Notificaciones de voluntarios

TimelyChurch mantiene informados a los voluntarios sobre sus asignaciones y hace que aceptar o rechazar sea cosa de un toque. Los mensajes se envían por Telegram cuando el voluntario ha vinculado su cuenta; de lo contrario, por correo electrónico, y la mayoría también aparece en la lista de notificaciones dentro de la aplicación. Este artículo cubre cada mensaje a voluntarios, cuándo se envía y los ajustes del equipo que lo controlan.

Tipos de notificación

1. Invitación «Has sido programado»

Se activa cuando: Se asigna un voluntario a una posición de servicio (manualmente, con autocompletado, desde la Cuadrícula de horarios o desde Telegram) y la fecha está dentro de la ventana de aviso de su equipo.

Cada equipo decide con cuánta anticipación se entera su gente, en Grupos → [Equipo] → Detalles → Configuración de programación → Cuándo se avisa a las personas de que están programadas → Avisarles con estos días de antelación (predeterminado 30 días):

• Si el evento está dentro de esa cantidad de días, la invitación se envía de inmediato.
• Si está más lejos, la invitación se retiene y se envía por la mañana (alrededor de las 9 a. m., hora de la iglesia) el día en que el evento entra en el rango. Puede planificar todo un trimestre o un año de una vez y cada voluntario se entera de cada fecha con aproximadamente un mes de anticipación.
• 0 significa «avisar a las personas en el momento en que las programa».

Cambiar el ajuste afecta a las invitaciones que aún no se han enviado. A nadie se le envía un mensaje dos veces.

En Telegram, el voluntario recibe un mensaje con el evento, la fecha, la hora y la posición, y tres botones: ✅ Sí, puedo, ❌ Esta vez no y ⏰ Recordarme antes… (que ofrece 3 días antes, 1 día antes o Por la mañana).

Por correo electrónico, el asunto es «Solicitud de servicio: [Nombre de la posición] - [Título del evento]» y el correo muestra:

• El título del evento, la fecha, la hora y la ubicación
• El nombre de la posición
• Quién lo asignó (si aplica)
• Botones Aceptar y Rechazar
• Enlaces para ver su horario completo y para gestionar su disponibilidad en el portal

Detalles importantes:

• Los enlaces de aceptar y rechazar son enlaces seguros y personales que expiran después de 7 días.
• No se requiere inicio de sesión para aceptar o rechazar desde el correo electrónico.
• Aceptar cambia la asignación a Confirmado; rechazar la cambia a Rechazado y alerta a los líderes del equipo (consulte Solicitudes de suplencia).

Cuando la asignación ya está confirmada — el equipo tiene activado Confirmar asignaciones automáticamente (omitir estado pendiente), de modo que la colocación de un líder o el autocompletado la confirma de inmediato — el mensaje le dice al voluntario que está programado en lugar de preguntarle. En Telegram lleva el mismo evento, fecha, hora y posición y «Estás confirmado: no necesitas responder.», sin botones. Por correo el asunto es «Asignación de servicio: [Nombre de la posición] - [Título del evento]», el correo dice «Ha sido programado para servir en un próximo evento:» y «Estás confirmado: no necesitas responder.», y no hay botones Aceptar ni Rechazar. Para una fecha más lejana que la ventana de aviso del equipo, el voluntario se entera con el recordatorio de servicio antes de servir.

¿Copia muchas semanas a la vez? Cuando usa Copiar hacia adelante en una serie, cada voluntario recibe un mensaje de resumen con todas las fechas a las que se le agregó, en lugar de un mensaje separado por fecha. El resumen lo dirige a Mi horario en el portal, donde puede confirmar o rechazar cada fecha.

2. Recordatorios de servicio

Los recordatorios automáticos se envían a los voluntarios Pendiente o Confirmado, una vez, por la tarde (6 p. m., hora de la iglesia) en el día de recordatorio de cada equipo. Cada equipo establece:

• Enviar recordatorios de servicio a este equipo — activado de forma predeterminada.
• Enviar el recordatorio con estos días de antelación — predeterminado 2 («sirves en 2 días»; 0 = la mañana del evento). Cuando es 2 o más, las personas también reciben un último recordatorio el día anterior.

Recordatorios manuales: abra la pestaña Servicio del evento, haga clic en Más acciones → Enviar recordatorios, y se recuerda de inmediato a cada voluntario confirmado de ese evento. En la Cuadrícula de horarios, Recordar a N recuerda a todos los que siguen pendientes a la vista.

Asunto del correo: «Recordatorio: usted sirve [momento] - [Título del evento]»: el momento dice «hoy», «mañana» o «en X días».

Contenido del correo: el título del evento, la fecha y la hora, la ubicación, la posición, cuán pronto es y un enlace a Mi horario en el portal.

