Administración de presupuestos

Resumen

La función de presupuestos de TimelyChurch le permite crear presupuestos financieros, establecer montos planificados para cada categoría de ingresos y gastos, y hacer seguimiento del desempeño real frente a su plan a lo largo del año. El sistema calcula las variaciones en tiempo real para que pueda ver de un vistazo si va por buen camino.

Plan y dónde encontrarlo: Presupuestos es una función Pro ($129/mes fundador mientras duren los primeros 25 cupos fundadores, luego $149/mes precio de lista). Ábrala desde Finanzas > Presupuestos en la barra lateral — funciona en cualquiera de las dos vistas de contabilidad. En Contabilidad completa, Presupuestos también aparece en el menú Disposición ▾ de la barra de pestañas de contabilidad; el menú Más ▾ de Chequera simple no lo incluye.

Quién puede administrar presupuestos

Los presupuestos tienen su propio permiso, separado de Contabilidad. En Administración → Roles y permisos, la fila Presupuestos (bajo Finanzas) decide lo que un rol puede hacer:

Quien no puede cerrar un presupuesto ve "Cerrar un presupuesto requiere el nivel de acceso «Administrar» en Contabilidad. Pídeselo al administrador de tu iglesia si lo necesitas."

Tipos de presupuesto

Puede crear tres tipos de presupuestos:

• Anual — Cubre un año fiscal completo (la opción más común para iglesias).
• Trimestral — Cubre un período de tres meses.
• Mensual — Cubre un solo mes.

Ciclo de vida del presupuesto

Cada presupuesto pasa por tres etapas:

Crear un presupuesto nuevo

La página Crear presupuesto ofrece tres métodos de inicio rápido en la parte superior, más un formulario manual debajo. Elija el método que mejor se adapte al presupuesto que está construyendo.

Método 1: Desde plantilla

En la tarjeta Inicio rápido: crear desde una plantilla, elija una plantilla prediseñada (dimensionada para su iglesia) y haga clic en ella. TimelyChurch crea un presupuesto en borrador con las partidas estándar de ingresos y gastos de la plantilla ya completadas. Ideal para presupuestos por primera vez cuando no tiene datos del año anterior de los que partir.

Método 2: Desde datos reales (Rellenar con datos reales del año pasado)

En la tarjeta Rellenar con los datos reales del año pasado, elija el año del presupuesto y haga clic en Rellenar con datos reales. TimelyChurch lee sus transacciones de ingresos y gastos del año anterior, las totaliza por categoría y crea un presupuesto en borrador donde el monto planificado de cada partida equivale a lo que realmente gastó o ganó en esa categoría el año pasado. Ajuste desde ahí. Ideal para iglesias que tienen al menos un año completo de historial contable.

Método 3: Copiar de un presupuesto anterior

En el formulario manual, el menú desplegable Copiar de presupuesto anterior le permite trasladar cada partida (con los mismos montos planificados) de un presupuesto anterior. Ideal cuando el presupuesto del año pasado es un buen punto de partida y solo desea ajustar algunas cifras.

Creación manual

Si prefiere comenzar desde cero:

1. Vaya a Finanzas > Presupuestos (o Disposición ▾ > Presupuestos en la barra de pestañas de contabilidad).
2. Haga clic en Nuevo presupuesto (Crear primer presupuesto si aún no tiene ninguno). Se abre la página Crear presupuesto.
3. Complete el formulario manual (debajo de las tarjetas de inicio rápido):
   • Nombre del presupuesto — Un nombre descriptivo (p. ej., «Presupuesto anual 2026» o «Presupuesto operativo Q1 2026»).
   • Tipo de presupuesto — Anual, Trimestral o Mensual.
   • Año fiscal — El año al que aplica este presupuesto.
   • Fecha de inicio — Cuándo comienza el período del presupuesto.
   • Fecha de fin — Cuándo termina el período del presupuesto.
   • Copiar de un presupuesto anterior — Menú desplegable opcional para copiar partidas de un presupuesto existente (o Empezar de cero (sin copiar)).
   • Notas — Notas opcionales sobre el presupuesto (supuestos, fecha de aprobación de la junta, etc.).
4. Haga clic en Crear presupuesto.

Será redirigido a la página de detalle del presupuesto donde puede agregar partidas.

Agregar partidas de presupuesto (partidas)

Cada partida de presupuesto vincula una categoría con un monto planificado en dólares para el período del presupuesto.

1. En la página de detalle del presupuesto, haga clic en Añadir elemento.
2. Seleccione una Categoría (ingreso o gasto).
3. Opcionalmente seleccione un Fondo para hacer seguimiento del presupuesto a nivel de fondo.
4. Ingrese el Monto planificado para el período completo del presupuesto.
5. Agregue Notas opcionales que expliquen la cifra.
6. Haga clic en Añadir elemento.

Repita para cada partida de ingreso y gasto que desee hacer seguimiento.

