Automatización y trabajos programados

TimelyChurch ejecuta tres trabajos programados en segundo plano que mantienen el sistema de voluntarios en buen estado sin intervención del administrador. Gestionan las tareas aburridas pero críticas — correos de recordatorio, restablecimientos mensuales de estadísticas y generación de fechas bloqueadas recurrentes — para que usted pueda centrarse en coordinar personas en lugar de llevar la contabilidad.

Este artículo documenta cada trabajo programado relacionado con voluntarios, qué hace, cuándo se ejecuta y cómo inspeccionarlo o anularlo.

Trabajos relacionados con voluntarios de un vistazo

Cada uno se describe en detalle a continuación.

1. Recordatorios diarios de voluntarios (6:00 p. m.)

Programación: Todos los días a las 18:00 hora del servidor

Qué hace

Cada tarde, el trabajo revisa cada asignación con estado Confirmado cuyo evento comienza al día siguiente. Para cada una:

• Obtiene el correo electrónico del voluntario desde su registro de persona.
• Si tiene correo electrónico, le envía un recordatorio — la misma plantilla de recordatorio que utiliza el botón manual «Enviar recordatorios».
• Registra la hora en que se recordó al voluntario para que los administradores puedan ver en la interfaz cuándo se le recordó por última vez.
• Si el envío falla (correo incorrecto, problema del servidor de correo), el error se registra y el trabajo continúa con el siguiente voluntario.

Las asignaciones pendientes y rechazadas se omiten. Los voluntarios sin dirección de correo electrónico registrada se omiten silenciosamente.

¿Por qué a las 6:00 p. m.?

El envío por la tarde maximiza la probabilidad de que el correo llegue a la bandeja de entrada del voluntario cuando revisa su teléfono después de cenar — bien antes de acostarse, pero lo suficientemente tarde para que siga siendo «mañana» en su mente. Si desea enviar recordatorios a otra hora del día, ejecute el botón manual Enviar recordatorios en la pestaña Servicio del evento cuando lo desee — la ejecución automática de las 6 p. m. también se enviará.

Personalizar el tiempo de anticipación

La ejecución automática apunta a los eventos a 1 día de distancia — es decir, mañana. Los coordinadores que deseen una ventana de aviso más larga pueden usar el botón manual Enviar recordatorios en un evento más lejano para avisar con antelación a todos los confirmados para ese evento. La ejecución automatizada de las 6 p. m. seguirá apuntando solo a mañana.

Deshabilitar

En funcionamiento normal, la ejecución diaria siempre está activa. Si alguna vez necesita pausarla para su iglesia, póngase en contacto con el soporte de TimelyChurch y podemos deshabilitarla por usted.

2. Restablecimiento mensual de estadísticas de servicio (1.º del mes, 00:30)

Programación: 1.º de cada mes a las 00:30

Qué hace

Cada miembro del grupo hace seguimiento de cuántas veces ha servido este mes — un contador que el programador automático utiliza para aplicar los límites mensuales de servicio por equipo y por persona (consulte Creación de equipos de servicio y roles, Configuración de programación del equipo). Cada vez que alguien sirve, el contador se incrementa. Sin un restablecimiento, el contador crecería indefinidamente y el programador automático pensaría que todos alcanzaron su límite.

Este trabajo se ejecuta en las primeras horas del día 1 y:

• Examina cada miembro del grupo cuyo contador corresponde a un mes anterior (o nunca se ha establecido).
• Restablece el contador «veces servido este mes» a 0.
• Lo marca como correspondiente al nuevo mes para que los servicios de este mes se cuenten desde cero.

¿Por qué un trabajo y un restablecimiento en línea?

El sistema también restablece el contador automáticamente siempre que el programador automático observa que el contador de un miembro todavía corresponde a un mes anterior. El trabajo programado es una red de seguridad para dos casos:

1. Una iglesia tiene muy poca actividad de voluntarios en un mes determinado — los restablecimientos automáticos solo se activan cuando el programador automático se ejecuta, por lo que un equipo tranquilo nunca haría la transición.
2. Un proceso interrumpido deja el contador de un miembro desincronizado.