Voluntarios omitidos: Los voluntarios sin vínculo con Telegram y sin dirección de correo electrónico registrada no se pueden contactar y se omiten.

3. Recordatorios para quienes no han respondido

Si un equipo establece Recordar a quienes no han confirmado (días antes del evento) (por ejemplo «4, 2»), a toda persona que siga pendiente se le avisa de nuevo en esos días. Con Continuar cuando alguien no responde activado, una invitación que queda sin respuesta pasado el Plazo de respuesta vence y se invita a la siguiente persona en la rotación. Consulte Autocompletado en cascada, invitaciones de suplente e indicadores de ausencia.

4. Alertas de rechazo para líderes

Se activa cuando: Un voluntario rechaza.

Quién lo recibe: Los líderes y colíderes del equipo (o los administradores de su iglesia, si el equipo no tiene líder): dentro de la aplicación, por Telegram con los botones Buscar suplente, Reinvitar y Ver evento, o por correo electrónico con un botón Abrir el calendario de servicio.

5. Invitaciones de solicitud de cobertura

Se activa cuando: Un líder envía una solicitud de cobertura para una posición abierta. Cada persona invitada recibe un enlace personal para reclamarlo (en Telegram, un botón Puedo cubrirlo). Consulte Solicitudes de cobertura: ofrece los lugares abiertos, el primero en aceptar gana.

6. Notificación de cambio de evento

Se activa cuando: Se reprograma un evento y el administrador opta por notificar a las personas.

Quién lo recibe: Los asistentes inscritos y los voluntarios de servicio confirmados del evento. Consulte Recordatorios y notificaciones de eventos.

7. Notificaciones de solicitud de intercambio

Se activa cuando: Un voluntario propone un intercambio desde Mi horario (consulte Solicitudes de intercambio).

Quién lo recibe:

• Al compañero (o a todo el equipo, en un intercambio abierto) se le avisa que alguien quiere intercambiar, con acciones de aceptar y rechazar en el portal.
• Al solicitante se le avisa cuando su intercambio se acepta o se rechaza.

Si el intercambio se acepta, ambas asignaciones vuelven al estado Pendiente para que cada voluntario pueda reconfirmar su nueva fecha.

El flujo de aceptar/rechazar

El flujo de aceptar/rechazar está diseñado para ser lo más sencillo posible para los voluntarios:

Desde Telegram o el correo electrónico

1. La invitación llega con los detalles de la asignación.
2. El voluntario toca Sí, puedo / Aceptar o Esta vez no / Rechazar.
   • Aceptar: El estado de la asignación cambia a «Confirmado». Desde el correo, el voluntario ve una página de confirmación.
   • Rechazar: El voluntario puede proporcionar opcionalmente un motivo. El estado de la asignación cambia a «Rechazado».

Desde el portal

1. El voluntario inicia sesión y abre Mi horario (vista Lista).
2. Los elementos que necesitan una respuesta se marcan como Necesita respuesta; toca Confirmar o Rechazar.
3. También puede Proponer intercambio para cambiar con un compañero.
4. El día del evento, puede tocar Estoy aquí para registrarse.

Qué sucede al rechazar

Cuando un voluntario rechaza:

1. El estado de la asignación cambia a «Rechazado» y se registra el motivo (si lo hay).
2. El rechazo se registra en las estadísticas de aceptación del voluntario.
3. Se alerta a los líderes del equipo y, si el equipo lo permite, se invita automáticamente a la siguiente persona en la rotación (consulte Solicitudes de suplencia).

Registro

Los voluntarios pueden registrarse en su asignación desde Mi horario:

• Ventana de registro: Comienza 2 horas antes de la hora de inicio del evento y termina cuando el evento finaliza (o 2 horas después de la hora de inicio si no se estableció hora de fin).
• Elegibilidad: Solo asignaciones confirmadas que aún no se han registrado.
• Proceso: El voluntario toca Estoy aquí; la asignación entonces muestra Registrado.

Ajustes de notificación para equipos

Estos ajustes están en la tarjeta Configuración de programación de la pestaña Detalles del equipo:

Otras actualizaciones automáticas

Dos tareas automáticas más afectan a los voluntarios pero no envían mensajes. Consulte Automatización y trabajos programados.

Consejo: Mientras más voluntarios vinculen Telegram, más rápido llegan las respuestas: un botón de un toque supera a un correo. Los miembros lo vinculan desde su perfil del portal.

Consejo: Si tiene voluntarios que consistentemente no responden, compruebe si su dirección de correo electrónico es correcta y si han vinculado Telegram. A quien no tiene ninguno de los dos no se le puede contactar.

Consejo: Use Confirmar asignaciones automáticamente para equipos pequeños y unidos donde sabe que todos asistirán. Esto omite el paso de aceptar/rechazar. Mantenga el flujo completo de aceptar/rechazar para equipos más grandes.