Consejo: El sistema evita entradas duplicadas. No puede agregar dos partidas de presupuesto para la misma combinación de categoría y fondo dentro del mismo presupuesto.

Entender la variación

La variación es la diferencia entre lo que planificó (presupuestado) y lo que realmente ocurrió (transacciones reales). TimelyChurch calcula la variación automáticamente comparando sus montos de presupuesto con los datos reales de transacciones.

Variación de ingresos

Para categorías de ingresos, el sistema compara los ingresos planificados con los ingresos reales recibidos durante el período del presupuesto.

• Por encima de la meta (variación positiva) — Recibió más ingresos de lo presupuestado. Esto generalmente es favorable.
• Por debajo de la meta (variación negativa) — Recibió menos ingresos de lo presupuestado. Esto puede necesitar atención.

Variación de gastos

Para categorías de gastos, el sistema compara el gasto planificado con el gasto real.

• Por debajo del presupuesto (variación positiva) — Gastó menos de lo presupuestado. Esto generalmente es favorable.
• Por encima del presupuesto (variación negativa) — Gastó más de lo presupuestado. Esto necesita atención.

Variación general

La variación general observa el resultado neto: neto real (ingresos menos gastos) comparado con neto planificado (ingresos planificados menos gastos planificados).

• Favorable — La posición financiera neta de la iglesia es mejor de lo planificado.
• Desfavorable — La posición financiera neta de la iglesia es peor de lo planificado.

Leer los indicadores de variación

En la página de detalle del presupuesto, cada partida muestra:

• Planificado — El monto presupuestado.
• Real — La suma de transacciones coincidentes dentro del período del presupuesto (coincidencia por categoría y opcionalmente por fondo).
• Variación — La diferencia en dólares, con un porcentaje.
• En progreso — Un porcentaje que muestra cuánto del monto planificado se ha realizado.
• Estado — Un indicador codificado por color:
  • Verde para variación favorable (ingresos por encima de la meta, gastos por debajo del presupuesto).
  • Rojo para variación desfavorable (ingresos por debajo de la meta, gastos por encima del presupuesto).

Activar un presupuesto

Cuando su presupuesto esté listo:

1. Abra Finanzas > Presupuestos.
2. Encuentre el presupuesto en borrador en la lista y abra el menú de acciones (el icono de tres puntos a la derecha de la fila).
3. Haga clic en Activar.
4. El estado cambia de Borrador a Activo.

Nota: Un presupuesto debe tener al menos una partida antes de poder activarse. Las acciones Activar, Cerrar presupuesto, Copiar al próximo año y Eliminar viven todas en el menú de acciones de la fila en la lista de Presupuestos — no en la página de detalle del presupuesto en sí.

Una vez activo, los cálculos de variación del presupuesto comienzan a comparar los montos planificados con las transacciones reales en tiempo real.

Cerrar un presupuesto

Al final de un período de presupuesto:

1. Abra Finanzas > Presupuestos.
2. Abra el menú de acciones (icono de tres puntos) del presupuesto activo.
3. Haga clic en Cerrar presupuesto.
4. El estado cambia a Cerrado.

Los presupuestos cerrados no se pueden modificar pero permanecen disponibles para revisión histórica e informes.

Copiar un presupuesto al próximo año

Para ahorrar tiempo al crear un presupuesto anual nuevo:

1. Abra Finanzas > Presupuestos.
2. Abra el menú de acciones (icono de tres puntos) del presupuesto que desea trasladar y haga clic en Copiar al próximo año.
3. Se crea un presupuesto en borrador nuevo con:
   • El año fiscal incrementado en uno.
   • Las fechas de inicio y fin movidas un año hacia adelante.
   • Todas las partidas copiadas con los mismos montos planificados.
4. Se le lleva a la página de detalle del presupuesto nuevo. Revíselo, ajuste los montos según sea necesario y actívelo (desde la lista de Presupuestos) cuando esté listo.

Eliminar un presupuesto

Solo los presupuestos en borrador se pueden eliminar. Los presupuestos activos y cerrados se conservan por responsabilidad y registros históricos.

1. Abra Finanzas > Presupuestos.
2. Abra el menú de acciones (icono de tres puntos) del presupuesto en borrador y haga clic en Eliminar.
3. Confirme la eliminación.

Alerta de gasto del 90%

Para ayudarle a detectar el sobregasto antes de que se convierta en un problema, TimelyChurch examina las partidas de gasto de un presupuesto cada vez que abre su página de detalle. Cualquier partida de gasto donde el gasto real haya alcanzado el 90% o más del monto planificado activa un banner amarillo de Alerta de gasto en la parte superior de la página de detalle del presupuesto, listando las categorías afectadas. Esto es puramente una notificación — nada se bloquea ni se restringe — pero le da al tesorero la oportunidad de señalar el problema antes de que la partida supere el presupuesto.

