Agregar personas a su directorio
TimelyChurch le ofrece tres formas de agregar personas a su directorio: Agregar rápido para velocidad, el formulario completo de Agregar persona para detalle, e Importación CSV para agregar muchas personas a la vez. Las tres están en el menú desplegable Agregar persona ▾ en la parte superior derecha de la página de Personas; elija la opción que se ajuste a su situación.
Método 1: Agregar rápido (varias personas a la vez)
Agregar varios rápido es ideal cuando necesita ingresar varias personas rápidamente, por ejemplo, después de un servicio dominical cuando tiene un montón de tarjetas de visitantes.
- Vaya a Personas desde la barra lateral izquierda.
- Haga clic en el botón Agregar persona ▾, luego elija Agregar varios rápido.
- Se abre un cuadro de diálogo titulado Agregar varios rápido con varias filas en blanco.
- Para cada persona, complete:
- Nombre completo (obligatorio) — Escriba el nombre y apellido de la persona (por ejemplo, «John Smith»). TimelyChurch dividirá esto automáticamente en campos de nombre y apellido.
- Correo electrónico (opcional)
- Género (opcional)
- Estado (opcional) — Elija Visitante, Regular o Miembro. El valor predeterminado es «Visitante».
- Haga clic en Agregar otra persona para agregar más filas, tantas como necesite.
- Haga clic en Agregar personas.
TimelyChurch comprobará automáticamente duplicados al agregar cada persona. Si ya existe una persona con el mismo nombre o correo electrónico, esa entrada se omitirá y verá una notificación que indica cuántos duplicados se encontraron.
Consejo: Agregar varios rápido es excelente para visitantes primerizos. Ingrese su nombre y correo desde una tarjeta de conexión, y quedan inmediatamente en su sistema y listos para un seguimiento.
Método 2: Agregar persona (datos completos)
Use el formulario Agregar persona cuando desee ingresar información de un solo individuo.
- Vaya a Personas desde la barra lateral izquierda.
- Haga clic en el botón Agregar persona ▾, luego elija Agregar persona.
- Se abre un cuadro de diálogo. Complete los campos disponibles:
- Nombre (obligatorio)
- Apellido (obligatorio)
- Correo electrónico (opcional)
- Teléfono (opcional)
- Género (opcional) — Masculino o Femenino. (TimelyChurch actualmente admite solo estos dos valores. Las importaciones de sistemas que usen etiquetas de género adicionales deberán asignarse o dejarse en blanco.)
- Estado (opcional) — Visitante, Asistente habitual, Miembro o Inactiva. El valor predeterminado es «Visitante». (Más estados de membresía están disponibles después desde el perfil de la persona.)
- Agregar a familia (opcional) — Elija una familia existente para agregar a esta persona.
- Decida si desea continuar:
- Deje marcada Abrir perfil después de guardar para agregar más detalles (el valor predeterminado) para ir directamente al perfil completo de la nueva persona, donde puede agregar dirección, fecha de nacimiento, campos personalizados, foto y más.
- Desmárquela para guardar y permanecer en el directorio de Personas.
- Haga clic en Guardar persona.
Si ya existe una persona con la misma información o similar, TimelyChurch le advertirá antes de crear un duplicado y le sugerirá que revise el directorio primero.
Consejo: Si selecciona una familia al agregar una persona, se vinculará automáticamente como miembro de esa familia. Puede cambiar su rol familiar después desde su perfil.
Agregar una foto de perfil
Después de guardar una persona, puede subir una foto de perfil desde la pantalla Editar en su perfil.
- Formatos aceptados — Archivos de imagen estándar (JPEG, PNG, GIF, WebP).
- Tamaño máximo de archivo — 5 MB. Los archivos más grandes serán rechazados por el servidor.
- Las fotos pueden quitarse en cualquier momento usando la opción Eliminar foto en la misma pantalla.
Si los miembros suben sus propias fotos a través del portal del miembro, se aplica el mismo límite de 5 MB.
Método 3: Importación CSV (en bloque)
La importación CSV es la forma más rápida de incorporar un gran número de personas, especialmente al migrar desde otro sistema de gestión de iglesias. TimelyChurch puede detectar automáticamente exportaciones de plataformas populares.
