Solicitudes de maestro suplente

TimelyChurch incluye un sistema integrado de solicitudes de suplente para un maestro que ya confirmó una sesión de clase y luego descubre que no puede asistir después de todo. Otros maestros pueden ver las solicitudes abiertas y ofrecerse para cubrir, asegurando que cada clase tenga cobertura.

Este es un mecanismo distinto y posterior al que ocurre cuando se rechaza o queda sin responder una invitación de maestro antes de que alguien haya confirmado -- eso lo maneja automáticamente el propio motor de programación. Vea Programación de maestros para el lado de la invitación.

Cómo funcionan las solicitudes de suplente

El flujo de solicitud de suplente involucra tres pasos:

1. Un maestro crea una solicitud de suplente para una de sus clases programadas.
2. El equipo recibe notificación mediante notificaciones en la aplicación y correo electrónico.
3. Otro maestro reclama la solicitud, y el horario se actualiza automáticamente con el maestro nuevo.

Solicitar un suplente (perspectiva del maestro)

Los maestros solicitan suplentes desde su portal:

1. Inicie sesión y navegue a Mi horario desde el portal.
2. Encuentre la entrada del horario próximo donde necesita un suplente.
3. Haga clic en ¿Necesitas un sustituto?.
4. Complete los detalles de la solicitud:
   • Motivo (opcional) — Explique por qué necesita un suplente (p. ej., «Vacaciones familiares», «Enfermedad», «Fuera de la ciudad»).
   • Urgencia — Establezca el nivel de urgencia:
     • Baja — La fecha está lejana y hay tiempo de sobra para encontrar cobertura.
     • Normal — Solicitud estándar con tiempo razonable de anticipación.
     • Urgente — La clase es muy pronto y se necesita cobertura de inmediato.
5. Envíe la solicitud.

Qué sucede después

• El estado del horario cambia automáticamente a Necesita suplente.
• Todos los maestros de la iglesia reciben una notificación sobre la solicitud de suplente abierta.
• La notificación incluye el nombre del maestro solicitante, el nombre de la clase, la fecha y el nivel de urgencia.

Reclamar una solicitud de suplente (perspectiva del voluntario)

Cuando otro maestro ve una solicitud de suplente abierta y está disponible:

1. Navegue a Mi horario en el portal.
2. Las solicitudes de suplente abiertas aparecen en una sección dedicada de la página de horario.
3. Las solicitudes en las que fue invitado personalmente se destacan por separado en la parte superior.
4. Revise los detalles de la solicitud:
   • Qué clase necesita cobertura.
   • La fecha.
   • La lección a enseñar (si hay una asignada).
   • Quién solicitó originalmente el suplente.
   • El nivel de urgencia.
5. Haga clic en Yo ayudo (en una solicitud abierta general) o Aceptar (en una solicitud a la que fue invitado personalmente) para ofrecerse para la asignación.
6. Ahora está asignado como maestro de esa entrada del horario.

Después de reclamar

• El estado de la solicitud de suplente cambia a Cumplido.
• El horario se actualiza con el maestro nuevo y el estado cambia a Confirmado.
• Se notifica al maestro original de que su solicitud ha sido cubierta.
• Si el horario tenía conversaciones de solicitud de materiales (p. ej., solicitudes de materiales de manualidades), esas conversaciones se transfieren automáticamente al maestro nuevo. Se agrega un mensaje del sistema a cada conversación para anotar la transferencia.

Rechazar una solicitud

Si fue invitado personalmente a una solicitud de suplente pero no puede ayudar, puede hacer clic en Rechazar. Rechazar simplemente descarta la solicitud de su vista; permanece abierta para que otros maestros la reclamen.

Solicitudes de suplente por invitación

Además de difundir solicitudes de suplente a todos los maestros, el sistema admite invitaciones dirigidas:

• Los administradores pueden invitar a maestros específicos a una solicitud de suplente seleccionándolos de la lista de maestros.
• Los maestros invitados ven estas solicitudes en una sección «Invitado» separada de su página de horario, lo que las hace más prominentes que las solicitudes abiertas generales.
• El seguimiento de invitaciones registra qué maestros fueron invitados y cuándo se enviaron las notificaciones.