Como el trabajo solo actualiza a los miembros cuyo contador está obsoleto, es seguro repetirlo y económico de ejecutar. Si todos ya se restablecieron, el trabajo no actualiza nada y termina.

Deshabilitar / Personalizar

La cadencia está fijada al 1.º del mes a las 00:30. Si alguna vez necesita restablecer estadísticas a mitad de mes (p. ej., tras corregir un error de importación de datos), póngase en contacto con el soporte de TimelyChurch. Un restablecimiento a mitad de mes solo afecta a los miembros cuyo contador ya está obsoleto, por lo que no tiene efecto en quienes tienen el contador actualizado.

3. Generación de indisponibilidad recurrente (domingos semanales)

Programación: Semanal los domingos a las 00:00

Qué hace

Los voluntarios (o administradores en su nombre) pueden configurar patrones de indisponibilidad repetitivos como «cada dos domingos» o «1.º domingo del mes» — consulte Indisponibilidad recurrente. Esos patrones se almacenan como reglas, no como fechas concretas. El programador automático y las sugerencias inteligentes necesitan fechas bloqueadas concretas para respetarlas, por lo que este trabajo traduce las reglas en fechas.

Cada domingo a medianoche:

• El trabajo carga cada patrón recurrente activo en cada iglesia.
• Para cada patrón, calcula qué fechas en los próximos 3 meses coinciden con la regla.
• Para cada fecha coincidente, agrega una fecha bloqueada si aún no existe. Las fechas existentes se dejan intactas; solo se insertan las genuinamente nuevas.
• Etiqueta cada fecha generada con el motivo del patrón (o un valor predeterminado como «Recurrente: 1.º domingo del mes») para que los administradores sepan por qué la fecha está bloqueada.

¿Por qué domingos semanales?

Domingos a medianoche da tiempo a que las fechas recién generadas se asienten antes de que comience la semana laboral, y mantiene el calendario de bloqueos visible siempre 3 meses por delante de «hoy». La mayor actividad de programación automática y asignación de la mayoría de las iglesias ocurre durante la semana, por lo que los datos están frescos cuando alguien los necesita.

Personalizar la anticipación

La ventana predeterminada de 3 meses es un equilibrio sensato entre «suficientemente adelante para planificar» y «no tan lejos que los patrones cambien». Si necesita generar fechas bloqueadas con más anticipación, puede editar el patrón recurrente de un voluntario para actualizarlo, o ponerse en contacto con el soporte de TimelyChurch. La ejecución automática del próximo domingo continúa con la ventana estándar de 3 meses.

Cuándo ejecutarlo manualmente

• Justo después de que un voluntario agregue o cambie su patrón recurrente, si no desea esperar hasta el próximo domingo para que el cambio surta efecto. Editar el patrón actualiza sus fechas de inmediato.
• Tras una restauración de datos, para asegurarse de que el calendario de bloqueos coincida con los patrones actualmente guardados.

Inspeccionar la actividad

Una ejecución exitosa de recordatorios diarios envía un recordatorio a cada voluntario confirmado para los eventos de mañana (por ejemplo, 14 recordatorios para los eventos de un día determinado).

Una ejecución semanal exitosa de indisponibilidad materializa los patrones recurrentes activos en fechas bloqueadas concretas (por ejemplo, 27 fechas de indisponibilidad a partir de 9 patrones).

Si los correos de recordatorio o las fechas bloqueadas no aparecen cuando deberían, póngase en contacto con el soporte de TimelyChurch para que podamos revisar los trabajos automáticos de su iglesia.

Lectura relacionada

• Notificaciones de voluntarios — el contenido del correo electrónico y el flujo de aceptar/rechazar que utilizan los recordatorios diarios
• Indisponibilidad recurrente — la interfaz orientada al voluntario para crear los patrones que lee el trabajo semanal
• Gestión de la disponibilidad de voluntarios — cómo las estadísticas mensuales y las fechas bloqueadas alimentan el programador automático

Consejo: Los tres trabajos están protegidos contra solapamientos, por lo que incluso si una ejecución anterior sigue en curso (p. ej., un servidor de correo lento durante el envío diario de recordatorios), la siguiente ejecución programada no iniciará un duplicado. La protección se libera sola cuando termina la ejecución.