Registrar un reembolso sobre un gasto (reembolso de un proveedor / de Amazon)
Cuando un proveedor reembolsa una compra que ya registró — Amazon devuelve el dinero de un artículo que devolvió, un proveedor le acredita un cobro de más, un congreso reembolsa una inscripción cancelada — puede registrar ese reembolso directamente sobre la transacción de gasto original. TimelyChurch lo registra como un crédito que compensa la misma categoría, fondo y cuenta, de modo que el dinero regresa a su banco y su gasto neto en esa categoría baja a lo que realmente pagó. La compra original nunca se edita ni se elimina, lo que mantiene intactas sus conciliaciones y su pista de auditoría.
Esto es para reembolsos de compras (gastos), no de donativos. Si necesita devolver dinero a un donante, use la opción de reembolso en la donación de esa persona — reembolsar un donativo ajusta el estado de cuenta de donaciones del donante. Intentar reembolsar aquí una transacción de ingreso queda bloqueado con un mensaje que lo dirige al reembolso de la donación.
Dos formas de registrar el reembolso de un proveedor. Este artículo cubre cómo registrar un reembolso directamente sobre el gasto original — la herramienta adecuada cuando trabaja a partir de la compra misma. Si en cambio el reembolso aparece como un depósito entrante mientras importa un estado de cuenta bancario, puede clasificarlo ahí mismo en la cola de revisión de la importación como Reembolso de un gasto — consulte Importación de CSV bancario. Cualquiera de las dos rutas registra el mismo contra-gasto seguro para sus libros contra la categoría de gasto original.
Dónde está la acción Reembolso
Los reembolsos se registran desde la pestaña Transacciones del módulo de Contabilidad.
- Abra Finanzas → Contabilidad y luego la pestaña Transacciones (mostrada como Dinero entrante / saliente en modo Simple).
- Encuentre el gasto original que va a reembolsar. La barra de búsqueda superior coincide con un importe, beneficiario, descripción o número de referencia si necesita localizarlo.
- Abra la transacción. Puede iniciar el reembolso desde cualquiera de estos lugares:
- Desde el menú de acciones de la fila — haga clic en el menú ⋯ de la fila del gasto y elija Reembolsar.
- Desde los detalles de la transacción — haga clic en la transacción para abrir su vista de detalle y haga clic en el botón Reembolsar en el pie.
La acción Reembolso solo aparece en los gastos. Se oculta en las transacciones de ingreso y de transferencia, y en un reembolso en sí (no puede reembolsar un reembolso — reembolse la compra original en su lugar).
Registrar el reembolso
Al abrir la acción Reembolso aparece la ventana Registrar un reembolso:
- Importe del reembolso — Se rellena automáticamente con el importe completo de la compra original. Cámbielo por lo que el proveedor realmente devolvió. Una indicación debajo del campo muestra el máximo que puede reembolsar (Hasta $X.XX).
- Motivo (opcional) — Una nota breve para sus registros, como "devolví los cables adicionales" o "inscripción cancelada". Se guarda en la línea del reembolso.
- Haga clic en Registrar reembolso.
Aparece una confirmación: "Reembolso registrado. La compra ahora muestra el importe neto y el dinero volvió a su banco."
Reembolsos parciales frente a totales
Puede reembolsar la compra completa o solo una parte, y puede reembolsar en más de un paso:
- Reembolso total — Deje el importe tal cual (el importe original completo) y regístrelo.
- Reembolso parcial — Ingrese solo la porción que le devolvieron. Por ejemplo, si compró $200 de materiales y devolvió un artículo de $45, ingrese 45.
- Varios reembolsos a lo largo del tiempo — Si un proveedor reembolsa la misma compra en partes, registre cada una a medida que llega. TimelyChurch controla cuánto de la compra original todavía es reembolsable y actualiza el tope Hasta $X.XX cada vez.
No puede reembolsar más de lo que valía la compra. El total de todos los reembolsos sobre una compra está limitado al importe original. Si intenta reembolsar más que el saldo reembolsable restante, el reembolso se bloquea con un mensaje que le indica cuánto queda. Si más adelante elimina un reembolso, ese importe vuelve a estar disponible para reembolsar.
Cómo aparece el reembolso en el libro y en el presupuesto
Un reembolso se registra como un contra-gasto — un gasto negativo en la misma categoría, fondo y cuenta que la compra original, con la fecha de hoy. Esto es lo que significa en la práctica:
- El saldo de su cuenta bancaria sube por el importe del reembolso — el dinero está de vuelta.
- El gasto neto en la categoría baja — la categoría de gasto ahora refleja lo que realmente gastó, no el importe completo previo al reembolso. Esto pasa directamente a su presupuesto frente a real y a sus informes de gastos.
- No se contabiliza como ingreso. El reembolso de un proveedor es una reducción de un gasto, no un donativo, así que no aparece en los totales de donaciones ni en el estado de cuenta de donaciones de nadie.
- La compra original no cambia. En la lista de Transacciones verá ambas líneas: la compra original y una nueva línea "Reembolso de: …" por el crédito. Juntas dan como resultado su costo real.
Como la transacción original queda exactamente como la ingresó, una conciliación completada que ya incluía la compra sigue siendo válida — el reembolso simplemente aparece como un elemento nuevo para conciliar cuando se acredita en su banco.
Protecciones y límites
TimelyChurch protege los libros para que un reembolso no genere un desorden:
- Solo gastos. Aquí solo se pueden reembolsar transacciones de gasto. Los reembolsos de ingresos (donativos) van por el flujo de reembolso de donaciones.
- Sin reembolsos de más. La suma de los reembolsos sobre una compra nunca puede superar el importe original.
- No se puede reembolsar un reembolso. La acción se oculta en las líneas de reembolso; reembolse la compra original en su lugar.
- Los años fiscales cerrados están protegidos. Un reembolso lleva la fecha de hoy, por lo que registrar uno en un período que ya cerró con el Cierre de fin de año queda bloqueado. Esto evita que un reembolso tardío de un proveedor reabra silenciosamente unos libros ya finalizados. Si un reembolso realmente corresponde a un año cerrado, un administrador tendría que reabrir ese año primero — consulte Cierre de fin de año.