Programación de voluntarios para eventos

Este artículo cubre cómo agregar necesidades de servicio a los eventos y asignar voluntarios a esas posiciones. TimelyChurch ofrece múltiples formas de programar voluntarios, desde la asignación manual una por una hasta la programación inteligente totalmente automatizada.

Modelo mental. La programación de voluntarios se organiza en torno al Evento mismo. La cuadrícula entre eventos es el botón Cuadrícula de horarios en la página Eventos. Para el modelo de cinco conceptos (Evento, Serie, Equipo, Posición, Asignación), consulte Cómo está organizada la programación de voluntarios. Para el mayor ahorro de tiempo individual — precargar posiciones en cada evento nuevo — consulte Plantillas de horario de equipo.

Requisitos previos

Antes de programar voluntarios para un evento, asegúrese de tener:

• Creado al menos un Equipo de servicio con posiciones definidas y miembros activos (consulte Creación de equipos de servicio y roles)
• Habilitada la Programación de voluntarios en el evento o la serie de eventos (mediante la configuración de funciones del evento)

Agregar necesidades de servicio a un evento

Una «necesidad de servicio» define una posición que debe cubrirse para un evento específico, junto con cuántas personas se necesitan.

Paso a paso

1. Vaya a Eventos y abra el evento que desea dotar de personal.

2. Haga clic en la pestaña Servicio.

3. Haga clic en Agregar necesidad de servicio.

4. Elija un modo de posición:

   Seleccionar de posiciones existentes:

   • Elija un equipo de servicio del menú desplegable.
   • Seleccione una posición dentro de ese equipo (p. ej., «Técnico de sonido» del «Equipo técnico»).

   Crear una posición personalizada:

   • Cambie al modo «Personalizada».
   • Escriba un nombre de posición (p. ej., «Asistente de estacionamiento»).
   • El sistema creará automáticamente un equipo «Eventos ad hoc» si es necesario.

5. Establezca la Cantidad necesaria — cuántos voluntarios se requieren para esta posición.

6. Agregue opcionalmente Notas sobre requisitos especiales.

7. Configure los ajustes de inscripción:

1. Haga clic en Guardar.

Consejo: Puede agregar varias necesidades de servicio a un solo evento. Para un servicio dominical por la mañana, podría agregar necesidades para Técnico de sonido (1 necesario), Recepcionistas (3 necesarios), Líder de adoración (1 necesario) y Trabajadores de guardería (2 necesarios).

Actualizar y eliminar necesidades de servicio

• Para actualizar una necesidad de servicio, haga clic en el icono de editar en la fila de la necesidad y cambie la cantidad necesaria o las notas.
• Para eliminar una necesidad de servicio (y todas sus asignaciones), haga clic en el icono de eliminar.

Asignación de voluntarios

Una vez que las necesidades de servicio están en su lugar, puede asignar voluntarios mediante varios métodos.

Método 1: Asignación manual

1. En la pestaña Servicio del evento, encuentre la posición que desea cubrir.
2. Haga clic en el botón Asignar junto a la posición.
3. Aparecerá un modal que muestra los voluntarios disponibles.
4. Busque por nombre para encontrar a una persona específica.
5. Haga clic en el nombre de un voluntario para asignarlo.

El sistema realiza estas comprobaciones antes de permitir una asignación:

• Pertenencia a la iglesia — La persona debe pertenecer a su iglesia.
• Disponibilidad — La persona no debe estar marcada como no disponible (fecha bloqueada) en la fecha del evento.
• Prevención de duplicados — La persona no puede asignarse dos veces a la misma posición.
• Detección de conflictos — La persona no puede asignarse a otro evento que se superponga en el tiempo.

Si alguna comprobación falla, verá un mensaje de error que explica por qué no se puede realizar la asignación.

Método 2: Sugerencias inteligentes

Cuando abre el modal de asignación para una posición específica, TimelyChurch categoriza a los miembros del equipo disponibles en cuatro grupos:

1. Sugeridos (verde) — Miembros que no han servido recientemente (14+ días desde el último servicio) y están disponibles. Se ordenan por puntuación de prioridad, mostrando primero los mejores candidatos.
2. Servido recientemente (neutro) — Miembros disponibles que han servido recientemente. Se muestran para que aún pueda asignarlos si es necesario.
3. No disponible (gris) — Miembros que se han marcado como no disponibles en la fecha del evento. Se muestra el motivo de la indisponibilidad.
4. Conflictos (naranja) — Miembros ya asignados a otra posición en este evento o a un evento superpuesto en otro lugar.

El algoritmo de sugerencias considera:

• Días desde que el voluntario sirvió por última vez (más días = mayor prioridad)
• Veces que sirvió este mes (menos veces = mayor prioridad)
• Si el voluntario nunca ha servido antes (máxima prioridad)
• Preferencias de día de la semana y hora del día
• Límites personales de frecuencia de servicio
• Reglas de programación del equipo (máximo por mes, días mínimos entre servicios)
• Si el voluntario optó por no participar en la programación automática

Método 3: Autocompletar (una posición)

Para una sola posición sin cubrir:

1. Haga clic en el botón Autocompletar junto a la posición.
2. Puede Vista previa para ver quién sería asignado antes de confirmar.
3. Haga clic en Confirmar para asignar automáticamente al(los) mejor(es) candidato(s).

