Estados de donaciones

Los estados de donaciones son resúmenes de fin de año de las contribuciones de cada donante, utilizados con fines de documentación fiscal. TimelyChurch puede generar, previsualizar, descargar y enviar por correo estados de donaciones individuales o en lote como archivos PDF.

Nota del plan: Estados de donaciones es una función del nivel Pro. Si su iglesia está en el plan Starter o Growth, la página de Estados está bloqueada detrás de un mensaje de actualización. Actualice a Pro para generar estados.

Acceder a Estados de donaciones

La página de Estados se encuentra en sus informes financieros. Puede llegar de dos formas:

1. Desde la barra lateral de administración, vaya a Finanzas > Contabilidad > Informes, luego abra la tarjeta Estados de donaciones.
2. Desde la página de Donaciones, haga clic en el menú Más acciones (⋮) en la esquina superior derecha y elija Imprimir estados de cuenta. Esto abre un diálogo «Generar estado de cuenta» donde elige para quién son los estados y un período; al hacer clic en Generar, llega a la página de Estados con esas opciones aplicadas.

La página de Estados muestra todos los donantes con donaciones para el año seleccionado. La ruta de navegación en la parte superior dice Panel / Contabilidad / Informes / Estados de donaciones.

Seleccionar el año

Use el menú desplegable Año en la parte superior de la página para seleccionar qué año de estados ver. TimelyChurch enumera cada año que tiene datos de donaciones, limitado a los últimos 2 años.

Política de conservación de datos: Los estados de donaciones están limitados a los últimos 2 años de datos. Si selecciona o solicita un año anterior a eso, TimelyChurch no generará el estado.

Lista de donantes

La página de Estados muestra todos los donantes que tienen un registro de persona en el directorio de su iglesia y realizaron donaciones elegibles para estados durante el año seleccionado, ordenados por monto total de donaciones (mayor primero). Para cada donante, ve:

• Donante — El nombre del donante y, si aplica, su familia.
• Correo electrónico — Para enviar estados electrónicamente.
• Total (año) — El monto total donado durante el año seleccionado.
• Acciones — Vista previa, Descargar PDF o Correo electrónico.

Solo aparecen en la lista los donantes vinculados a un registro de persona en el directorio de su iglesia. Las donaciones sin persona vinculada (por ejemplo, donativos en línea de una dirección de correo sin coincidencia) no aparecen hasta que las vincule a una persona.

En la parte superior de la página, tres tarjetas resumidas muestran el Total de donaciones del año, el recuento de Donantes y la Donación promedio.

Previsualizar un estado

1. Haga clic en el icono Vista previa (ojo) junto al nombre de un donante.
2. Se abre una previsualización web del estado que muestra:
   • Nombre, dirección y teléfono de la iglesia.
   • Nombre del donante y, si está disponible, la dirección de su familia.
   • El año fiscal y el total de contribuciones deducibles de impuestos.
   • Un resumen trimestral (T1-T4).
   • Detalles de contribuciones agrupados por mes, cada línea muestra:
     • Fecha de donación
     • Fondo
     • Método de pago
     • Importe (el monto neto deducible de impuestos)
   • Un subtotal mensual para cada mes.
   • Un cuadro Resumen por fondo, mostrado solo cuando las donaciones abarcan más de un fondo.
   • El bloque de divulgación fiscal del IRS.

Desde la previsualización también puede Imprimir, Descargar PDF o Enviar estado de cuenta por correo usando los botones en la parte superior.

Descargar un estado como PDF

1. Haga clic en el icono Descargar PDF junto al nombre de un donante (también disponible desde la pantalla de previsualización).
2. Se genera y descarga un archivo PDF.
3. El archivo se nombra [church-slug]-giving-statement-YYYY-PersonID.pdf.

El PDF contiene la misma información que la previsualización, formateada para imprimir o adjuntar a un correo.

Divulgación fiscal del IRS incluida en el PDF

Cada PDF de estado termina con un bloque legal que contiene la divulgación de donaciones caritativas requerida por el IRS. La redacción se adapta a los donativos del donante:

• Cuando no se recibieron bienes ni servicios a cambio de ningún donativo, el bloque dice:

Información fiscal: No se proporcionaron bienes ni servicios a cambio de estas contribuciones. [Church Name] es una organización exenta de impuestos conforme a la sección 501(c)(3) del Internal Revenue Code. Este estado se proporciona para sus registros fiscales. ID fiscal: [Tax ID, if set on the church profile]. Consérvelo para sus archivos.

• Cuando uno o más donativos incluyeron bienes o servicios (un donativo «quid pro quo», como una cena de recaudación de fondos), el bloque en su lugar indica el valor total de bienes o servicios recibidos, la porción neta deducible de impuestos y remite a las notas al pie por línea en el estado.

La línea de ID fiscal solo aparece si ha completado el ID fiscal federal (EIN) de su iglesia en la configuración de la iglesia. Si su iglesia no es una organización 501(c)(3), este lenguaje predeterminado puede no ser apropiado; consulte a su contador o abogado antes de distribuir estados.

