Registro y asistencia en eventos

TimelyChurch hace seguimiento de quién estuvo en sus eventos a través del sistema Registro. El registro impulsa el seguimiento de llegadas en tiempo real con sesiones, códigos de seguridad y un quiosco, y también es el motor detrás de la lista de Estudiantes de su clase y la lista de Asistentes de reuniones. Cada evento se abre como el Centro de Eventos, y estas herramientas aparecen como pestañas en la parte superior de esa página (Registro, Estudiantes o Asistentes, según el tipo de evento).

Registro

El registro está diseñado para el seguimiento en tiempo real de las personas que llegan a un evento. Funciona a través de sesiones de registro que usted inicia y detiene según sea necesario.

Habilitación del registro

El registro está habilitado de forma predeterminada para los tipos Servicio de adoración, Clase/Estudio y Evento. Para eventos de Reunión, o para habilitarlo manualmente en cualquier evento:

1. Abra el evento (el Centro de Eventos).
2. Haga clic en el botón Agregar (o Añadir capacidad) en la barra de pestañas.
3. Active Registro en el grupo Personas.
4. La pestaña Registro aparece en la barra de pestañas del Centro de Eventos.

Inicio de una sesión de registro

1. Abra el evento y haga clic en la pestaña Registro.
2. Haga clic en Iniciar sesión.
3. La sesión ahora está activa y lista para aceptar registros.

Mientras una sesión está activa, la pestaña Registro muestra «El registro de asistencia está activo» con un indicador pulsante y un conteo en curso de cuántas personas se han registrado.

Registro de personas

Una vez que una sesión está activa, puede registrar personas usando la búsqueda de Registro rápido:

1. Escriba el nombre o número de teléfono de una persona en el cuadro de búsqueda (mínimo 2 caracteres).
2. Las personas coincidentes de la base de datos de su iglesia aparecen en los resultados.
3. Haga clic en el botón Registrar junto al nombre de una persona.
4. Aparece un mensaje de confirmación con el nombre de la persona y un código de seguridad.

Consejo: El código de seguridad es útil para el registro del ministerio infantil, donde los padres reciben un código que debe coincidir al momento de la recogida.

Códigos de seguridad y el flujo de trabajo de recogida

Cada registro genera un código de seguridad único que vincula al niño con el adulto que lo dejó. El patrón estándar del ministerio infantil es:

1. Entrega: El padre, madre o tutor registra al niño. El sistema asigna un código de seguridad (visible en la confirmación del quiosco, en la etiqueta del padre/madre y en la etiqueta del niño).
2. Etiquetas impresas: Se imprime una etiqueta con el código de seguridad para la credencial del niño y se entrega una etiqueta coincidente al padre/madre.
3. Recogida: Al final de la sesión, el padre/madre presenta su copia. Un voluntario la compara con la etiqueta del niño y solo libera al niño cuando los códigos coinciden.

Esto evita que un niño sea entregado al adulto equivocado y crea un registro de auditoría vinculado al registro de entrada.

Etiquetas de registro imprimibles

TimelyChurch admite el diseño de diseños de etiquetas imprimibles personalizados a través de plantillas de etiquetas. Una plantilla de etiqueta define las dimensiones físicas de la etiqueta (ancho, alto, unidad, orientación) y los elementos de datos que se imprimen en ella.

Tipos de plantilla integrados:

• Hijo — Para credenciales de niños durante eventos del ministerio.
• Padre/Madre — Para el comprobante de recogida coincidente que conserva el padre/madre.
• Voluntario — Para credenciales del personal y voluntarios.
• Personalizado — Para cualquier otro caso de uso de etiquetas (visitante, credencial, etc.).

Los campos de etiqueta disponibles incluyen detalles de la persona (nombre, apellido, nombre completo, apodo, edad, fecha de nacimiento, grado), detalles de registro (código de seguridad, hora de registro, nombre de clase/grupo, nombre de sala, nombre de sesión), alertas médicas (alergias, notas especiales, notas médicas), marca de la iglesia (nombre de la iglesia, logotipo de la iglesia) y elementos estáticos (texto personalizado, imagen personalizada, línea horizontal, código QR, icono de escudo de seguridad).

Las plantillas pueden marcarse como predeterminadas (seleccionadas automáticamente para su tipo), activas o del sistema (integradas, no eliminables). Las plantillas pueden diseñarse una vez y reutilizarse en todos los eventos que tengan el registro habilitado.

