Solicitudes de intercambio

A veces un voluntario no puede servir en la fecha para la que está programado, pero en lugar de dejar la plaza vacía preferiría intercambiar con otro miembro del equipo que sirve en una semana diferente. TimelyChurch tiene un flujo de solicitud de intercambio entre pares integrado en el portal del miembro que permite a los voluntarios gestionarlo ellos mismos, sin necesidad de que intervenga un administrador.

Cuándo usar un intercambio frente a una solicitud de suplente

Un intercambio es un trueque bidireccional: ambos voluntarios permanecen en el horario, solo intercambian fechas. Pedir al equipo que cubra es unidireccional — usted queda cubierto y la otra persona asume un turno adicional.

Cómo funciona un intercambio

Una solicitud de intercambio vincula su asignación con la asignación de otro voluntario en una fecha diferente. Cuando la otra persona acepta, el sistema intercambia los dos voluntarios en sus asignaciones, de modo que:

• Usted queda programado en la fecha que tenían originalmente.
• Ellos quedan programados en la fecha que usted tenía originalmente.
• Ambas asignaciones vuelven al estado Pendiente para que cada voluntario pueda reconfirmar su nuevo compromiso.

Puede intercambiar por cualquier asignación próxima que un compañero tenga en uno de los equipos en los que usted sirve. No tiene que ser la misma posición — solo dos asignaciones próximas reales pertenecientes a dos voluntarios distintos.

Solicitar un intercambio

1. Inicie sesión en el Portal del Miembro.
2. Abra Mi horario.
3. Encuentre la asignación a la que no puede asistir (está marcada como Necesita respuesta hasta que usted responda) y haga clic en Proponer intercambio.
4. En Proponer un intercambio, elija Asignación a tomar: la lista muestra las asignaciones próximas de sus compañeros (nombre, fecha y posición).
5. Agregue opcionalmente un Mensaje (opcional) explicando por qué necesita intercambiar (máx. 500 caracteres).
6. Haga clic en Enviar solicitud de intercambio.

Nota: Proponer intercambio aparece mientras su asignación sigue pendiente, y solo cuando al menos un compañero tiene una asignación próxima con la que podría intercambiar. Una vez que haya confirmado, use Pedir al equipo que cubra en Telegram (abajo) o hable con su líder.

Se notifica al voluntario destinatario. Hasta que responda, su asignación original permanece activa — no la ha abandonado. Si rechaza o nunca responde, sigue en el horario para su fecha original.

Su solicitud aparece en Tus Solicitudes de Cambio Pendientes en Mi horario («Enviado a [nombre] — esperando respuesta.»). ¿Cambió de opinión? Haga clic en Cancelar solicitud en cualquier momento antes de que sea respondida.

Pedir a todo el equipo que cubra (Telegram)

Si ha conectado su cuenta de Telegram, puede pedírselo a todo su equipo a la vez en lugar de nombrar a una sola persona:

1. Escriba al bot de su iglesia con /swaps.
2. Elija la asignación que necesita que cubran y toque 📣 Pedir al equipo que cubra.
3. Cada compañero elegible recibe un mensaje con un botón ✋ Puedo cubrirlo.
4. Gana el primer toque. Quien toque primero toma su lugar; el mensaje de todos los demás cambia a «Ya cubierto ✅».

Mientras está abierta, la solicitud aparece en su página Mi horario como «Abierto a todo tu equipo — esperando que alguien lo tome.» con un botón Cancelar solicitud.

Responder a una solicitud de intercambio

Si otro voluntario le pide intercambiar con usted:

1. Recibe una notificación con los detalles de la solicitud (su fecha de asignación, su fecha de asignación y cualquier mensaje que incluyeron).
2. En el Portal del Miembro, la solicitud aparece en Solicitudes de intercambio en Mi horario (y en Necesita tu respuesta en su panel). Haga clic en Aceptar intercambio o Rechazar.

Aceptar

Cuando acepta:

• Los voluntarios de las dos asignaciones se intercambian inmediatamente.
• Ambas asignaciones se restablecen a Pendiente para que cada uno reciba una nueva solicitud de confirmación para su nueva fecha.
• La solicitud de intercambio se marca como aceptada y se registra la marca de tiempo.
• Se notifica al solicitante original de que el intercambio se realizó.

Rechazar

Cuando rechaza:

• La solicitud de intercambio se marca como rechazada y se registra la marca de tiempo.
• Ambas asignaciones permanecen exactamente como estaban antes — no cambia nada en el horario.
• Se notifica al solicitante original para que pueda probar con otro compañero, pedir ayuda a todo el equipo en Telegram o rechazar la asignación para que sus líderes encuentren quién cubra.

Solo puede responder a solicitudes de intercambio en las que usted es el destinatario — el sistema bloquea los intentos de aceptar o rechazar solicitudes dirigidas a otra persona.

Estados de solicitud de intercambio

Cada solicitud de intercambio se encuentra en uno de cuatro estados:

Qué ven los administradores

El intercambio es completamente entre pares, pero los administradores no quedan a oscuras:

• Tras un intercambio aceptado, ambas asignaciones actualizadas aparecen en la pestaña Servicio del evento con el nombre del nuevo voluntario.
• Ambas asignaciones muestran estado Pendiente, para que pueda ver de un vistazo qué asignaciones aún necesitan reconfirmación tras el intercambio.

Los administradores que deseen anular o cancelar un intercambio pueden hacerlo eliminando o reasignando a los voluntarios directamente desde la pestaña Servicio del evento de la misma forma que con cualquier otra asignación.

Consejo: Anime a su equipo a usar el flujo de intercambio en lugar de rechazar directamente. Los intercambios preservan la cobertura automáticamente (sin buscar un suplente a última hora el día anterior) y mantienen equilibradas las estadísticas de frecuencia de servicio de su equipo a lo largo del mes.

Consejo: Si un intercambio se acepta cerca de la fecha del evento, compruebe que ambos voluntarios reconfirmen realmente sus nuevas asignaciones pendientes. El sistema restablece el estado a Pendiente precisamente para que pueda ver quién ha reconocido el cambio y quién no.