Administrar clases

Las clases en TimelyChurch representan los salones de escuela dominical de su iglesia, grupos de estudio bíblico y otros entornos educativos donde ocurre la enseñanza. Cada clase tiene un salón asignado, rango de edad, maestros y una lista de estudiantes inscritos.

Acceder a las clases

Las clases tienen su propia página: abra Planificación > Clases en la barra lateral. Las clases siguen siendo un tipo de Grupo por debajo, pero la página de Clases es su único hogar -- si abre una clase desde la lista de Grupos o desde un enlace antiguo, TimelyChurch lo lleva a la página de esa clase.

La página de Clases muestra:

• Conteos de Total, Clases activas y clases archivadas.
• Una barra de búsqueda (Buscar clases...) y filtros (vea más abajo).
• Una fila por cada clase que muestra su nombre, rango de edad u horario, salón, una columna Maestros (primero el maestro principal, o Sin maestros) y conteo de miembros.

Haga clic en una clase para abrir su página de detalle, donde administra la lista, la asistencia, los maestros y la configuración.

Crear una clase nueva

1. En la página de Clases, haga clic en Nueva clase (o en Crea tu primera clase si aún no tiene ninguna). Elegir Agregar grupo → Clase en la página de Grupos también lo lleva aquí.
2. Complete los detalles de la clase:
   • Nombre (obligatorio) — El nombre visible de la clase (p. ej., «Escuela dominical 3.º-5.º grado»).
   • Descripción — Una descripción opcional de la clase, qué se cubre, etc.
   • Rango de edad — Un texto descriptivo como «5-7 años», de hasta 50 caracteres.
   • Horario — La hora de reunión (p. ej., «9:00 AM» o «Servicio de las 11:00 AM»), hasta 50 caracteres.
   • Salón — Seleccione entre los salones configurados de su iglesia (del módulo de Salones). Los salones proporcionan capacidad y detalles de comodidades.
   • Color — Un color para identificación visual en tarjetas y calendarios. El valor predeterminado es azul.
   • Asignar maestros — Elija uno o más maestros (mantenga presionada la tecla Ctrl/Cmd para seleccionar varios).
   • ¿Para quién es esta clase? — Edad mínima / Edad máxima y Grado mínimo / Grado máximo (déjelos en blanco para no poner límite). Los usan la inscripción automática y el registro.
   • Requiere registro — Si la asistencia de esta clase se registra a través del módulo de Registro.
   • Inscripción automática por edad/grado — Consulte Inscripción automática más abajo.
   • Más detalles — Tipo de clase, Día de reunión, Hora de reunión y Ubicación (opcionales).
   • Activa (aparece en la programación) — Las clases nuevas son activas por defecto.
3. Haga clic en Crear clase.

Página de detalle de la clase

Al hacer clic en una clase se abre su página de detalle, que ofrece una experiencia unificada de «Mi clase» organizada en tres pestañas.

Encabezado de la página

El encabezado muestra:

• Nombre de la clase, rango de edad, salón y maestro principal.
• Icono codificado por color para identificación rápida.
• Estadísticas rápidas: conteo de inscritos, Aquí hoy y Sin marcar.
• Botón de engranaje de configuración para acceder a la configuración de la clase.
• Un enlace Más herramientas (en una computadora) que abre las herramientas de grupo de la clase: plantillas, tareas, archivos, correo y el informe detallado de asistencia.

Pestaña Hoy

La pestaña Hoy es la vista principal para el domingo por la mañana. Muestra:

• La lista completa con el estado de asistencia de cada estudiante.
• Botones de toque rápido para marcar a cada estudiante como Presente, Ausente, Tarde o Justificado.
• Los botones Todos presentes y Todos ausentes para asistencia en lote.
• Estado de registro para estudiantes que se registraron a través del módulo de Registro.
• Un filtro para buscar dentro de la lista de hoy.

La asistencia se guarda en el momento en que toca; no es necesario enviar un formulario ni actualizar la página.