Visualización de personas registradas

Debajo del área de búsqueda, una sección Registrado muestra a todos los que están registrados actualmente en la sesión activa, incluyendo:

• Su nombre e iniciales.
• Cuándo se registraron (p. ej., «hace 5 minutos»).
• Su código de seguridad (si aplica).

Modo quiosco

Para el registro de autoservicio, puede abrir una vista de quiosco dedicada:

1. Mientras una sesión está activa, haga clic en Abrir quiosco.
2. Se abre una nueva pestaña del navegador con una interfaz de quiosco a pantalla completa.
3. Colóquela en una tableta o monitor en su estación de bienvenida.

El quiosco permite que los asistentes o recepcionistas busquen y registren personas sin acceder a la interfaz completa de administración.

Finalización de una sesión

Cuando el evento termina o el registro está completo:

1. Haga clic en el botón Finalizar sesión en la pestaña Registro.
2. La sesión se desactiva.
3. Todos los registros de entrada se conservan para informes.

Registro para series de eventos

Cuando el registro está habilitado en una serie de eventos recurrente, cada ocurrencia puede tener su propia sesión de registro. La sesión está vinculada a esa ocurrencia específica del evento, por lo que los conteos de registro se hacen seguimiento por ocurrencia.

Asistencia en clases y reuniones

La asistencia forma parte del mismo sistema de Registro, presentada a través de dos pestañas específicas por tipo en el Centro de Eventos: la pestaña Estudiantes para eventos de clase/estudio y la pestaña Asistentes para reuniones. Ambas le permiten construir una lista de personas y registrar quién estuvo presente registrándolas.

La pestaña Estudiantes (clases)

Para eventos de Clase/Estudio, la pestaña Estudiantes aparece en el Centro de Eventos. Muestra la lista de la clase y le permite registrar estudiantes durante una sesión.

1. Abra el evento y haga clic en la pestaña Estudiantes.
2. Verá la lista de estudiantes inscritos en la clase (normalmente miembros del grupo anfitrión).
3. El encabezado muestra cuántos están inscritos y cuántos están presentes una vez que una sesión está activa.

Cuando una sesión de registro está activa, cada estudiante tiene un botón Registrar, y el encabezado ofrece un botón Registrar a todos para marcar toda la lista como presente de una vez. Los estudiantes registrados muestran una insignia Dentro con la hora y cualquier código de seguridad, y pueden registrarse la salida con el botón Salir.

Nota: La pestaña Estudiantes requiere que el evento esté vinculado a una clase (grupo anfitrión). Si no hay un grupo vinculado, edite el evento y seleccione un grupo anfitrión para habilitar el seguimiento de estudiantes.

Agregar un estudiante

Para agregar a alguien a la lista de la clase:

1. Haga clic en Añadir estudiante desde la pestaña Estudiantes.
2. Busque una persona existente por nombre.
3. Haga clic en Agregar junto a la persona en los resultados. Queda inscrita en la lista de la clase.

Las personas ya inscritas muestran una insignia Inscrito para que no las agregue dos veces.

La pestaña Asistentes (reuniones)

Para eventos de Reunión con asistencia habilitada, aparece la pestaña Asistentes en lugar de Estudiantes.

1. Abra el evento y haga clic en la pestaña Asistentes.
2. Use el botón Añadir asistente para buscar y registrar personas.
3. Si no hay una sesión activa, haga clic en Iniciar registro de asistencia para comenzar a registrar la asistencia.

La lista de asistentes muestra:

• El nombre y la foto de cada persona (o iniciales).
• Cuándo se registraron.
• Su estado actual: Presente (aún registrado) o Salida registrada.

Puede registrar la salida de alguien con el botón Registrar salida mientras una sesión está activa. Un resumen en la parte inferior muestra el conteo total de asistentes y cuántos están presentes actualmente.

Agregar un asistente

1. Desde la pestaña Asistentes, haga clic en Añadir asistente.
2. Busque por nombre (al menos 2 caracteres).
3. Haga clic en Registrar junto a la persona para registrar su asistencia.

Entender la diferencia

Registro, Estudiantes y Asistentes funcionan todos con el mismo motor de registro; la diferencia es cómo se presenta cada uno según el tipo de evento.

Consejo: Para servicios de adoración grandes, use la pestaña Registro con el quiosco. Para clases de escuela dominical, use la pestaña Estudiantes para construir la lista y registrar estudiantes. Puede habilitar Registro en el mismo evento que tiene una pestaña Estudiantes o Asistentes.