Cómo funciona TimelyChurch — La visión general

Antes de hacer clic en un solo botón, tómese dos minutos para leer esta página. Le ahorrará horas.

TimelyChurch no es una colección aleatoria de funciones unidas entre sí. Está construido en torno a una idea sencilla: todo comienza con las personas, y todo se conecta de vuelta con las personas. Una vez que comprenda el flujo, toda la plataforma cobra sentido.

Las cuatro capas

Piense en TimelyChurch como cuatro capas apiladas una sobre otra. Cada capa se construye sobre la que está debajo.

Layer 4:  ACTIVITIES    (What happens — giving, check-in, forms, communication, worship)
Layer 3:  EVENTS        (When things happen — services, classes, meetings, activities)
Layer 2:  GROUPS        (How people are organized — teams, classes, small groups)
Layer 1:  PEOPLE        (Who — every person in your church)

Usted construye de abajo hacia arriba. Agregue primero a sus personas. Organícelas en grupos. Cree eventos para esos grupos. Luego añada las actividades: registro, donaciones, programación de voluntarios, lecciones y todo lo demás.

Capa 1: Personas — El fundamento

Todo comienza con una persona. Cuando alguien cruza las puertas de su iglesia por primera vez, lo primero que hace en TimelyChurch es agregarlo como persona.

Un registro de persona es el centro neurálgico de todo el sistema. Una vez que alguien existe en su directorio, cada interacción que tenga con su iglesia — cada evento al que asista, cada dólar que done, cada grupo al que se una, cada formulario que complete, cada nota de seguimiento que escriba su pastor — vive en ese único perfil.

Las personas se conectan con familias. Usted vincula cónyuges, hijos y familiares en unidades familiares. Así es como el registro sabe qué padre puede recoger a qué hijo, cómo los estados de donaciones cubren todo el hogar y cómo un formulario de visitante para un miembro de la familia crea registros para toda la familia.

La regla: Si una función involucra a un ser humano, se conecta a un registro de Persona. Sin excepciones.

Capa 2: Grupos — Cómo organiza a las personas

Una vez que tiene personas, la siguiente pregunta es: ¿cómo están organizadas?

En TimelyChurch, un Grupo es el contenedor universal para organizar personas. Pero no todos los grupos son iguales. Hay cuatro tipos, y comprenderlos es la clave para entender toda la plataforma:

Aquí está la parte importante: los grupos son cómo se hace el trabajo. Cuando necesita tres recepcionistas para el domingo por la mañana, no está asignando individuos al azar — está tomando de su equipo de recepcionistas. Cuando necesita un maestro para la clase de 3.er grado, no está buscando en todo el directorio — está mirando a los maestros asignados a esa clase. Cuando su pastor quiere enviar un mensaje a todos los líderes de grupos pequeños, les escribe a los líderes de grupo, no a 47 personas individuales.

Los grupos son la columna vertebral organizacional. Construya sus equipos y clases antes de comenzar a programar eventos, y todo lo que sigue será más fácil.

Capa 3: Eventos — Cuándo suceden las cosas

Con las personas organizadas en grupos, ahora crea eventos — los momentos en que su iglesia se reúne.

Un evento en TimelyChurch no es solo una entrada de calendario. Es un contenedor que puede incluir muchas cosas:

• Posiciones de voluntarios — "Necesito 2 recepcionistas, 1 técnico de sonido y 4 miembros del equipo de adoración para este domingo" (tomados de sus equipos)
• Horarios de clases — "La clase de 3.er grado se reúne durante el servicio de las 10 a. m." (tomado de sus clases)
• Sesiones de registro — las familias se registran al llegar
• Órdenes de servicio — el flujo de adoración con canciones, tonalidades y tiempos
• Inscripción — las personas se inscriben con límites de capacidad y listas de espera
• Sesiones de preguntas y respuestas — preguntas en vivo del público durante el servicio
• Reservas de salas y equipo — reserve el salón de compañerismo y el proyector
• Formularios — adjunte un formulario de inscripción o de comentarios

No todos los eventos necesitan todo esto. Un servicio de adoración dominical podría usar voluntarios, registro, una orden de servicio y preguntas y respuestas. Una reunión de junta podría necesitar solo una agenda y una sala. Un retiro juvenil podría necesitar inscripción y formularios. Usted activa solo lo que necesita.

La conexión: Los eventos se nutren de los Grupos. Su servicio dominical toma voluntarios de sus equipos de servicio. Su hora de educación toma maestros y listas de sus clases. Su reunión de grupo pequeño toma miembros del grupo. El evento no existe aislado — está impulsado por los grupos que ya construyó.

Capa 4: Actividades — Qué sucede

Una vez que las personas están en grupos y los grupos tienen eventos, las actividades fluyen de forma natural:

Las donaciones fluyen hacia Contabilidad

Un miembro dona en línea durante el servicio dominical. Esa donación se registra en su perfil de Persona, se deposita en un Fondo (como Fondo general o Fondo de Construcción), y — aquí está lo que hace diferente a TimelyChurch — crea automáticamente una transacción contable en su plan de cuentas. Sin exportación. Sin QuickBooks. El rastro del dinero está conectado de principio a fin.

El registro documenta la asistencia

Una familia se registra en el quiosco. Los niños reciben etiquetas de seguridad con información de alergias. Los padres reciben códigos de recogida coincidentes. Cada registro es el registro de asistencia — llega al perfil de cada Persona y al informe del Evento. El maestro ve quién asistió en la lista de su clase. (La asistencia no es un módulo separado; vive dentro de Registro.)

Los formularios fluyen hacia Personas

Un visitante por primera vez completa un formulario de bienvenida en una tableta. TimelyChurch crea automáticamente un nuevo registro de Persona, sincroniza su información de contacto con su perfil y puede activar un seguimiento para que su pastor de conexiones se comunique.

