Códigos de seguridad, etiquetas y seguridad infantil

La seguridad infantil es la base del sistema de Registro de TimelyChurch. Este artículo explica cómo funcionan los códigos de seguridad, cómo se imprimen las etiquetas y cómo se muestra la información de alergias y médica a lo largo del proceso de registro.

Códigos de seguridad

Cómo funcionan

Cada vez que una persona se registra, el sistema genera un código de seguridad de 6 caracteres (por ejemplo, AB2CDE o 7KN3PR). El código usa letras mayúsculas y dígitos, sin los caracteres que se confunden fácilmente (O y 0, I y 1).

El código de seguridad funciona como un token de coincidencia:

• Aparece en la etiqueta de nombre del niño.
• Aparece en la etiqueta de comprobante de seguridad del padre o madre.
• Se muestra en la lista de la Estación de registro de asistencia junto a la persona registrada.
• Es necesario para registrar la salida del niño.

Nota: Los códigos de seguridad se generan para registros en el quiosco (autoservicio). Las personas agregadas directamente a través de una sesión de clase o evento no tienen una ceremonia de recogida, por lo que pueden no llevar un código.

Verificar un código

Al momento de la recogida:

1. El padre o madre presenta su comprobante de seguridad.
2. Un voluntario ingresa el código de 6 caracteres en el panel Verificar y registrar salida y hace clic en Verificar código.
3. El sistema busca el registro de entrada activo que coincida con ese código.
4. Si se encuentra, se muestran el nombre de la persona, la hora de registro y cualquier alerta de alergia.
5. Para un niño: aparece una lista «¿Quién va a recoger?» con los adultos autorizados para la recogida de la familia. El administrador selecciona quién recogerá al niño. El botón Confirmar salida permanece deshabilitado hasta que se elija una persona de recogida.
6. El administrador hace clic en Confirmar salida para completar la salida.

Si el código no coincide con ningún registro de entrada activo, el sistema devuelve «No se encontró ningún registro de entrada activo con este código».

Anulación de administrador: Si ninguna de las personas de recogida listadas aplica (o la familia no tiene recogidas autorizadas registradas), un administrador puede marcar Anular autorización de recogida (solo administrador) para liberar al niño sin seleccionar un nombre. Esta opción solo aparece para usuarios administradores.

Registros familiares

Cuando se registra a una familia de visitantes mediante el flujo de registro de visitantes (el botón Agregar visitante en el quiosco), los códigos de seguridad se asignan pensando en la seguridad infantil:

• Los adultos del mismo grupo de visitantes comparten un único código familiar, para que puedan registrarse como salida cómodamente con un solo comprobante. Este es el Código de seguridad de la familia que muestra el quiosco después de un registro de visitante.
• Cada niño recibe su propio código de seguridad único, impreso en las etiquetas de ese niño.

Dar a cada niño un código separado es deliberado: garantiza que la liberación de cada menor sea una acción independiente verificada por código. Por ejemplo, si un niño lo recoge la abuela y otro el padre, la recogida de cada niño se verifica de forma independiente en lugar de que un solo código filtrado libere a todos los niños a la vez.

Para familias existentes que usan la búsqueda estándar por teléfono, cada persona también recibe su propio código individual (un código por registro de entrada).

Impresión de etiquetas

Imprimir una sola etiqueta

1. En la lista de personas registradas de la Estación de registro de asistencia, haga clic en el icono de impresora junto al nombre de una persona.
2. Se abre una página de impresión en una nueva pestaña que muestra la etiqueta del niño y (opcionalmente) la etiqueta de seguridad del padre o madre.
3. Haga clic en Imprimir etiquetas (en una computadora) o en Imprimir en iPad / tableta (en una tableta; consulte Impresión de etiquetas de registro en un iPad o tableta).

Imprimir todas las etiquetas a la vez

1. En la Estación de registro de asistencia, haga clic en Imprimir todo encima de la lista de personas registradas.
2. Se abre una vista previa de impresión con etiquetas para todas las personas actualmente registradas.
3. Imprímalas todas en un solo lote.

Imprimir después de un registro familiar

Después de completar un registro familiar, la confirmación muestra todos los códigos de seguridad. Haga clic en Imprimir etiquetas para abrir una vista previa de impresión para todas las personas que acaban de registrarse. Esta vista previa de impresión abre automáticamente el cuadro de diálogo de impresión del navegador para que las etiquetas puedan enviarse a la impresora de inmediato.

