Flujos de aprobación

TimelyChurch Formularios incluye un flujo de aprobación integrado que le permite revisar y actuar sobre los envíos antes de que se consideren definitivos. Cada envío pasa por un ciclo de vida de tres estados: Pendiente, Aprobado o Rechazado.

Cómo funciona el flujo de aprobación

Ciclo de vida del estado del envío

Envío recibido --> Pendiente --> Aprobado
                                --> Rechazado
                                --> (Restablecer a pendiente para nueva revisión)

1. Pendiente — Cada envío nuevo comienza con estado "Pendiente". Está en espera de que un administrador lo revise.
2. Aprobado — Un administrador ha revisado el envío y lo ha aceptado. Si el formulario usa sincronización del perfil "Al aprobar", los datos asignados se escriben en el registro de Persona en este momento.
3. Rechazado — Un administrador ha revisado el envío y lo ha rechazado. No se sincronizan datos del perfil.

Los envíos pueden restablecerse a "Pendiente" desde el estado Aprobado o Rechazado si necesita reevaluar una decisión.

Cuándo usar flujos de aprobación

Los flujos de aprobación son valiosos cuando necesita:

• Verificar solicitudes de voluntariado antes de agregarlas a los equipos ministeriales
• Comprobar la información de inscripción antes de confirmar la matrícula en eventos
• Filtrar solicitudes (p. ej., solicitudes de uso de instalaciones, citas de consejería) antes de procesarlas
• Controlar la calidad de los datos revisando lo que se sincroniza con los perfiles de miembros
• Condicionar el acceso a recursos o servicios según las respuestas del formulario

Revisar envíos

Desde la lista de envíos

1. Vaya al formulario y haga clic en Ver envíos.
2. Use el menú desplegable de filtro de estado para mostrar solo envíos Pendiente.
3. Haga clic en un envío para abrir su página de detalle.

La lista de envíos muestra una insignia de estado codificada por colores para cada envío:

• Pendiente (ámbar) — En espera de revisión
• Aprobado (verde) — Aceptado
• Rechazado (rojo) — Rechazado

En la página de detalle del envío

La página de detalle ofrece:

• Un indicador de estado grande en la parte superior
• Todas las respuestas del formulario mostradas campo por campo
• Información del remitente en la barra lateral
• Botones de acción para aprobar o rechazar

Aprobar un envío

1. Abra la página de detalle del envío.
2. Haga clic en el botón verde Aprobar.
3. Aparece un modal donde puede agregar opcionalmente notas de revisión.
4. Haga clic en Aprobar envío.

Qué ocurre al aprobar:

• El estado del envío cambia a "Aprobado".
• Se registran la marca de tiempo de revisión y el revisor.
• Si el modo de sincronización del perfil del formulario está configurado en Al aprobar, los campos asignados se sincronizan con el registro de Persona. Verá un mensaje de éxito como "Envío aprobado y 3 campo(s) sincronizado(s) con el perfil."
• Si la sincronización falla por cualquier motivo, la aprobación sigue adelante y el error se registra.

Rechazar un envío

1. Abra la página de detalle del envío.
2. Haga clic en el botón rojo Rechazar.
3. Aparece un modal donde debe proporcionar un motivo de rechazo (obligatorio).
4. Haga clic en Rechazar envío.

Qué ocurre al rechazar:

• El estado del envío cambia a "Rechazado".
• Se registran la marca de tiempo de revisión, el revisor y el motivo de rechazo.
• No se sincronizan datos del perfil, independientemente del modo de sincronización del formulario.
• El motivo de rechazo se almacena y se muestra en la sección Notas de revisión de la página de detalle del envío.

Restablecer una decisión

Si necesita reconsiderar un envío aprobado o rechazado:

1. Abra la página de detalle del envío.
2. Haga clic en Restablecer a pendiente.
3. El envío vuelve al estado Pendiente y puede revisarse de nuevo.

Nota: Si los datos ya se sincronizaron con un perfil de Persona (por una aprobación anterior), restablecer el estado no deshace la sincronización. Los cambios en el perfil son permanentes una vez aplicados.

Notas de revisión

Las notas de revisión sirven como registro de auditoría de sus decisiones de revisión:

• Notas de aprobación son opcionales y pueden documentar por qué se aceptó el envío.
• Motivos de rechazo son obligatorios y explican por qué se rechazó el envío.
• Las notas se muestran en la página de detalle del envío junto con la marca de tiempo de revisión y el nombre del revisor.

Combinar aprobaciones con sincronización del perfil

El flujo de aprobación es especialmente potente cuando se combina con el modo de sincronización del perfil Al aprobar configuración de sincronización del perfil:

Consejo: Para formularios como solicitudes de voluntariado o solicitudes de membresía, use el modo de sincronización "Al aprobar". Así se asegura de que solo los datos verificados y aprobados entren en su base de datos de Personas.

Indicadores del panel

Insignia de conteo pendiente

En la página de detalle del formulario, el enlace Ver envíos en la barra lateral de Acciones rápidas muestra una insignia pulsante con el número de envíos pendientes. Ofrece una señal visual rápida de que los envíos requieren atención.

Tarjetas de estadísticas

La página de detalle del formulario y la lista de envíos muestran tarjetas de estadísticas con conteos de Total, Pendiente, Aprobado y Rechazado, ofreciendo una vista rápida de su cola de revisión.

Buenas prácticas

1. Revise con prontitud. Compruebe sus envíos pendientes con regularidad, especialmente para formularios sensibles al tiempo como inscripciones a eventos.
2. Use notas de revisión. Documente su razonamiento para aprobaciones y rechazos. Esto crea un registro de auditoría útil.
3. Configure notificaciones. Habilite Notificar a los administradores o agregue destinatarios personalizados para que se le avise cuando lleguen envíos nuevos.
4. Elija el modo de sincronización adecuado. Use "Al aprobar" para formularios en los que la calidad de los datos importa, y "Al enviar" para formularios de bajo riesgo en los que la velocidad es importante.
5. Exporte con regularidad. Exporte envíos a CSV para archivo e informes, especialmente antes de archivar o eliminar un formulario.