Cierre de fin de año

Resumen

El Cierre de fin de año es un flujo guiado que finaliza los libros de un año fiscal. Una vez que se cierra un año:

• El ingreso neto (o pérdida neta) del año se transfiere a su cuenta de patrimonio / activos netos.
• Las cuentas de ingresos y gastos se ponen en cero para el nuevo año (son cuentas de período, no saldos acumulados).
• El período cerrado queda bloqueado contra ediciones accidentales, de la misma forma que una conciliación completada bloquea su período.

Cerrar los libros no es estrictamente necesario para seguir operando — TimelyChurch continuará haciendo seguimiento de transacciones a través de los años de cualquier forma — pero es una mejor práctica para cualquier iglesia con un comité de finanzas, una auditoría anual o estados financieros aprobados por la junta.

Cuándo cerrar el año

La mayoría de las iglesias cierran los libros después de que la última conciliación del año fiscal esté completa y se hayan ingresado los devengos o ajustes finales. Para un año fiscal de año calendario (el más común), esto típicamente ocurre a finales de enero o febrero del año siguiente, después de que el estado de cuenta bancario de diciembre haya sido conciliado.

Cerrar demasiado pronto significa que puede necesitar reabrir el año para registrar una entrada tardía. Cerrar demasiado tarde retrasa sus estados financieros listos para auditoría.

Dónde encontrarlo

Vaya a Finanzas > Contabilidad y busque Cierre de fin de año en el menú de Contabilidad, o visite la ruta accounting/year-end-close directamente desde la URL.

La página de Cierre de fin de año muestra el año que se está cerrando, una lista de verificación de requisitos previos y un resumen de lo que ocurrirá cuando confirme.

Lista de verificación de requisitos previos

Antes de poder ejecutar el cierre, cada elemento de esta lista debe cumplirse. La página verifica estos automáticamente y bloquea el botón de cierre hasta que cada uno esté en verde.

• Todas las cuentas bancarias están conciliadas hasta el último día del año fiscal. Cada cuenta de tipo Activo que es una cuenta bancaria debe tener una conciliación completada cuya fecha de estado de cuenta sea en o después del 31 de diciembre (o el equivalente de fin de año fiscal de su iglesia).
• No hay lotes de depósito abiertos. Cada lote de depósito del año debe estar finalizado (publicado). Los lotes abiertos aún en borrador bloquearán el cierre.
• No hay facturas sin pagar con fecha de vencimiento en el año que se cierra. Páguelas, anúlelas o trasládelas al año siguiente antes de cerrar.
• No hay transacciones en estado pendiente de una importación bancaria. Vacíe primero la cola de revisión de importación — acepte o excluya cada fila pendiente.

Si algún elemento falla, la página lista exactamente qué registros están bloqueando y le enlaza a la página correcta para resolverlos.

Qué hace el cierre

Cuando confirma el cierre:

1. El sistema calcula el ingreso neto del año como Ingresos totales menos Gastos totales.
2. Ese ingreso neto se publica como un asiento de cierre que aumenta (o disminuye, si hay pérdida) su cuenta de patrimonio de Activos netos sin restricción.
3. Las cuentas de ingresos y gastos se restablecen para el nuevo año. Su actividad por año permanece visible en informes históricos; solo el saldo acumulado se reinicia.
4. Se guarda un registro de Cierre de fin de año en su historial contable con la fecha de cierre, el usuario que lo ejecutó y el ingreso neto calculado.
5. Cada transacción del año cerrado queda bloqueada contra ediciones y eliminaciones. Para cambiar una transacción del período cerrado, el año debe reabrirse primero por un administrador.

Flujo de trabajo del tesorero

El proceso típico de fin de año para un tesorero de iglesia que usa TimelyChurch:

1. 31 de diciembre — Deje de ingresar nuevas transacciones para el año que se cierra. Continúe normalmente para el nuevo año.
2. Principios de enero — Espere el estado de cuenta bancario de diciembre; concilie diciembre.
3. Mediados de enero — Registre cualquier devengo final, contribución en especie o asiento de ajuste que pertenezca al año que se cierra.
4. Finales de enero — Ejecute informes preliminares (Balance general, Estado de resultados, Informe del tesorero) para el año que se cierra. Comparta con el comité de finanzas.
5. Después de la revisión del comité — Haga las correcciones finales, luego ejecute el flujo de Cierre de fin de año.
6. Post-cierre — Genere informes finales para el año cerrado. Ahora mostrarán la transferencia de patrimonio. Distribuya a la junta, archive en los registros anuales y (si aplica) entréguelos al auditor.

Reabrir un año cerrado

En casos raros (ajustes de auditoría, errores descubiertos tarde), un administrador puede necesitar reabrir un año cerrado. Esta es una acción privilegiada — desbloquea cada transacción de ese año y revierte el asiento de cierre. Después de reabrir, haga correcciones, luego vuelva a ejecutar el cierre.

Reabrir un año también afecta todos los cierres posteriores, ya que el asiento de cierre alimenta el saldo de patrimonio de apertura del año siguiente. Úselo con moderación y documente por qué.

Mejores prácticas

No cierre hasta que la auditoría sea final. Si su iglesia es auditada, termine los asientos de ajuste de la auditoría antes de ejecutar el cierre. Esto evita una reapertura.

Imprima o guarde PDF de los informes finales justo después del cierre. El Balance general, Estado de resultados e Informe del tesorero del año cerrado son los estados financieros anuales oficiales de la iglesia. Guárdelos en sus registros, no solo en el sistema.

Coordine con la nómina. Las presentaciones de nómina de fin de año (W-2, 1099) tienen sus propios plazos. El cierre contable es independiente, pero asegúrese de que sus datos de proveedores 1099 sean precisos antes de cerrar — las correcciones después del cierre requieren una reapertura.