Seguimientos
Los seguimientos son tareas que ayudan a su equipo a mantenerse al día con el cuidado pastoral, el alcance a visitantes y otras acciones importantes. Puede crear seguimientos para personas individuales, asignarlos a miembros del equipo, establecer prioridades y fechas de vencimiento, y hacer seguimiento hasta su finalización.
¿Por qué usar seguimientos?
Sin un sistema, es fácil que los planes bien intencionados se queden sin hacer. Los seguimientos garantizan que:
- Los visitantes reciban una llamada de bienvenida durante la primera semana
- Las visitas al hospital se programen y completen
- Las peticiones de oración se atiendan
- Las consultas de membresía reciban una respuesta oportuna
- Nadie se olvide — cada tarea tiene un responsable y una fecha de vencimiento
El panel de Seguimientos
TimelyChurch proporciona una página dedicada de Seguimientos donde puede ver y gestionar todas las tareas de seguimiento en toda su iglesia.
- Desde la barra lateral izquierda, haga clic en Seguimientos.
- Verá una lista de todos los seguimientos activos, con los elementos más urgentes y atrasados en la parte superior.
Estadísticas del panel
En la parte superior de la página, verá estadísticas rápidas:
- Total abiertos — Todos los seguimientos pendientes y en curso
- Atrasada — Tareas pasadas su fecha de vencimiento que no se han completado
- Vence hoy — Tareas que vencen hoy
- Vencen esta semana — Tareas que vencen durante la semana actual
Filtrar seguimientos
Use las opciones de filtro para reducir la lista:
| Filtro | Opciones |
|---|---|
| Estado | Activos (pendiente + en curso), Pendiente, En curso, Completado, Cancelado, Todos |
| Responsable | Cualquier miembro del equipo, o Sin asignar |
| Categoría | General, Cuidado pastoral, Visita domiciliaria, Visita al hospital, Visitante primerizo, Preparación para el bautismo, Petición de oración, Invitación a evento, Oportunidad de voluntariado, Actualización de membresía, Reunión, Llamada telefónica, Reparación de equipo, Mantenimiento de equipo, Problema de equipo, Mantenimiento de instalaciones |
| Fecha de vencimiento | Atrasada, Vence hoy, Vencen esta semana, Vencen la próxima semana |
| Buscar | Buscar por título o nombre de persona |
Crear un seguimiento
Desde el panel de Seguimientos
- En la página de Seguimientos, haga clic en Crear seguimiento.
- Complete el formulario:
- Persona (opcional) — Busque y seleccione la persona sobre la que trata este seguimiento. Puede dejarlo en blanco para tareas generales.
- Categoría (obligatoria) — Elija el tipo de seguimiento:
- General
- Cuidado pastoral
- Visita domiciliaria
- Visita al hospital
- Visitante primerizo
- Preparación para el bautismo
- Petición de oración
- Invitación a evento
- Oportunidad de voluntariado
- Actualización de membresía
- Reunión
- Llamada telefónica
- Reparación de equipo
- Mantenimiento de equipo
- Problema de equipo
- Mantenimiento de instalaciones
- Método (obligatorio) — ¿Cómo debe hacerse este seguimiento?
- Llamada telefónica
- Visita en persona
- Mensaje/Correo electrónico
- Reunión
- Fecha de vencimiento (obligatoria) — ¿Cuándo debe completarse?
- Hora límite (opcional) — Una hora específica, si corresponde.
- Asignado a (opcional) — ¿Qué miembro del equipo es responsable? Si se deja en blanco, se asignará a usted.
- Prioridad (obligatoria) — ¿Qué tan urgente es?
- Baja
- Normal
- Alta
- Urgente
- Descripción (opcional) — Notas o contexto adicionales sobre lo que debe hacerse.
- Activar recordatorio (opcional) — Active recordatorios para ser notificado antes de la fecha de vencimiento.
- Haga clic en Crear.
Consejo: El título se genera automáticamente según la categoría y el nombre de la persona. Por ejemplo, al seleccionar «Visitante primerizo» para «Sarah Johnson» se creará un seguimiento titulado «Visitante primerizo - Sarah Johnson».
Desde el perfil de una persona
- Abra el perfil de la persona.
- Vaya a la pestaña Seguimientos.
- Haga clic en Añadir seguimiento.
- Complete los mismos campos que arriba (la persona está preseleccionada).
- Haga clic en Crear.
Gestionar seguimientos
Actualizar un seguimiento
- Encuentre el seguimiento en el panel o en el perfil de una persona.
- Haga clic en el seguimiento para abrirlo.