Qué aparece en las etiquetas

Etiqueta con nombre del niño (plantilla predeterminada)

• Logotipo de la iglesia (arriba a la izquierda)
• Nombre del niño (grande, centrado, en negrita)
• Nombre de clase/grupo (p. ej., «Kindergarten»)
• Nombre de sala (si la clase tiene una sala asignada)
• Código de seguridad (abajo a la derecha, en un recuadro con borde)

Etiqueta de seguridad del padre o madre (plantilla predeterminada)

• Encabezado «ETIQUETA DE SEGURIDAD» con un icono de escudo (texto rojo para visibilidad)
• Nombre del niño
• Código de seguridad (grande, prominente, con borde rojo)
• Nombre de clase
• Fecha de registro
• Nombre de la iglesia

Plantilla de alerta médica

Para niños con alergias o condiciones médicas, hay una plantilla dedicada de Alerta médica disponible en el Diseñador de etiquetas:

• Un encabezado prominente «ALERTA MÉDICA» en rojo
• Nombre completo
• Nombre de clase
• Alergias mostradas en un recuadro rojo resaltado
• Notas especiales
• Código de seguridad

Información de alergias y médica

De dónde provienen los datos de alergias

La información de alergias y médica proviene de campos personalizados del perfil de la persona, los campos con los que su iglesia empezó en la categoría Médico:

• Alergias (p. ej., «Cacahuetes, frutos secos»). Si agrega un campo personalizado llamado Dietary Restrictions, su valor también se combina con las alergias.
• Medical Conditions (p. ej., «Tiene asma: inhalador en la mochila»), que se muestra como las notas médicas.

Puede cambiar el nombre de estos campos y el registro seguirá usándolos. Si uno se eliminó, cree un nuevo campo personalizado con exactamente el nombre original para recuperarlo; consulte Campos personalizados.

Dónde aparece la información de alergias

1. Cuando se selecciona a una persona para el registro — Después de una búsqueda por teléfono o nombre, las insignias de alergias y de información médica aparecen en cuanto el voluntario (o la familia) selecciona a esa persona. No se muestran en los resultados de la búsqueda, de modo que una búsqueda nunca lista de una vez los datos médicos de todos los miembros de una familia.
2. En la lista de personas registradas — Tanto la vista de lista como la vista de salas muestran la información de alergias en texto rojo.
3. En las etiquetas impresas — Si «Mostrar alergias en las etiquetas» está habilitado en la configuración, la información de alergias se imprime en la etiqueta con el nombre.
4. Durante la verificación de código al registrar la salida — Las alergias aparecen cuando se busca el código de seguridad.
5. En la pantalla de selección familiar del quiosco — Una vez que se toca a un miembro de la familia, sus alergias se resaltan en rojo debajo de su nombre.

Mantener actualizados los datos de alergias

La información de alergias se almacena en el registro de Persona y se copia al registro de entrada en el momento del registro. Para actualizar la información de alergias de una persona:

1. Vaya a Personas y abra el perfil de la persona.
2. Haga clic en Editar perfil y abra Información adicional (Campos personalizados).
3. Actualice Alergias y Medical Conditions, y luego haga clic en Guardar cambios.
4. La información actualizada se usará en el próximo registro.

Para un niño, estos campos solo pueden guardarse una vez que uno de los padres o un tutor ha dado su consentimiento en el portal de la familia; consulte Descripción general del perfil de persona.

Importante: Los cambios en la información de alergias no actualizan retroactivamente los registros de entrada de sesiones anteriores. La información se captura en el momento del registro.

Recogidas autorizadas y contactos de emergencia

Los registros familiares en TimelyChurch pueden designar qué adultos están autorizados a recoger a los niños y quién debe contactarse en una emergencia.

Al registrarse

Cuando se registra a los niños, la confirmación incluye, para sus familias:

• Recogidas autorizadas — Adultos en la familia con Recogida autorizada activada. Sus nombres, números de teléfono y fotos se muestran en la confirmación del quiosco (Autorizado para recoger:).
• Contactos de emergencia — Miembros de la familia marcados como contactos de emergencia, ordenados por prioridad (Contactos de emergencia:).

Una búsqueda por teléfono por sí sola ya no devuelve esta información -- aparece solo para las familias de los niños que acaban de registrarse.

Al registrar la salida

Cuando verifica el código de seguridad de un niño al registrar la salida, las recogidas autorizadas de la familia aparecen en el panel Verificar y registrar salida como la lista «¿Quién va a recoger?», y debe seleccionarse una antes de que la salida pueda confirmarse (a menos que un administrador use la anulación). Esta es la salvaguarda que vincula cada liberación de un niño con un adulto reconocido.

Al registrarse mediante QR/Pre-registro

Cuando se escanea un código QR de pre-registro, la confirmación también muestra las recogidas autorizadas y los contactos de emergencia de la familia, dando a los voluntarios acceso rápido a esta información crítica.

Consejo: Mantenga actualizados los ajustes de recogida y de emergencia de cada familia en Personas → Familias (abra la familia y haga clic en Editar junto a cada adulto). Consulte Gestión de familias.

Vista de salas para la seguridad infantil

La Estación de registro de asistencia ofrece una vista de Salas (alterne entre Lista y Salas encima de la lista) que agrupa a todos los niños registrados por salón de clase. Cada tarjeta de sala muestra:

• Nombre de sala/clase
• Conteo de niños actualmente en la sala
• El nombre, foto, edad, hora de registro, código de seguridad y alertas de alergias de cada niño
• Un botón Registrar salida

Los niños registrados sin una clase aparecen en una sección separada Sin sala con un indicador de advertencia.

Esta vista ofrece a los líderes del ministerio infantil una imagen de un vistazo de quién está en cada sala en cualquier momento.