Gestión del equipo

Audiencia: Este artículo está dirigido a administradores de la iglesia.

La Gestión del equipo le permite invitar al personal, maestros y voluntarios a su panel de administración de TimelyChurch, asignarles roles y controlar su acceso. Aquí es donde construye el equipo que le ayuda a administrar su iglesia de forma digital.

Hay tres formas de invitar personas (Correo / Directorio / Enlace). Las invitaciones por correo caducan después de 7 días, y los enlaces de invitación caducan después de 30 días de forma predeterminada (puede establecer entre 1 y 365 días).

Acceder a la Gestión del equipo

1. En la barra lateral izquierda, abra la sección Administración y haga clic en Miembros del equipo.
2. Llegará a la página de Gestión del equipo con tarjetas de estadísticas, una lista de miembros actuales y una pestaña para invitaciones pendientes.

Estadísticas del panel

En la parte superior de la página verá cuatro tarjetas de estadísticas:

• Total de miembros — El número de personas actualmente en su equipo
• Administradores — Cuántos miembros del equipo tienen acceso de nivel administrador (cualquiera cuyo rol pueda administrar la configuración)
• Maestros — Todos en el equipo que no se cuentan como administradores (se calcula como Total de miembros menos Administradores, no como un recuento de un rol específico de «Maestro»)
• Invitaciones pendientes — El número de invitaciones enviadas pero aún no aceptadas

Administrar miembros actuales del equipo

Ver miembros del equipo

La pestaña Miembros del equipo muestra todos los miembros actuales en una tabla con:

• Su nombre y dirección de correo
• Su rol asignado (mostrado como una insignia de color)
• Su cargo dentro de la iglesia (por ejemplo, «Maestro principal», «Coordinador»)
• Cuándo se unieron y si su cuenta está Activa o Inactiva

Cambiar el rol de un miembro del equipo

1. Busque al miembro del equipo en la lista.
2. Haga clic en su insignia de rol en la columna Rol (o abra el menú de acciones ⋮ al final de su fila y elija Cambiar rol).
3. Elija un nuevo rol en el menú desplegable que aparece.

Los permisos del miembro del equipo se actualizan de inmediato según su nuevo rol; no hay un paso de Guardar por separado.

Acerca de los cargos de los miembros del equipo

Un cargo es independiente de un rol: describe la posición de alguien en la iglesia (por ejemplo, «Director del ministerio infantil») sin cambiar sus permisos del sistema. Los cargos se muestran en la columna Cargo de la tabla Miembros del equipo.

Desactivar un miembro del equipo

Si alguien toma una licencia o se retira temporalmente, puede desactivar su cuenta sin eliminarla:

1. Busque al miembro del equipo en la lista.
2. Abra el menú de acciones ⋮ al final de su fila.
3. Haga clic en Desactivar.

El miembro ya no podrá iniciar sesión, pero su cuenta e historial se conservan. Para reactivar, abra el mismo menú y haga clic en Activar.

Eliminar un miembro del equipo

Si alguien abandona permanentemente su equipo:

1. Busque al miembro del equipo en la lista.
2. Abra el menú de acciones ⋮ al final de su fila.
3. Haga clic en Quitar del equipo y confirme en el cuadro de diálogo.

La persona se desvinculará del equipo de su iglesia. Su cuenta de usuario sigue existiendo en el sistema, pero ya no tendrá acceso al panel de administración de su iglesia.

Importante: No puede eliminar su propia cuenta del equipo; la opción Quitar del equipo no aparece en su propia fila. TimelyChurch también bloquea eliminar al último miembro con capacidad de administrador, así que promueva a otra persona a un rol de administrador antes de dar un paso atrás para evitar bloquear a todos fuera de las funciones de administración.

Invitar nuevos miembros del equipo

Haga clic en el botón Invitar miembro (aparece en la pestaña Miembros del equipo; en la pestaña Invitaciones el mismo botón dice Enviar invitación). Esto abre la ventana Invitar miembro del equipo, que tiene tres pestañas — Correo electrónico, Directorio y Enlace — una para cada forma de invitar personas.

Elegir un rol es obligatorio. Cada invitación ahora comienza con el menú desplegable de rol en «Elija un rol…»; no hay valor predeterminado. Debe elegir un rol antes de que se envíe la invitación; si lo omite, TimelyChurch muestra «Elija un rol para esta invitación». Cada opción enumera el nombre del rol, una breve descripción y su alcance de acceso (Toda la organización, Su equipo o Ellos mismos) para que pueda elegir el nivel de acceso adecuado.

Método 1: Invitación por correo

Úselo para invitar a alguien ingresando su dirección de correo directamente.

