Solicitudes de intercambio
A veces un voluntario no puede servir en la fecha para la que está programado, pero en lugar de dejar la plaza vacía preferiría intercambiar con otro miembro del equipo que sirve en una semana diferente. TimelyChurch tiene un flujo de solicitud de intercambio entre pares integrado en el portal del miembro que permite a los voluntarios gestionarlo ellos mismos, sin necesidad de que intervenga un administrador.
Cuándo usar un intercambio frente a una solicitud de suplente
| Situación | Use |
|---|---|
| No puede servir y tiene en mente a un miembro específico del equipo con quien intercambiar semanas | Solicitud de intercambio |
| No puede servir y solo necesita que alguien — cualquiera — cubra | Solicitud de suplente (consulte Solicitudes de suplencia) |
| No puede servir y desea dejar la plaza vacía por completo | Rechace la asignación desde el portal (consulte Notificaciones de voluntarios) |
Un intercambio es un trueque bidireccional: ambos voluntarios permanecen en el horario, solo intercambian fechas. Una solicitud de suplente es unidireccional — usted queda cubierto y la otra persona asume un turno adicional.
Cómo funciona un intercambio
Una solicitud de intercambio vincula su asignación con la asignación de otro voluntario en una fecha diferente. Cuando la otra persona acepta, el sistema intercambia los dos voluntarios en sus asignaciones, de modo que:
- Usted queda programado en la fecha que tenían originalmente.
- Ellos quedan programados en la fecha que usted tenía originalmente.
- Ambas asignaciones vuelven al estado Pendiente para que cada voluntario pueda reconfirmar su nuevo compromiso.
Las dos asignaciones no tienen que ser en la misma posición ni siquiera en el mismo equipo — solo dos asignaciones próximas reales pertenecientes a dos voluntarios distintos dentro de la misma iglesia.
Solicitar un intercambio
- Inicie sesión en el Portal del Miembro.
- Abra Mi Horario de Servicio.
- Encuentre la asignación a la que no puede asistir y haga clic en Proponer intercambio.
- Elija al voluntario (y su asignación) con quien desea intercambiar. El sistema muestra las asignaciones próximas de otros miembros del equipo en la misma iglesia.
- Agregue opcionalmente un mensaje breve explicando por qué necesita intercambiar (máx. 500 caracteres).
- Haga clic en Enviar solicitud.
Se notifica al voluntario destinatario. Hasta que responda, su asignación original permanece activa — no la ha abandonado. Si rechaza o nunca responde, sigue en el horario para su fecha original.
Responder a una solicitud de intercambio
Si otro voluntario le pide intercambiar con usted:
- Recibe una notificación con los detalles de la solicitud (su fecha de asignación, su fecha de asignación y cualquier mensaje que incluyeron).
- Desde el Portal del Miembro, haga clic en Aceptar o Rechazar.
Aceptar
Cuando acepta:
- Los voluntarios de las dos asignaciones se intercambian inmediatamente.
- Ambas asignaciones se restablecen a Pendiente para que cada uno reciba una nueva solicitud de confirmación para su nueva fecha.
- La solicitud de intercambio se marca como aceptada y se registra la marca de tiempo.
- Se notifica al solicitante original de que el intercambio se realizó.
Rechazar
Cuando rechaza:
- La solicitud de intercambio se marca como rechazada y se registra la marca de tiempo.
- Ambas asignaciones permanecen exactamente como estaban antes — no cambia nada en el horario.
- Se notifica al solicitante original para que pueda probar con otro compañero o recurrir a una solicitud de suplente.
Solo puede responder a solicitudes de intercambio en las que usted es el destinatario — el sistema bloquea los intentos de aceptar o rechazar solicitudes dirigidas a otra persona.
Estados de solicitud de intercambio
Cada solicitud de intercambio se encuentra en uno de cuatro estados:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | La solicitud ha sido enviada. El voluntario destinatario aún no ha respondido. |
| Aceptada | El destinatario aceptó. Las dos asignaciones se han intercambiado. |
| Rechazada | El destinatario rechazó. No se realizaron cambios en el horario. |
| Cancelada | Reservado para uso futuro (p. ej., el solicitante retira la oferta). Actualmente las solicitudes de intercambio no son cancelables por el usuario desde el portal — si cambia de opinión antes de que el destinatario responda, contacte a un coordinador. |
Qué ven los administradores
El intercambio es completamente entre pares, pero los administradores no quedan a oscuras:
- Tras un intercambio aceptado, ambas asignaciones actualizadas aparecen en la pestaña Servicio del evento con el nombre del nuevo voluntario.
- Ambas asignaciones muestran estado Pendiente, para que pueda ver de un vistazo qué asignaciones aún necesitan reconfirmación tras el intercambio.
- Las marcas de tiempo de notificación y de respuesta de la asignación se restablecen porque el nuevo voluntario necesita un flujo de confirmación nuevo.
Los administradores que deseen anular o cancelar un intercambio pueden hacerlo eliminando o reasignando a los voluntarios directamente desde la pestaña Servicio del evento de la misma forma que con cualquier otra asignación.
Consejo: Anime a su equipo a usar el flujo de intercambio en lugar de rechazar directamente. Los intercambios preservan la cobertura automáticamente (sin buscar un suplente a última hora el día anterior) y mantienen equilibradas las estadísticas de frecuencia de servicio de su equipo a lo largo del mes.
Consejo: Si un intercambio se acepta cerca de la fecha del evento, compruebe que ambos voluntarios reconfirmen realmente sus nuevas asignaciones pendientes. El sistema restablece el estado a Pendiente precisamente para que pueda ver quién ha reconocido el cambio y quién no.