Descripción general del sistema de Registro

El módulo de Registro de TimelyChurch ofrece una forma segura y familiar de llevar el control de la asistencia en sus servicios, clases y eventos. Está diseñado con la seguridad infantil en su núcleo: cada niño recibe un código de seguridad único y los padres deben presentar un código coincidente para recoger a su hijo.

Funciones principales

• Registro familiar — Busque por número de teléfono para mostrar todo un hogar y registre a varios miembros de la familia a la vez.
• Códigos de seguridad — Se genera un código alfanumérico único de 6 caracteres para cada registro. El mismo código aparece en la etiqueta con el nombre del niño y en el comprobante de seguridad del padre o madre.
• Alertas de alergias y médicas — La información de alergias y las notas médicas especiales del perfil de una persona se imprimen automáticamente en las etiquetas y se muestran durante el registro.
• Impresión de etiquetas — Imprima etiquetas con el nombre del niño y etiquetas de seguridad para los padres en impresoras de etiquetas térmicas Brother o Dymo. Un diseñador de etiquetas de arrastrar y soltar le permite personalizar cada detalle.
• Modo quiosco — Una interfaz de autoservicio a pantalla completa optimizada para tabletas y pantallas táctiles. Las familias pueden buscarse por número de teléfono, escanear un código QR o buscar por nombre.
• Pre-registro — Los miembros pueden preinscribirse desde el portal de miembros antes de llegar. Reciben un código QR que permite un registro instantáneo en el quiosco.
• Varias sesiones simultáneas — Ejecute sesiones de registro separadas para distintos eventos o clases que ocurran al mismo tiempo (por ejemplo, un servicio de adoración y el ministerio infantil funcionando en paralelo).
• Registro de visitantes sin cita previa — Registre a visitantes por primera vez en el momento. El sistema crea automáticamente un nuevo registro de persona y un registro familiar.
• Seguimiento de recuento — Registre un recuento rápido para áreas que no requieren registros individuales (como un auditorio general de adoración).
• Vinculación con eventos — Vincule una sesión de registro a un evento del módulo Eventos para que los datos de asistencia fluyan a sus informes de eventos.
• Asistencia manual — La asistencia ahora vive dentro de Registro. Use el botón Asistencia manual en el encabezado de la Estación de registro de asistencia para marcar retroactivamente la lista de una clase pasada. Cuando una persona se registra en una clase, también se crea automáticamente un registro de asistencia para esa clase en esa fecha.
• Recogidas autorizadas y contactos de emergencia — Los registros familiares incluyen quién está autorizado a recoger a los niños y la prioridad de los contactos de emergencia, todo visible en el momento del registro y de la salida.
• Registro y salida de voluntarios — Lleve el control de qué maestros y voluntarios de servicio están de turno en cada sesión, con proporciones voluntario-niño calculadas en vivo.
• Alertas de niños sin recoger — Un panel de seguridad muestra a los niños que siguen registrados después de la hora de finalización prevista de la sesión, con la información de contacto de los padres precargada para el seguimiento.
• Vista de ocupación de salas — Un panel con conteos en vivo muestra cada salón de clase frente a su capacidad, para que los líderes detecten una sala que se acerca o supera su límite antes de que se convierta en un problema.
• Modo confinamiento — Un control de emergencia con un solo toque que suspende las salidas en todas las sesiones activas simultáneamente. Para volver a habilitarlo se requiere la confirmación con contraseña de administrador.

Casos de uso comunes

Ministerio infantil

Este es el caso de uso principal. Los padres llegan, ingresan su número de teléfono en el quiosco, seleccionan qué niños asistirán y el sistema imprime una etiqueta con el nombre de cada niño y un comprobante de seguridad coincidente para el padre o madre. Los maestros ven las alertas de alergias en la etiqueta. Al recoger, el padre o madre presenta su código de seguridad y el niño recibe la salida solo cuando el código coincide y se selecciona una persona autorizada para la recogida de la lista de la familia (un administrador puede anular esto si es necesario).

Escuela dominical y grupos pequeños

Las clases configuradas como Grupos de tipo «clase» aparecen automáticamente durante el registro. Cuando un niño o adulto está inscrito en una clase, el quiosco seleccionará esa clase automáticamente, sin necesidad de selección manual. Los registros de asistencia se crean en el momento del registro.

Servicios de adoración y eventos

Inicie una sesión de registro vinculada a un evento específico del módulo Eventos. Use registros individuales para reuniones más pequeñas o el modo de recuento para servicios en auditorios grandes. El informe de la sesión muestra la asistencia total, un desglose por hora y una división entre niños y adultos.

Domingos con varios servicios

Si su iglesia realiza un servicio temprano, uno tardío y un programa infantil simultáneamente, cree una sesión separada para cada uno. El quiosco pedirá a las familias que elijan en qué sesión se están registrando.

Cómo funciona en resumen

1. Un administrador inicia una sesión de registro desde la página de la Estación de registro de asistencia, vinculándola opcionalmente a un evento del módulo Eventos.
2. Las familias se registran usando el quiosco (búsqueda por teléfono, búsqueda por nombre o escaneo de código QR) o un administrador los registra desde el panel de administración.
3. Los códigos de seguridad se generan automáticamente. Las etiquetas pueden imprimirse en el momento.
4. Durante el evento, el panel de administración muestra una lista en vivo agrupada por salón de clase, con estadísticas en tiempo real.
5. Al recoger, el padre o madre presenta el código de seguridad. Para un niño, el sistema verifica el código y requiere que elija una persona autorizada para la recogida de la lista de la familia antes de que se habilite el botón Confirmar salida. Los administradores pueden anular la autorización de recogida cuando sea necesario, o usar la opción de salida rápida.
6. Después del evento, el informe de la sesión proporciona un resumen completo de asistencia con desgloses por clase, hora, niños frente a adultos y visitantes por primera vez.

Requisitos

• El módulo de Registro debe estar habilitado en el plan de suscripción de su iglesia.
• Para mejores resultados, configure su directorio de Personas y sus Grupos/Clases antes de usar el registro. Esto garantiza que las familias estén vinculadas, que los niños tengan fecha de nacimiento e información de alergias, y que las inscripciones en clases se completen automáticamente en el quiosco.

Consejo: El pre-registro desde el portal de miembros acelera drásticamente las filas del domingo por la mañana. Anime a las familias a preinscribirse desde sus teléfonos antes de salir de casa.