Informes de asistencia e historial de Registro

TimelyChurch proporciona datos detallados de asistencia de cada sesión de registro. Este artículo cubre cómo ver informes de sesión, seguir tendencias y usar los datos para el seguimiento.

Informe de detalle de sesión

Después de una sesión de registro (o mientras aún está activa), puede ver su informe completo.

Acceder al informe

1. Vaya a Registro en la barra lateral de administración.
2. En el banner de Sesiones activas (o el panel Sesiones de hoy en la barra lateral derecha), haga clic en el icono de ojo o en el nombre de la sesión.
3. Se abre la página de detalle de la sesión.

Contenido del informe

Estadísticas resumidas

La parte superior de la página muestra seis métricas clave:

Evento vinculado

Si la sesión está vinculada a un evento, un banner en la parte superior muestra el nombre del evento y la hora de inicio, con un enlace a la página de detalle del evento en el módulo Eventos.

Por clase/ubicación

Un desglose agrupado (mostrado en la barra lateral cuando hay más de una clase/ubicación en uso) muestra cuántas personas se registraron en cada clase o grupo. Esto ayuda a los líderes del ministerio infantil a ver cuántos niños había en cada sala.

Cronología de registros

Un desglose de registros agrupados por la hora en que ocurrieron (p. ej., «10 a. m.: 23 registros, 11 a. m.: 8 registros»), mostrado como un pequeño gráfico de barras en la barra lateral. Esto revela patrones de llegada y horas pico.

Lista de asistencia

Una lista completa de cada registro de entrada de la sesión, ordenada por el más reciente primero. Cada entrada muestra:

• Nombre y foto de la persona (o iniciales)
• Una insignia de Niño para los niños
• Asignación de clase/grupo
• Hora de registro
• Hora de salida (si registró salida), o una insignia Presente si sigue registrado

Para sesiones activas, cada fila aún presente también tiene un botón Salida.

Resumen de sesiones de hoy

La página de la Estación de registro de asistencia muestra todas las sesiones del día actual en la barra lateral, incluyendo:

• Nombre de la sesión
• Horas de inicio y finalización
• Número de registros de entrada

Esto proporciona una visión rápida de la actividad del día sin navegar a cada sesión.

Asistencia histórica mediante informes

Para tendencias de asistencia a lo largo del tiempo, use la sección Informes del panel de administración.

1. Vaya a Informes en la barra lateral de administración.
2. Abra el grupo Asistencia y seleccione Registros de entrada.
3. Filtre por rango de fechas.
4. Revise la lista de registros de entrada, las estadísticas resumidas (total de registros, personas únicas, registros con alergias) y el desglose por origen (quiosco, entrada manual de clase, recuento o registrado por voluntario).

Este informe se basa en los mismos datos de registro y puede ayudarle a detectar patrones como:

• Asistencia dominical promedio en un rango elegido
• Qué clases están creciendo o disminuyendo (consulte el informe Por clase)
• Fluctuaciones estacionales de asistencia

Datos de horas pico

Detrás de los informes de registro, TimelyChurch también calcula cuándo las personas realmente entran por la puerta, agrupando cada registro de entrada en un rango de fechas por la hora del día en que ocurrió, con un conteo y porcentaje para cada hora (0-23).

Nota: Los datos de horas pico se calculan a partir de sus registros de entrada, pero aún no se muestran como su propia página de informe en la barra lateral de administración. Los mismos patrones de llegada son visibles por sesión en la Cronología de registros en cada informe de detalle de sesión (consulte arriba).

Qué le dicen estos datos

• Patrón de llegada — La mayoría de los registros se concentran alrededor del inicio de su servicio. El desglose por hora muestra qué tan estrecha es esa ventana.
• Brechas de personal — Si la mayoría de los registros caen en una sola hora, puede necesitar voluntarios adicionales en la puerta durante esa ventana.
• Llegadas tardías — Vea cuántas familias llegan después de que comienza el servicio. Esto puede dar forma a las políticas sobre entregas tardías.

Datos de duración de registros

TimelyChurch también calcula cuánto tiempo permanecen las personas registradas, desde el registro hasta la salida, desglosado por clase o grupo, para un rango de fechas elegido.

Nota: Al igual que los datos de horas pico, el desglose de duraciones se calcula a partir de sus registros de entrada, pero aún no se muestra como su propia página de informe en la barra lateral de administración.