Pestaña Lista

La pestaña Lista administra la inscripción de estudiantes y los maestros:

• Una lista de todos los estudiantes inscritos que muestra nombre, edad, nivel de grado, alergias, fecha de inscripción e información familiar.
• Un botón Agregar estudiante que abre un menú desplegable con búsqueda para encontrar e inscribir personas. Si agrega a alguien que ya había estado inscrito, simplemente se reactiva su inscripción.
• Una acción Eliminar en cada estudiante para darlo de baja de la clase.
• La tarjeta Maestros (consulte Administración de maestros).
• Un formulario Invitar al grupo para invitar a alguien por correo electrónico; cuando acepta, aparece como una solicitud con los botones Aprobar y Denegar (consulte Administración de miembros del grupo).

Pestaña Historial

La pestaña Historial muestra datos de asistencia pasada:

• Un resumen de las Últimas 12 semanas de registros de asistencia.
• Cada día de clase muestra cuántos estuvieron presentes, ausentes, tarde y justificados, de cuántos hay en la lista.

Para las tasas de asistencia por estudiante, abra Más herramientas y la pestaña Asistencia (consulte Informes y métricas de salud del grupo).

Configuración de la clase

Haga clic en el icono de engranaje en la página de detalle de la clase para abrir la Configuración de la clase. Al guardar se conservan todos los campos que no cambió. Se pueden actualizar los siguientes campos:

Información básica

• Nombre — El nombre visible de la clase.
• Descripción — Una descripción de la clase.
• Color — El color de acento para identificación visual.
• Activa (visible en el registro) — Active o desactive la clase.

Configuración de edad/grado

• Rango de edad — Texto descriptivo del rango de edad objetivo.
• ¿Para quién es esta clase? — Edad mínima, Edad máxima, Grado mínimo y Grado máximo (déjelos en blanco para no poner límite). Los usan la inscripción automática y el registro.
• Requiere registro — Si la asistencia se registra a través del módulo de Registro.
• Inscripción automática por edad/grado — Consulte Inscripción automática.

Inscripción automática

Cuando Inscripción automática por edad/grado está activada en una clase, TimelyChurch inscribe a los niños en ella automáticamente:

• Cuándo: se agrega a un niño menor de 18 años con fecha de nacimiento (por ejemplo, se agrega a una familia, se registra como visitante en una estación de registro o se importa), o cambia la fecha de nacimiento de un niño.
• Qué clase: la clase cuyos valores de Edad mínima/máxima y Grado mínimo/máximo corresponden a la edad actual del niño (el grado se calcula a partir de la edad, con el kínder a los 5 años). Una clase que no define ninguno recurre a su texto de Rango de edad (como «5-7 años»); una clase sin ningún público definido nunca se elige. Si encajan varias clases, gana la de rango más estrecho.
• Una clase a la vez: un niño que fue inscrito automáticamente y cumple años de modo que le corresponde otra clase se traslada, no se agrega dos veces.
• Sus decisiones prevalecen: a un niño que usted colocó en una clase manualmente nunca se le traslada, y a un niño que usted retiró de una clase nunca se le vuelve a colocar.

Los padres también ven la clase actual de cada niño en la página Familia del portal de miembros.

Asignación de salón

• Salón — Nombre/número de salón de texto libre.
• Salón (del módulo de Salones) — Seleccione un salón preconfigurado que incluya capacidad y detalles de comodidades.
• Horario — La hora de reunión de esta clase.

Administración de maestros

Asignar maestros

Al crear una clase, puede elegir maestros en Asignar maestros. Solo aparecen en la lista los usuarios con rol de maestro o administrador de la iglesia que pertenecen a su iglesia.