Informes de presupuesto

La página de detalle del presupuesto tiene tres botones de informes además del resumen de variación en la página: Descargar informe para la junta (PDF), Informe de variación y Desglose mensual. Los tres funcionan con cualquier presupuesto y solo requieren el permiso Ver en Presupuestos.

Informe de variación

Úselo cuando quiera una revisión rápida de arriba abajo de cómo va el presupuesto en este momento. Haga clic en Informe de variación en la página de detalle del presupuesto.

Qué muestra:

• Bloques de resumen de Ingresos, Gastos y Posición neta (neto planificado frente a neto real).
• Una tabla Detalle de variación por partida con, para cada partida del presupuesto: Categoría, Fondo, Planificado, Real (la suma de todas las transacciones coincidentes en el período del presupuesto), Variación ($), Variación (%) y un Estado (por ejemplo Por debajo del presupuesto, Por encima del presupuesto, Por encima de la meta o Por debajo de la meta, mostrado como favorable o desfavorable).
• Las partidas se agrupan en ingresos y gastos con totales para cada uno.
• Un botón Imprimir informe y la fecha en que se generó el informe.

Ritmo del año hasta la fecha (solo presupuestos anuales): La página de detalle del presupuesto también muestra una cifra Esperado en el año para ingresos, gastos y neto. Reparte el total planificado del presupuesto de manera uniforme en 12 meses y cuenta los meses transcurridos desde la fecha de inicio del presupuesto, para que vea si los montos reales van Por delante o Por detrás (ingresos) o Por debajo o Por encima (gastos) del ritmo lineal. Si hoy queda fuera del período del presupuesto, no se muestra ninguna cifra del año hasta la fecha.

Cómo leerlo:

• Todas las partidas en verde: saludable. Pase a las cifras del resumen.
• Una o dos partidas de gasto con 90% o más de avance: investigue antes de que crucen el 100%. La variación muestra cuánto margen queda en dólares.
• Ingresos muy por debajo del ritmo del año hasta la fecha: las donaciones están flojas. No espere al fin de año — tenga la conversación ahora.
• Ingresos y gastos ambos favorables: por debajo del presupuesto en ambos lados, a menudo algo bueno, pero verifique si se pausaron planes ministeriales.

Desglose mensual

Úselo cuando necesite ver el momento, no solo los totales. Haga clic en Desglose mensual en la página de detalle del presupuesto.

Qué muestra: una cuadrícula con una fila por cada partida del presupuesto (por Categoría) y una columna por cada mes del período del presupuesto.

• Cada celda muestra el monto planificado de ese mes y el monto real. El planificado por mes es el monto planificado total de la partida dividido uniformemente entre los meses del período del presupuesto.
• El real por mes es la suma de las transacciones de la categoría coincidente (y del fondo, si la partida tiene uno) con fecha en ese mes.
• Las celdas tienen código de color: verde para Por debajo del presupuesto (gastos) / Por encima de la meta (ingresos), rojo para Por encima del presupuesto (gastos), gris cuando no hay actividad.
• Mostrar: en la parte superior alterna entre Ambos (predeterminado), Solo ingresos y Solo gastos.
• Una fila Totales al final y una columna Total a la derecha dan los totales mensuales y del período completo.

Cómo leerlo:

• Una categoría de gasto que se dispara en los primeros meses: si los montos reales ya superaron el plan lineal en los primeros tres meses, espere más excesos después a menos que cambie el gasto.
• Gastos irregulares (seguros, conferencias, equipos): se ven «por encima» en su mes real y «por debajo» el resto del año. Es lo esperado — concéntrese en el total de esas partidas.
• Use el filtro: cambie a Solo gastos antes de una reunión del comité de finanzas — los excesos de gasto suelen ser el tema de la reunión.

Consejo: El Desglose mensual es el mejor informe para la planificación del flujo de efectivo. El informe de variación le dice si va por encima o por debajo; la cuadrícula mensual le dice cuándo prepararse.

Informe para la junta (PDF)

Úselo cuando necesite imprimir o enviar por correo un resumen limpio, listo para la junta. Haga clic en Descargar informe para la junta (PDF) en la página de detalle del presupuesto — el PDF se descarga de inmediato, sin vista previa en pantalla.

Qué incluye: un Informe de presupuesto frente a real con un Resumen financiero (ingresos totales, gastos totales, posición neta), tablas de ingresos y gastos con Categoría, Planificado, Real y Variación, el nombre de su iglesia y la hora en que se generó el PDF.

El Informe para la junta es una instantánea de un momento dado. Si lo genera de nuevo la próxima semana, las cifras pueden diferir a medida que llegan nuevas transacciones — por eso archive el PDF real que presentó junto con las actas de la junta en lugar de volver a generarlo más tarde.

Consejo: Comparta el informe de variación con su comité de finanzas, y lleve el PDF del informe para la junta a la reunión de junta en sí. Archívelo mensualmente junto con el Informe del tesorero.

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