Automatización y trabajos programados

TimelyChurch se encarga por usted de varias tareas de voluntarios, todos los días, sin que nadie presione un botón: avisar a las personas que están programadas, recordarles antes de que sirvan, dar seguimiento a quienes no han respondido y mantener al día la disponibilidad y los conteos de servicio. Este artículo explica cada tarea automática, cuándo ocurre y qué ajustes del equipo la controlan.

Todas las horas están en la zona horaria de su propia iglesia.

Tareas automáticas de un vistazo

Cada una se describe a continuación.

1. Invitaciones «Has sido programado» (por la mañana)

Cuando programa a alguien para una fecha más lejana que la ventana de aviso de su equipo, la invitación se retiene en lugar de enviarse. Cada mañana, TimelyChurch envía las invitaciones retenidas de las fechas que acaban de entrar en el rango.

• Controlado por: Avisarles con estos días de antelación en Cuándo se avisa a las personas de que están programadas, dentro de la Configuración de programación del equipo (predeterminado 30 días; 0 = avisar a las personas en el momento en que se programan).
• Por qué por la mañana: es la primera vez que un voluntario se entera de esa fecha, así que llega cuando todavía puede organizar un reemplazo.
• Las fechas dentro de la ventana nunca se retienen: programar a alguien para este domingo igual le avisa de inmediato.

2. Aviso de plazas abiertas para líderes (por la mañana)

Cada mañana, TimelyChurch revisa los eventos de los próximos 3 días que aún tienen posiciones de servicio sin cubrir y avisa a los líderes del equipo correspondiente (en la aplicación y por correo electrónico o Telegram), como máximo una vez al día por evento. Así una plaza abierta no se queda abierta en silencio hasta el domingo por la mañana.

3. Seguimiento de invitaciones sin respuesta (a media mañana)

Esto es lo que hace inofensivo al silencio:

• Vuelve a avisar a todos los que siguen Pendiente en los días que su equipo eligió en Recordar a quienes no han confirmado (días antes del evento) — por defecto 4 y 2 días antes del evento; como máximo un aviso por día.
• Vence las invitaciones que quedaron sin respuesta pasado el Plazo de respuesta (días después de la invitación) del equipo cuando Continuar cuando alguien no responde está activado. La invitación vencida se trata como un rechazo, así que se invita a la siguiente persona en la rotación esa misma mañana.
• Cierra las solicitudes de cobertura cuyo vencimiento pasó sin que nadie las reclamara, y avisa al líder del equipo que el lugar sigue abierto.

Se ejecuta por la mañana a propósito: cuando una invitación vence y pasa a la siguiente persona, esta tiene todo el día para responder.

4. Recordatorios de servicio (por la tarde)

Cada tarde, TimelyChurch recuerda a los voluntarios que están Pendiente o Confirmado para una fecha próxima, una vez, en el día de recordatorio de su equipo.

• Controlado por: Enviar recordatorios de servicio a este equipo (activado de forma predeterminada) y Enviar el recordatorio con estos días de antelación (predeterminado 2; 0 = la mañana del evento) en la Configuración de programación del equipo.
• Cuando el día de recordatorio es 2 o más días antes, los voluntarios también reciben un último recordatorio el día anterior.
• A quien se programa dentro de la ventana de recordatorio (por ejemplo, el viernes para el domingo) se le recuerda en la siguiente ejecución de la tarde.
• Los recordatorios se envían por Telegram si el voluntario lo ha vinculado; de lo contrario, por correo electrónico.
• Las asignaciones rechazadas nunca reciben recordatorio, y nadie recibe dos recordatorios el mismo día.

¿Quiere recordar a las personas en otro momento? Use Más acciones → Enviar recordatorios en la pestaña Servicio del evento, o Recordar a N en la Cuadrícula de horarios, en cualquier momento. El recordatorio automático se envía igualmente.

5. Revisión «Listos para el domingo» (sábado por la tarde)

El sábado por la tarde, los administradores de su iglesia reciben un breve resumen para el domingo: o bien «✅ Están listos para el domingo» cuando todo está en orden, o bien «Casi listos — hay un par de cosas que revisar» con los puntos específicos y enlaces para resolverlos. Se envía por Telegram si el administrador lo ha vinculado; de lo contrario, por correo electrónico. Las iglesias sin eventos dominicales esa semana no reciben nada.

6. Restablecimiento mensual del conteo de servicio (1.º del mes)

Cada miembro del equipo tiene un conteo de «veces servido este mes» que el autocompletado usa para respetar los límites mensuales (Máximo de veces por mes en el equipo y el límite propio de cada voluntario). Cada vez que alguien sirve, el conteo sube, en el mes del evento, así que confirmar a alguien hoy para una fecha del mes próximo cuenta para el mes próximo.

Justo después de la medianoche del día 1, TimelyChurch vuelve a poner en 0 cualquier conteo que todavía pertenezca a un mes anterior. (El autocompletado también restablece un conteo desactualizado cuando lo detecta, así que los equipos con poca actividad también se mantienen correctos.) A quien ya tiene su conteo al día no se le toca.

7. Indisponibilidad recurrente (domingo a medianoche)

Los voluntarios pueden establecer patrones de indisponibilidad repetitivos como «cada dos domingos» o «1.º domingo del mes» — consulte Indisponibilidad recurrente. Cada domingo a medianoche, TimelyChurch convierte cada patrón activo en fechas bloqueadas concretas para los próximos 3 meses:

• Solo se agregan las fechas que aún no están bloqueadas; las fechas existentes se dejan intactas.
• Cada fecha generada lleva el motivo del patrón (o un valor predeterminado como «Recurrente: 1.º domingo del mes») para que los líderes sepan por qué está bloqueada.

Editar un patrón actualiza sus fechas de inmediato, así que un voluntario no tiene que esperar hasta el domingo para que un cambio surta efecto.

Si los mensajes no están llegando

• Compruebe que el equipo no haya desactivado Enviar recordatorios de servicio a este equipo.
• Compruebe Avisarles con estos días de antelación del equipo: una fecha más lejana que eso todavía no se anuncia.
• Compruebe que el voluntario tenga una dirección de correo electrónico registrada o haya vinculado Telegram. A quien no tiene ninguno de los dos no se le puede contactar.
• Recuerde que las asignaciones rechazadas y eliminadas nunca reciben recordatorio.

Lectura relacionada

• Notificaciones de voluntarios — los mensajes que envían estas tareas y el flujo de aceptar/rechazar
• Indisponibilidad recurrente — los patrones orientados al voluntario que lee la tarea del domingo
• Gestión de la disponibilidad de voluntarios — cómo los conteos mensuales y las fechas bloqueadas alimentan el autocompletado
• Autocompletado en cascada, invitaciones de suplente e indicadores de ausencia — qué sucede tras un rechazo o una invitación vencida