Informes financieros
Resumen
TimelyChurch proporciona varios informes financieros integrados que le dan a usted y al liderazgo de su iglesia una imagen clara de su salud financiera. Todos los informes extraen datos directamente de sus transacciones contables, por lo que siempre están actualizados — sin esperar el procesamiento de fin de mes.
Quién puede abrir los informes financieros
Los informes financieros viven en el módulo de Contabilidad, por lo que siguen la fila Contabilidad de su rol (bajo Finanzas en Administración → Roles y permisos). Las acciones de la fila Contabilidad son Ver, Crear, Editar, Eliminar, Conciliar, Cerrar y Anular; ver los informes requiere Ver. Los administradores de la iglesia tienen acceso de forma predeterminada — a menos que la configuración Privacidad de las donaciones de su iglesia mantenga a Finanzas fuera del rol de Administrador (consulte Quién puede ver las donaciones). La tarjeta Estados de donaciones también requiere el nivel de Donaciones Contable o superior y el permiso Estados de donaciones del rol.
Acceder a los informes
Abra Finanzas > Contabilidad, luego haga clic en la pestaña Informes en la barra de pestañas de contabilidad (la fila que corre en la parte superior: Panel, Libro de registro, Transacciones, Donaciones, Facturas, Informes). Esto abre el centro de Informes financieros.
En la parte superior del centro verá tarjetas de estadísticas rápidas que resumen sus finanzas, seguidas de una cuadrícula de tarjetas de informes. Haga clic en cualquier tarjeta para abrir ese informe. Al final, los Enlaces rápidos de informes abren vistas comunes con un clic: Informe del tesorero, Balance general actual (Contabilidad completa), Estado de resultados del año, P y G de este mes, P y G del mes pasado, Informe de variación del presupuesto (cuando hay un presupuesto activo, Contabilidad completa) y los Estados de donaciones del año en curso.
A lo largo de este artículo, cuando una sección dice «abra el Balance general», significa: vaya a la pestaña Informes y haga clic en la tarjeta Balance general.
Chequera simple frente a Contabilidad completa
El centro de informes sigue su vista de contabilidad personal (cámbiela con el botón Modo de contabilidad en el Panel financiero — consulte Modo de contabilidad simple frente a avanzado).
- En Contabilidad completa, el centro muestra cuatro tarjetas de estadísticas — Total de activos, Total de pasivos, Patrimonio neto e Ingreso neto del año — y cada tarjeta de informe descrita a continuación: Informe del tesorero, Balance general, Estado de resultados, Balance de comprobación, Libro mayor, Presupuesto frente a real y Estados de donaciones.
- En Chequera simple, el centro está simplificado para un tesorero voluntario: dos tarjetas de estadísticas (En el banco y Neto del año), el Informe del tesorero como la tarjeta insignia grande, el Estado de resultados renombrado Dinero entrante frente a dinero saliente, y Estados de donaciones. Las tarjetas Balance general, Balance de comprobación, Libro mayor y Presupuesto frente a real están ocultas (Balance de comprobación y Libro mayor siguen disponibles en el menú Más ▾).
En Chequera simple también notará algunos cambios de etiqueta en otros lugares de la barra de pestañas de contabilidad: Transacciones se lee como Dinero entrante / saliente, y el menú Disposición ▾ se etiqueta Más ▾.
Balance general
El Balance general muestra una instantánea de la posición financiera de su iglesia en un momento específico. Responde la pregunta: «¿Qué posee la iglesia, qué debe y qué queda?» Es el documento fundamental para cualquier auditoría, solicitud de préstamo o presentación anual.
Nota: La tarjeta Balance general aparece solo en Contabilidad completa. En Chequera simple está oculta, ya que la mayoría de los tesoreros voluntarios confían en el Informe del tesorero en su lugar — cambie su vista a Contabilidad completa para abrirlo.
Ejecutar un balance general
- En la pestaña Informes, haga clic en la tarjeta Balance general (o Balance general actual en Enlaces rápidos de informes).
- Por defecto, el informe muestra los saldos a la fecha de hoy («Posición financiera al ...»).
- Para ver un balance general histórico, elija una Fecha de corte y haga clic en Actualizar informe.
Secciones
El informe está organizado de modo que Activos = Pasivos + Patrimonio.
- ACTIVOS — Todas las cuentas de activos activas (cuenta corriente, ahorros, efectivo disponible, cuentas por cobrar, inversiones y cualquier propiedad o equipo que registre) con sus saldos, seguidas del Total de activos.
- PASIVOS — Todas las cuentas de pasivos activas (tarjetas de crédito, préstamos e hipotecas, cuentas por pagar, pasivos de nómina, ingresos diferidos) con sus saldos, seguidas del Total de pasivos.