El algoritmo de autocompletado selecciona al voluntario con la prioridad de puntuación más alta. Si el equipo tiene Confirmación automática habilitada, la asignación se confirma automáticamente. De lo contrario, comienza como «pendiente».

Método 4: Autocompletar (evento completo)

Para autocompletar todas las posiciones sin cubrir a la vez:

1. Haga clic en el botón Autocompletar todo en la parte superior de la pestaña Servicio.
2. Previsualice las asignaciones propuestas.
3. Confirme para asignar voluntarios a todas las posiciones abiertas.

El sistema llena las posiciones en orden y garantiza que ningún voluntario quede reservado dos veces en distintas posiciones.

Método 5: Autocompletar serie

Si su evento forma parte de una serie recurrente (domingo por la mañana, miércoles por la noche, etc.), puede autocompletar cada repetición próxima de la serie con un solo clic, en lugar de abrir cada evento individualmente:

1. Vaya a Eventos > Serie y abra la serie.
2. Haga clic en Autocompletar todo en la página de la serie.
3. El sistema recorre cada evento próximo y activo de la serie, ejecuta la puntuación de autocompletado contra cada uno y asigna a los mejores voluntarios disponibles a todas las posiciones abiertas.
4. Verá un resumen de cuántas posiciones se cubrieron en cuántos eventos (p. ej., «Se completaron automáticamente 24 de 30 posiciones en 6 eventos»).

El autocompletado a nivel de serie respeta las mismas reglas que el autocompletado de un solo evento: omite voluntarios no disponibles en una fecha específica, respeta los máximos por mes del equipo y los días mínimos entre servicios, evita reservar dos veces en eventos superpuestos y respeta a cualquier voluntario que haya optado por no participar en la programación automática. Al ejecutarse en varias semanas a la vez, distribuye las asignaciones de forma equitativa en toda la ventana.

Consejo: Combine Autocompletar serie con una plantilla de posiciones de servicio en la serie de eventos (consulte Creación de equipos de servicio y roles) para que las nuevas repeticiones lleguen ya con sus necesidades de posición definidas. Luego, un solo clic puede dotar de personal un trimestre completo.

Método 6: Asignar equipo completo

Si desea asignar un equipo completo a la vez:

1. Haga clic en Asignar equipo.
2. Seleccione un equipo de servicio del menú desplegable.
3. Opcionalmente elija Crear necesidades para crear automáticamente necesidades de servicio según las posiciones del equipo.
4. El sistema asigna a los miembros del equipo a sus posiciones designadas, comprobando disponibilidad y conflictos.

Método 7: Copiar de evento anterior

Para servicios recurrentes en los que a menudo sirven los mismos voluntarios:

1. Haga clic en Copiar de evento.
2. El sistema muestra eventos pasados similares (mismo tipo de evento o grupo anfitrión) que tenían asignaciones de voluntarios.
3. Seleccione un evento de origen.
4. Elija si desea:
   • Copiar solo posiciones — Crea las mismas necesidades de servicio sin asignar a nadie
   • Copiar posiciones y asignaciones — Replica tanto las posiciones como las asignaciones de voluntarios
   • Notificar a los voluntarios — Enviar notificaciones a los voluntarios recién asignados
5. El sistema omite a los voluntarios no disponibles en la nueva fecha del evento.

Método 8: Asignación masiva

Para asignar varios voluntarios a la vez:

1. Use la interfaz de asignación masiva en la pestaña Servicio.
2. Seleccione varios voluntarios y sus posiciones de destino.
3. Envíe todas las asignaciones a la vez.

El sistema valida cada asignación individualmente, informando cuántas se asignaron y cuántas se omitieron (con motivos).

Estados de asignación

Cada asignación de voluntario tiene uno de tres estados:

Cambiar el estado de una asignación

Los administradores pueden cambiar manualmente el estado de una asignación:

1. Encuentre la asignación en la pestaña Servicio del evento.
2. Haga clic en la insignia de estado o en el botón de editar.
3. Seleccione el nuevo estado: Pendiente, Confirmado o Rechazado.

Confirmación masiva

Para confirmar todas las asignaciones pendientes a la vez:

1. Haga clic en Confirmar todos los pendientes en la parte superior de la pestaña Servicio.
2. Todas las asignaciones pendientes del evento cambian a «confirmadas».

Eliminar una asignación

Para quitar a un voluntario de una posición:

1. Encuentre la asignación en la pestaña Servicio del evento.
2. Haga clic en el botón Eliminar (X) junto a su nombre.
3. Confirme la eliminación.

El nombre del voluntario se eliminará de la posición y la plaza volverá a marcarse como abierta.

Estado de cobertura de necesidades de servicio

Cada necesidad de servicio muestra su progreso de cobertura:

• Cubierto — Todas las plazas requeridas tienen voluntarios confirmados o pendientes
• X/Y cubiertos — Muestra cuántas de las plazas requeridas están cubiertas (p. ej., «2/4 cubiertos»)
• Porcentaje de cobertura — Indicador visual de progreso

Una necesidad de servicio se considera «totalmente dotada» cuando el número de asignaciones confirmadas o pendientes alcanza o supera la cantidad necesaria.

Consejo: Use la función «Copiar de evento anterior» para servicios semanales recurrentes. Ahorra mucho tiempo y garantiza coherencia en las asignaciones de voluntarios de una semana a otra.