Programación de voluntarios para eventos

Este artículo cubre cómo agregar posiciones de servicio a los eventos y asignar voluntarios a ellas. TimelyChurch ofrece múltiples formas de programar voluntarios, desde la asignación manual una por una hasta la programación inteligente totalmente automatizada.

Modelo mental. La programación de voluntarios se organiza en torno al Evento mismo. La cuadrícula entre eventos es el botón Cuadrícula de horarios en la página Eventos. Para el modelo de cinco conceptos (Evento, Serie, Equipo, Posición, Asignación), consulte Cómo está organizada la programación de voluntarios. Para el mayor ahorro de tiempo individual — precargar posiciones en cada evento nuevo — consulte Plantillas de horario de equipo.

Requisitos previos

Antes de programar voluntarios para un evento, asegúrese de tener:

• Creado al menos un Equipo de servicio con posiciones definidas y miembros activos (consulte Creación de equipos de servicio y roles)
• Activada la capacidad Voluntarios en el evento (use Añadir capacidad en la página del evento) o Voluntarios en Funciones en la serie de eventos

Agregar posiciones a un evento

Una posición en un evento define un rol que debe cubrirse para ese evento específico, junto con cuántas personas se necesitan.

Paso a paso

1. Vaya a Eventos y abra el evento que desea dotar de personal.

2. Haga clic en la pestaña Servicio.

3. Haga clic en Añadir posición. Se abre la ventana Añadir puesto de voluntario.

4. Elija un modo de posición:

   Desde equipo:

   • Elija un Equipo del menú desplegable.
   • Seleccione una Posición dentro de ese equipo (p. ej., «Técnico de sonido» del «Equipo técnico»).

   Personalizado:

   • Escriba un Nombre del puesto (p. ej., «Asistente de estacionamiento»).
   • El sistema la agrega automáticamente a un equipo «Roles personalizados», de modo que esté lista para reutilizarse en eventos futuros.

5. Establezca ¿Cuántos se necesitan? — cuántos voluntarios se requieren para esta posición.

6. Agregue opcionalmente Notas (opcional) sobre requisitos especiales.

7. Configure los ajustes de inscripción:

1. Haga clic en Añadir puesto.

Consejo: Puede agregar varias posiciones a un solo evento. Para un servicio dominical por la mañana, podría agregar necesidades para Técnico de sonido (1 necesario), Recepcionistas (3 necesarios), Líder de adoración (1 necesario) y Trabajadores de guardería (2 necesarios).

Actualizar y eliminar posiciones

Abra el menú Editar puesto (⋯) de la posición:

• Para actualizar cuántas personas se necesitan, cambie Personas necesarias y haga clic en Guardar capacidad.
• Para permitir que los miembros del equipo se inscriban ellos mismos, active Abierto a inscripciones.
• Para eliminar la posición (y todas sus asignaciones) de este evento, haga clic en Eliminar posición y confirme.

Asignación de voluntarios

Una vez que las posiciones están en su lugar, puede asignar voluntarios mediante varios métodos.

Método 1: Asignación manual

1. En la pestaña Servicio del evento, encuentre la posición que desea cubrir.
2. Haga clic en el botón Asignar junto a la posición. Se abre la ventana Buscar voluntarios.
3. Explore Miembros del equipo, o cambie a Todas las personas para buscar por nombre, correo electrónico o teléfono.
4. Haga clic en Asignar junto a un voluntario. (Haga clic en Completadas cuando termine.)

La persona comienza como Pendiente hasta que responde — o como Confirmado de inmediato cuando su equipo tiene activado Confirmar asignaciones automáticamente (omitir estado pendiente).

El sistema realiza estas comprobaciones antes de permitir una asignación:

• Pertenencia a la iglesia — La persona debe pertenecer a su iglesia.
• Disponibilidad — La persona no debe estar marcada como no disponible (fecha bloqueada) en la fecha del evento.
• Prevención de duplicados — La persona no puede asignarse dos veces a la misma posición.
• Detección de conflictos — Si la persona ya está sirviendo en un horario superpuesto, se le pregunta ¿Asignar de todos modos? y puede elegir Asignar de todos modos.

Si una comprobación falla, verá un mensaje que explica por qué.

