Lotes de depósito

Los lotes de depósito le ayudan a agrupar donaciones en efectivo y en cheque que deposita juntas en el banco. Al organizar las donaciones en lotes, puede verificar que los montos registrados en TimelyChurch coincidan con su depósito bancario físico, mantener un rastro de auditoría y crear transacciones contables cuando se realiza el depósito.

Acceder a Lotes de depósito

1. Desde el panel de Donaciones, haga clic en el menú Más acciones (icono de tres puntos).
2. Seleccione Lotes de depósito.

O navegue directamente a Finanzas > Donaciones > Lotes.

Crear un lote de depósito

1. Haga clic en Crear lote.
2. Complete los detalles del lote:

1. Haga clic en Crear.

El lote recibe un número de lote generado automáticamente con el formato DEP-NNNNN (p. ej., DEP-00001). Los números de lote son secuenciales por iglesia.

Estados del lote

Agregar donaciones a un lote

1. Abra el lote haciendo clic en él.
2. La página de detalle del lote muestra:
   • Donaciones ya incluidas en el lote.
   • Donaciones sin lote disponibles para agregar (hasta las 50 más recientes).
3. Haga clic en Agregar junto a cualquier donación sin lote para incluirla en el lote.

Nota: Solo las donaciones que no son en línea y que no están ya en otro lote aparecen en la lista disponible. Las donaciones en línea/con tarjeta se procesan a través de Stripe y no necesitan agruparse en lotes.

Agrupar más de 50 donaciones sin lote

La lista disponible para agregar está intencionalmente limitada a las 50 más recientes donaciones sin lote para mantener la página rápida. Si tiene un acumulado mayor (por ejemplo, después de ponerse al día con la captura de datos), use cualquiera de estas alternativas:

1. Procesar por oleadas — Agregue las 50 visibles, haga clic en Guardar, luego actualice la página de detalle del lote. Ahora aparecen las siguientes 50 donaciones sin lote más antiguas. Repita hasta completar.
2. Usar varios lotes — Cree un segundo (o tercer) lote de depósito fechado para coincidir con las fechas reales de depósito y divida las donaciones más antiguas entre ellos. Esto también es un rastro de auditoría más limpio cuando las donaciones abarcan más de un depósito bancario.
3. Reducir el acumulado en el origen — Si ve esto con frecuencia, agrupe semanalmente en lugar de mensualmente para que el grupo sin lote permanezca por debajo de 50.

Quitar donaciones de un lote

1. Abra el lote.
2. Haga clic en Quitar junto a cualquier donación del lote.
3. La donación vuelve al grupo sin lote.

Las donaciones solo pueden agregarse o quitarse mientras el lote está en estado Abierto.

Totales del lote y conciliación

Cada lote registra:

Cuando el total real coincide con el total esperado, el lote se considera «cuadrado». Si hay una discrepancia, se muestra la diferencia para que pueda investigar antes de cerrar.

Cerrar un lote

1. Abra el lote.
2. Haga clic en Cerrar lote.
3. El estado del lote cambia a Cerrado.

Requisitos para cerrar:

• El lote debe estar en estado Abierto.
• El lote debe contener al menos una donación (los lotes vacíos no pueden cerrarse).

Cuando se cierra un lote:

• Los totales se recalculan a partir de todas las donaciones del lote.
• Se registran el usuario y la marca de tiempo del cierre.
• No se permiten más adiciones ni eliminaciones.

Reabrir un lote

Si necesita hacer cambios después de cerrar:

1. Abra el lote cerrado.
2. Haga clic en Reabrir lote.
3. El lote vuelve al estado Abierto y puede agregar o quitar donaciones.

Nota: Solo los lotes Cerrados pueden reabrirse. Los lotes Depositados no pueden reabrirse porque ya se creó una transacción contable.

Marcar un lote como depositado

Una vez que haya depositado físicamente los fondos en su banco:

1. Abra el lote cerrado.
2. Haga clic en Marcar como depositado.
3. Seleccione la Cuenta bancaria (cuenta de activo) donde se realizó el depósito.
4. Haga clic en Confirmar.

Cuando se deposita un lote:

• Se crea automáticamente una transacción contable con:
  • Tipo de transacción: Ingresos
  • Importe: El total real del lote
  • Fecha: La fecha de depósito del lote
  • Descripción: «Deposit Batch DEP-XXXXX - N items»
  • Número de referencia: El número de lote
• El estado del lote cambia a Depositado.
• El lote ya no puede reabrirse.

Imprimir un comprobante de depósito

1. Abra cualquier lote (cualquier estado).
2. Haga clic en Imprimir comprobante de depósito.
3. Se genera un PDF con los detalles del lote y todas las donaciones listadas, listo para su depósito bancario.

El archivo se nombra deposit-slip-DEP-XXXXX.pdf.

Eliminar un lote

Solo los lotes Abiertos pueden eliminarse:

1. Abra el lote.
2. Haga clic en Eliminar lote.
3. Confirme la eliminación.

Cuando se elimina un lote:

• Todas las donaciones del lote pierden su asociación con el lote (vuelven al grupo sin lote).
• El registro del lote se elimina permanentemente.
• No se ven afectadas las transacciones contables.

Los lotes Cerrados o Depositados no pueden eliminarse.

Buenas prácticas

Flujo de trabajo de depósito semanal

1. Después de cada servicio: Registre todas las donaciones en efectivo y en cheque en TimelyChurch.
2. Antes de ir al banco: Cree un lote de depósito con el total esperado de su conteo.
3. Agregar donaciones: Agregue todas las donaciones de este depósito al lote.
4. Verificar: Compare el total esperado con el total real. Investigue cualquier diferencia.
5. Cerrar el lote: Una vez verificado, cierre el lote.
6. Después de depositar en el banco: Marque el lote como depositado, seleccionando la cuenta bancaria.
7. Imprimir un comprobante de depósito: Conserve una copia para sus registros.

Consejos

• Cree lotes separados para cada viaje al banco, aunque ocurran el mismo día.
• Use el campo de total esperado para detectar errores de captura de datos antes de ir al banco.
• Mantenga notas en los lotes para elementos inusuales o explicaciones.
• Los lotes cerrados sirven como rastro de auditoría: registran quién cerró el lote y cuándo.