Códigos de seguridad, etiquetas y seguridad infantil

La seguridad infantil es la base del sistema de Registro de TimelyChurch. Este artículo explica cómo funcionan los códigos de seguridad, cómo se imprimen las etiquetas y cómo se muestra la información de alergias y médica a lo largo del proceso de registro.

Códigos de seguridad

Cómo funcionan

Cada vez que una persona se registra en el quiosco, el sistema genera un código de seguridad alfanumérico único de 6 caracteres (por ejemplo, AB12CD o 7KN3PR). El código usa letras mayúsculas y dígitos, excluyendo caracteres que se confunden fácilmente (como O/0, I/1, L/1).

El código de seguridad funciona como un token de coincidencia:

• Aparece en la etiqueta de nombre del niño.
• Aparece en la etiqueta de comprobante de seguridad del padre o madre.
• Se muestra en la lista de la Estación de registro de asistencia junto a la persona registrada.
• Es necesario para registrar la salida del niño.

Nota: Los códigos de seguridad se generan para registros en el quiosco (autoservicio). Las personas agregadas directamente a través de una sesión de clase o evento no tienen una ceremonia de recogida, por lo que pueden no llevar un código.

Verificar un código

Al momento de la recogida:

1. El padre o madre presenta su comprobante de seguridad.
2. Un administrador ingresa el código de 6 caracteres en el panel Verificar y registrar salida.
3. El sistema busca el registro de entrada activo que coincida con ese código.
4. Si se encuentra, se muestran el nombre de la persona, la hora de registro y cualquier alerta de alergia.
5. Para un niño: aparece una lista «¿Quién va a recoger?» con los adultos autorizados para la recogida de la familia. El administrador selecciona quién recogerá al niño. El botón Confirmar salida permanece deshabilitado hasta que se elija una persona de recogida.
6. El administrador hace clic en Confirmar salida para completar la salida.

Si el código no coincide con ningún registro de entrada activo, el sistema devuelve «No se encontró ningún registro de entrada activo con este código».

Anulación de administrador: Si ninguna de las personas de recogida listadas aplica (o la familia no tiene recogidas autorizadas registradas), un administrador puede marcar Anular autorización de recogida (solo administrador) para liberar al niño sin seleccionar un nombre. Esta opción solo aparece para usuarios administradores.

Registros familiares

Cuando se registra a una familia de visitantes mediante el flujo de registro de visitantes (el botón Agregar visitante en el quiosco), los códigos de seguridad se asignan pensando en la seguridad infantil:

• Los adultos del mismo grupo de visitantes comparten un único código familiar, para que puedan registrarse como salida cómodamente con un solo comprobante.
• Cada niño recibe su propio código de seguridad único.

Dar a cada niño un código separado es deliberado: garantiza que la liberación de cada menor sea una acción independiente verificada por código. Por ejemplo, si un niño lo recoge la abuela y otro el padre, la recogida de cada niño se verifica de forma independiente en lugar de que un solo código filtrado libere a todos los niños a la vez.

Para familias existentes que usan la búsqueda estándar por teléfono, cada persona también recibe su propio código individual (un código por registro de entrada).

Impresión de etiquetas

Imprimir una sola etiqueta

1. En la lista de personas registradas, haga clic en el icono de impresora junto al nombre de una persona.
2. Se abre una vista previa de impresión en una nueva pestaña que muestra la etiqueta del niño y (opcionalmente) la etiqueta de seguridad del padre o madre.
3. Haga clic en Imprimir o presione Ctrl+P / Cmd+P.

Imprimir todas las etiquetas a la vez

1. En la lista de personas registradas, haga clic en Imprimir todo en el encabezado.
2. Se abre una vista previa de impresión con etiquetas para todas las personas actualmente registradas.
3. Imprímalas todas en un solo lote.

Imprimir después de un registro familiar

Después de completar un registro familiar, aparece un modal de éxito que muestra todos los códigos de seguridad. Haga clic en Imprimir etiquetas para abrir una vista previa de impresión para todas las personas que acaban de registrarse. Esta vista previa de impresión abre automáticamente el cuadro de diálogo de impresión del navegador para que las etiquetas puedan enviarse a la impresora de inmediato.