Método 2: Sugerencias inteligentes

Cuando abre la ventana Buscar voluntarios para una posición específica, TimelyChurch ordena a los miembros del equipo en grupos:

1. Sugeridos (rotar) — Miembros que no han servido recientemente (14+ días desde el último servicio) y están disponibles. Se ordenan por puntuación de prioridad, mostrando primero los mejores candidatos (a quienes no han servido nunca se les marca como Nunca ha servido).
2. Recientes (sirvieron recientemente) — Miembros disponibles que han servido recientemente. Se muestran para que aún pueda asignarlos si es necesario.
3. Conflictos — Miembros ya asignados a otra posición en este evento o a un evento superpuesto en otro lugar.
4. No disponible — Miembros que se han marcado como no disponibles en la fecha del evento.

Las personas que ya están en esta posición aparecen como Ya asignado.

El algoritmo de sugerencias considera:

• Días desde que el voluntario sirvió por última vez (más días = mayor prioridad)
• Veces que sirvió este mes (menos veces = mayor prioridad)
• Si el voluntario nunca ha servido antes (máxima prioridad)
• Preferencias de día de la semana y hora del día
• Límites personales de frecuencia de servicio
• Reglas de programación del equipo (máximo por mes, días mínimos entre servicios)
• Si el voluntario optó por no participar en la programación automática

Método 3: Autocompletar (una posición)

Para una sola posición sin cubrir:

1. Haga clic en el botón Automático (Autocompletar mejor candidato) junto a la posición.
2. Confirme «¿Autocompletar esta posición con el mejor candidato disponible?» haciendo clic en Autocompletar.

El algoritmo de autocompletado selecciona al voluntario con la prioridad de puntuación más alta. Si el equipo tiene Confirmar asignaciones automáticamente habilitado, la asignación se confirma automáticamente. De lo contrario, comienza como «pendiente». El mismo ajuste del equipo se aplica cuando un líder asigna a alguien a mano en la pestaña Servicio o en la Cuadrícula de horarios.

Método 4: Autocompletar (evento completo)

Para autocompletar todas las posiciones sin cubrir a la vez:

1. Haga clic en el botón Autocompletar todo en la parte superior de la pestaña Servicio.
2. Confirme «¿Autocompletar todas las posiciones vacantes con los mejores candidatos disponibles?» haciendo clic en Autocompletar todo.

El sistema llena las posiciones en orden y garantiza que ningún voluntario quede reservado dos veces en distintas posiciones.

Método 5: Autocompletar una serie completa

Si su evento forma parte de una serie recurrente (domingo por la mañana, miércoles por la noche, etc.), puede autocompletar cada repetición próxima de la serie con un solo clic, en lugar de abrir cada evento individualmente:

1. En la página de Eventos, abra Más → Serie de eventos y abra la serie.
2. Haga clic en Autocompletar todos los eventos en la página de la serie y confirme.
3. El sistema recorre cada evento próximo y activo de la serie, ejecuta la puntuación de autocompletado contra cada uno y asigna a los mejores voluntarios disponibles a todas las posiciones abiertas.
4. Verá un resumen de cuántas posiciones se cubrieron en cuántos eventos (p. ej., «Se completaron automáticamente 24 de 30 posiciones en 6 eventos»).

El autocompletado a nivel de serie respeta las mismas reglas que el autocompletado de un solo evento: omite voluntarios no disponibles en una fecha específica, respeta los máximos por mes del equipo y los días mínimos entre servicios, evita reservar dos veces en eventos superpuestos y respeta a cualquier voluntario que haya optado por no participar en la programación automática. Al ejecutarse en varias semanas a la vez, distribuye las asignaciones de forma equitativa en toda la ventana.

Nota: Todo autocompletado (Métodos 3-5 y Autocompletar en la Cuadrícula de Horarios) omite los equipos cuya Estrategia de rotación es Solo manual o que tienen Activar programación automática desactivado, y nunca elige a personas archivadas o inactivas. Consulte Creación de equipos de servicio y roles.

Consejo: Combine Autocompletar todos los eventos con Posiciones de servicio en la serie de eventos (consulte Creación de equipos de servicio y roles) para que las nuevas repeticiones lleguen ya con sus necesidades de posición definidas. Luego, un solo clic puede dotar de personal un trimestre completo.

