Lista de espera del grupo
Cuando un grupo alcanza su capacidad de miembros, TimelyChurch coloca a los interesados adicionales en una lista de espera en lugar de rechazarlos. Este artículo cubre el ciclo de vida completo: cuándo entra en acción la lista de espera, las acciones del líder, cómo ofrecer un cupo y las entradas anteriores.
Cuándo entra en acción la lista de espera
La lista de espera forma parte de todo grupo privado y público: no hay nada que activar. Entra en acción en cuanto el grupo está lleno, lo que significa que:
- El grupo tiene un número de Máximo de miembros establecido en su pestaña Detalles del grupo, y
- El número de miembros activos lo ha alcanzado.
Sin un número de Máximo de miembros, un grupo nunca se considera lleno y nadie queda en lista de espera.
La pestaña Lista de espera del grupo aparece en cuanto alguien está esperando, con un conteo de cuántas personas hay en fila.
Cómo terminan las personas en la lista de espera
Las personas se unen a la lista de espera desde la página pública del grupo, ya sea que lo hayan encontrado en el buscador de grupos, escaneado su código QR o abierto un enlace compartido. Cuando el grupo está lleno, el botón de unirse dice Unirse a la lista de espera.
La página muestra el mismo «¡Gracias! Revisa tu correo electrónico para conocer los próximos pasos.» que en cualquier otro ingreso; el correo indica su posición. Si la dirección ya pertenece a alguien de su directorio, esa persona debe confirmar primero por correo. Cada entrada nueva recibe la siguiente posición en la fila.
Agregar a alguien desde el panel de administración funciona distinto: si el grupo está lleno, Agregar miembro se rechaza con «Este grupo está a su capacidad máxima. Considere agregar a la lista de espera.» Aumente el Máximo de miembros o elimine a alguien primero.
Ciclo de vida del estado
Cada entrada de la lista de espera lleva un estado:
| Estado | Significado |
|---|---|
| En espera | El predeterminado. La persona está en fila y aún no se le ha ofrecido un cupo. |
| Notificada | Un líder le ofreció el cupo abierto. Tiene 48 horas para reclamarlo antes de que expire. |
| Unida | Fue pasada al grupo. La entrada se conserva para el historial. |
| Expirada | Pasó la ventana de 48 horas sin reclamar el cupo. |
| Cancelada | Un líder la eliminó de la lista de espera. |
La pestaña Lista de espera y su conteo solo incluyen entradas en espera y notificadas. Las entradas unidas, expiradas y canceladas aparecen en Entradas anteriores de la lista de espera.
Acciones del líder (panel de administración)
La pestaña Lista de espera muestra la Capacidad actual del grupo (por ejemplo "12 / 12" y Grupo lleno) y luego a cada persona en fila con la fecha en que se agregó. Para cada entrada:
| Acción | Qué hace |
|---|---|
| Añadir a grupo | Pasa a la persona al grupo como miembro |
| Notificar | Ofrece a la persona el cupo abierto (el estado pasa a notificada) y muestra cuándo Vence la oferta |
| Eliminar | La quita de la lista de espera después de que confirme ¿Quitar de la lista de espera? |
Estas acciones requieren permiso para editar grupos.
Los cupos nunca se asignan automáticamente. Cuando un miembro sale o es eliminado y hay personas esperando, los líderes del grupo reciben un solo aviso -- «Se abrió un lugar en [grupo]. Personas en espera: N.» -- con un enlace Ver lista de espera, y ellos eligen a quién agregar o notificar.
Agregar a alguien al grupo
Añadir a grupo verifica algunas cosas antes de agregar al miembro:
- Ya se unió — se detiene si la persona ya se unió.
- Capacidad — si el grupo sigue lleno, devuelve un error: "No se puede promover - el grupo aún está a su capacidad máxima. Elimine un miembro primero."
- La persona se agrega al grupo como miembro activo (y al chat del grupo, cuando el chat está activado).
- Se envía un correo a la persona indicando que ha sido aprobada para unirse.
El estado de la entrada de lista de espera cambia a unida (no se elimina). Esto conserva el historial.
Ofrecer un cupo (Notificar)
Notificar marca la entrada como notificada y envía a la persona un mensaje de "cupo disponible" con un enlace Unirse ahora -- por correo electrónico, incluso a personas que no tienen inicio de sesión, y dentro de la aplicación para quienes lo tienen. La ventana de 48 horas comienza aquí. Si la persona no reclama el cupo a tiempo, la entrada se marca como expirada y se puede notificar a la siguiente persona en fila.
Acciones del líder (Portal del Miembro)
Los líderes de grupo que administran una lista de espera desde la pestaña Lista de espera de la página del grupo en el portal de miembros pueden:
| Acción |
|---|
| Añadir a grupo (misma verificación de capacidad que el panel de administración) |
| Eliminar una entrada de lista de espera |
Ofrecer un cupo con Notificar se hace desde el panel de administración.
Lo que ve la persona
Una persona en la lista de espera que regresa a la página pública del grupo con la sesión iniciada ve En la lista de espera -- "Está en la lista de espera en la posición #N. Le avisaremos cuando se abra un lugar." -- en lugar de un botón de unirse.
Cuando recibe el mensaje de "cupo disponible", su enlace Unirse ahora abre una página que dice «Se abrió un lugar para usted en este grupo. Únase ahora para tomarlo.» Al hacer clic en Unirse al grupo, se le agrega si el lugar sigue libre. Si alguien más lo tomó primero, permanece en la lista de espera («Lo sentimos, el lugar ya fue ocupado. Sigue en la lista de espera y le avisaremos cuando se abra otro.»). Después de 48 horas, el enlace dice «Esta oferta ha vencido.»
Entradas anteriores de la lista de espera
La pestaña Lista de espera enumera las Entradas anteriores de la lista de espera -- todos los que ingresaron, dejaron expirar su oferta o fueron eliminados. Esto es útil para:
- Ver quién terminó ingresando al grupo.
- Ver quién dejó expirar su cupo.
- Entender la demanda del grupo a lo largo del tiempo.
Buenas prácticas
- Establezca primero un Máximo de miembros realista. Si no lo hace, el grupo nunca se llena y la lista de espera nunca entra en acción.
- Notifique en lotes de 2–3 cuando tenga varias aperturas, en lugar de todas a la vez. La ventana de 48 horas significa que algunas personas expirarán; quiere un margen.
- Abra un cupo antes de notificar. Una oferta solo se puede reclamar mientras hay espacio, así que elimine a alguien o aumente la capacidad primero.
Consejo: Cuando un grupo tiene consistentemente 5+ personas en la lista de espera, es una señal fuerte para multiplicar el grupo. Considere pedir a los líderes actuales que formen a un líder nuevo y dividan el grupo.