- ACTIVOS NETOS (PATRIMONIO) — Todas las cuentas de patrimonio activas (en una iglesia suelen llamarse activos netos — por ejemplo Activos netos sin restricción y Restringidos temporalmente), seguidas de líneas que TimelyChurch calcula por usted:
- Ganancias acumuladas (años anteriores) — el ingreso neto de todos los años anteriores (se muestra cuando no es cero).
- Ingreso neto no restringido (acumulado del año) — los ingresos de este año menos los gastos hasta ahora.
- Patrimonio por saldo inicial — el monto de equilibrio de los saldos iniciales que ingresó al comenzar (se muestra cuando no es cero).
- Activos netos (Activos - Pasivos) — la cifra final de «lo que nos queda».
- Patrimonio total (Cuentas de patrimonio + Ingreso neto acumulado del año).
- Resumen — Total de activos, Total de pasivos y Activos netos lado a lado.
El ingreso neto se suma al patrimonio en vivo, en cada ejecución del informe — no hay un asiento de cierre que publicar al fin de año. La actividad de este año aparece como Ingreso neto no restringido (acumulado del año), y los resultados de años anteriores aparecen como Ganancias acumuladas (años anteriores). En libros equilibrados, Activos netos es igual a Patrimonio total; si difieren, probablemente los saldos iniciales nunca se ingresaron por completo o las transacciones de patrimonio se categorizaron de forma inusual — consúltelo con quien configuró su catálogo de cuentas.
Cómo se calculan los saldos
Para la fecha de hoy, el informe usa el saldo en vivo de cada cuenta. Para una fecha histórica, TimelyChurch recalcula cada saldo a partir del saldo inicial de la cuenta más todas las transacciones (ingresos, gastos y transferencias entrantes y salientes) con fecha igual o anterior a la fecha seleccionada, usando las mismas reglas que los saldos en vivo. Las cuentas de pasivo y patrimonio usan la convención de signos inversa, que es lo que hace que los dos lados cuadren.
Mientras no cambie la fecha de transacciones ni elimine transacciones de períodos antiguos, volver a ejecutar un balance general histórico produce las mismas cifras — este es el informe que debe archivar para sus estados financieros anuales o entregar a un auditor. Por ejemplo, para producir un balance general al 31 de diciembre del año pasado, establezca la Fecha de corte en ese día y haga clic en Actualizar informe.
Usar el balance general
- Patrones saludables: Total de activos cómodamente por encima del Total de pasivos; suficiente efectivo (no solo propiedad) para cubrir varios meses de gastos operativos; pasivos que bajan mes a mes (compare con un balance general de hace 12 meses).
- Patrones de alerta: Activos netos que se reducen por 3 o más meses seguidos (gasta más rápido de lo que recibe); un pasivo que crece sin un activo correspondiente (por ejemplo, el saldo de una tarjeta de crédito que sube para cubrir pérdidas operativas); un saldo bancario negativo (un sobregiro real, o depósitos que nunca se registraron).
- Importa la diferencia entre restringido y sin restricción. $50K en Activos netos pueden incluir $40K restringidos por donantes al fondo de construcción. Use Fondos para hacer seguimiento de las restricciones; el balance general las suma por cuenta.
- Presente el Balance general en reuniones de junta, y compare mes a mes o año a año ejecutándolo para el último día de cada período.
El Balance general no muestra la actividad del período (use el Estado de resultados) ni los saldos por fondo (use el Informe del tesorero o la página de Fondos).
Estado de resultados (Ganancias y pérdidas)
El Estado de resultados muestra la actividad financiera de su iglesia durante un período de tiempo. Responde la pregunta: «¿Cuánto dinero entró, cuánto salió y cuál es el resultado neto?»
Nota: En Chequera simple esta tarjeta se etiqueta Dinero entrante frente a dinero saliente (las cifras del año en la tarjeta se leen «Entrante del año» y «Saliente del año»). Es el mismo informe — solo el lenguaje es más amigable para personas sin formación contable.
Secciones
- INGRESOS — Todos los ingresos agrupados por categoría (p. ej., Diezmos y ofrendas, Donativos designados, Recaudación de fondos, Ingresos por intereses), con totales para cada categoría.
- GASTOS — Todos los gastos agrupados por categoría (p. ej., Nómina, Servicios públicos, Edificio y mantenimiento, Misiones), con totales para cada categoría.
- Ingresos totales y Gastos totales.
- INGRESO NETO — Ingresos totales menos gastos totales. Un número positivo significa que la iglesia recibió más de lo que gastó; un número negativo significa que gastó más de lo que recibió.
Las transacciones divididas se cuentan línea por línea, de modo que cada porción dividida cae en su propia categoría.
