos > [Equipo] > pestaña Plantillas — configure Plantillas de horario que aplican automáticamente posiciones a los eventos nuevos.
- Planificación > Eventos > abra un evento > pestaña Servicio — defina necesidades de servicio y asigne personas para ese evento específico.
- Planificación > Eventos > menú Más (⋯) > Cuadrícula de horarios — la cuadrícula entre eventos de quién sirve cuándo.
- Planificación > Eventos > menú Más (⋯) > Serie de eventos — cree o gestione eventos recurrentes y ejecute programación a nivel de serie.
- Requiere atención (barra lateral) — el panel entre eventos para elementos que necesitan acción, incluidas posiciones sin cubrir y solicitudes de suplente abiertas.
- Informes > Voluntarios — un informe por rango de fechas de quién ha servido, con conteos de Total / Activos / Nuevos.
- Portal del Miembro > Mi Horario de Servicio — donde los voluntarios ven sus asignaciones y gestionan su disponibilidad.
Para el modelo mental completo, consulte Cómo está organizada la programación de voluntarios.
Permisos
El acceso a la programación de voluntarios está controlado por la configuración de permisos de su iglesia. Gestionar personas y equipos requiere los permisos pertinentes de Personas, y gestionar necesidades de servicio en un evento está disponible para usuarios con permisos de gestión de eventos.
Consejo: Comience configurando sus equipos de servicio y sus posiciones, luego agregue personas a esos equipos. De este modo, cuando cree eventos y agregue necesidades de servicio, tendrá un grupo organizado de personas listas para asignar.