La programación de voluntarios fluye desde los Equipos

Usted abre el evento del próximo domingo y hace clic en autocompletar. TimelyChurch revisa sus equipos de servicio, verifica la disponibilidad y el historial de rotación de cada voluntario, y sugiere asignaciones. Los voluntarios reciben un correo electrónico con aceptar o rechazar en un clic. Si alguien rechaza, se envía automáticamente una solicitud de suplente al resto del equipo.

Las lecciones fluyen desde las Clases

Su director de educación asigna una lección de la biblioteca de lecciones a la clase de 3.er grado del próximo domingo. El maestro la ve en su portal, revisa los materiales y confirma. Si el maestro no puede asistir, solicita un suplente — y el sistema encuentra un reemplazo calificado.

La comunicación conecta todo

Los Anuncios llegan a su congregación. Las plantillas de correo se envían automáticamente cuando alguien se inscribe, confirma un turno de voluntario o envía un formulario. El chat de grupo mantiene a los equipos y grupos pequeños en conversación. Los Mensajes permiten que el personal se comunique directamente. En el plan Pro, el Asistente de IA responde preguntas de los miembros usando los datos reales de su iglesia — "¿Cuándo es el grupo juvenil?" obtiene la respuesta real de su calendario.

Cómo se conecta todo — Un ejemplo real

Aquí tiene un domingo por la mañana típico, visto a través de TimelyChurch:

1. Lunes — Su administrador agrega a un nuevo visitante (Persona) que vino el domingo pasado. Ella se une al grupo pequeño de jóvenes adultos (Grupo). Se asigna un seguimiento al pastor de conexiones.

2. Miércoles — El líder de adoración construye la orden de servicio para el domingo (Evento), seleccionando canciones de la biblioteca de canciones y asignando tonalidades. Los voluntarios se programan automáticamente desde los equipos de adoración y recepción. Se envía un correo de confirmación a cada voluntario.

3. Jueves — Un recepcionista rechaza. TimelyChurch envía una solicitud de suplente a otros recepcionistas. Otro miembro del equipo reclama el turno.

4. Sábado — La maestra de 3.er grado no puede asistir. Solicita un suplente a través de su portal. Un suplente calificado del equipo de la clase reclama la asignación y revisa la lección.

5. Domingo por la mañana — Las familias se registran en el quiosco. Se imprimen etiquetas de seguridad con información de alergias. El equipo de adoración ve su orden de servicio con tablaturas de acordes. Los miembros donan en línea — las donaciones llegan al panel de donaciones y se registran automáticamente en la cuenta del Fondo general. Durante el sermón, el pastor lanza preguntas y respuestas en vivo — las preguntas aparecen en pantalla. Después del servicio, un visitante completa un formulario de bienvenida en una tableta — se crea un nuevo registro de Persona y se asigna un seguimiento.

6. Lunes — La administradora abre el panel. Ve números de asistencia, nuevos visitantes, seguimientos pendientes, totales de donaciones y los eventos de la próxima semana con el estado de cobertura de voluntarios. Todo del domingo ya está organizado. Sin entrada de datos. Sin exportaciones. Sin cambiar entre seis aplicaciones.

Esa es la filosofía. Personas primero. Organícelas en grupos. Programe eventos. Deje que las actividades fluyan. Un sistema, totalmente conectado.

La navegación sigue el flujo

Cuando mire la barra lateral de administración, notará que el menú está organizado exactamente en este orden:

1. Personas — Personas, Familias, Seguimientos, Grupos
2. Planificación — Eventos, Registro, Preguntas y respuestas, Lecciones, Canciones
3. Instalaciones — Salas, Equipo (recursos)
4. Comunicaciones — Anuncios, Mensajes, Sermones, Campañas de correo, Automatizaciones
5. Formularios — Constructor de formularios
6. Sitio web — El sitio web de su iglesia
7. Finanzas — Donaciones, Fondos, Promesas, Contabilidad, Presupuestos
8. Informes — Salud de la iglesia, Todos los informes
9. Administración — Miembros del equipo, Roles y permisos

Las Personas están arriba porque son el fundamento. Todo lo demás sigue.

Nota sobre la categoría Planificación: No hay un elemento de menú separado de "Calendario" — el calendario ahora es una vista dentro de Eventos, que está en la parte superior de Planificación como el centro de todo lo relacionado con el tiempo. Asimismo, no hay un elemento independiente de "Asistencia" — la asistencia se captura y se informa dentro de Registro.

Encima de estas categorías también encontrará Panel, Notificaciones y (cuando tenga elementos pendientes) Requiere atención.

Referencia rápida: qué se conecta con qué

Comience aquí

Ahora que comprende la visión general, aquí tiene el orden de configuración recomendado:

1. Configure el perfil de su iglesia — nombre, logo, zona horaria, configuración
2. Agregue a sus personas — importe desde CSV o agréguelas manualmente
3. Cree familias — vincule personas en hogares
4. Construya sus grupos — clases, equipos de servicio, grupos pequeños
5. Cree su primer evento — un servicio dominical con voluntarios y registro
6. Configure las donaciones — conecte Stripe, cree fondos
7. Construya su sitio web — sus páginas públicas
8. Explore todo lo demás — formularios, anuncios, informes, IA y más

Cada uno de estos pasos tiene su propia guía detallada en esta base de conocimientos. Comience con la Lista de verificación de inicio rápido para un recorrido paso a paso.

Artículos relacionados

• Bienvenido a TimelyChurch
• Descripción general del panel
• Lista de verificación de inicio rápido
• Administrar su directorio de personas
• Crear grupos
• Crear eventos