Inscripción a eventos
TimelyChurch ofrece un sistema completo de inscripción para eventos, que incluye límites de capacidad, seguimiento de invitados, listas de espera y notificaciones automáticas.
Habilitación de la inscripción
La inscripción puede habilitarse en dos lugares:
- Al crear un evento: Marque la casilla Inscripción requerida en el formulario de creación del evento.
- En un evento existente: Abra la página de detalle del evento y active la función Inscripción.
Para las series de eventos, habilite el interruptor Inscripción habilitada al crear o editar la serie.
Configuración de inscripción
Límite de capacidad
- Máximo de inscripciones — Establezca el número máximo de personas que pueden inscribirse. Déjelo en blanco para capacidad ilimitada.
- Cuando se alcanza el máximo, el evento se muestra como «lleno» y no se aceptan inscripciones nuevas a menos que haya una lista de espera habilitada.
- Los lugares restantes se calculan en tiempo real: lugares restantes = máximo de inscripciones menos inscripciones confirmadas.
Fecha límite de inscripción
Los eventos admiten una fecha de fecha límite de inscripción. Después de esa fecha, la inscripción se cierra automáticamente aunque queden lugares disponibles.
Nota: La fecha límite, la fecha de inicio del evento, el estado activo y la capacidad se comprueban todas antes de permitir una inscripción. Si alguna condición impide la inscripción, el formulario de inscripción se deshabilita.
Cómo funciona la inscripción
Para miembros (vinculados a un registro de persona)
Cuando un miembro de la iglesia se inscribe, su inscripción se vincula a su registro de persona en TimelyChurch. Esto le permite:
- Ver su perfil completo desde la lista de inscripciones.
- Hacer seguimiento de su historial de asistencia a eventos.
- Enviarle comunicaciones dirigidas.
Para invitados (sin registro de persona)
Los invitados pueden inscribirse proporcionando:
- Nombre — El nombre completo del inscrito.
- Correo electrónico — Una dirección de correo electrónico para confirmaciones.
Cantidad de invitados
Cada inscripción incluye un campo de cantidad de invitados, que permite al inscrito indicar cuántos invitados adicionales trae. El total de asistentes de una inscripción equivale a 1 (el inscrito) más la cantidad de invitados.
Estado de la inscripción
Cada inscripción tiene uno de los siguientes estados:
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Inscrito | La persona está confirmada para el evento. |
| Cancelado | La inscripción ha sido cancelada. |
| Asistió | La persona asistió al evento (marcado posteriormente). |
Gestión de inscripciones
Visualización de inscripciones
- Abra la página de detalle del evento.
- El conteo de inscripciones se muestra de forma destacada en el resumen del evento.
- Haga clic en la sección de inscripciones para ver una lista completa de todos los inscritos.
Cancelación de una inscripción
- Desde la lista de inscripciones, puede cancelar inscripciones individuales.
- Una inscripción puede cancelarse siempre que el evento no haya pasado ya y el estado de la inscripción no sea ya «cancelado» o «asistió».
- Cuando se cancela una inscripción y existe una lista de espera, la siguiente persona en la lista de espera recibe automáticamente una notificación de que se abrió un lugar.
Marcado de asistencia
- Después de un evento, puede actualizar el estado de una inscripción a «asistió» para hacer seguimiento de quién asistió realmente.
Lista de espera
Cuando un evento alcanza su capacidad máxima, los inscritos adicionales se colocan en una lista de espera.
Cómo funciona la lista de espera
- Una persona intenta inscribirse en un evento lleno.
- En lugar de ser rechazada, se agrega a la lista de espera con un número de posición.
- Las entradas de la lista de espera se ordenan por posición (primero en llegar, primero en ser atendido).
Estados de la lista de espera
| Estado | Descripción |
|---|---|
| En espera | La persona está en la cola. |
| Notificado | Se abrió un lugar y se notificó a la persona. Tiene 48 horas para reclamarlo. |
| Inscrito | La persona reclamó el lugar y ahora está inscrita. |
| Vencido | La persona no respondió en 48 horas. El lugar pasa a la siguiente persona. |
| Cancelado | La persona se eliminó de la lista de espera. |
Promoción automática de lugares
Cuando se cancela una inscripción confirmada:
- El sistema encuentra a la siguiente persona en la lista de espera con estado «en espera».
- Esa persona se marca como «notificado» y se envía un correo electrónico indicándole que hay un lugar disponible.
- Tiene 48 horas para reclamar el lugar.
- Si no responde a tiempo, su entrada vence y se notifica a la siguiente persona en la lista de espera.
Consejo: La posición en la lista de espera se reordena automáticamente cuando las entradas se promueven, cancelan o vencen, de modo que las entradas restantes siempre tienen números de posición secuenciales.
Notificaciones de confirmación de asistencia
Cuando alguien se inscribe en un evento, TimelyChurch puede enviar un correo electrónico automático de confirmación de asistencia. Esta notificación incluye:
- El título del evento y la fecha/hora.
- La ubicación del evento.
- Una confirmación de su inscripción.
Cómo se inscriben las personas
La inscripción ocurre a través de dos superficies públicas:
1. Página pública de eventos (no requiere inicio de sesión)
Los visitantes descubren eventos a través del sitio público de su iglesia:
- Listado: una lista de todos los eventos marcados como Público y Activo.
- Detalle del evento: la página de un solo evento con descripción, ubicación, hora y un formulario de inscripción (cuando la inscripción está habilitada).
Este es el enlace que aparece en boletines, publicaciones en redes sociales y recordatorios por correo electrónico.
2. Portal del Miembro (miembros con sesión iniciada)
Los miembros autenticados usan su portal del miembro:
- Explorar eventos: vea todos los próximos eventos.
- Ver un evento: abra la página de detalle de cualquier evento.
- Inscribirse: inscríbase directamente, indicando una cantidad de invitados (0-10) y una nota opcional.
- Cancelar una inscripción: cancele una inscripción. La cancelación activa la promoción automática de la lista de espera si hay personas en espera.
Para mantener la capacidad precisa cuando varios miembros se inscriben al mismo tiempo, el sistema procesa cada inscripción en orden para que dos personas no puedan reclamar ambas el último lugar. Si el evento se llena primero, el miembro ve «Este evento ya está lleno. Puede unirse a la lista de espera».
Consejo: Cuando crea un evento con Es público habilitado, la página pública de eventos se convierte automáticamente en el enlace usado para recordatorios por correo electrónico y las URL de eventos de calendario
.ics. Los miembros e invitados pueden inscribirse sin necesidad de una cuenta.
Inscripción para series de eventos
Cuando la inscripción está habilitada en una Serie de eventos:
- Cada ocurrencia puede aceptar inscripciones de forma independiente.
- El límite de Máximo de inscripciones se aplica por ocurrencia, no en toda la serie.
- El interruptor Lista de espera habilitada permite listas de espera en cada ocurrencia.