Para abrir el importador, vaya a Personas, haga clic en el botón Agregar persona ▾ y elija Importar desde archivo. Se abre el cuadro de diálogo Importar personas.
Paso 1: Descargar la plantilla (opcional)
Dentro del cuadro de diálogo Importar personas, haga clic en Descargar plantilla para obtener un archivo CSV preformateado.
La plantilla incluye estas columnas:
| Columna | Obligatoria | Ejemplo |
|---|---|---|
| first_name | Sí | John |
| last_name | Sí | Smith |
| No | [email protected] | |
| phone_mobile | No | (555) 123-4567 |
| gender | No | male |
| membership_status | No | visitor |
| birthdate | No | 1990-05-15 |
| address_line_1 | No | 123 Main Street |
| city | No | Springfield |
| state | No | IL |
| postal_code | No | 62701 |
Consejo: No tiene que usar la plantilla de TimelyChurch. Si exporta desde otro sistema, puede subir ese archivo directamente. TimelyChurch intentará hacer coincidir las columnas automáticamente.
Paso 2: Preparar sus datos
- Abra la plantilla (o su archivo exportado) en una aplicación de hoja de cálculo como Excel o Google Sheets.
- Complete sus datos. Como mínimo, cada fila necesita un nombre y un apellido.
- Para la columna de género, escriba
maleofemale(estos son los únicos dos valores admitidos actualmente). - Para la columna de estado de membresía, escriba un estado como
visitor,memberoregular_attendee(use el valor en minúsculas que corresponda al estado deseado; las personas que deje en blanco quedan como Visitante por defecto). - Para la columna de fecha de nacimiento, use el formato
YYYY-MM-DD(por ejemplo,1990-05-15). - Guarde el archivo como CSV (valores separados por comas).
Paso 3: Subir su archivo
- En el cuadro de diálogo Importar personas (Personas → Agregar persona ▾ → Importar desde archivo), haga clic en Haz clic para subir o arrastre y suelte su archivo CSV en el área de carga. El tamaño máximo del archivo es 10 MB.
- Deje marcada la opción Omitir duplicados (recomendado). Cuando está activada, cualquiera cuyo nombre o correo electrónico ya exista en su directorio se omitirá en lugar de crear un duplicado.
- Haga clic en Importar personas.
Paso 4: Revisar resultados
Después de que la importación termine, TimelyChurch muestra un mensaje de confirmación que resume lo ocurrido: por ejemplo, cuántas personas se importaron, cuántas familias se crearon (si su archivo incluía datos de hogar), cuántos duplicados se omitieron y cuántas filas se omitieron por errores.
Si su archivo provino de un sistema de gestión de iglesias reconocido, el mismo mensaje también indica qué formato detectó (por ejemplo, «Detected Planning Center format»).
Detección automática de exportaciones de otro software de iglesias
Cuando sube un archivo, TimelyChurch reconoce automáticamente las exportaciones CSV de estas plataformas y asigna sus columnas en consecuencia:
- Planning Center
- Breeze ChMS
- ChurchTrac
- Elvanto
- Tithely
- Realm (ACS)
- Pushpay / Church Community Builder (CCB)
Cuando TimelyChurch detecta uno de estos formatos, asignará las columnas automáticamente. No necesita reformatear nada: solo exporte desde su sistema anterior e importe directamente en TimelyChurch. Cualquier otro CSV también funciona; TimelyChurch hará su mejor esfuerzo para hacer coincidir las columnas que reconozca.
Si su archivo incluye datos de hogar o familia, TimelyChurch también creará registros de familia y vinculará a las personas con sus familias automáticamente.
Consejo: Al migrar desde otro sistema, exporte su lista completa de personas como CSV e impórtela directamente. TimelyChurch gestiona la asignación de columnas para que no tenga que reformatear manualmente nada.
Qué ocurre después de agregar personas
- Las personas nuevas tienen por defecto «Activo» y «Mostrar en el directorio». Puede cambiar estas configuraciones en su perfil.
- La comprobación de duplicados ocurre automáticamente. Si TimelyChurch encuentra una coincidencia potencial, le alertará en lugar de crear duplicados en silencio.