Enviar un estado por correo

1. Haga clic en el icono Correo electrónico junto al nombre de un donante, o abra la Vista previa del donante y haga clic en Enviar estado de cuenta por correo.
2. Opcionalmente personalice:
   • Asunto — Predeterminado: «Your YYYY Giving Statement from [Church Name].»
   • Mensaje — Un editor de texto enriquecido con un mensaje de agradecimiento predeterminado que puede editar. (Tanto el asunto como el mensaje son obligatorios al enviar desde la pantalla de previsualización.)
3. Haga clic en Enviar correo.

El correo incluye:

• Un saludo con el nombre del donante.
• El año del estado.
• Un mensaje de agradecimiento.
• El PDF del estado como adjunto (con el nombre giving-statement-YYYY.pdf).

Requisitos:

• El donante debe tener una dirección de correo registrada.
• Si no hay correo disponible, la opción de correo está deshabilitada para ese donante.

Generación en lote de estados

Para crear estados para todos los donantes a la vez:

1. En la página de Estados, seleccione el Año.
2. Haga clic en Descargar todo.

Se descarga un solo archivo PDF que contiene un estado por página para cada donante que califica. El archivo se nombra [church-slug]-giving-statements-YYYY-all.pdf.

Esto es ideal para imprimir y enviar por correo estados a todos los donantes a la vez. (Para listas de donantes muy grandes, TimelyChurch limita una sola descarga en lote a 500 donantes y le pide que genere estados individualmente.)

Detalles de los datos del estado

Qué se incluye

• Todas las donaciones elegibles para estados vinculadas al registro de persona del donante para el año seleccionado, incluidas las donaciones marcadas como anónimas (el anonimato es solo una marca pública/de clasificación; el propio registro fiscal del donante refleja cada donativo que realizó).
• Asignaciones de fondos: si una donación se dividió entre varios fondos, la porción de cada fondo aparece por separado, mostrando el monto neto deducible de ese fondo.
• Métodos de pago de cada donación.

Qué se excluye

• Donaciones reembolsadas por completo — Un donativo que fue reembolsado por completo no aparece en el estado. Los reembolsos parciales se incluyen en su monto neto deducible (el reembolso se resta automáticamente).
• Donaciones en especie / bienes — Los donativos no monetarios (en especie) no se incluyen en el estado de contribuciones en efectivo.
• Valor de bienes/servicios — Cuando un donativo incluyó bienes o servicios a cambio (quid pro quo), solo se cuenta la porción neta deducible de impuestos; se resta el valor de bienes/servicios.
• Donaciones no vinculadas — Las donaciones sin person_id (p. ej., donaciones en línea de direcciones de correo sin coincidencia) no aparecen en ningún estado. Para incluirlas, edite la donación y vincúlela a una persona.

Agrupación por fondo

En el detalle del estado, las donaciones se agrupan por mes. Cuando las donaciones abarcan más de un fondo, también aparece un cuadro Resumen por fondo que muestra el total de cada fondo. Si una donación se dividió entre varios fondos, la porción de cada fondo se asigna proporcionalmente y se muestra en su propia línea.

Desglose trimestral

Los estados incluyen un resumen trimestral:

• T1 (enero - marzo)
• T2 (abril - junio)
• T3 (julio - septiembre)
• T4 (octubre - diciembre)

Esto ayuda a los donantes a verificar sus patrones de donación a lo largo del año.

Flujo de trabajo de estados de fin de año

Aquí hay un flujo de trabajo recomendado para producir estados de donaciones de fin de año:

1. Verificar datos — Antes de generar estados, revise la página de Donaciones del año para asegurarse de que todas las donaciones estén registradas y vinculadas correctamente a los donantes.
2. Vincular donaciones sin coincidencia — Revise donaciones en línea o donativos ingresados manualmente que no estén vinculados a un registro de persona. Edítelos para agregar la persona correcta.
3. Revisar reembolsos — Confirme que los reembolsos se procesaron en TimelyChurch para que los estados reflejen los montos netos deducibles correctos.
4. Generar y revisar — Previsualice algunos estados individuales para verificar la exactitud.
5. Generar en lote — Use Descargar todo para obtener el PDF en lote para imprimir, o envíe estados por correo individualmente.
6. Enviar estados por correo — Para donantes con direcciones de correo, use la función de correo para enviar estados electrónicamente.
7. Imprimir y enviar por correo — Para donantes sin correo, imprima el PDF en lote y envíe copias físicas por correo.

Solución de problemas

«Este donante no tiene una dirección de correo»

El registro de persona del donante no tiene el campo de correo completado. Vaya a Personas > busque la persona > edite su registro > agregue su dirección de correo.

Falta una donación en un estado

Compruebe lo siguiente:

• ¿La donación está vinculada a la persona correcta? (Revise el campo person_id.)
• ¿La donación fue reembolsada por completo? Los donativos reembolsados por completo se excluyen.
• ¿La donación es un donativo en especie (no monetario)? Los donativos en especie no se incluyen en estados de contribuciones en efectivo.
• ¿La fecha de la donación está dentro del año seleccionado?

Los totales del estado no coinciden con el panel de Donaciones

El panel de Donaciones muestra todas las donaciones, incluidos donativos no vinculados y montos brutos. Los estados solo incluyen donaciones elegibles para estados vinculadas a un registro de persona, mostradas en su monto neto deducible de impuestos (reembolsos y cualquier valor de bienes/servicios restados). La diferencia proviene de donaciones no vinculadas, donativos reembolsados por completo, donativos en especie y ajustes de bienes/servicios.