Archivo y retención de datos
Descripción general
Las sesiones de Preguntas y respuestas en TimelyChurch siguen un fin de vida en dos etapas: Cerrado (la conversación ha terminado pero la sesión sigue en su panel) y Archivado (la sesión se elimina de las listas activas pero los datos se conservan). Además, las sesiones se pueden eliminar, lo que las elimina de forma suave (soft-delete) y las quita de su panel (los datos se conservan a nivel de base de datos, pero no hay restauración dentro de la aplicación).
Esta página documenta qué hace cada transición, qué datos sobreviven y cómo recuperarlos si los necesita.
Resumen del ciclo de vida de estados
El ciclo de vida completo está documentado en Descripción general de Preguntas y respuestas. En resumen, los estados terminales relevantes son:
| Estado | Visibilidad para participantes | En lista de Preguntas y respuestas de administración | ¿Editable? |
|---|---|---|---|
| Cerrado | «Esta sesión de Preguntas y respuestas ha finalizado.» Las preguntas existentes siguen visibles (solo lectura). | Sí, en lista activa | Reabrible a En vivo |
| Archivado | «Sesión finalizada.» Página de texto plano, sin historial de preguntas mostrado. | Sí — permanece en la lista principal con una etiqueta de estado «Archivado» (no hay un filtro de archivados aparte) | Solo lectura. Estado terminal — no se puede desarchivar en la aplicación |
| Eliminado | Misma página «Sesión finalizada» (el sistema trata las sesiones eliminadas como no encontradas). | Oculto por completo (eliminado de todas las listas de administración) | Sin restauración en la aplicación — recuperable solo mediante soporte/BD |
Archivar una sesión
Desde la página de detalles de la sesión en administración, haga clic en Archivar sesión (o el mismo botón en el menú desbordante del panel del anfitrión). Esto:
- Mueve la sesión al estado Archivado.
- Cierra cualquier encuesta aún activa y registra cuándo se cerró.
- Registra la marca de tiempo de archivo en la sesión.
- Registra la transición en el registro de actividad.
Archivar es una transición unidireccional y terminal — no hay ninguna acción dentro de la aplicación para desarchivar o restaurar a Cerrado. Una vez archivada, la sesión permanece archivada. Todos sus datos siguen totalmente conservados y exportables a CSV (consulte Qué sobrevive al archivo más abajo), por lo que archivar es seguro — simplemente no se puede deshacer desde el panel de administración. Archive una sesión solo cuando ya no la necesite en un estado activo (Cerrado).
Qué ven los participantes después del archivo
Cualquiera que visite la página del participante para una sesión archivada ve una página simple de «Sesión finalizada». El historial completo de preguntas y encuestas no se muestra a los participantes en este estado — solo está disponible para administradores.
Esto es intencional: las sesiones archivadas están fuera del alcance de la audiencia, pero los administradores mantienen acceso para seguimiento, informes y exportación CSV.
Qué sobrevive al archivo
Todo. Archivar es un cambio de estado, no una operación de datos. Después del archivo:
- Todas las preguntas (aprobadas, pendientes, rechazadas, eliminadas) se conservan.
- Todos los votos se conservan.
- Todas las encuestas y sus recuentos de votos por opción se conservan.
- Todas las respuestas del anfitrión se conservan con sus marcas de tiempo originales.
- La lista de bloqueo de participantes se conserva.
- El PIN del anfitrión y el token de presentación se conservan (y siguen siendo funcionales si un administrador abre esas URLs, aunque no hay audiencia en vivo que atender).
Aún puede descargar la exportación CSV para una sesión archivada en cualquier momento — el botón Descargar CSV en la página de detalles de la sesión funciona en cualquier estado desde Cerrado en adelante. Consulte Moderación → Exportar datos de la sesión.
Eliminar una sesión
Eliminar una sesión desde administración la elimina de forma suave (soft-delete) — el registro se marca como eliminado en la base de datos en lugar de borrarse físicamente, pero actualmente no hay una vista de Papelera, botón de Restaurar ni acción de Eliminar permanentemente dentro de la aplicación para las sesiones de Preguntas y respuestas.
Eliminar
Haga clic en Eliminar sesión en la página de detalles de administración (requiere el permiso Eliminar de Preguntas y respuestas). La eliminación:
- Marca la sesión como eliminada con la marca de tiempo actual.
- Elimina la sesión de la lista de Preguntas y respuestas — ya no aparece en ninguna parte del área de administración.
- Se propaga a las preguntas, votos, encuestas y bloqueos asociados (también se marcan como eliminados).
Recuperación
Como los datos solo se eliminan de forma suave, una sesión eliminada no desaparece permanentemente, pero no se puede restaurar desde dentro de la aplicación — no hay filtro de Papelera ni botón de Restaurar. Si elimina una sesión por error y necesita recuperarla, póngase en contacto con el soporte de TimelyChurch; la recuperación requiere acceso a nivel de base de datos. Trate Eliminar como efectivamente permanente desde la interfaz de administración, y prefiera Archivar (que mantiene la sesión y todos sus datos accesibles en el área de administración) cuando solo quiera quitar una sesión de la lista activa.
Recomendaciones de retención
No hay una política de retención aplicada en TimelyChurch. Las sesiones permanecen en su cuenta indefinidamente (Cerradas o Archivadas) hasta que actúe. La mayoría de las iglesias encuentran que el siguiente patrón funciona:
- Serie activa (una serie de sermones de 6 semanas con Preguntas y respuestas semanales): mantenga todas las sesiones en Cerrado para que sea fácil comparar semana a semana.
- Serie completada: archive todas para limpiar la lista activa, pero no elimine — los datos son pequeños y las exportaciones CSV siguen disponibles.
- Eventos antiguos / puntuales (una sola asamblea de hace dos años): archive de inmediato. Elimine solo cuando esté seguro de que nunca querrá los datos.
- Cumplimiento / solicitudes de eliminación: póngase en contacto con el soporte para eliminar permanentemente la sesión y sus datos, ya que no hay eliminación permanente dentro de la aplicación.
Volumen de datos
Los datos de Preguntas y respuestas son ligeros. Una sesión dominical típica tiene menos de 200 preguntas, unos cientos de votos y algunas encuestas. Incluso un año de sesiones semanales ocupa un almacenamiento insignificante. No debería sentir presión para eliminar sesiones por motivos de rendimiento.
Registro de auditoría
Cada transición de estado (entrar en vivo, pausar, reanudar, cerrar, archivar, reabrir y eliminar) se registra internamente, dejando constancia de qué usuario realizó la acción y cuándo. Este registro de actividad se captura en segundo plano con fines de auditoría — no se muestra actualmente como una pestaña visible en la página de detalles de la sesión (esa página solo tiene las pestañas Resumen, Preguntas, Encuestas y Configuración). Las sesiones eliminadas conservan su registro de actividad interno a nivel de base de datos.
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