Método 6: Asignar equipo completo

Si desea traer a un evento las posiciones de un equipo completo de una vez:

1. Haga clic en Asignar equipo.
2. En la ventana Asignar equipo de servicio, seleccione el equipo en Seleccionar equipo y (opcionalmente) una Plantilla.
3. Haga clic en Asignar equipo.

Las posiciones del equipo se agregan al evento. Todavía no se asigna ni se notifica a nadie -- llene las posiciones manualmente o con Autocompletar (Métodos 3-5). Si el equipo aún no tiene posiciones, se agrega al equipo una posición llamada Voluntario y se coloca en el evento.

Método 7: Copiar de evento anterior

Para servicios recurrentes en los que a menudo sirven los mismos voluntarios:

1. Abra Más acciones y haga clic en Copiar de evento. Se abre la ventana Copiar de un evento anterior.
2. El sistema muestra eventos pasados similares (mismo tipo de evento) que tenían asignaciones de voluntarios, cada uno con su fecha y hora.
3. Seleccione un evento de origen.
4. Elija si desea:
   • Copiar asignaciones de voluntarios (no solo posiciones) — déjelo sin marcar para copiar solo las posiciones; márquelo para copiar también a las personas
   • Enviar notificaciones a los voluntarios asignados
5. Haga clic en Copiar a este evento. Los voluntarios marcados como no disponibles en la nueva fecha se omiten automáticamente.

Estados de asignación

Cada asignación de voluntario tiene uno de estos estados:

Confirmar por un voluntario

Si un voluntario le dijo en persona que va a servir, haga clic en el botón Confirmar (✓) junto a su asignación pendiente en la pestaña Servicio. Para una persona pendiente también puede hacer clic en Preguntar de nuevo para reenviar la solicitud; para una persona confirmada, Recordar envía un recordatorio.

Confirmación masiva

Para confirmar todas las asignaciones pendientes a la vez:

1. Abra Más acciones en la parte superior de la pestaña Servicio y haga clic en Confirmar todos los pendientes.
2. Todas las asignaciones pendientes del evento cambian a «confirmadas».

Cuando nadie responde. Cada equipo puede definir Recordar a quienes no han confirmado (días antes del evento) (por defecto: 4 y 2 días antes) y un Plazo de respuesta — con Continuar cuando alguien no responde activado, una invitación sin respuesta expira y se invita automáticamente a la siguiente persona en la rotación. Consulta Autocompletado en cascada, invitaciones de suplente e indicadores de ausencia.

Cuándo se avisa a los voluntarios

Asignar a alguien no siempre le envía un mensaje de inmediato. La Configuración de programación de cada equipo incluye Cuándo se avisa a las personas de que están programadas → Avisarles con estos días de antelación (predeterminado 30 días):

• Para una fecha dentro de esa ventana, se avisa al voluntario de inmediato (por Telegram si está vinculado; de lo contrario, por correo electrónico).
• Para una fecha más lejana, el mensaje «has sido programado» se retiene y se envía por la mañana del día en que la fecha entra en el rango. Puede programar todo un trimestre o un año de una vez y nadie recibe molestias hasta que se acerque su turno.
• Establézcalo en 0 para avisar a las personas en el momento en que las programa.

Hasta que se les avise, la asignación sigue apareciendo como Pendiente en la pestaña Servicio y en la Cuadrícula de horarios (o Confirmado, en un equipo que confirma automáticamente — ese voluntario se entera entonces con el recordatorio de servicio). Consulte Notificaciones de voluntarios.

Eliminar una asignación

Para quitar a un voluntario de una posición:

1. Encuentre la asignación en la pestaña Servicio del evento.
2. Haga clic en el botón Eliminar (✕) junto a su nombre.

El nombre del voluntario se eliminará de la posición y la plaza volverá a marcarse como abierta.

Estado de cobertura de las posiciones

Cada posición muestra su progreso de cobertura:

• Cubierto — Todas las plazas requeridas tienen voluntarios confirmados o pendientes
• X/Y cubiertos — Muestra cuántas de las plazas requeridas están cubiertas (p. ej., «2/4 cubiertos»)
• Porcentaje de cobertura — Indicador visual de progreso

Una posición se considera «totalmente dotada» cuando el número de asignaciones confirmadas o pendientes alcanza o supera la cantidad necesaria.

Consejo: Use Copiar de evento para servicios semanales recurrentes. Ahorra mucho tiempo y garantiza coherencia en las asignaciones de voluntarios de una semana a otra.