Descripción general del perfil de persona
Cada persona en su directorio de TimelyChurch tiene una página de perfil detallada. Esta es su vista integral de todo lo relacionado con ese individuo: información personal, vínculos familiares, historial de asistencia, registros de donaciones, participación en grupos, notas, tareas de seguimiento y más. El perfil está organizado en pestañas para que encuentre rápidamente lo que necesita.
Abrir el perfil de una persona
- Vaya a Personas desde la barra lateral izquierda.
- Haga clic en el nombre de cualquier persona en la lista.
- Se abrirá su perfil completo.
Encabezado del perfil
En la parte superior de la pestaña Resumen verá la tarjeta de resumen de esta persona:
- Foto de perfil — La foto de la persona (o sus iniciales si no se ha subido ninguna foto). Puede subir, cambiar o quitar la foto mientras el perfil está en modo de edición.
- Nombre completo — Incluye prefijo (Sr., Sra., Dr., etc.), nombre, segundo nombre, apellido, sufijo (Jr., Sr., III, etc.) y apodo.
- Insignia de estado de membresía — Una insignia de color que muestra su estado actual. La etiqueta de la insignia coincide con el estado configurado (Miembro, Asistente habitual, Visitante, Participante, En curso, Ya no es miembro, Inactiva, Antiguo o Donante de campaña).
- Estado activo/inactivo — Si esta persona está actualmente activa en su base de datos.
- Botón Editar perfil — Cambia la pestaña Resumen al modo de edición para actualizar campos en línea, luego Guardar cambios o Cancelar.
- Menú Acciones — El menú de tres puntos abre acciones rápidas (consulte Acciones disponibles desde cualquier perfil).
Las pestañas
Un perfil tiene hasta siete pestañas en la parte superior. Las tres primeras siempre aparecen; el resto solo se muestra cuando hay datos relevantes (y Donaciones depende de su plan):
- Resumen — siempre visible
- Notas y tareas — siempre visible
- Familia — siempre visible
- Participación — aparece cuando la persona está en algún grupo, clase, grupo pequeño o equipo de servicio
- Asistencia — aparece cuando hay registros de entrada o asistencia
- Donaciones — aparece cuando su plan incluye Donaciones
- Formularios e inscripciones — aparece cuando la persona tiene envíos de formularios o inscripciones a eventos
Muchas pestañas muestran una pequeña insignia de conteo (por ejemplo, el número de notas y tareas pendientes, miembros de la familia o donaciones).
Pestaña Resumen
La pestaña Resumen contiene toda la información personal principal de esta persona, mostrada en un diseño limpio de solo lectura. Haga clic en Editar perfil para cambiar al modo de edición, realice sus cambios y luego haga clic en Guardar cambios. Los campos están organizados en secciones:
Información personal
- Prefijo — Sr., Sra., Srta., Dr., Rev., etc.
- Nombre, Segundo nombre, Apellido
- Sufijo — Jr., Sr., III, etc.
- Apodo — Un nombre informal o preferido
- Género — Masculino o Femenino. (TimelyChurch actualmente admite solo estos dos valores. Si importa datos de Planning Center, Realm u otro sistema que use etiquetas de género adicionales, esos valores deberán asignarse a Masculino, Femenino o dejarse en blanco.)
- Fecha de nacimiento — Con edad calculada automáticamente
- Estado civil — Soltero/a, Casado/a, Divorciado/a o Viudo/a
- Fecha de aniversario
Información de contacto
- Correo electrónico (principal)
- Correo electrónico (secundario)
- Teléfono móvil
- Teléfono de casa
- Teléfono del trabajo (con extensión opcional)
Dirección
- Dirección (línea 1 y línea 2)
- Ciudad
- Estado/Provincia
- Código postal
- País
Relación con la iglesia
- Estado de membresía — Uno de nueve valores:
- Miembro — Oficialmente miembro de la iglesia
- Asistente habitual — Asiste con regularidad pero no ha buscado membresía formal
- Visitante — Ha asistido al menos una vez; valor predeterminado para contactos nuevos
- Participante — Participa en la vida de la iglesia (programas, clases) sin ser miembro ni asistente habitual
- En curso — Actualmente en preparación para la membresía
- Ya no es miembro — Fue miembro; la relación ha terminado (use los campos del ciclo de vida a continuación para registrar el motivo)
- Inactiva — Sigue en sus registros pero no está participando actualmente
- Antiguo — Un asistente o miembro histórico que conserva para el registro
- Donante de campaña — Conectado con su iglesia a través de una campaña o donación única, no por asistencia regular
- Fecha de membresía — Cuándo se convirtió oficialmente en miembro
- Fecha de fin de membresía — La fecha en que terminó su relación activa. Al configurar cualquiera de los tres campos del ciclo de vida a continuación se registra una entrada en el registro de auditoría.
