Administración de presupuestos

Resumen

La función de presupuestos de TimelyChurch le permite crear presupuestos financieros, establecer montos planificados para cada categoría de ingresos y gastos, y hacer seguimiento del desempeño real frente a su plan a lo largo del año. El sistema calcula las variaciones en tiempo real para que pueda ver de un vistazo si va por buen camino.

Requisitos de plan y modo: Presupuestos es una función Pro ($129/mes fundador mientras duren los primeros 25 cupos fundadores, luego $149/mes precio de lista). También es una función de contabilidad de modo Avanzado: aparece en el menú Setup ▾ solo cuando su módulo de contabilidad está configurado en modo Avanzado. En modo Simple el elemento Presupuestos está oculto (el modo Simple muestra un menú More ▾ con un conjunto reducido de elementos). Para usar Presupuestos, cambie su módulo de contabilidad a modo Avanzado en la configuración de Contabilidad.

Tipos de presupuesto

Puede crear tres tipos de presupuestos:

• Anual — Cubre un año fiscal completo (la opción más común para iglesias).
• Trimestral — Cubre un período de tres meses.
• Mensual — Cubre un solo mes.

Ciclo de vida del presupuesto

Cada presupuesto pasa por tres etapas:

Crear un presupuesto nuevo

La página Crear presupuesto ofrece tres métodos de inicio rápido en la parte superior, más un formulario manual debajo. Elija el método que mejor se adapte al presupuesto que está construyendo.

Método 1: Desde plantilla

En la tarjeta Inicio rápido: crear desde una plantilla, elija una plantilla prediseñada (dimensionada para su iglesia) y haga clic en ella. TimelyChurch crea un presupuesto en borrador con las partidas estándar de ingresos y gastos de la plantilla ya completadas. Ideal para presupuestos por primera vez cuando no tiene datos del año anterior de los que partir.

Método 2: Desde datos reales (Rellenar con datos reales del año pasado)

En la tarjeta Rellenar con los datos reales del año pasado, elija el año del presupuesto y haga clic en Rellenar con datos reales. TimelyChurch lee sus transacciones de ingresos y gastos del año anterior, las totaliza por categoría y crea un presupuesto en borrador donde el monto planificado de cada partida equivale a lo que realmente gastó o ganó en esa categoría el año pasado. Ajuste desde ahí. Ideal para iglesias que tienen al menos un año completo de historial contable.

Método 3: Copiar de un presupuesto anterior

En el formulario manual, el menú desplegable Copiar de presupuesto anterior le permite trasladar cada partida (con los mismos montos planificados) de un presupuesto anterior. Ideal cuando el presupuesto del año pasado es un buen punto de partida y solo desea ajustar algunas cifras.

Creación manual

Si prefiere comenzar desde cero:

1. Abra el módulo de Contabilidad, luego haga clic en Setup ▾ en la barra de pestañas de contabilidad y elija Presupuestos. (Setup ▾ aparece en modo Avanzado; en modo Simple el menú se etiqueta More ▾ y no lista Presupuestos.)
2. Haga clic en Crear presupuesto.
3. Complete el formulario manual (debajo de las tarjetas de inicio rápido):
   • Nombre — Un nombre descriptivo (p. ej., «Presupuesto anual 2026» o «Presupuesto operativo Q1 2026»).
   • Tipo de presupuesto — Anual, Trimestral o Mensual.
   • Año fiscal — El año al que aplica este presupuesto.
   • Fecha de inicio — Cuándo comienza el período del presupuesto.
   • Fecha de fin — Cuándo termina el período del presupuesto.
   • Copiar de un presupuesto anterior — Menú desplegable opcional para copiar partidas de un presupuesto existente.
   • Notas — Notas opcionales sobre el presupuesto (supuestos, fecha de aprobación de la junta, etc.).
4. Haga clic en Crear presupuesto.

Será redirigido a la página de detalle del presupuesto donde puede agregar partidas.

Agregar partidas de presupuesto (partidas)

Cada partida de presupuesto vincula una categoría con un monto planificado en dólares para el período del presupuesto.

1. En la página de detalle del presupuesto, haga clic en Añadir elemento.
2. Seleccione una Categoría (ingreso o gasto).
3. Opcionalmente seleccione un Fondo para hacer seguimiento del presupuesto a nivel de fondo.
4. Ingrese el Monto planificado para el período completo del presupuesto.
5. Agregue Notas opcionales que expliquen la cifra.
6. Haga clic en Añadir elemento.

Repita para cada partida de ingreso y gasto que desee hacer seguimiento.

Consejo: El sistema evita entradas duplicadas. No puede agregar dos partidas de presupuesto para la misma combinación de categoría y fondo dentro del mismo presupuesto.

Entender la variación

La variación es la diferencia entre lo que planificó (presupuestado) y lo que realmente ocurrió (transacciones reales). TimelyChurch calcula la variación automáticamente comparando sus montos de presupuesto con los datos reales de transacciones.

Variación de ingresos

Para categorías de ingresos, el sistema compara los ingresos planificados con los ingresos reales recibidos durante el período del presupuesto.

• Por encima de la meta (variación positiva) — Recibió más ingresos de lo presupuestado. Esto generalmente es favorable.
• Por debajo de la meta (variación negativa) — Recibió menos ingresos de lo presupuestado. Esto puede necesitar atención.

Variación de gastos

Para categorías de gastos, el sistema compara el gasto planificado con el gasto real.

