Importar y exportar datos

TimelyChurch facilita incorporar datos de otros sistemas y exportar sus registros cuando los necesite. Ya sea que esté migrando desde otra plataforma de gestión de iglesias, compartiendo datos con un equipo de ministerio o creando una copia de seguridad, esta guía cubre todo lo que necesita saber.

Importar personas desde un archivo CSV

¿Quién debe usar esto?

• Iglesias que cambian desde otro sistema de gestión de iglesias
• Cualquiera con una hoja de cálculo de personas para agregar (de una conferencia, evento, iglesia asociada, etc.)
• Personal que recibió una lista de nuevos miembros o visitantes en formato de hoja de cálculo

Antes de comenzar

Asegúrese de que su archivo CSV tenga al menos una columna de nombre y apellido para cada persona. Todos los demás campos son opcionales. El tamaño máximo del archivo es 10 MB.

Dónde encontrar Importar

1. Vaya a Personas desde la barra lateral izquierda.
2. Haga clic en el botón Agregar persona ▾ en la esquina superior derecha.
3. Elija Importar desde archivo. Esto abre la ventana Importar personas, que detecta automáticamente el formato de su archivo — no se necesita asignación de columnas.

Opción A: Usar la plantilla de importación de TimelyChurch

Si comienza con sus propios datos de hoja de cálculo, la plantilla garantiza que sus columnas coincidan con lo que TimelyChurch espera.

1. Vaya a Personas desde la barra lateral izquierda.
2. Haga clic en Agregar persona ▾, luego Descargar plantilla CSV (también puede hacer clic en Descargar plantilla desde dentro de la ventana Importar personas).
3. Abra el archivo CSV descargado en Excel, Google Sheets u otra aplicación de hoja de cálculo.
4. Complete sus datos siguiendo las columnas de la plantilla:

1. Guarde el archivo en formato CSV.

Consejo: Si deja la columna membership_status vacía, las personas importadas tendrán por defecto «Visitante». Si una fila no tiene nombre o apellido, se omitirá.

Opción B: Importar directamente desde otro sistema de gestión de iglesias

TimelyChurch reconoce automáticamente las exportaciones CSV de muchas otras plataformas y asigna sus columnas por usted. Los sistemas reconocidos incluyen:

Incluso si su sistema no está en la lista, aún puede subir cualquier CSV — TimelyChurch recurrirá a una importación genérica que lee nombres de columna estándar como first_name, last_name, email, etc.

Para importar desde una de estas plataformas:

1. En su sistema actual de gestión de iglesias, exporte su lista de personas como archivo CSV.
2. En TimelyChurch, abra Personas > Agregar persona ▾ > Importar desde archivo.
3. Suba el archivo CSV directamente — no se necesita reformatear.
4. TimelyChurch detecta el formato de origen y lo indica en el mensaje de resultado (por ejemplo, «Detected Planning Center format»).
5. Haga clic en Importar personas para finalizar.

Consejo: Si su exportación incluye datos de hogar o familia, TimelyChurch creará automáticamente registros de familia y vinculará a las personas con sus familias. No necesita configurar familias por separado.

Subir e importar

1. Abra Personas > Agregar persona ▾ > Importar desde archivo.
2. Arrastre su CSV al área de carga, o haga clic para buscar y seleccionar su archivo (CSV de hasta 10 MB).
3. Revise las opciones de importación:
   • Omitir duplicados (recomendado, activado de forma predeterminada) — Si una persona con el mismo nombre o correo electrónico ya existe en su directorio, esa fila se omitirá en lugar de crear un registro duplicado.
4. Haga clic en Importar personas.
5. Espere a que se procese la importación. Para archivos grandes, esto puede tomar un momento.

Entender los resultados de la importación

Después de que la importación termine, TimelyChurch muestra un mensaje de resumen en la parte superior de la página que describe lo ocurrido. Según su archivo, ese mensaje puede incluir:

Si algunas filas se omitieron por errores, corrija los datos en su hoja de cálculo y vuelva a importar solo esas filas.

Exportar personas a CSV

Exporte sus datos de personas cuando necesite:

• Crear una hoja de cálculo para un evento o equipo de ministerio
• Compartir una lista de miembros con el liderazgo
• Generar una lista de correo
• Hacer una copia de seguridad de sus datos
• Migrar a otro sistema

Dónde encontrar Exportar

Exportar está en la configuración de su iglesia, no en la página de Personas.

1. Vaya a Configuración desde la barra lateral izquierda (o abra Configuración de la iglesia).
2. Abra la pestaña Exportar.
3. Verá tarjetas separadas de Exportar personas y Exportar familias.

Exportar todas las personas

1. En la pestaña Exportar, encuentre la tarjeta Exportar personas.
2. Haga clic en Exportar CSV.
3. Se descargará a su computadora un archivo CSV con todos los registros de personas.

La exportación incluye a todos en su directorio. Si necesita un subconjunto filtrado (por ejemplo, solo una clase o solo miembros), exporte el archivo completo y fíltrelo en su aplicación de hoja de cálculo.

Qué incluye una exportación de personas

El archivo CSV exportado tiene 19 columnas, en este orden exacto:

Limitación conocida: Algunas columnas — específicamente Phone, Address, Zip, Family Role y Notes — pueden aparecer en blanco en su archivo exportado. Estos detalles se almacenan en el perfil de cada persona, pero no siempre se incluyen en la exportación actual. Si necesita esos valores, consulte el detalle subyacente en el perfil de la persona o abra un ticket de soporte para que podamos priorizar la corrección de la exportación.

Exportar familias a CSV

También puede exportar sus registros de familia como un archivo separado.

1. Vaya a Configuración > pestaña Exportar.
2. Encuentre la tarjeta Exportar familias.
3. Haga clic en Exportar CSV.

Qué incluye una exportación de familias

Consejos para una importación exitosa

1. Limpie sus datos primero — Antes de importar, revise su hoja de cálculo en busca de errores obvios: filas vacías, nombres mal escritos, formato inconsistente.
2. Use formatos consistentes — Para fechas, use YYYY-MM-DD. Para números de teléfono, cualquier formato funciona (TimelyChurch los normalizará). Para género, use «male» o «female».
3. Comience con una importación de prueba — Si tiene un archivo grande (cientos o miles de personas), intente importar solo las primeras 10-20 filas para verificar que todo se asigne correctamente.
4. Mantenga «Omitir duplicados» activado — Esto evita entradas dobles accidentales. Siempre puede agregar personas manualmente después si se marcaron incorrectamente como duplicados.
5. Revise los resultados — Después de importar, explore el directorio de Personas y revise algunos registros para asegurarse de que los datos llegaron correctamente.
6. Importe familias también — Si su CSV incluye datos de hogar (de Planning Center, Breeze, ChurchTrac, etc.), TimelyChurch creará familias automáticamente. Revise la pestaña Familias para verificar.

Solución de problemas comunes de importación

Artículos relacionados

• Agregar personas
• Administrar su directorio de personas
• Gestión de familias
• Detección y combinación de duplicados