Administración de beneficiarios y proveedores

¿Qué son los beneficiarios?

Los beneficiarios (también llamados proveedores) son las personas y organizaciones a las que su iglesia paga dinero. Esto incluye compañías de servicios públicos, proveedores, contratistas, misioneros, oficinas denominacionales y cualquier otra persona que reciba pagos de la iglesia.

Mantener un directorio de beneficiarios en TimelyChurch le ayuda a:

• Seleccionar beneficiarios rápidamente al registrar transacciones o facturas.
• Hacer seguimiento del gasto total por proveedor a lo largo del tiempo.
• Identificar proveedores reportables en el 1099 al momento de impuestos.
• Mantener información de contacto y direcciones en un solo lugar.

Tipos de beneficiario

TimelyChurch proporciona varios tipos de beneficiario para ayudar a organizar su directorio de proveedores:

Encontrar la página de Beneficiarios

La página de Beneficiarios y proveedores vive dentro del módulo de Contabilidad, en el menú desplegable al final de la barra de pestañas de Contabilidad:

• En modo Contabilidad completa el menú desplegable se etiqueta Setup ▾.
• En modo Chequera simple el mismo menú desplegable se etiqueta More ▾.

Abra Setup ▾ (o More ▾) y elija Beneficiarios. La entrada Beneficiarios y proveedores está disponible en ambos modos de contabilidad.

Agregar un beneficiario nuevo

1. Abra el módulo de Contabilidad y vaya a Setup ▾ (o More ▾ en modo Chequera simple) > Beneficiarios.
2. Haga clic en Nuevo beneficiario.
3. Complete los detalles:
   • Nombre (obligatorio) — El nombre del beneficiario tal como debe aparecer en cheques e informes.
   • Tipo — Seleccione el tipo de beneficiario del menú desplegable.
   • Correo de contacto — Dirección de correo electrónico del beneficiario.
   • Teléfono del contacto — Número de teléfono.
   • Dirección — Dirección postal (importante para proveedores 1099).
   • ID fiscal / EIN — El EIN o SSN del proveedor (importante para proveedores 1099).
   • Proveedor 1099 — Marque esta casilla si este proveedor requiere un 1099 al cierre del año.
   • Notas — Cualquier nota interna sobre este proveedor.
4. Haga clic en Agregar beneficiario.

Creación rápida de beneficiario en línea

Al registrar una transacción puede agregar un beneficiario faltante sobre la marcha sin salir del formulario. El campo de beneficiario es un cuadro de búsqueda etiquetado Buscar o agregar beneficiario.... Comience a escribir el nombre del beneficiario — si no coincide con un beneficiario existente, aparece un botón Agregar "..." como nuevo beneficiario en el menú desplegable. Haga clic y el nuevo beneficiario se crea y se selecciona inmediatamente en el formulario para que pueda seguir trabajando.

La creación rápida solo captura el nombre del beneficiario. El nuevo beneficiario se guarda en su directorio, de modo que puede editarlo más tarde en la página de Beneficiarios para agregar el tipo, dirección, ID fiscal o estado 1099.

Editar un beneficiario

1. Encuentre el beneficiario en la lista, abra su menú de acciones (el botón ⋮ a la derecha de la fila) y elija Editar.
2. Actualice los campos que necesite.
3. Haga clic en Guardar cambios.

Buscar y filtrar beneficiarios

La página de Beneficiarios proporciona:

• Buscar — Escriba un nombre, correo electrónico o número de teléfono para encontrar un beneficiario específico.
• Filtro por tipo — Filtre por tipo de beneficiario (Proveedor, Contratista, Servicios, etc.).
• Mostrar archivados — Active para incluir beneficiarios archivados en la lista.

La lista está paginada (25 por página) y ordenada alfabéticamente por nombre.

Archivar un beneficiario

Si ya no hace negocios con un proveedor pero desea conservar el historial de transacciones:

1. Abra el menú de acciones del beneficiario (el botón ⋮) y elija Archivar.
2. El beneficiario se ocultará de las listas desplegables y del directorio activo de beneficiarios.
3. Todo el historial de transacciones asociado se conserva.

Para ver beneficiarios archivados, active Mostrar archivados en la página de Beneficiarios. Puede restaurar un beneficiario archivado en cualquier momento.

Eliminar un beneficiario

Solo puede eliminar un beneficiario que no tenga transacciones. Si el beneficiario tiene transacciones asociadas, archívelo en su lugar.

1. Abra el menú de acciones del beneficiario (el botón ⋮) y elija Eliminar.
2. Confirme la eliminación.

Combinar beneficiarios

Si tiene registros de beneficiarios duplicados (p. ej., «Electricidad de la ciudad» y «Electricidad de la ciudad S.A.»), puede combinarlos:

1. Abra el menú de acciones (el botón ⋮) del beneficiario que desea eliminar (el origen) y elija Combinar con....
2. Seleccione el beneficiario que desea conservar (el destino).
3. Haga clic en Combinar beneficiario para confirmar.

Todas las transacciones del beneficiario de origen se reasignarán al beneficiario de destino, y el beneficiario de origen se eliminará.

Seguimiento de proveedores 1099

Las iglesias deben presentar el Formulario 1099-NEC del IRS para contratistas independientes y ciertos proveedores pagados $600 o más en un año calendario. TimelyChurch le ayuda a hacer seguimiento de esto automáticamente.

Configurar un proveedor 1099

1. Al agregar o editar un beneficiario, marque la casilla Proveedor 1099.
2. Ingrese el ID fiscal / EIN del proveedor (EIN o SSN). Esto es obligatorio para la presentación del 1099.
3. Ingrese la Dirección del proveedor (obligatoria para formularios 1099).

Ejecutar el informe 1099

Al cierre del año (o en cualquier momento del año para verificar el progreso):

1. En el módulo de Contabilidad, abra la pestaña Informes y vaya al Informe de proveedores 1099.
2. Seleccione el año fiscal, luego haga clic en Actualizar.
3. El informe muestra:
   • Todos los proveedores marcados como proveedores 1099.
   • Pagos totales realizados a cada proveedor durante el año.
   • Si el proveedor cumple el umbral de $600 que requiere un 1099.
   • Una marca para cualquier proveedor sin ID fiscal.

Haga clic en Descargar PDF para guardar el informe para sus registros o compartirlo con su contador.

Consejo: Revise el informe 1099 periódicamente a lo largo del año, no solo al cierre del año. Si un contratista se acerca al umbral de $600, asegúrese de que su ID fiscal y dirección estén registrados antes de que necesite presentar el 1099.

Importante: TimelyChurch hace seguimiento de los datos necesarios para informes 1099 pero no presenta los formularios electrónicamente ante el IRS. Necesitará usar los datos del informe para presentar formularios 1099 a través de su contador, preparador de impuestos o un servicio de presentación electrónica aprobado por el IRS.