Qué aparece en las etiquetas

Etiqueta con nombre del niño (plantilla predeterminada)

• Logotipo de la iglesia (arriba a la izquierda)
• Nombre del niño (grande, centrado, en negrita)
• Nombre de clase/grupo (p. ej., «Kindergarten»)
• Nombre de sala (si la clase tiene una sala asignada)
• Código de seguridad (abajo a la derecha, en un recuadro con borde)

Etiqueta de seguridad del padre o madre (plantilla predeterminada)

• Encabezado «ETIQUETA DE SEGURIDAD» con un icono de escudo (texto rojo para visibilidad)
• Nombre del niño
• Código de seguridad (grande, prominente, con borde rojo)
• Nombre de clase
• Fecha de registro
• Nombre de la iglesia

Plantilla de alerta médica

Para niños con alergias o condiciones médicas, hay una plantilla dedicada de Alerta médica disponible en el Diseñador de etiquetas:

• Un encabezado prominente «ALERTA MÉDICA» en rojo
• Nombre completo
• Nombre de clase
• Alergias mostradas en un recuadro rojo resaltado
• Notas especiales
• Código de seguridad

Información de alergias y médica

De dónde provienen los datos de alergias

La información de alergias y médica se obtiene del perfil de la persona en el directorio de Personas. Los campos relevantes del perfil son:

• Alergias (p. ej., «Cacahuetes, frutos secos») — las restricciones dietéticas registradas en el perfil también se combinan aquí.
• Notas médicas / especiales (p. ej., «Tiene asma: inhalador en la mochila»)

Dónde aparece la información de alergias

1. Durante la búsqueda por teléfono/nombre — Las insignias de alergias aparecen junto al nombre de la persona en los resultados de búsqueda para que el voluntario de registro esté inmediatamente informado.
2. En la lista de personas registradas — Tanto la vista de lista como la vista de salas muestran la información de alergias en texto rojo.
3. En las etiquetas impresas — Si «Mostrar alergias en las etiquetas» está habilitado en la configuración, la información de alergias se imprime en la etiqueta con el nombre.
4. Durante la verificación de código al registrar la salida — Las alergias aparecen cuando se busca el código de seguridad.
5. En la pantalla de selección familiar del quiosco — Las alergias se resaltan en rojo debajo del nombre de cada miembro de la familia.

Mantener actualizados los datos de alergias

La información de alergias se almacena en el registro de Persona y se copia al registro de entrada en el momento del registro. Para actualizar la información de alergias de una persona:

1. Vaya a Personas en el panel de administración.
2. Busque a la persona y edite su perfil.
3. Actualice los campos de alergias y notas médicas/especiales.
4. La información actualizada se usará en el próximo registro.

Importante: Los cambios en la información de alergias no actualizan retroactivamente los registros de entrada de sesiones anteriores. La información se captura en el momento del registro.

Recogidas autorizadas y contactos de emergencia

Los registros familiares en TimelyChurch pueden designar qué adultos están autorizados a recoger a los niños y quién debe contactarse en una emergencia.

Al registrarse

Cuando se busca a una familia por número de teléfono, el sistema carga:

• Recogidas autorizadas — Adultos en la familia marcados como «puede recoger». Sus nombres, números de teléfono y fotos están disponibles para que el voluntario de registro los revise.
• Contactos de emergencia — Miembros de la familia marcados como contactos de emergencia, ordenados por prioridad.

Al registrar la salida

Cuando verifica el código de seguridad de un niño al registrar la salida, las recogidas autorizadas de la familia aparecen en el panel Verificar y registrar salida como la lista «¿Quién va a recoger?», y debe seleccionarse una antes de que la salida pueda confirmarse (a menos que un administrador use la anulación). Esta es la salvaguarda que vincula cada liberación de un niño con un adulto reconocido.

Al registrar la salida mediante QR/Pre-registro

Cuando se escanea un código QR de pre-registro, las recogidas autorizadas y los contactos de emergencia de la familia se incluyen en la respuesta, dando a los voluntarios acceso rápido a esta información crítica.

Consejo: Asegúrese de que las familias tengan actualizada su lista de recogidas autorizadas y sus contactos de emergencia. Esto puede hacerlo la familia a través del portal de miembros o un administrador a través de la sección Personas.

Vista de salas para la seguridad infantil

La Estación de registro de asistencia de administración ofrece una vista de Salas (alterne entre Lista y Salas encima de la lista) que agrupa a todos los niños registrados por salón de clase. Cada tarjeta de sala muestra:

• Nombre de sala/clase
• Conteo de niños actualmente en la sala
• El nombre, foto, edad, hora de registro, código de seguridad y alertas de alergias de cada niño
• Un botón de salida rápida

Los niños que no se han asignado a una sala aparecen en una sección separada Sin sala con un indicador de advertencia, lo que impulsa su asignación.

Esta vista ofrece a los líderes del ministerio infantil una imagen de un vistazo de quién está en cada sala en cualquier momento.