Qué cubre el desglose de duraciones

Para cada grupo con salidas en el rango, los datos incluyen:

• Nombre del grupo — La clase o grupo.
• Duración promedio (minutos) — El tiempo medio entre registro y salida.
• Duración mínima y máxima — Las estancias más cortas y más largas en el rango.
• Total de salidas — Cuántos ciclos completos de registro a salida se basan en el promedio.

También informa una duración promedio general en toda la iglesia para el rango.

Por qué importa

• Validación de la duración del servicio — Si su servicio de adoración debería durar 75 minutos pero la duración promedio de registro es de 110 minutos, las familias se quedan. Conocer esto ayuda con la programación del salón de comunión.
• Detección de recogidas tardías — Una clase con una duración máxima inusualmente alta puede indicar que los padres olvidan recoger a los niños, o simplemente que permanecen después del servicio. Combínelo con la alerta de Niños sin recoger (artículo 11) para una imagen más completa.
• Planificación operativa — Útil para establecer horas de finalización previstas en las sesiones, de las que depende la alerta de niños sin recoger.

Nota: Solo los registros de entrada con hora de registro Y hora de salida cuentan para los promedios de duración. Las personas que siguen registradas (o que se fueron sin registrar salida) se excluyen.

Registros de asistencia y clases

Dado que Registro absorbió el antiguo módulo de Asistencia (v7.30), el registro en sí es el registro de asistencia: no hay un segundo registro separado que mantener sincronizado. Cuando una persona se registra en una clase, ese registro cuenta como su asistencia para esa clase en esa fecha. Esto significa:

• Los maestros de escuela dominical no necesitan tomar asistencia por separado cuando las familias se registran. Ya está registrada.
• Los informes de asistencia por clase reflejan los datos de registro. Abra una clase (en Grupos), luego use su pestaña Asistencia.
• El registro de entrada incluye la hora de registro y quién realizó el registro.

Nota: Un registro de entrada se trata como «presente». Los maestros aún pueden tomar asistencia manualmente para reuniones de clase (marcando a cada persona como presente o ausente) desde la vista de reunión/asistencia de la clase, útil para clases que se reúnen sin ejecutar un registro en quiosco.

Recuento

Un recuento le permite registrar un conteo masivo para una sesión sin registrar a las personas individualmente. Ingresa y ajusta el recuento en Modo quiosco (toque el control Recuento), y el Modo quiosco muestra el total combinado en vivo:

Total = Registros individuales + Recuento

Esto es útil para servicios en los que solo los niños se registran individualmente mientras los adultos en el auditorio se cuentan mediante recuento.

Seguimiento de visitantes por primera vez

El informe de sesión identifica automáticamente a los visitantes por primera vez: personas que nunca se habían registrado antes de esta sesión. Este conteo aparece en las estadísticas resumidas.

Use estos datos para:

• Preparar paquetes de bienvenida o comunicaciones de seguimiento para visitantes por primera vez.
• Seguir las tasas de conversión de visitante a asistente regular a lo largo del tiempo.

Exportar datos

Los datos de sesión y asistencia pueden revisarse en pantalla. Para iglesias que necesitan exportar datos para informes externos o mantenimiento de registros, abra Informes > Asistencia > Registros de entrada, configure su rango de fechas y use el botón Exportar para descargar un CSV de los registros de entrada. Los informes de asistencia Resumen, Por clase y Ausentes también ofrecen exportación CSV.

Consejos para un seguimiento de asistencia eficaz

1. Vincule sesiones a eventos. Esto garantiza que los datos de asistencia se asocien con el servicio o programa correcto y aparezcan en los informes de eventos.
2. Use clases y salas. Asignar niños a clases durante el registro genera asistencia por clase automáticamente y alimenta la vista de salas.
3. Finalice las sesiones cuando termine. Finalizar una sesión registra la hora de finalización y evita que se acumulen datos obsoletos. No fuerza la salida de nadie que siga presente.
4. Revise los conteos de visitantes por primera vez semanalmente. Esta es una de las métricas más valiosas para el seguimiento del crecimiento de la iglesia.
5. Combine recuento con registros individuales. Use recuento para la asistencia de adoración de adultos y registro individual para el ministerio infantil para obtener una imagen completa.

Consejo: La página de detalle de sesión es una excelente herramienta para una revisión posterior al servicio. Revise quién asistió, consulte el conteo de visitantes por primera vez y note si hay niños que aún no han registrado salida antes de cerrar.