Registro y salida de voluntarios

Los voluntarios (maestros, ayudantes de salón de clase, recepcionistas, seguridad, monitores de pasillo) se registran y registran salida en los servicios igual que los niños a los que sirven. Sus registros de entrada se etiquetan como volunteer para que puedan contarse por separado de los conteos de niños en sus estadísticas e informes.

Este artículo cubre el flujo de voluntarios de principio a fin: cómo registrar a un voluntario, cómo registrar su salida y cómo los registros de voluntarios fluyen a los informes.

Por qué registrar las entradas de voluntarios

Llevar el control de quién está de turno (y en qué sala sirve) le ofrece varias cosas:

1. Responsabilidad. Si algo ocurre en una sala, tiene un registro de cada adulto que estaba registrado.
2. Conteos de salas en vivo. Los líderes del ministerio infantil pueden ver cuántas personas (incluidos voluntarios) hay en cada sala a medida que llegan las familias, para detectar salas con poco personal.
3. Conteos de servicio. Los registros de voluntarios se cuentan en sus informes (por ejemplo, la cifra de «voluntarios este mes»), lo que ayuda con el reconocimiento de fin de año y una imagen general de quién está sirviendo.
4. Cumplimiento. Muchas políticas de seguridad infantil requieren proporciones mínimas adulto-niño (comúnmente 1:5 para edades 3-5 y 1:8 para edades 6-12). Mantener precisos los registros de voluntarios facilita contar esos números manualmente.

Quién puede registrar voluntarios

Cualquier persona con acceso a Registro (permiso Ver/Editar/Completo en el módulo de Registro) puede registrar la entrada o salida de un voluntario; no está restringido a administradores. Patrones comunes:

• Autoregistro. Un voluntario llega temprano, se encuentra en la búsqueda por nombre de la estación y un ayudante de la estación lo registra.
• Registro por monitor de pasillo. Un monitor de pasillo designado recorre cada salón de clase al inicio del servicio y registra a cada voluntario para la sala asignada.
• Registro por voluntario líder. El líder del ministerio infantil registra a cada voluntario desde una tableta al inicio del servicio.

Elija el patrón que se ajuste a su equipo. Muchas iglesias usan una combinación: los que llegan temprano se registran primero, los que llegan tarde los atiende el monitor de pasillo.

Consejo de permisos: El acceso a Registro se configura por rol en Equipo y roles, donde cada módulo recibe Ninguno, Ver, Editar o Completo. Un voluntario que necesite operar la estación debe tener al menos Editar en Registro.

Registrar a un voluntario

El registro de voluntarios ocurre desde la Estación de registro de asistencia de administración (no desde el quiosco de autoservicio). El voluntario ya debe existir como Persona en su directorio de Personas.

Los voluntarios se registran mediante el mismo flujo que todos los demás: los busca, los selecciona y los registra en la clase/grupo en el que sirven. El registro se etiqueta como registro de voluntario por la clase que asigna y cómo está configurada la persona; no hay un modo separado de «Registrar como voluntario» al que cambiar.

1. Abra Registro en la barra lateral izquierda para abrir la Estación de registro de asistencia.
2. Use la pestaña Búsqueda por teléfono o Búsqueda por nombre para encontrar al voluntario.
3. Seleccione al voluntario de los resultados.
4. Asigne la clase/grupo en el que servirá hoy (p. ej., «Kindergarten», «Monitor de pasillo», «Equipo de adoración»). Los grupos disponibles aquí son sus grupos de tipo clase.
5. Si una sesión ya está vinculada a un evento, el registro se registra contra esa sesión automáticamente.
6. Toque Registrar (el botón muestra el número de personas que ha seleccionado, p. ej. «Registrar 1 persona(s)»).

El sistema crea un registro de entrada y:

• Genera un código de seguridad de 6 caracteres para el registro.
• Registra a la persona contra la clase/grupo que asignó (para que la lista de la clase refleje quién está presente).
• Actualiza los conteos en vivo para ese grupo.

Si no existe una sesión activa para hoy, el sistema crea una automáticamente cuando registra a la persona. La sesión hereda el evento vinculado si se seleccionó uno.

Protección contra registro duplicado

Si la persona ya está registrada en la misma sesión, el sistema no creará un duplicado: aparece en la lista de «ya registrado» y se omite. Para moverla a un grupo diferente, regístrele salida primero y luego vuelva a registrarla en el grupo correcto.

Insignias de voluntario

Los voluntarios pueden usar una insignia de voluntario con su nombre, rol/grupo y un código de seguridad. Las insignias se imprimen desde una plantilla de etiqueta de tipo Voluntario (consulte el artículo 5 para detalles del diseñador de etiquetas).

1. Después del registro, el voluntario aparece en la lista en vivo y puede imprimirse como cualquier otro registro.
2. Una plantilla de tipo Voluntario no se crea automáticamente. «Crear plantillas predeterminadas» solo genera dos plantillas: una Etiqueta clásica de niño y una Etiqueta clásica de seguridad. Para obtener una insignia de voluntario, cree una plantilla de tipo Voluntario (o duplique una plantilla existente y cambie su tipo a Voluntario) y establézcala como predeterminada para ese tipo.
3. Puede crear y editar plantillas de voluntario en Configuración del registro de asistencia > Diseñador de etiquetas (abra el icono de engranaje de Configuración en el encabezado de la Estación de registro de asistencia, luego la pestaña Diseñador de etiquetas). El Diseñador de etiquetas agrupa las plantillas por tipo, incluida una sección Insignias de voluntario.