Ejecutar un estado de resultados
- En la pestaña Informes, haga clic en la tarjeta Estado de resultados (la tarjeta Dinero entrante frente a dinero saliente en Chequera simple).
- Por defecto, el informe muestra el año actual (1 de enero hasta hoy).
- Ajuste la Fecha de inicio y la Fecha de fin para ver cualquier período.
- Haga clic en Actualizar informe.
Consejo: Use los Enlaces rápidos de informes al final del centro de informes para rangos de un clic — Estado de resultados del año, P y G de este mes y P y G del mes pasado ya vienen preconfigurados.
Usar el estado de resultados
- Ejecútelo mensualmente para reuniones del comité de finanzas (establezca las fechas al primero y último del mes).
- Ejecútelo trimestralmente para informes de junta.
- Ejecútelo anualmente para revisión de fin de año y preparación de impuestos.
- Compare con el mismo período del año pasado para identificar tendencias.
Balance de comprobación
El Balance de comprobación lista cada cuenta en una sola página con columnas de Débito y Crédito, a una fecha que usted elige. Es la primera verificación de cordura clásica del contador — si los débitos totales igualan los créditos totales, la página dice Cuadrado; de lo contrario muestra Descuadrado y la diferencia. Al igual que el Balance general, agrega líneas calculadas de Ganancias acumuladas (años anteriores), Utilidades del año en curso (ingreso neto acumulado del año) y Patrimonio por saldo inicial.
Este es un informe orientado a contadores. Su tarjeta aparece en el centro de informes solo en Contabilidad completa, pero puede abrirlo en cualquier vista desde el menú Disposición ▾ (etiquetado Más ▾ en Chequera simple) bajo Balance de comprobación.
Elija la Fecha de corte y haga clic en Actualizar informe. Úselo para confirmar que sus cuentas están equilibradas antes de generar otros informes o entregar sus libros a un CPA.
Libro mayor
El Libro mayor le permite elegir una sola cuenta y ver cada transacción publicada en ella en un rango de fechas, junto con un Saldo acumulado después de cada entrada, el Saldo inicial, el Cambio neto y el Saldo final. Es el informe al que recurrir cuando necesita rastrear exactamente cómo una cuenta alcanzó su saldo actual.
Al igual que el Balance de comprobación, la tarjeta Libro mayor aparece en el centro de informes en Contabilidad completa, y está disponible en cualquier vista desde el menú Disposición ▾ / Más ▾ bajo Libro mayor.
Para ejecutarlo, seleccione la cuenta, establezca la Fecha de inicio y la Fecha de fin, y haga clic en Ejecutar informe.
Informe del tesorero
El Informe del tesorero es un resumen de una página diseñado específicamente para reuniones de junta y asambleas de la iglesia. Presenta la información financiera más importante en un formato claro y amigable para personas sin formación contable.
Consejo: El Informe del tesorero es la tarjeta insignia en la parte superior del centro de informes en ambas vistas, ya que es el informe que la mayoría de los tesoreros voluntarios necesitan con más frecuencia.
Contenido
- Saldo inicial — Saldos totales de cuentas bancarias al inicio del mes.
- Cambio neto — El aumento o disminución general del mes.
- Saldo final — Saldos totales de cuentas bancarias al final del mes.
- INGRESOS — Cuánto entró, por categoría, con INGRESOS TOTALES.
- GASTOS — Cuánto salió, por categoría, con GASTOS TOTALES.
- SALDOS DE FONDOS — El saldo de cada fondo.
- CUENTAS BANCARIAS — Saldos individuales de cada cuenta bancaria.
- Una línea de Firma: para el tesorero.
Ejecutar el informe del tesorero
- En la pestaña Informes, haga clic en la tarjeta Informe del tesorero.
- Elija el mes sobre el que desea informar (por defecto es el mes actual) y haga clic en Actualizar.
- Revise el informe en pantalla.
- Haga clic en Descargar PDF para generar un PDF formateado adecuado para imprimir o enviar por correo.
Usar el informe del tesorero
- Genérelo mensualmente y preséntelo en reuniones de junta o asambleas.
- Envíe el PDF por correo a los miembros de la junta que no puedan asistir en persona.
- Conserve copias impresas en los registros financieros de su iglesia para fines de auditoría.
Consejo: El Informe del tesorero calcula los saldos inicial y final a partir de datos reales de transacciones, no solo los saldos actuales de las cuentas. Esto significa que puede generar informes precisos para cualquier mes pasado.
Informe de proveedores 1099
El Informe de proveedores 1099 le ayuda a identificar proveedores que podrían necesitar un Formulario 1099 del IRS al cierre del año. Consulte el artículo Administración de beneficiarios y proveedores para detalles sobre la configuración del seguimiento 1099.