• Por debajo del presupuesto (variación positiva) — Gastó menos de lo presupuestado. Esto generalmente es favorable.
• Por encima del presupuesto (variación negativa) — Gastó más de lo presupuestado. Esto necesita atención.

Variación general

La variación general observa el resultado neto: neto real (ingresos menos gastos) comparado con neto planificado (ingresos planificados menos gastos planificados).

• Favorable — La posición financiera neta de la iglesia es mejor de lo planificado.
• Desfavorable — La posición financiera neta de la iglesia es peor de lo planificado.

Leer los indicadores de variación

En la página de detalle del presupuesto, cada partida muestra:

• Planificado — El monto presupuestado.
• Real — La suma de transacciones coincidentes dentro del período del presupuesto (coincidencia por categoría y opcionalmente por fondo).
• Variación — La diferencia en dólares, con un porcentaje.
• En progreso — Un porcentaje que muestra cuánto del monto planificado se ha realizado.
• Estado — Un indicador codificado por color:
  • Verde para variación favorable (ingresos por encima de la meta, gastos por debajo del presupuesto).
  • Rojo para variación desfavorable (ingresos por debajo de la meta, gastos por encima del presupuesto).

Activar un presupuesto

Cuando su presupuesto esté listo:

1. Abra Setup ▾ > Presupuestos en la barra de pestañas de contabilidad.
2. Encuentre el presupuesto en borrador en la lista y abra el menú de acciones (el icono de tres puntos a la derecha de la fila).
3. Haga clic en Activar.
4. El estado cambia de Borrador a Activo.

Nota: Un presupuesto debe tener al menos una partida antes de poder activarse. Las acciones Activar, Cerrar presupuesto, Copiar al próximo año y Eliminar viven todas en el menú de acciones de la fila en la lista de Presupuestos — no en la página de detalle del presupuesto en sí.

Una vez activo, los cálculos de variación del presupuesto comienzan a comparar los montos planificados con las transacciones reales en tiempo real.

Cerrar un presupuesto

Al final de un período de presupuesto:

1. Abra Setup ▾ > Presupuestos en la barra de pestañas de contabilidad.
2. Abra el menú de acciones (icono de tres puntos) del presupuesto activo.
3. Haga clic en Cerrar presupuesto.
4. El estado cambia a Cerrado.

Los presupuestos cerrados no se pueden modificar pero permanecen disponibles para revisión histórica e informes.

Copiar un presupuesto al próximo año

Para ahorrar tiempo al crear un presupuesto anual nuevo:

1. Abra Setup ▾ > Presupuestos en la barra de pestañas de contabilidad.
2. Abra el menú de acciones (icono de tres puntos) del presupuesto que desea trasladar y haga clic en Copiar al próximo año.
3. Se crea un presupuesto en borrador nuevo con:
   • El año fiscal incrementado en uno.
   • Las fechas de inicio y fin movidas un año hacia adelante.
   • Todas las partidas copiadas con los mismos montos planificados.
4. Se le lleva a la página de detalle del presupuesto nuevo. Revíselo, ajuste los montos según sea necesario y actívelo (desde la lista de Presupuestos) cuando esté listo.

Eliminar un presupuesto

Solo los presupuestos en borrador se pueden eliminar. Los presupuestos activos y cerrados se conservan por responsabilidad y registros históricos.

1. Abra Setup ▾ > Presupuestos en la barra de pestañas de contabilidad.
2. Abra el menú de acciones (icono de tres puntos) del presupuesto en borrador y haga clic en Eliminar.
3. Confirme la eliminación.

Alerta de gasto del 90%

Para ayudarle a detectar el sobregasto antes de que se convierta en un problema, TimelyChurch examina las partidas de gasto de un presupuesto cada vez que abre su página de detalle. Cualquier partida de gasto donde el gasto real haya alcanzado el 90% o más del monto planificado activa un banner amarillo de Alerta de gasto en la parte superior de la página de detalle del presupuesto, listando las categorías afectadas. Esto es puramente una notificación — nada se bloquea ni se restringe — pero le da al tesorero la oportunidad de señalar el problema antes de que la partida supere el presupuesto.

Informes de presupuesto

La página de detalle del presupuesto tiene tres acciones de informes además del resumen de variación en la página:

Informe de variación

Haga clic en Informe de variación para un desglose completo de cada partida de presupuesto con su monto planificado, monto real, variación, porcentaje de variación y estado. Las partidas se agrupan por tipo (ingreso y gasto) con subtotales para cada grupo.

Desglose mensual

Haga clic en Desglose mensual para ver el gasto e ingresos reales de cada categoría a lo largo de cada mes del período del presupuesto. Este es el informe a usar cuando desea detectar patrones estacionales (p. ej., «siempre gastamos de más en servicios públicos en julio») o cuando informa a mitad del año presupuestario.

Informe para la junta (PDF)

Haga clic en Descargar informe para la junta (PDF) para generar un PDF listo para imprimir diseñado específicamente para reuniones de junta. Resume el desempeño general del presupuesto, destaca las variaciones y está formateado para distribución a personas sin formación contable. Esto es independiente del informe de variación — el informe de variación es el documento de detalle de trabajo; el informe para la junta es el resumen pulido.

Consejo: Comparta el informe de variación con su comité de finanzas, y lleve el PDF del informe para la junta a la reunión de junta en sí. Los datos en tiempo real significan que siempre tiene una imagen actualizada del desempeño financiero sin esperar a que alguien prepare un informe manualmente.