- Edite cualquiera de los campos: categoría, método, fecha de vencimiento, responsable, prioridad, descripción o estado.
- Haga clic en Guardar.
Cambiar el estado
Los seguimientos pasan por estos estados:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | La tarea se ha creado pero no se ha iniciado |
| En curso | Alguien está trabajando activamente en ella |
| Completado | La tarea ha finalizado |
| Cancelado | La tarea ya no es necesaria |
Para cambiar el estado, puede:
- Editar el seguimiento y seleccionar un nuevo estado en el menú desplegable, o
- Usar el botón Marcar como completado para una finalización rápida.
Completar un seguimiento
- Encuentre el seguimiento.
- Haga clic en Marcar como completado (o edite y cambie el estado a «Completado»).
- Opcionalmente agregue Notas de finalización para registrar lo que se hizo (por ejemplo, «Llamé y dejé un mensaje de voz. Intentaré de nuevo el jueves.»).
- Haga clic en Guardar.
La fecha de finalización y la persona que lo marcó como completado se registran automáticamente.
Eliminar un seguimiento
- Encuentre el seguimiento.
- Haga clic en Eliminar.
- Confirme la eliminación.
Consejo: En lugar de eliminar, considere marcar los seguimientos como «Cancelado» si ya no son necesarios. Esto conserva un registro de lo que se planeó, lo cual puede ser útil para responsabilidad e informes.
Niveles de prioridad de seguimiento
La prioridad ayuda a su equipo a enfocarse en lo que más importa:
| Prioridad | Cuándo usarla |
|---|---|
| Urgente | Necesita atención inmediata (por ejemplo, visita al hospital, situación de crisis) |
| Alta | Importante y sensible al tiempo (por ejemplo, seguimiento a visitante primerizo en 48 horas) |
| Normal | Tareas estándar (por ejemplo, revisión pastoral regular, incorporación de voluntarios) |
| Baja | No sensible al tiempo (por ejemplo, actualizar registros de membresía, bienvenida general) |
Los elementos urgentes y de alta prioridad atrasados aparecen en la parte superior del panel de Seguimientos.
Categorías de seguimiento explicadas
| Categoría | Uso típico |
|---|---|
| General | Cualquier seguimiento que no encaje en una categoría específica |
| Cuidado pastoral | Revisiones para personas que atraviesan eventos de la vida, necesidades de consejería |
| Visita domiciliaria | Visitas programadas al hogar de una persona o familia |
| Visita al hospital | Visitar a alguien en el hospital o en recuperación |
| Visitante primerizo | Dar la bienvenida y conectar con alguien que asistió por primera vez |
| Preparación para el bautismo | Guiar a alguien a través de los pasos de preparación para el bautismo |
| Petición de oración | Dar seguimiento a una necesidad de oración que alguien compartió |
| Invitación a evento | Invitar a alguien a un evento próximo |
| Oportunidad de voluntariado | Comunicarse sobre oportunidades de servicio |
| Actualización de membresía | Dar seguimiento a asuntos relacionados con la membresía (traslados, cambios de estado) |
| Reunión | Programar o confirmar una reunión |
| Llamada telefónica | Una llamada telefónica específica que debe hacerse |
| Reparación de equipo | Una tarea de reparación para un equipo de la iglesia (a menudo creada automáticamente desde Notas de recursos) |
| Mantenimiento de equipo | Mantenimiento rutinario de equipo (mesa de sonido, proyector, vehículo, etc.) |
| Problema de equipo | Un problema reportado con equipo que necesita investigación |
| Mantenimiento de instalaciones | Trabajo de mantenimiento en un edificio, sala o terrenos |
Consejo: Las cuatro categorías de equipo/instalaciones normalmente se generan automáticamente cuando el personal registra una nota en un Recurso (como una mesa de sonido o una furgoneta). También pueden crearse manualmente para tareas de mantenimiento puntuales.
Mejores prácticas
- Cree seguimientos para cada visitante primerizo — Una llamada telefónica o correo electrónico oportuno durante la primera semana aumenta drásticamente la probabilidad de que regresen.
- Asigne a una persona específica — Las tareas sin responsable tienden a olvidarse. Siempre asigne a alguien.
- Establezca fechas de vencimiento realistas — No marque todo como urgente. Reserve la prioridad urgente para situaciones verdaderamente críticas en el tiempo.
- Agregue notas de finalización — Al marcar un seguimiento como completado, anote brevemente lo que ocurrió. Esto crea un registro valioso para el equipo.
- Revise los elementos atrasados semanalmente — Hágalo un hábito revisar el panel de Seguimientos al inicio de cada semana y atender todo lo atrasado.