- Motivo de fin de membresía — Por qué terminó la relación. Elija uno de: Se mudó, Fallecido, Decisión personal, Disciplina eclesiástica, Traslado a otra iglesia u Otro.
- Notas de fin de membresía — Contexto de texto libre (notas confidenciales sobre un traslado, el nombre de la nueva iglesia, contexto pastoral, etc.). Limitado a 1.000 caracteres.
- Primera visita — Cuándo asistió por primera vez
- Fecha de bautismo
- Cómo nos encontró — Fuente de referencia (amigo, sitio web, pasó por la iglesia, etc.)
- Iglesia anterior
Consejo: Los cambios en Estado de membresía, Fecha de fin de membresía, Motivo de fin de membresía y Notas de fin de membresía se registran en el registro de auditoría junto con el miembro del personal que realizó el cambio. Esto ofrece al liderazgo una pista clara para traslados y decisiones de disciplina.
Contacto de emergencia
- Nombre del contacto de emergencia
- Teléfono del contacto de emergencia
- Relación del contacto de emergencia
Configuración de privacidad del directorio
Estas configuraciones controlan qué información aparece cuando esta persona se muestra en el directorio de la iglesia orientado a los miembros:
- Mostrar en el directorio — Si esta persona aparece o no
- Mostrar correo electrónico — Si su correo es visible
- Mostrar teléfono — Si su número de teléfono es visible
- Mostrar dirección — Si su dirección es visible
- Mostrar foto — Si su foto de perfil es visible
- Mostrar cumpleaños — Si su cumpleaños es visible
- Mostrar aniversario — Si su aniversario es visible
Consejo: La configuración de privacidad del directorio da a cada persona control sobre lo que sus compañeros de la iglesia pueden ver. Anime a sus miembros a revisar estas configuraciones.
Campos personalizados
Debajo de los campos estándar, verá los campos personalizados que su iglesia haya creado. Pueden incluir dones espirituales, talla de camiseta, alergias, intereses de voluntariado y cualquier otra cosa que su iglesia registre. Consulte Campos personalizados para detalles sobre cómo configurarlos.
Pestaña Notas y tareas
La pestaña Notas y tareas es donde su equipo registra información importante sobre las interacciones con esta persona y hace seguimiento de las tareas de seguimiento. Tiene dos secciones: Notas arriba y Seguimientos (tareas) abajo. La insignia de conteo de la pestaña refleja el número de notas más los seguimientos pendientes.
Agregar una nota
- Haga clic en Agregar nota en la sección Notas.
- Elija un Tipo de nota: Nota general, Cuidado pastoral, Petición de oración, Llamada telefónica, Visita o Reunión.
- Escriba el contenido de su nota.
- Configure la Visibilidad:
- Privado (Solo yo) — Solo usted puede ver esta nota
- Compartido con personas/grupos específicos — Compartir con miembros del equipo, grupos o roles específicos
- Todos los administradores — Todos los administradores de la iglesia pueden ver esta nota
- Todos — Todos en la iglesia pueden verla
- Opcionalmente configure una Fecha de seguimiento y asígnela a un miembro del equipo.
- Haga clic en Guardar.
Gestionar notas
- Editar una nota haciendo clic en el ícono de edición
- Eliminar una nota haciendo clic en el ícono de eliminar
- Filtrar notas por tipo usando el menú Filtros
- Si una nota tiene una fecha de seguimiento abierta, puede marcar ese seguimiento como completado directamente desde la nota
Consejo: Use la configuración de visibilidad de las notas con cuidado. Las notas de cuidado pastoral normalmente deben configurarse como «Privado (Solo yo)» o compartirse solo con el personal pastoral.
Tareas de seguimiento
Debajo de las notas, la sección Seguimientos enumera todas las tareas de seguimiento asociadas con esta persona. Haga clic en Añadir seguimiento para crear una. Cada seguimiento incluye:
- Categoría — Qué tipo de seguimiento (General, Cuidado pastoral, Visita domiciliaria, Visita al hospital, Visitante primerizo, etc.)
- Método — Cómo hacer el seguimiento (Llamada telefónica, Visita en persona, Mensaje/Correo electrónico, Reunión)
- Prioridad — Baja, Normal, Alta o Urgente
- Fecha de vencimiento — Cuándo debe completarse
- Asignado a — Qué miembro del equipo es responsable
- Estado — Pendiente, En curso, Completado o Cancelado
Desde aquí puede crear nuevos seguimientos, editar los existentes, marcarlos como completados o eliminarlos. Para más detalles, consulte Seguimientos.