Contenido
- Tarjetas de resumen — Total de proveedores 1099, Requieren 1099, Por debajo del umbral y Falta el ID fiscal.
- Proveedores que requieren 1099 — Todos los proveedores designados como 1099 pagados $600 o más durante el año fiscal seleccionado (el umbral que el informe aplica hoy), cada uno marcado como Listo o Falta W-9, con su ID fiscal y dirección.
- Proveedores por debajo del umbral — Proveedores designados como 1099 pagados menos, con el monto que falta hasta el umbral.
- Acción requerida: faltan ID fiscales — Marca a cualquier proveedor que requiere un 1099 y no tiene un ID fiscal registrado.
- Total declarable — La suma de todos los pagos a proveedores en o por encima del umbral.
Importante: Confirme el umbral vigente del IRS para el 1099 y las fechas límite de presentación con su asesor fiscal antes de presentar. TimelyChurch no presenta los formularios 1099 por usted.
Ejecutar el informe 1099
- En la barra de pestañas de contabilidad, abra Disposición ▾ (o Más ▾) y elija Informe 1099. (El informe no es una tarjeta del centro de Informes.)
- Seleccione el año fiscal y haga clic en Actualizar.
- Revise el informe en pantalla.
- Haga clic en Descargar PDF para sus registros.
Consejo: Ejecute este informe a principios de enero para identificar qué proveedores necesitan formularios 1099.
Estados de donaciones
La tarjeta Estados de donaciones abre la página donde usted obtiene una vista previa, descarga y envía por correo los estados de contribuciones de fin de año. Consulte Estados de donaciones.
Informes de presupuesto
Tres informes de presupuesto están disponibles en la página de detalle de cada presupuesto (Finanzas > Presupuestos, luego abra un presupuesto):
- Informe de variación — Compara montos planificados con transacciones reales para cada partida, con totales de ingresos y gastos.
- Desglose mensual — Muestra montos planificados y reales por categoría para cada mes del período del presupuesto. Útil para detectar patrones estacionales.
- Descargar informe para la junta (PDF) — Un resumen PDF listo para imprimir diseñado para reuniones de junta.
La tarjeta Presupuesto frente a real del centro de Informes (Contabilidad completa) muestra los totales y la variación de su presupuesto activo y abre la página de Presupuestos. Consulte Administración de presupuestos para los detalles completos de cada informe.
Exportación de transacciones (CSV)
Aunque no es un informe formal, la función de exportación CSV le permite extraer datos de transacciones para usar en hojas de cálculo o herramientas externas.
- Vaya a Finanzas > Contabilidad y abra la pestaña Transacciones (etiquetada Dinero entrante / saliente en Chequera simple).
- Aplique los filtros deseados (rango de fechas, cuenta, categoría, tipo).
- Abra el menú del botón dividido Nueva transacción y elija Exportar CSV (descarga la lista filtrada).
La exportación incluye: Fecha, Tipo, Descripción, Cuenta, Categoría, Beneficiario, Fondo, Importe, N.º de cheque, N.º de referencia y Conciliada.
El Libro de registro también tiene un botón Exportar CSV para la cuenta seleccionada.
Consejo: Use la exportación CSV para crear informes personalizados en una hoja de cálculo, compartir datos con un contador externo o importar a software de preparación de impuestos.
Informe de conciliación (PDF)
Para cada conciliación bancaria completada, puede descargar un informe PDF que muestra:
- Nombre de la cuenta y fecha del estado de cuenta.
- Saldo inicial, depósitos compensados, pagos compensados y saldo final.
- Una lista de todas las transacciones compensadas.
Abra la página de Conciliación (Disposición ▾ / Más ▾ > Conciliación) y haga clic en Informe en una conciliación completada. Consulte el artículo Conciliación bancaria para más detalles.
Consejos para informes financieros
Ejecute informes mensualmente como mínimo. Incluso si su junta solo se reúne trimestralmente, ejecutar informes mensuales le ayuda a detectar problemas temprano.
Use rangos de fechas consistentes. Al comparar períodos, use los mismos límites de fecha (p. ej., siempre use el primer y último día del mes, no fechas arbitrarias).
Presente el Informe del tesorero a su junta. Está diseñado para ser entendido por personas sin formación contable. Cubre la información esencial que una junta de iglesia necesita para proporcionar supervisión financiera.
Conserve copias PDF. Descargue y archive informes PDF mensualmente. Esto crea una pista documental valiosa para auditorías, reclamos de seguros o transiciones de liderazgo.
Concilie antes de informar. Ejecute su conciliación bancaria antes de generar informes para un período. La conciliación detecta errores que de otro modo aparecerían en sus informes.