Inscripción a eventos

TimelyChurch ofrece un sistema completo de inscripción para eventos, que incluye límites de capacidad, seguimiento de invitados, listas de espera y notificaciones automáticas.

Habilitación de la inscripción

La inscripción puede habilitarse en dos lugares:

1. Al crear un evento: En el panel Crear evento, active la tarjeta de capacidad Inscripción. Aparecen los campos Máximo de inscripciones, Habilitar lista de espera cuando esté lleno y Cuota de inscripción.
2. En un evento existente: Abra el evento, haga clic en Editar, marque Requerir inscripción y haga clic en Guardar cambios.

Para las series de eventos, active Inscripción en Funciones al crear o editar la serie.

Cuando la inscripción está activada para un evento, TimelyChurch crea un formulario de inscripción para él en segundo plano y lo vincula al evento. Lo encontrará en la tarjeta Formularios de inscripción de la pestaña Resumen del evento.

Configuración de inscripción

Límite de capacidad

• Máximo de inscripciones — Establezca el número máximo de personas que pueden inscribirse. Déjelo en blanco para capacidad ilimitada.
• Cuando se alcanza el máximo, el evento se muestra como «lleno» y no se aceptan inscripciones nuevas a menos que haya una lista de espera habilitada.
• Los lugares restantes se calculan en tiempo real: lugares restantes = máximo de inscripciones menos inscripciones confirmadas.

Cuándo se cierra la inscripción

La inscripción se cierra automáticamente una vez que el evento ha comenzado, cuando el evento no está Activo o cuando el evento está lleno (a menos que la lista de espera esté activada).

Cuota de inscripción

Ingrese una Cuota de inscripción para cobrar por el evento («deje 0 para un evento gratuito»). Las inscripciones de pago se cobran mediante el formulario de inscripción del evento, con pagos con tarjeta procesados por Stripe. Los eventos gratuitos muestran una insignia «Gratis» en la página pública del evento.

Cómo funciona la inscripción

Para miembros (vinculados a un registro de persona)

Cuando un miembro de la iglesia se inscribe, su inscripción se vincula a su registro de persona en TimelyChurch. Esto le permite:

• Ver quién se inscribió en los envíos del formulario de inscripción del evento.
• Hacer seguimiento de su historial de asistencia a eventos.
• Enviarle comunicaciones dirigidas.

Para invitados (sin registro de persona)

Los invitados pueden inscribirse proporcionando:

• Nombre — El nombre completo del inscrito.
• Correo electrónico — Una dirección de correo electrónico para confirmaciones.

Cantidad de invitados

Cada inscripción incluye un campo de cantidad de invitados, que permite al inscrito indicar cuántos invitados adicionales trae. El total de asistentes de una inscripción equivale a 1 (el inscrito) más la cantidad de invitados.

Gestión de inscripciones

Visualización de inscripciones

1. Abra el evento.
2. El mosaico Inscrito en la parte superior muestra cuántas personas se han inscrito (por ejemplo, «12 de 50» cuando establece un límite).
3. En la pestaña Resumen, la tarjeta Formularios de inscripción enumera el formulario de inscripción del evento con su número de envíos. Haga clic en el formulario para ver a todos los inscritos y sus respuestas.

Consejo: ¿Necesita preguntas adicionales (talla de camiseta, alergias)? Abra el formulario vinculado y agréguele campos. También puede vincular otro formulario con Añadir formulario (o Crear un formulario cuando aún no hay ninguno vinculado).

Cancelaciones

Los miembros cancelan su propia inscripción desde el Portal del Miembro (vea más abajo). Cuando se cancela una inscripción y existe una lista de espera, la siguiente persona en la lista de espera recibe automáticamente una notificación de que se abrió un lugar.

Para registrar quién asistió realmente el día del evento, use la pestaña Registro: consulte Registro y asistencia en eventos.

Lista de espera

Cuando un evento alcanza su capacidad máxima, los inscritos adicionales se colocan en una lista de espera.

Cómo funciona la lista de espera

1. Una persona intenta inscribirse en un evento lleno.
2. En lugar de ser rechazada, se agrega a la lista de espera con un número de posición.
3. Las entradas de la lista de espera se ordenan por posición (primero en llegar, primero en ser atendido).

Estados de la lista de espera

Promoción automática de lugares

Cuando se cancela una inscripción confirmada:

1. El sistema encuentra a la siguiente persona en la lista de espera con estado «en espera».
2. Esa persona se marca como «notificado» y se envía un correo electrónico indicándole que hay un lugar disponible.
3. Tiene 48 horas para reclamar el lugar.
4. Si no responde a tiempo, su entrada vence y se notifica a la siguiente persona en la lista de espera.

Consejo: La posición en la lista de espera se reordena automáticamente cuando las entradas se promueven, cancelan o vencen, de modo que las entradas restantes siempre tienen números de posición secuenciales.

Correos de confirmación

Cuando alguien se inscribe en un evento, TimelyChurch puede enviar un correo electrónico automático de confirmación. Esta notificación incluye:

• El título del evento y la fecha/hora.
• La ubicación del evento.
• Una confirmación de su inscripción.

Cómo se inscriben las personas

La inscripción ocurre a través de dos superficies públicas:

1. Página pública de eventos (no requiere inicio de sesión)

Los visitantes descubren eventos a través del sitio público de su iglesia:

• Listado: una lista de todos los eventos marcados como Público y Activo.
• Detalle del evento: la página de un solo evento con descripción, ubicación, hora y un formulario de inscripción (cuando la inscripción está habilitada).

Este es el enlace que aparece en boletines, publicaciones en redes sociales y recordatorios por correo electrónico.

2. Portal del Miembro (miembros con sesión iniciada)

Los miembros autenticados usan su portal del miembro:

• Explorar eventos: vea todos los próximos eventos.
• Ver un evento: abra la página de detalle de cualquier evento.
• Inscribirse: inscríbase directamente, indicando una cantidad de invitados (0-10) y una nota opcional.
• Cancelar una inscripción: cancele una inscripción. La cancelación activa la promoción automática de la lista de espera si hay personas en espera.

Para mantener la capacidad precisa cuando varios miembros se inscriben al mismo tiempo, el sistema procesa cada inscripción en orden para que dos personas no puedan reclamar ambas el último lugar. Si el evento se llena primero, el miembro ve «Este evento ya está lleno. Puede unirse a la lista de espera».

Consejo: Para un evento Público, la página pública del evento es el enlace usado en los recordatorios por correo electrónico y en los archivos de calendario. Los miembros e invitados pueden inscribirse allí sin necesidad de una cuenta.

Inscripción para series de eventos

Cuando la inscripción está habilitada en una Serie de eventos:

• La serie usa un formulario de inscripción compartido para todas las ocurrencias; los inscritos eligen una fecha al enviarlo. Ábralo desde la tarjeta Inscripción de la página de la serie (Formulario de inscripción).
• El límite de Máximo de inscripciones se aplica por ocurrencia, no en toda la serie.
• La función Lista de espera permite listas de espera en cada ocurrencia.