Notificaciones de voluntarios
TimelyChurch envía notificaciones por correo electrónico para mantener informados a los voluntarios sobre sus asignaciones y agilizar el flujo de aceptar/rechazar. Este artículo cubre todos los tipos de notificación, cómo funcionan y cómo gestionarlos.
Tipos de notificación
1. Correo electrónico de solicitud de asignación
Se activa cuando: Se asigna un voluntario a una posición de servicio (manualmente por un administrador o mediante programación automática).
Asunto del correo: «Solicitud de servicio: [Nombre de la posición] - [Título del evento]»
Contenido del correo:
- Nombre del voluntario
- Título del evento
- Fecha del evento (formateada como día de la semana, fecha completa — p. ej., «Domingo, 15 de marzo de 2026»)
- Hora del evento (p. ej., «9:00 a. m. - 11:00 a. m.»)
- Ubicación del evento (si se estableció)
- Nombre de la posición (p. ej., «Técnico de sonido»)
- Quién lo asignó (nombre del administrador, si aplica)
- Nombre de la iglesia
- Botón Aceptar — Una URL firmada que confirma la asignación con un clic
- Botón Rechazar — Una URL firmada que rechaza la asignación con un clic
- Enlace a la página de servicio del portal del miembro
- Enlace a la página de gestión de disponibilidad
Detalles importantes:
- Las URL de aceptar y rechazar son URL firmadas con límite de tiempo que expiran después de 7 días.
- Al hacer clic en el enlace de aceptar, el estado de la asignación cambia a «Confirmado» y se actualizan las estadísticas de servicio.
- Al hacer clic en el enlace de rechazar, el estado de la asignación cambia a «Rechazado» y puede activarse una solicitud de suplente.
- No se requiere inicio de sesión para aceptar o rechazar — la URL firmada gestiona la autenticación.
2. Correo electrónico de recordatorio de voluntario
Se activa cuando:
- Automáticamente, todos los días a las 6:00 p. m., para cada voluntario confirmado que sirve al día siguiente. TimelyChurch lo ejecuta automáticamente por usted (consulte Automatización y trabajos programados).
- Manualmente, cuando un administrador hace clic en Enviar recordatorios en la pestaña Servicio del evento.
Asunto del correo: «Recordatorio: usted sirve [momento] - [Título del evento]»
El momento se calcula automáticamente:
- «hoy» si el evento es el día actual
- «mañana» si el evento es al día siguiente
- «en X días» para eventos más lejanos (p. ej., «en 3 días»)
Contenido del correo:
- Nombre del voluntario
- Título del evento
- Fecha y hora del evento
- Ubicación del evento
- Nombre de la posición
- Cuán pronto es el evento (p. ej., «mañana», «en 3 días»)
- Nombre de la iglesia
- Enlace a la página de servicio del portal del miembro
Quién lo recibe: Solo voluntarios con estado Confirmado para el evento. Los voluntarios pendientes y rechazados no reciben recordatorios.
Voluntarios omitidos: Se omiten los voluntarios sin dirección de correo electrónico registrada. Al administrador se le muestra un conteo de cuántos se omitieron.
3. Notificación de solicitud de suplente
Se activa cuando: Un administrador invita a voluntarios específicos para cubrir una solicitud de suplente abierta.
Contenido del correo:
- El nombre y la fecha del evento
- La posición que debe cubrirse
- Por qué se necesita un suplente
- Nivel de urgencia
- Enlace para responder
4. Notificación de cambio de evento
Se activa cuando: Cambian los detalles de un evento (fecha, hora o ubicación) y el administrador opta por notificar.
Quién lo recibe: Todos los voluntarios confirmados asignados a ese evento.
Contenido del correo: Detalles sobre qué cambió y la información actualizada del evento.
5. Comunicación masiva
Se activa cuando: Un administrador envía un mensaje masivo a voluntarios en eventos seleccionados.
Quién lo recibe: Todos los voluntarios con asignaciones pendientes o confirmadas para los eventos seleccionados que tengan dirección de correo electrónico.
6. Notificaciones de solicitud de intercambio
Se activa cuando: Un voluntario solicita intercambiar su asignación con otro miembro del equipo a través del portal del miembro (consulte Solicitudes de intercambio).
Quién lo recibe:
- El voluntario destinatario recibe notificación de que alguien desea intercambiar turnos con él, con acciones de aceptar y rechazar en el portal.
- El solicitante recibe notificación cuando el destinatario acepta o rechaza.
Si el intercambio se acepta, ambas asignaciones vuelven al estado Pendiente para que cada voluntario pueda reconfirmar su nuevo compromiso, lo que reactiva el flujo estándar del correo de solicitud de asignación.
Envío de recordatorios
Recordatorios diarios automáticos (6:00 p. m.)
De forma predeterminada, TimelyChurch envía automáticamente por correo electrónico a cada voluntario confirmado la noche anterior a su asignación. El recordatorio se ejecuta cada día a las 6:00 p. m. y examina todos los eventos programados para el día siguiente. No necesita hacer nada para habilitarlo — viene activado por defecto.
Qué hace:
- Encuentra cada asignación con estado Confirmado para los eventos de mañana.
- Envía a cada voluntario el correo estándar de recordatorio de voluntario.
- Registra cuándo se envió cada recordatorio para que pueda ver en el área de administración cuándo se recordó por última vez a cada persona.
Las asignaciones pendientes y rechazadas se omiten, y los voluntarios sin dirección de correo electrónico se omiten silenciosamente. Consulte Automatización y trabajos programados para la lista completa de trabajos programados y cómo inspeccionar sus registros.
Recordatorios manuales para un solo evento
También puede enviar recordatorios bajo demanda en cualquier momento:
- Abra el evento y vaya a la pestaña Servicio.
