Transacciones recurrentes

Resumen

Muchos gastos de iglesia ocurren en un calendario regular — facturas de servicios mensuales, servicios de limpieza semanales, primas de seguro trimestrales, suscripciones de software anuales. En lugar de ingresar estas transacciones manualmente cada vez, puede configurarlas como transacciones recurrentes en TimelyChurch.

Las transacciones recurrentes se pueden configurar para publicarse automáticamente o para aparecer en un calendario para revisión manual antes de publicarse.

Configurar una transacción recurrente

1. Vaya a Finanzas > Contabilidad > Transacciones recurrentes.
2. Haga clic en Agregar recurrente.
3. Complete los detalles:
   • Cuenta (obligatorio) — La cuenta bancaria contra la que se registrará la transacción.
   • Tipo (obligatorio) — Ingresos o Gastos.
   • Importe (obligatorio) — El monto en dólares de cada ocurrencia.
   • Frecuencia (obligatorio) — Con qué frecuencia se repite la transacción:
     • Semanal
     • Quincenal (cada dos semanas)
     • Mensual
     • Trimestral (cada tres meses)
     • Anual
   • Día del mes — Para transacciones recurrentes mensuales, especifique qué día del mes (1-31). Si el mes tiene menos días, el sistema usa el último día del mes.
   • Próxima ocurrencia (obligatorio) — La fecha de la próxima (o primera) ocurrencia. Debe ser hoy o en el futuro.
   • Fecha de fin — Opcional. Si se establece, la transacción recurrente se desactivará automáticamente después de esta fecha.
   • Categoría — La categoría de ingresos o gastos.
   • Beneficiario — El proveedor u origen.
   • Fondo — Opcionalmente asigne a un fondo.
   • Descripción — Para qué es esta transacción. Este texto también se copia en la descripción de cada transacción publicada, así que escríbalo como desea que aparezca en el libro mayor.
   • Registro automático — Si está activado, la transacción se publicará automáticamente cuando llegue la fecha de la próxima ocurrencia. Si está desactivado, deberá publicarla manualmente.

Nota: Las plantillas recurrentes almacenan un solo campo de Descripción pero no almacenan valores separados de «Notas» o «Número de referencia» — esos campos existen en transacciones publicadas individuales, no en el calendario recurrente. Agregue cualquier contexto adicional que desee que se incluya en cada ocurrencia directamente en la Descripción. 4. Haga clic en Guardar.

Ver transacciones recurrentes

La página de Transacciones recurrentes muestra:

• Un conteo de transacciones recurrentes activas.
• Un conteo de transacciones pendientes esta semana.
• Una lista de todas las transacciones recurrentes ordenadas por fecha de próxima ocurrencia.

Cada entrada en la lista muestra:

• Descripción y beneficiario
• Importe y tipo (ingreso/gasto)
• Frecuencia
• Cuenta y categoría
• Fecha de próxima ocurrencia
• Estado activo/pausado
• Estado de publicación automática

Publicar una transacción recurrente manualmente

Si la publicación automática está desactivada (o desea publicar una antes de tiempo):

1. Encuentre la transacción recurrente en la lista.
2. Haga clic en Registrar ahora.
3. Se crea una transacción regular en el libro mayor contable con la fecha de hoy.
4. La fecha de próxima ocurrencia avanza automáticamente a la siguiente fecha programada según la frecuencia.

Omitir una ocurrencia

Si necesita omitir una ocurrencia particular (por ejemplo, un proveedor le dio un mes gratis):

1. Haga clic en Omitir en la transacción recurrente.
2. No se crea ninguna transacción.
3. La fecha de próxima ocurrencia avanza a la siguiente fecha programada.

Pausar y reanudar

Puede pausar temporalmente una transacción recurrente sin eliminarla:

1. Haga clic en el interruptor para pausar la transacción recurrente.
2. Mientras esté pausada, no ocurrirán publicaciones automáticas y la transacción no aparecerá en el conteo de «pendientes esta semana».
3. Haga clic en el interruptor de nuevo para reanudar. La fecha de próxima ocurrencia permanece donde estaba, así que puede necesitar ajustarla si ha pasado tiempo.

Editar una transacción recurrente

1. Haga clic en el icono de editar en la transacción recurrente.
2. Actualice cualquier campo: importe, frecuencia, categoría, beneficiario, fechas, configuración de publicación automática, etc.
3. Haga clic en Guardar.

Los cambios se aplican solo a ocurrencias futuras. Las transacciones que ya se publicaron no se ven afectadas.

Eliminar una transacción recurrente

1. Haga clic en la opción de eliminar en la transacción recurrente.
2. Confirme la eliminación.

Solo se elimina el calendario de la transacción recurrente. Cualquier transacción que ya se haya publicado permanece en el libro mayor.

Comportamiento de publicación automática

Cuando Registro automático está activado:

• El sistema busca transacciones recurrentes pendientes y crea la transacción contable correspondiente automáticamente.
• La fecha de próxima ocurrencia avanza a la siguiente fecha programada.
• Si se establece una fecha de fin y la próxima ocurrencia caería después de la fecha de fin, la transacción recurrente se desactiva automáticamente.

Cuando Registro automático está desactivado:

• La transacción recurrente aparece en la lista con su fecha de vencimiento, pero no se crea ninguna transacción hasta que haga clic en Registrar ahora.
• Esto es útil para importes que pueden variar ligeramente (como facturas de servicios) — puede publicar manualmente y ajustar el importe para cada ocurrencia.

Detalles de frecuencia

Mejores prácticas

Use publicación automática para transacciones de importe fijo. Si el importe nunca cambia (p. ej., pago de hipoteca, salario fijo), la publicación automática le ahorra tiempo.

Use publicación manual para importes variables. Para facturas de servicios u otros gastos donde el importe cambia cada mes, deje la publicación automática desactivada. La transacción recurrente sirve como recordatorio en su panel, y puede ajustar el importe cuando la publique.

Establezca fechas de fin para compromisos temporales. Si está apoyando a un misionero durante 12 meses o pagando un arrendamiento a corto plazo, establezca la fecha de fin para que la transacción recurrente se detenga automáticamente.

Revise la página de Transacciones recurrentes regularmente. Verifique el conteo de «pendientes esta semana» para asegurarse de que no se haya omitido nada, especialmente para transacciones recurrentes de publicación manual.