Solicitudes de suplencia
Cuando un voluntario rechaza una asignación de servicio, es fundamental encontrar un reemplazo rápidamente. El sistema de solicitudes de suplencia de TimelyChurch automatiza este proceso creando una solicitud, identificando reemplazos elegibles y notificándolos.
Cómo funcionan las solicitudes de suplencia
Creación automática
Cuando un voluntario rechaza una asignación, el sistema comprueba automáticamente si debe crearse una solicitud de suplente:
- El voluntario rechaza la asignación (con un motivo opcional).
- El sistema comprueba si la necesidad de servicio sigue sin cubrir (es decir, no hay suficientes voluntarios confirmados/pendientes para alcanzar la cantidad requerida).
- El sistema comprueba si el evento sigue siendo futuro.
- El sistema comprueba si ya existe una solicitud de suplente abierta para esta posición.
- Si se cumplen todas las condiciones, se crea automáticamente una nueva solicitud de suplente.
El nivel de urgencia se establece según la proximidad del evento:
- Urgente — El evento es dentro de 3 días
- Normal — El evento es a más de 3 días
Creación manual
Los administradores también pueden crear solicitudes de suplente manualmente si un voluntario cancela o queda no disponible fuera del flujo normal de rechazo.
Detalles de la solicitud de suplente
Cada solicitud de suplente incluye:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Necesidad de servicio del evento | La posición que debe cubrirse |
| Voluntario original | La persona que fue asignada originalmente y rechazó o no puede servir |
| Solicitado por | El administrador que creó la solicitud (o el sistema, si se creó automáticamente) |
| Motivo | Por qué se necesita el suplente (p. ej., «El voluntario rechazó la asignación», «Emergencia familiar») |
| Urgencia | Baja, Normal o Urgente |
| Estado | Abierto, Cumplido o Cancelado |
| Voluntarios invitados | Una lista de personas invitadas a cubrir la plaza |
| Conteo de notificaciones | Cuántas veces se han enviado notificaciones de recordatorio |
| Última notificación | Cuándo se envió la notificación más reciente |
Encontrar suplentes disponibles
Cuando se crea una solicitud de suplente, el sistema puede identificar voluntarios de reemplazo elegibles comprobando:
- Miembros activos del equipo — Solo miembros del equipo de servicio que ocupan la posición pertinente
- Disponibilidad — Miembros no marcados como no disponibles (bloqueo) en la fecha del evento
- Sin conflictos — Miembros no asignados ya a este evento ni a otro evento en un horario superpuesto
Este filtrado garantiza que solo se contacte a voluntarios genuinamente disponibles y cualificados.
Invitar voluntarios
Los administradores pueden invitar a voluntarios específicos para cubrir una solicitud de suplente abierta:
- Abra la solicitud de suplente.
- Vea la lista de voluntarios disponibles.
- Seleccione los voluntarios que desea invitar.
- Haga clic en Enviar invitaciones.
El sistema:
- Registra qué voluntarios han sido invitados (almacenados en el array
invited_volunteers) - Envía notificaciones por correo electrónico a los voluntarios invitados
- Actualiza la marca de tiempo y el conteo de notificaciones
Contenido de la notificación
Los voluntarios invitados reciben un correo electrónico con:
- El nombre y la fecha del evento
- La posición que debe cubrirse
- El motivo por el que se necesita un suplente
- Un enlace al portal del miembro donde pueden aceptar
Cumplir una solicitud de suplente
Cuando un voluntario acepta cubrir la plaza:
- La solicitud de suplente se marca como Cumplida.
- Se registra el ID de persona del voluntario que cubre.
- Se guarda una marca de tiempo de cuándo se cumplió la solicitud.
- Se crea automáticamente una nueva asignación para la posición, vinculando al nuevo voluntario con la necesidad de servicio.
Cancelar una solicitud de suplente
Si el suplente ya no es necesario (p. ej., el evento se canceló o el voluntario original cambió de opinión), la solicitud puede cancelarse:
- Abra la solicitud de suplente.
- Haga clic en Cancelar solicitud.
- El estado cambia a «Cancelado».
Recordatorios automáticos
El sistema incluye un alcance para encontrar solicitudes de suplente que necesitan recordatorios:
- La solicitud debe seguir Abierta
- El evento asociado debe ser futuro (starts_at >= hoy)
- O no se ha enviado ninguna notificación aún, o la última notificación se envió hace más de 24 horas
Esto permite que el sistema envíe recordatorios periódicos a los voluntarios invitados para solicitudes de suplente sin cubrir.
Niveles de urgencia
| Nivel | Color | Cuándo se aplica |
|---|---|---|
| Baja | Gris | Hay tiempo de sobra antes del evento; no es crítico |
| Normal | Ámbar | Urgencia estándar; el evento es a más de 3 días |
| Urgente | Rojo | El evento es dentro de 3 días; se necesita atención inmediata |
El nivel de urgencia se establece automáticamente cuando una solicitud de suplente se crea automáticamente tras un rechazo, pero un administrador puede ajustarlo manualmente.
Integración con el flujo de rechazo
El sistema de solicitudes de suplente está estrechamente integrado con el proceso de rechazo de asignaciones:
- El voluntario recibe un correo electrónico de notificación de asignación.
- El voluntario hace clic en el enlace Rechazar del correo electrónico (o rechaza a través del portal).
- El estado de la asignación cambia a «Rechazado».
- Se registra el motivo del rechazo.
- Si la posición ya no está totalmente cubierta y el evento es futuro, se crea automáticamente una solicitud de suplente.
- El sistema comprueba si ya existe alguna solicitud de suplente abierta previa para esta necesidad. Si existe una, no se crea un duplicado.
- El administrador recibe notificación del rechazo y de la solicitud de suplente abierta.
Consejo: Para solicitudes de suplente urgentes, use la función de invitación para invitar directamente a 2-3 voluntarios específicos en lugar de esperar a que alguien se ofrezca por su cuenta. Esto aumenta significativamente la probabilidad de cubrir la posición rápidamente.
Consejo: Anime a los miembros del equipo a establecer la preferencia «Puede cubrir a último momento» en la configuración de su portal. Esto facilita identificar quién está dispuesto a cubrir con poco aviso cuando surgen solicitudes de suplente urgentes.