Administrar solicitudes de suplente (perspectiva del administrador)

Ver solicitudes abiertas

Los administradores pueden ver solicitudes de suplente abiertas a través de:

• La interfaz de administración de horarios, donde los horarios con estado «Necesita suplente» están marcados.
• El sistema de «Necesita atención», que destaca horarios sin maestro.

Asignar un suplente directamente

Si ningún maestro se ofrece como voluntario, un administrador puede asignar un suplente directamente:

1. Encuentre la entrada del horario que necesita un suplente.
2. Cambie el maestro asignado al suplente.
3. El estado del horario vuelve a «Programado».

Cancelar una solicitud de suplente

Si los planes del maestro original cambian y puede enseñar después de todo:

1. La solicitud de suplente puede cancelarse.
2. El estado del horario vuelve a «Programado».
3. No se envían más notificaciones para esta solicitud.

Niveles de urgencia

Las solicitudes urgentes se priorizan en la entrega de notificaciones y pueden activar recordatorios de seguimiento adicionales.

Recordatorios automáticos

El sistema envía automáticamente recordatorios de seguimiento para solicitudes de suplente abiertas:

• Se envían recordatorios para solicitudes que han estado abiertas más de 24 horas.
• Solo las solicitudes para fechas próximas (futuras) reciben recordatorios.
• Cada recordatorio se registra para evitar notificaciones duplicadas.
• Se registra el conteo de notificaciones para que los administradores puedan ver cuántas veces se ha difundido una solicitud.

Calendario de entrega

Los recordatorios de solicitudes de suplente se envían como parte de las notificaciones diarias de TimelyChurch:

• Cuándo se envían: Cada mañana a las 8:00 AM en la zona horaria local de su iglesia, de modo que cada iglesia reciba sus recordatorios a una hora local razonable.
• Qué se incluye: TimelyChurch encuentra cada solicitud de suplente abierta cuya fecha de clase sigue en el futuro y que ha pasado 24+ horas sin respuesta, luego reenvía invitaciones y alerta a los administradores de su iglesia.

Si los recordatorios no se envían, compruebe que la solicitud de suplente relevante tenga más de 24 horas y que la fecha de la clase siga en el futuro.

Conexión con la confirmación del maestro

Este sistema de solicitudes de suplente y el flujo de confirmación de maestros (vea Programación de maestros) cubren dos momentos distintos:

• Antes de que un maestro haya confirmado: una invitación sin responder o rechazada la maneja el propio motor de programación -- invita automáticamente a la siguiente persona elegible, sin que intervenga ninguna solicitud de suplente a menos que se agote esa rotación.
• Después de que un maestro haya confirmado: aquí es donde entra en juego el sistema de solicitudes de suplente de esta página. El maestro hace clic en ¿Necesitas un sustituto?, y el horario pasa al estado «Necesita suplente» hasta que alguien la reclame.

Si ve un horario marcado como «Necesita suplente», es porque un maestro que ya había confirmado (o un administrador, en su nombre) abrió una solicitud -- no es una señal de que nunca hubo nadie programado.

Estados de solicitud de suplente

Consejos para administrar suplentes

• Fomente solicitudes tempranas — Cuanto antes sepa un maestro que no puede asistir, más tiempo habrá para encontrar un suplente.
• Use los niveles de urgencia — Establecer la urgencia correcta ayuda a otros maestros a priorizar qué solicitudes requieren atención inmediata.
• Aproveche las invitaciones dirigidas — Si sabe qué maestros están disponibles, invítelos directamente en lugar de esperar un voluntario.
• Supervise las solicitudes abiertas — Revise regularmente las solicitudes de suplente que permanecen abiertas a medida que se acerca la fecha. Si nadie ha reclamado una solicitud en unos días, considere asignar un suplente directamente.
• Proporcione un motivo — Los maestros deben incluir un motivo al solicitar un suplente. Esto ayuda a otros maestros a entender la situación y puede animarlos a ofrecerse como voluntarios.