Administrar maestros en la página de la clase

Para una clase existente, abra la clase y vaya a la pestaña Lista. La tarjeta Maestros muestra a cada maestro como Maestro principal o Co-maestro:

1. Haga clic en Añadir maestro, escriba al menos 2 caracteres en Buscar persona, elija a la persona y haga clic en Añadir maestro.
2. El primer maestro pasa a ser el maestro principal; quienes se agreguen después se unen como co-maestros.
3. Haga clic en Hacer principal junto a un co-maestro para convertirlo en maestro principal (el principal actual pasa a ser co-maestro).
4. Haga clic en Eliminar para quitar a un maestro de la clase.

Administrar maestros requiere un administrador de la iglesia o un rol con el permiso asignar maestros de Clases; las demás personas ven la lista sin estos botones.

Maestro principal frente a co-maestros

• El primer maestro asignado es el Maestro principal.
• Los maestros adicionales son Co-maestros (co-líderes de la clase).
• Use Hacer principal para cambiar quién dirige.

Maestros en el sistema

Los maestros se registran como líderes de la clase en lugar de estudiantes inscritos. Esto significa que aparecen en la lista de miembros de la clase como líderes, no en la lista de estudiantes.

Las clases son un tipo de grupo

Una clase es simplemente un tipo especial de grupo. Los estudiantes que inscribe se listan como miembros activos de ese grupo, y los maestros se listan como sus líderes. Si exporta sus datos o consulta el registro de actividad, las clases aparecerán junto a sus demás grupos.

Filtrar y buscar clases

Búsqueda

Escriba en la barra de búsqueda para encontrar clases por nombre, descripción, salón o rango de edad.

Filtros

• Estado — Todos los estados, Solo activos o Inactiva.
• Maestro — Filtre para mostrar solo clases enseñadas por un maestro específico.
• Tiene maestros — Muestre clases con al menos un maestro asignado, o solo clases sin asignar.
• Archivados — Incluir archivadas, o Solo archivadas.

Orden de las clases

Las clases se enumeran en el orden en que se crearon (cada clase nueva va al final) y luego por nombre.

Acciones en lote

Activar/desactivar en lote

Seleccione varias clases y haga clic en Activar seleccionadas o Desactivar seleccionadas.

Archivar en lote

Seleccione varias clases y haga clic en Archivar seleccionadas. Las clases archivadas se pueden restaurar más adelante.

Archivar y eliminar clases

Archivar

Archivar una clase la oculta de sus clases y del registro, pero conserva su lista y su historial de asistencia. Las clases archivadas se conservan hasta que usted las elimine; nunca se borran automáticamente.

1. En la página de Clases, abra las acciones de la fila de la clase.
2. Haga clic en Archivar y confirme.

TimelyChurch confirma que la clase queda oculta de sus clases y del registro hasta que la restaure. (Desactivar una clase es distinto: una clase inactiva permanece en la lista y se puede volver a activar con Activar.)

Una clase archivada todavía se puede abrir: su página muestra Esta clase está archivada con los botones Restaurar y Eliminar permanentemente, y el resto de la página es de solo lectura.

Restaurar

1. En la página de Clases, configure el filtro Archivados en Solo archivadas (o Incluir archivadas).
2. Haga clic en Restaurar en la clase (o ábrala y haga clic en Restaurar en su página).
3. La clase vuelve, con su lista y su historial.

Eliminar permanentemente

1. Encuentre la clase archivada (solo las clases archivadas se pueden eliminar permanentemente).
2. Haga clic en Eliminar permanentemente y confirme.
3. Se eliminan la clase, su lista y las asignaciones de maestros, y su historial de asistencia. Esta acción no se puede deshacer.

Integración con salones

Cuando los salones están configurados en el módulo de Salones, aparecen como opciones al crear o editar clases. Seleccionar un salón del menú desplegable asocia automáticamente la clase con ese salón, proporcionando:

• Información de capacidad del salón (útil para saber cuántos estudiantes pueden inscribirse).
• Detalles de comodidades (proyector, pizarra, sistema de sonido, etc.).
• Información de edificio y piso para orientación.

También puede usar el campo de texto libre «Salón» si su iglesia no usa el módulo de Salones.