Consejo: Una insignia de voluntario consistente y claramente marcada ayuda a las familias a identificar de inmediato quién está «en el personal» en el área infantil. Esta es una de las mejoras de seguridad infantil más simples que puede hacer.

Conteos de voluntarios frente a niños

Cuando registra personas en una clase, el sistema mantiene un conteo de cuántas personas hay en ese grupo y (donde los datos estén disponibles) cuántas de ellas son voluntarios.

Dónde aparecen los conteos

• Datos de ocupación de salas. El endpoint de ocupación de salas en vivo informa el número actualmente registrado por sala (y un conteo de voluntarios por sala) junto con la capacidad de la sala y el porcentaje de ocupación. Consulte el artículo 12 para saber cómo se usa.
• Lista del aula. Las pestañas Esperados / Presentes / Salida registrada y el filtro de Sala de la lista le permiten ver quién está presente en cada clase.

Nota: Una proporción voluntario-niño calculada automáticamente en vivo no se muestra actualmente como cifra del panel en la Estación de registro de asistencia. Puede leer el conteo de voluntarios y el de niños de una sala y compararlos con sus objetivos manualmente.

Objetivos prácticos

Estos son objetivos comunes usados por iglesias y estándares de seguridad infantil. Ajústelos según las recomendaciones de su aseguradora y las leyes locales.

Si una sala supera el objetivo, reasigne un voluntario de una sala con menos carga o mueva un niño a un grupo diferente.

Registrar la salida de un voluntario

La salida de un voluntario es más simple que la de un niño: no se requiere código de seguridad y no es necesario seleccionar una persona autorizada para la recogida. (Las salidas de niños ahora requieren ambas cosas: se verifica el código y debe elegirse una persona autorizada para la recogida antes de que la salida se complete.)

1. Busque al voluntario en la lista en vivo (en la Estación de registro de asistencia o la página Lista del aula).
2. Toque el botón Salida / Registrar salida junto a su nombre.
3. El sistema registra la hora de salida de inmediato: sin solicitud de código ni selector de recogida.

Esto es por diseño. No hay riesgo de recogida infantil para un voluntario adulto, por lo que no hay necesidad de verificar un código o una persona de recogida.

Entre bastidores:

• El registro de entrada recibe una marca de tiempo checked_out_at.
• El conteo en vivo disminuye.

Nota: Las salidas están bloqueadas durante el confinamiento para todos: el botón Salida está deshabilitado y el sistema devuelve «Las salidas están suspendidas durante el confinamiento. Comuníquese con un administrador de la iglesia.» Un voluntario no puede registrar salida de una sala hasta que el confinamiento se levante. Consulte el artículo 9 para más detalles.

Informes de voluntarios

Los registros de entrada de voluntarios alimentan varios lugares:

Página de detalle de sesión

• Las tarjetas de estadísticas de detalle de sesión muestran Total registrados, Presentes actualmente, Salida registrada, Niños, Adultos y Visitantes por primera vez. Los voluntarios (que son adultos) se cuentan bajo Adultos en estas tarjetas.
• Todos los que se registraron, incluidos los voluntarios, aparecen en la lista de la sesión.

Resumen de informes

• El resumen de Informes incluye una cifra de voluntarios este mes, contada a partir de registros de entrada etiquetados como volunteer.

Informes de asistencia

• Los registros de entrada fluyen a los informes de asistencia en Informes (Registro/Asistencia), por lo que los registros de voluntarios forman parte de su historial general de asistencia.

Nota: TimelyChurch también tiene un informe de voluntarios separado y estadísticas de servicio/programación basadas en eventos (rotación, conteos de servicio en miembros de grupos). Esas funciones se impulsan mediante asignaciones y programación de voluntarios de eventos, que es una función diferente de registrar a un voluntario en la puerta. Registrar a alguien aquí no actualiza por sí solo sus estadísticas de rotación de servicio en eventos.

Problemas comunes

La persona ya está registrada

Alguien la registró antes. Busque el registro existente en la lista; déjelo como está o regístrele salida y vuelva a registrarla en el grupo correcto.

El voluntario se registró en el grupo incorrecto

Regístrele salida y luego regístrelo de nuevo con el grupo correcto seleccionado. El registro de entrada original se conserva (con marcas de tiempo de registro y salida), por lo que la pista de auditoría permanece intacta.

Un voluntario aún no existe como Persona

Los voluntarios deben tener un registro de Persona. Créelo en Personas > Agregar persona con al menos nombre, apellido y teléfono. Luego puede registrarse de inmediato.

Necesita imprimir una etiqueta después del hecho

Busque a la persona en la lista de registrados de la Estación de registro de asistencia y toque el icono de impresora junto a su nombre para reimprimir su etiqueta. Si ha establecido una plantilla predeterminada de tipo Voluntario, las insignias de voluntario la usan; de lo contrario, la etiqueta usa la plantilla predeterminada aplicable.

El botón «Salida» está atenuado

La sesión está en confinamiento. Las salidas (incluidos los voluntarios) están suspendidas hasta que un administrador desactive el confinamiento. Consulte el artículo 9.

Artículos relacionados

• Proceso de Registro — Flujo de registro familiar / de niños.
• Plantillas de etiquetas — Diseño de la insignia de voluntario.
• Modo confinamiento — Por qué las salidas están bloqueadas durante el confinamiento.
• Ocupación de salas — Ocupación en vivo y conteos por sala.