1. Haga clic en Invitar miembro, luego seleccione la pestaña Correo electrónico.
2. Escriba una o más direcciones de correo. Presione Enter, coma o Tab después de cada una (también puede pegar una lista de direcciones a la vez); cada una se convierte en una etiqueta eliminable.
3. Elija un rol para asignarles.
4. Opcionalmente haga clic en Agregar una nota personal para incluir un mensaje en el correo.
5. Haga clic en Enviar invitación (el botón dice «Enviar N invitaciones» cuando ha agregado más de una dirección).

Cada persona recibirá un correo con un enlace para crear su cuenta o iniciar sesión. Las invitaciones caducan después de 7 días.

Método 2: Invitar desde el directorio

Si la persona que desea invitar ya existe en su directorio de Personas (y tiene una dirección de correo), puede invitarla directamente:

1. Haga clic en Invitar miembro, luego seleccione la pestaña Directorio.
2. Busque a la persona por nombre y selecciónela en los resultados (solo aparecen personas que tienen dirección de correo).
3. Elija un rol.
4. Opcionalmente agregue una nota personal.
5. Haga clic en Enviar invitación.

Este método es conveniente porque vincula su cuenta del equipo con su registro de persona existente.

Método 3: Enlace de invitación

Genere un enlace reutilizable que pueda compartir por mensaje de texto, redes sociales o en persona:

1. Haga clic en Invitar miembro, luego seleccione la pestaña Enlace.
2. Elija el rol que recibirán los nuevos miembros.
3. Opcionalmente establezca un número máximo de usos y un período de caducidad (predeterminado: 30 días, máximo: 365 días).
4. Haga clic en Generar enlace.
5. Copie el enlace desde la ventana de confirmación — o haga que las personas escaneen el código QR que se muestra allí — y compártalo.

Cualquiera que abra el enlace puede crear una cuenta y unirse a su equipo con el rol asignado.

Consejo: Los enlaces de invitación son excelentes para incorporar a un grupo de voluntarios a la vez. Genere un enlace con el rol «Miembro del equipo» y compártalo (o su código QR) en su próxima reunión de voluntarios.

Administrar invitaciones

Ver invitaciones pendientes

Haga clic en la pestaña Invitaciones para ver todas las invitaciones pendientes. Cada fila muestra:

• La dirección de correo del destinatario (para invitaciones por correo) o «Enlace para compartir» con cuántas veces se ha utilizado
• El rol asignado
• Quién envió la invitación y cuándo
• Cuándo caduca (o «Vencido» / «Nunca»)

Las acciones para cada invitación aparecen como pequeños botones de icono al final de su fila.

Copiar un enlace de invitación

Haga clic en el icono de copiar en cualquier fila de invitación para copiar su URL de unión al portapapeles y compartirla directamente.

Reenviar una invitación

Si alguien no recibió o perdió su correo de invitación:

1. Vaya a la pestaña Invitaciones.
2. Busque la invitación por correo (el icono de reenvío solo aparece en invitaciones por correo, no en enlaces para compartir).
3. Haga clic en el icono de reenviar.

Se enviará un nuevo correo con el asunto «Recordatorio: está invitado a unirse a [Nombre de la iglesia] en TimelyChurch».

Revocar una invitación

Si envió una invitación a la persona equivocada o desea cancelarla:

1. Vaya a la pestaña Invitaciones.
2. Busque la invitación.
3. Haga clic en el icono X (Revocar) y confirme en el cuadro de diálogo.

El enlace de invitación quedará invalidado y la persona ya no podrá utilizarlo.

Navegar a Roles

Desde la página de Gestión del equipo, puede hacer clic en el botón Administrar roles en la esquina superior derecha para ir directamente a la página de Roles y permisos, donde puede personalizar a qué puede acceder cada rol. (También puede llegar desde el elemento Roles y permisos en la sección Administración de la barra lateral.)

Preguntas frecuentes

P: ¿Cuántos miembros del equipo puedo tener? R: El número de miembros del equipo depende de su plan de suscripción. Su uso actual se muestra en la pestaña Facturación y planes en Configuración de la iglesia. Si alcanza su límite, deberá mejorar el plan para agregar más.

P: ¿Puede alguien estar en varios equipos de iglesias? R: Sí. TimelyChurch admite cuentas multi-espacio de trabajo. Un solo usuario puede ser miembro de varias iglesias, cada una con su propio rol.

P: ¿Qué sucede cuando elimino a un miembro del equipo? R: Su acceso al panel de administración de su iglesia se revoca de inmediato. Su cuenta de usuario sigue existiendo, así que si pertenece a otras iglesias en TimelyChurch, esas membresías no se ven afectadas.