Pestaña Familia
La pestaña Familia muestra a qué familia o familias pertenece esta persona, junto con su rol en cada una.
Lo que verá aquí:
- Nombre de la familia — El nombre de la unidad familiar (por ejemplo, «La familia Smith»)
- Rol — Jefe de hogar, Cónyuge, Padre/Madre, Hijo, Abuelo/a, etc.
- Otros miembros de la familia — Nombres y roles de todos los demás en la familia
Desde esta pestaña puede:
- Agregar la persona a una familia existente
- Crear una nueva familia con esta persona
- Cambiar su rol dentro de una familia
- Quitarla de una familia
Para más detalles, consulte Gestión de familias.
Pestaña Participación
La pestaña Participación muestra todos los grupos, clases, grupos pequeños y equipos de servicio a los que está conectada esta persona. Solo aparece cuando la persona tiene datos de participación.
Grupos
- Enumera cada membresía de grupo, organizada por tipo (Equipos de servicio, Grupos pequeños, Grupos de ministerio, Otros grupos)
- Cada entrada enlaza a la página del grupo
Inscripción en clases
- Muestra la inscripción actual en clases y cualquier clase anterior
- Use el botón Inscribir en clase (etiquetado Cambiar clase cuando ya está inscrito) para elegir una clase e inscribir a la persona directamente desde esta pestaña
Servicio
- Muestra equipos de servicio, asignaciones de eventos próximas y pasadas, y cualquier rol de voluntario
Pestaña Asistencia
La pestaña Asistencia proporciona un historial de la asistencia y los registros de entrada de esta persona. Solo aparece cuando hay entradas o registros de asistencia.
Entradas
Muestra las 50 entradas más recientes (las más nuevas primero), incluyendo:
- Fecha y hora de la entrada
- Grupo/Clase en la que se registró
- Detalles de la sesión
- Hora de salida o estado actual «Registrado», más el código de seguridad cuando corresponda
Asistencia (90 días)
Muestra la asistencia de los últimos 90 días, incluyendo:
- Fecha de cada asistencia registrada
- Grupo al que asistió
- Estado — Presente, Ausente, Tarde o Justificado
Consejo: Los datos de asistencia le ayudan a identificar patrones de participación. Si nota que alguien no ha asistido recientemente, considere crear un seguimiento para comunicarse.
Pestaña Donaciones
La pestaña Donaciones proporciona acceso a los registros financieros de esta persona, incluyendo:
- Historial de donaciones
- Promesas activas y campañas de promesas
- Un botón Registrar donación para ingresar donaciones manualmente en nombre de esta persona
La sección de donaciones muestra los fondos disponibles para su iglesia y las campañas de promesas activas. Esta pestaña solo aparece cuando su plan incluye Donaciones; de lo contrario, la pestaña está bloqueada y le dirige a la página de actualización.
Consejo: Para más información sobre la gestión de donaciones y promesas, consulte la sección de Donaciones de la base de conocimientos.
Pestaña Formularios e inscripciones
La pestaña Formularios e inscripciones aparece cuando esta persona tiene envíos de formularios o inscripciones a eventos. Muestra dos secciones:
Inscripciones a eventos
- Eventos para los que la persona se inscribió, con la fecha del evento, fecha de inscripción, monto pagado y estado (Inscrito, Asistió, Lista de espera o Cancelado)
Envíos de formularios
- Cualquier formulario que esta persona haya completado, como tarjetas de conexión, formularios de inscripción de voluntarios y otros formularios personalizados que haya creado, junto con el estado de cada envío
Acciones disponibles desde cualquier perfil
El menú Acciones (el botón de tres puntos en el encabezado del perfil) ofrece acciones rápidas. Según el registro de la persona, puede ver:
- Invitar al equipo — Para una persona con correo electrónico que aún no es usuario del portal, inicie una invitación de administrador/equipo prellenada con sus datos
- Enviar correo — Abrir un correo nuevo a la dirección de la persona
- Copiar enlace de actualización de perfil — Copiar un enlace compartible que la persona puede usar para actualizar su propio perfil
- Combinar perfiles — Combinar este perfil con un registro duplicado (consulte Detección y combinación de duplicados)
- Desactivar / Activar — Alternar si la persona está activa en su base de datos
- Desactivar comentarios / Activar comentarios — Alternar la capacidad de la persona para dejar comentarios
- Archivar — Eliminar de forma suave a la persona de su directorio (las personas archivadas pueden restaurarse)
- Restaurar — Devolver a una persona archivada (solo se muestra para registros archivados)
- Eliminar permanentemente — Quitar a la persona por completo