Cierre de fin de año
Resumen
Cerrar año fiscal finaliza los libros de un año calendario bloqueando cada transacción con fecha en ese año. Una vez que se cierra un año:
- Ninguna transacción con fecha en ese año se puede registrar, editar ni eliminar — incluidos asientos contables, reembolsos y filas de importación bancaria.
- El año permanece cerrado para siempre. Cerrar un año no se puede deshacer — no hay manera de reabrirlo.
- Todos los años anteriores también se tratan como cerrados.
Cerrar no publica un asiento de cierre ni restablece ninguna cuenta. Sus informes ya resuelven el límite entre años por sí solos: el Balance general siempre muestra los resultados de años anteriores como Ganancias acumuladas (años anteriores) y los del año en curso como Ingreso neto no restringido (acumulado del año), haya cerrado o no un año (consulte Informes financieros).
Cerrar los libros no es necesario para seguir operando — TimelyChurch hace seguimiento de transacciones a través de los años de cualquier forma — pero es una mejor práctica para cualquier iglesia con un comité de finanzas, una auditoría anual o estados financieros aprobados por la junta, porque evita que cambien las cifras aprobadas del año pasado.
Solo años calendario: El Cierre de fin de año siempre funciona del 1 de enero al 31 de diciembre.
Cuándo cerrar el año
La mayoría de las iglesias cierran los libros después de que la última conciliación del año esté completa y se hayan ingresado los ajustes finales. Esto típicamente ocurre a finales de enero o febrero, después de que el estado de cuenta bancario de diciembre haya sido conciliado.
Como un año cerrado nunca se puede reabrir, no cierre hasta que cada entrada tardía, ajuste de auditoría y corrección de ese año estén ingresados.
Dónde encontrarlo
Vaya a Finanzas > Contabilidad, abra el menú Disposición ▾ en la barra de pestañas de contabilidad (Más ▾ en Chequera simple) y elija Cerrar año fiscal. La página se titula Cierre de fin de año («Revise y cierre el año fiscal para bloquear las transacciones.»).
Use el menú desplegable de año en la parte superior para elegir el año. Lista solo años pasados — desde el año de su primera transacción hasta el año pasado — y se abre en el año pasado. Si el año ya está cerrado, la página lo dice («El año fiscal AAAA ya está cerrado. Todas las transacciones de este año están bloqueadas.»).
Lista de verificación de cierre
La Lista de verificación de cierre para AAAA muestra tres comprobaciones. «Todos los elementos deben aprobarse antes de poder cerrar el año.» Cada elemento que falla le enlaza a la página donde lo corrige.
- Todas las cuentas bancarias conciliadas — cada transacción con fecha en el año en cada cuenta de activo activa (corriente, ahorros, efectivo y cualquier otra cuenta de activo) debe estar conciliada. Si no, la página lista cada cuenta con su número de transacciones sin conciliar y un enlace Ir a Conciliación bancaria.
- No hay lotes de depósito abiertos — ningún lote de depósito con fecha en el año puede seguir Abierto. Los lotes Cerrados y Depositados pasan esta comprobación — pero marque como depositado cada lote Cerrado antes de cerrar el año: una vez cerrado el año, un lote cuyas donaciones tienen fecha en él ya no se puede marcar como depositado. Enlace: Ir a Lotes de depósito.
- No hay facturas pendientes — ninguna factura con fecha en el año (por su fecha de factura) puede estar Sin pagar o Parcialmente pagada. Pague la factura, o elimínela si se ingresó por error. Enlace: Ir a Facturas.
Las filas pendientes en la cola de revisión de importación bancaria no bloquean el cierre — pero una vez que el año se cierra, una fila con fecha en ese año ya no se puede aceptar.
Debajo de la lista, el Resumen financiero de AAAA muestra los Ingresos totales, los Gastos totales y el Ingreso neto del año.
Cerrar el año
Cuando todas las comprobaciones se aprueban:
- Haga clic en Cerrar el año fiscal AAAA.
- Lea la confirmación: «Esto bloqueará todas las transacciones de AAAA» — ninguna transacción de ese año se puede editar ni eliminar, y «Esta acción no se puede deshacer.»
- Confirme con Cerrar el año fiscal AAAA.
Verá «El año fiscal AAAA se ha cerrado correctamente. Todas las transacciones de AAAA ahora están bloqueadas.»
Cerrar requiere el permiso Cerrar en la fila Contabilidad de su rol (incluido en Acceso completo).
Flujo de trabajo del tesorero
El proceso típico de fin de año para un tesorero de iglesia que usa TimelyChurch:
- 31 de diciembre — Deje de ingresar nuevas transacciones para el año que se cierra. Continúe normalmente para el nuevo año.
- Principios de enero — Espere el estado de cuenta bancario de diciembre; concilie diciembre.
- Mediados de enero — Registre cualquier asiento de ajuste final que pertenezca al año que se cierra, pague o depure las facturas del año y termine cualquier lote de depósito abierto.
- Finales de enero — Ejecute informes preliminares (Balance general, Estado de resultados, Informe del tesorero) para el año que se cierra. Comparta con el comité de finanzas.
- Después de la revisión del comité (y cualquier auditoría) — Haga las correcciones finales, luego cierre el año.
- Post-cierre — Genere informes finales para el año cerrado. Distribuya a la junta, archive en los registros anuales y (si aplica) entréguelos al auditor.
Mejores prácticas
No cierre hasta que la auditoría sea final. Si su iglesia es auditada, termine los asientos de ajuste de la auditoría antes de cerrar. Un año cerrado no se puede reabrir.
Imprima o guarde PDF de los informes finales justo después del cierre. El Balance general, Estado de resultados e Informe del tesorero del año cerrado son los estados financieros anuales oficiales de la iglesia. Guárdelos en sus registros, no solo en el sistema.
Coordine con la nómina y los 1099. Las presentaciones de fin de año (W-2, 1099) tienen sus propios plazos. Asegúrese de que sus datos de proveedores 1099 sean precisos antes de cerrar — los pagos de un año cerrado ya no se pueden corregir.