- Haga clic en el botón Enviar recordatorios.
- El sistema envía un correo de recordatorio a cada voluntario confirmado para este evento.
- Verá un resumen: «Se enviaron X recordatorio(s) (Y omitidos - sin correo electrónico).»
Esto es útil cuando desea recordar a las personas antes de la ejecución automática de las 6 p. m. — por ejemplo, el jueves para un servicio dominical por la mañana.
Comportamiento de los recordatorios (manual o automático)
- Los recordatorios se envían solo a voluntarios confirmados (no pendientes ni rechazados).
- Se omiten los voluntarios sin dirección de correo electrónico.
- Los envíos fallidos se registran pero no detienen el proceso para otros voluntarios.
El flujo de aceptar/rechazar
El flujo de aceptar/rechazar está diseñado para ser lo más sencillo posible para los voluntarios:
Desde la perspectiva del voluntario
- Llega la notificación por correo electrónico con los detalles de la asignación.
- El voluntario hace clic en Aceptar o Rechazar directamente en el correo electrónico.
- Aceptar: El estado de la asignación cambia a «Confirmado». El voluntario ve una página de confirmación.
- Rechazar: El voluntario puede proporcionar opcionalmente un motivo. El estado de la asignación cambia a «Rechazado».
- Alternativamente, el voluntario puede iniciar sesión en el Portal del Miembro y gestionar sus asignaciones desde la página Mi Horario de Servicio.
Desde el portal
- El voluntario inicia sesión y navega a Mi Horario de Servicio.
- Ve una lista de asignaciones próximas, separadas por estado.
- Para asignaciones pendientes, puede hacer clic en Confirmar o Rechazar.
- Para asignaciones confirmadas, puede Registrarse cuando el evento está en curso (desde 2 horas antes del evento hasta que termine).
Qué sucede al rechazar
Cuando un voluntario rechaza:
- El estado de la asignación cambia a «Rechazado».
- Se registra el motivo del rechazo (si se proporcionó).
- El rechazo se registra en las estadísticas de aceptación del voluntario.
- Si la posición ya no está totalmente cubierta y el evento es futuro, se crea automáticamente una solicitud de suplente (consulte Solicitudes de suplencia).
Registro
Los voluntarios pueden registrarse en su asignación a través del portal:
- Ventana de registro: Comienza 2 horas antes de la hora de inicio del evento y termina cuando el evento finaliza (o 2 horas después de la hora de inicio si no hay hora de fin establecida).
- Elegibilidad: Solo asignaciones confirmadas que aún no se han registrado.
- Proceso: El voluntario hace clic en Registrar en el portal y se registra una marca de tiempo.
Ajustes de notificación para equipos
Algunos comportamientos de notificación se controlan a nivel de equipo:
| Ajuste | Descripción |
|---|---|
| Notificar al asignar automáticamente | Si está habilitado, los voluntarios reciben un correo electrónico cuando el programador automático los asigna. Si está deshabilitado, las asignaciones automáticas son silenciosas. |
| Confirmar asignaciones automáticamente | Si está habilitado, las asignaciones comienzan como «Confirmadas» en lugar de «Pendientes», lo que significa que los voluntarios no reciben un correo de solicitud con botones de aceptar/rechazar — pasan directamente al flujo de recordatorio. |
Otros trabajos en segundo plano que afectan a los voluntarios
Dos trabajos programados más tocan el sistema de voluntarios pero no envían correo electrónico — mantienen los datos actualizados. Los administradores deben saber que se ejecutan, aunque sean silenciosos. Ambos están documentados en detalle en Automatización y trabajos programados.
| Trabajo | Programación | Qué hace |
|---|---|---|
| Restablecimiento mensual de estadísticas | 1.º de cada mes, de madrugada | Restablece el contador «veces servido este mes» de cada miembro del equipo a cero para que el programador automático trate el nuevo mes como una ventana de rotación limpia. |
| Generación de indisponibilidad recurrente | Semanal, domingos a medianoche | Lee los patrones de indisponibilidad recurrente de cada voluntario (cada domingo, 1.º del mes, etc.) y precreea fechas bloqueadas para los próximos tres meses. Consulte Indisponibilidad recurrente. |
Notificaciones en la aplicación
Además de los correos electrónicos, TimelyChurch puede crear notificaciones en la aplicación que aparecen en el centro de notificaciones del usuario dentro del panel de administración o del portal. Sirven como respaldo para voluntarios que quizá no revisen su correo electrónico con regularidad.
Gestión del seguimiento de notificaciones
Cada asignación registra:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Notificado | Cuándo se envió la notificación de asignación |
| Respondido | Cuándo el voluntario aceptó o rechazó |
| Registrado | Cuándo el voluntario se registró en el evento |
| Motivo de rechazo | El motivo proporcionado para rechazar (si lo hay) |
Estas marcas de tiempo ayudan a los administradores a ver de un vistazo quién ha sido notificado, quién ha respondido y quién se ha registrado.
Consejo: Envíe recordatorios 2-3 días antes de un evento para dar a los voluntarios tiempo suficiente para prepararse. Para servicios dominicales, enviar un recordatorio el jueves o viernes es una buena práctica.
Consejo: Si tiene voluntarios que consistentemente no responden a las asignaciones, compruebe si su dirección de correo electrónico es correcta. El sistema omite a los voluntarios sin dirección de correo electrónico registrada.
Consejo: Use la función «Confirmación automática» para equipos pequeños y unidos donde sabe que todos asistirán. Esto elimina el paso de aceptar/rechazar y simplifica el flujo. Reserve el flujo completo de aceptar/rechazar para equipos más grandes o grupos de voluntarios con menor compromiso.