Solicitudes de suplencia
Cuando un voluntario no puede servir, necesita un reemplazo rápidamente. Este artículo cubre qué sucede cuando un voluntario rechaza un lugar de servicio, las herramientas que usan los líderes para encontrar a alguien más y en qué se diferencia eso de las solicitudes de suplente que se usan para los maestros de clase.
Cuando un voluntario rechaza
Un voluntario puede rechazar desde el mensaje de Telegram (Esta vez no), desde el botón Rechazar de su correo electrónico o desde Mi horario en el portal del miembro. Cuando lo hace:
- La asignación cambia a Rechazado (con su motivo, si lo dio).
- Se avisa a los líderes del equipo: en sus notificaciones dentro de la aplicación, por Telegram si tienen las notificaciones de Telegram activadas, o por correo electrónico en caso contrario. (Si el equipo no tiene líder, se avisa a los administradores de su iglesia.)
- Si el equipo tiene activado Elegir reemplazo automáticamente cuando alguien rechaza (y no está configurado como Solo manual), se invita automáticamente a la siguiente persona en la rotación. Después de unos pocos intentos (3 de forma predeterminada), se detiene y deja el lugar para que lo cubra un líder.
- De lo contrario, el lugar simplemente vuelve a quedar abierto y el líder busca a alguien con las herramientas de abajo.
La alerta de rechazo para el líder en Telegram
En Telegram, la alerta de rechazo tiene tres botones:
- 🔁 Buscar suplente — registra que el lugar necesita un reemplazo.
- ↩️ Reinvitar — le pide otra vez a la misma persona. Si ahora tiene algo agendado que se traslapa, el bot lo nombra y ofrece Volver a invitar de todos modos.
- 📅 Ver evento — responde con un enlace al evento.
La versión por correo tiene un botón Abrir el calendario de servicio que lo lleva a ese equipo en la Cuadrícula de horarios.
Cómo encontrar un reemplazo
Use la herramienta que mejor se ajuste a la situación:
| Herramienta | Dónde | Ideal cuando |
|---|---|---|
| Asignar | Evento → pestaña Servicio → la posición → Asignar | Usted sabe a quién quiere. La ventana Buscar voluntarios muestra quién está disponible, quién sirvió recientemente y quién tiene un conflicto. |
| Automático | Evento → pestaña Servicio → la posición → Automático | Quiere que se elija por usted a la mejor persona disponible. |
| Enviar solicitud de cobertura | Evento → pestaña Servicio → el menú Editar puesto de la posición | Quiere preguntar a varias personas a la vez y dejar que la primera en responder se quede con el lugar. Consulte Solicitudes de cobertura: ofrece los lugares abiertos, el primero en aceptar gana. |
| Invitar a servir / Reinvitar | Cuadrícula de horarios → haga clic en la celda de la persona | Está trabajando en varias semanas a la vez. Consulte Cuadrícula de horarios, lista del equipo y Copiar hacia adelante. |
| Abierto a inscripciones | Evento → pestaña Servicio → el menú Editar puesto de la posición | Cualquier persona del equipo puede tomarlo por sí misma desde Tomar un turno en el portal. Consulte Inscripción propia de voluntarios. |
/openslots |
El bot de Telegram de su iglesia | Está lejos de una computadora. Enumera cada posición sin cubrir de las próximas 2 semanas con un botón Cubrir. |
Consejo: Para huecos urgentes (el evento es solo dentro de unos días), una solicitud de cobertura a 2-3 personas específicas suele funcionar más rápido que esperar a que alguien se ofrezca por su cuenta.
Consejo: Anime a los miembros del equipo a marcar Puedo cubrir a último momento cuando sea necesario en las Preferencias de programación de su portal. Eso les indica a los líderes quién está dispuesto a cubrir con poco aviso.
Intercambios: cuando el voluntario encuentra su propio reemplazo
En lugar de rechazar, un voluntario puede Proponer intercambio desde Mi horario: ofrecer su lugar a un compañero o a todo su equipo. Cuando alguien acepta, el horario se actualiza solo. Consulte Solicitudes de intercambio.
Recordatorios automáticos y vencimiento
Cada equipo puede decidir qué sucede cuando alguien simplemente no responde, en Configuración de programación en la pestaña Detalles del equipo:
- Recordar a quienes no han confirmado (días antes del evento) — por ejemplo «4, 2».
- Continuar cuando alguien no responde con un Plazo de respuesta (días después de la invitación) — la invitación sin respuesta vence y se invita automáticamente a la siguiente persona en la rotación.
Consulte Autocompletado en cascada, invitaciones de suplente e indicadores de ausencia.
Solicitudes de suplente para maestros de clase
Las clases (escuela dominical y otros horarios de enseñanza) tienen su propio flujo de solicitudes de suplente. Un maestro que no puede enseñar toca ¿Necesitas un sustituto? en la clase en Mi horario, y los administradores ven la solicitud en Requiere atención → Horario → Solicitudes de suplente abiertas, donde pueden Invitar maestros, Enviar recordatorio o Cancelar solicitud. Ese flujo se cubre en Solicitudes de maestro suplente y, desde el lado del maestro, en Solicitar un maestro suplente.