Creación de una serie de eventos con plantilla
La mayoría de las iglesias realizan el mismo puñado de eventos recurrentes semana tras semana: adoración dominical, estudio bíblico del miércoles, reunión mensual de junta. En lugar de escribir el patrón de recurrencia, la hora de inicio y la duración cada vez que crea una de estas series, puede elegir una plantilla y tenerlos precompletados.
Este artículo recorre el flujo Comenzar desde una plantilla (opcional) en el formulario de creación de series.
Para información sobre la creación y gestión de las plantillas en sí, consulte Plantillas de serie de eventos.
Por qué comenzar desde una plantilla
Una plantilla captura las cosas que definen un evento recurrente:
- Título y descripción (p. ej., «Adoración del domingo»)
- Tipo de evento (p. ej., Servicio de adoración)
- Hora (hora de inicio + duración)
- Recurrencia (p. ej., «Cada domingo»)
Cuando comienza desde una plantilla, estos se precompletan con valores razonables. Puede editar cualquiera de ellas antes de guardar; la plantilla es un punto de partida, no un contrato.
Paso a paso
1. Abrir el formulario de creación de series
- En la barra lateral de administración, expanda Planificación y haga clic en Eventos.
- En el encabezado de la página de Eventos, abra el menú Más y haga clic en Serie de eventos.
- Haga clic en Nueva serie. Se abre el formulario Crear serie de eventos.
2. Elegir una plantilla
En la parte superior del formulario, verá Comenzar desde una plantilla (opcional), un menú desplegable que enumera cada plantilla activa que su iglesia ha creado («Rellena previamente la hora, la recurrencia y las posiciones predeterminadas. Puedes editar todo después.»).
- Haga clic en el menú desplegable.
- Elija la plantilla que coincida con la serie que está creando (p. ej., Adoración del domingo).
- Los campos del formulario debajo del menú desplegable se completarán al instante con los valores predeterminados de la plantilla.
Si su iglesia aún no tiene plantillas activas, el cuadro no aparece. Puede:
- Completar el formulario a mano (recomendado para series únicas).
- Ir a Eventos → Más → Plantillas y crear la plantilla primero en la sección Serie de eventos (recomendado si es un patrón que reutilizará).
3. Revisar y ajustar los campos precompletados
Después de elegir una plantilla, cada sección del formulario ya tendrá valores. Recorra el formulario y ajuste lo que no coincida con esta serie específica:
| Campo | Qué establece la plantilla | Cuándo cambiarlo |
|---|---|---|
| Título de la serie | El nombre de la plantilla (p. ej., «Adoración del domingo») | Si esta serie es una variante especial, como «Adoración dominical de verano» |
| Descripción | La descripción de la plantilla | Cuando desee un texto más específico |
| Tipo de evento | Adoración / Clase / Reunión / Evento | Casi nunca — esto determina qué Plantillas de horario de equipo se aplican |
| Patrón de recurrencia | La recurrencia predeterminada de la plantilla (p. ej., «Cada domingo») | Si su variante ocurre con menos frecuencia (p. ej., «Cada dos domingos en verano») |
| Hora de inicio / Duración | Los valores predeterminados de la plantilla (p. ej., 10:00 AM, 90 minutos) | Si esta serie ocurre a una hora diferente |
| Fecha de inicio de la serie | La fecha de hoy | Siempre establezca esto — elija la fecha de la primera ocurrencia |
| Fecha de fin de la serie | Vacía (sin fin) | Si es una serie estacional, establezca la última fecha |
| Nombre de la ubicación / Sala | Vacía (la plantilla no almacena estos datos) | Establezca el lugar y la sala |
| Grupo anfitrión | Vacío | Opcional — elija el grupo responsable de ejecutar esto |
| Posiciones de voluntarios | Cualquier posición predeterminada almacenada con la plantilla | Agregue, elimine o cambie los conteos de plazas según sea necesario |
4. Establecer las posiciones de voluntarios
Con Voluntarios activado en Funciones, la sección Posiciones de voluntarios cerca de la parte inferior del formulario enumera las posiciones que debe tener cada evento generado. Las plantillas de serie creadas en la página Plantillas no almacenan posiciones, por lo que esta lista normalmente comienza vacía («Aún no hay posiciones — elige una plantilla arriba o añade una manualmente.»).
- Haga clic en Añadir posición para agregar una (p. ej., Líder de adoración), elija opcionalmente un equipo y establezca el número de plazas.
- Cambie el conteo de plazas de una posición (p. ej., subir Recepcionistas de 2 a 3 porque este es un lugar más grande).
- Elimine una posición que no aplique a esta serie específica.
Las posiciones que guarde aquí se convierten en el valor predeterminado para cada evento que genere la serie. Aún puede cambiarlas en una sola ocurrencia más adelante.
Consejo: Si sus plantillas de equipo ya se aplican automáticamente al tipo de evento coincidente, no necesita posiciones en la serie; las plantillas de equipo las precargarán en cada evento generado. En ese caso, deje la lista vacía aquí. Consulte Plantillas de horario de equipo. Para un día de servicio completo (equipos, plan de servicio y roles adicionales), también puede elegir una Plantilla de día más adelante en Editar → Configuración de servicio; consulte Plantillas de serie de eventos.
5. Guardar la serie
Haga clic en Crear serie en la parte inferior del formulario.
Qué sucede a continuación:
- Se crea el registro de la serie.
- TimelyChurch materializa de inmediato los eventos próximos; de forma predeterminada, se generan los próximos 3 meses de ocurrencias como registros de eventos reales que puede abrir y editar.
- Si su equipo tiene Plantillas de horario de equipo que se aplican automáticamente a este tipo de evento, cada evento generado llega también precargado con esas posiciones.
- Se le redirige a la página de detalle de la serie, donde puede ver todas las ocurrencias próximas, ejecutar Autocompletar todos los eventos o entrar en eventos individuales.
Qué no hace «Comenzar desde una plantilla»
Una plantilla es una forma inicial, no un vínculo en vivo. Después de crear la serie:
- Editar la plantilla no cambia retroactivamente esta serie.
- Editar esta serie no cambia la plantilla.
Si desea que los cambios se propaguen a cada serie creada a partir de la plantilla, edite la plantilla y vuelva a crear la serie, o acepte que las series futuras recogerán los nuevos valores predeterminados mientras la existente permanece como está.
Recorrido: una configuración inicial completa
Un administrador de iglesia nuevo configurando la adoración dominical por primera vez:
- Primero, construya la plantilla. Vaya a Eventos → Más → Plantillas, haga clic en Nueva plantilla en la sección Serie de eventos y cree Adoración del domingo: tipo de evento Servicio de adoración, Cada domingo, 10 AM, 90 minutos.
- Luego, cree la serie. Haga clic en Nueva serie y elija Adoración del domingo en Comenzar desde una plantilla (opcional). Ajuste la fecha de inicio al próximo domingo, agregue la ubicación («Santuario principal») y la sala, y agregue posiciones para Sonido, Recepcionistas, Vocales, etc. (o confíe en sus plantillas de equipo).
- Haga clic en Crear serie. Los próximos 3 meses de eventos de adoración dominical aparecen en el calendario con posiciones de servicio listas para completar.
- Pulido opcional. Desde la página de la serie, haga clic en Autocompletar todos los eventos para elaborar un borrador de lista de voluntarios en los más de 12 eventos con un solo clic.
Eso es un trimestre completo de servicios dominicales programados con quizás diez minutos de trabajo administrativo, y ninguno de ellos dedicado a volver a escribir patrones de repetición.
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