Creación de una serie de eventos con plantilla
La mayoría de las iglesias realizan el mismo puñado de eventos recurrentes semana tras semana: adoración dominical, estudio bíblico del miércoles, reunión mensual de junta. En lugar de escribir la regla de recurrencia, la hora de inicio, la duración y las posiciones de servicio cada vez que crea una de estas series, puede elegir una plantilla y tener todo precompletado.
Este artículo recorre el flujo Comenzar desde una plantilla en el formulario de creación de series.
Para información sobre la creación y gestión de las plantillas en sí, consulte Plantillas de serie de eventos.
Por qué comenzar desde una plantilla
Una plantilla captura las cuatro cosas que definen un evento recurrente:
- Título (p. ej., «Adoración del domingo»)
- Hora (hora de inicio + duración)
- Recurrencia (p. ej., «Cada domingo»)
- Posiciones de servicio predeterminadas (p. ej., 1 Técnico de sonido, 2 Recepcionistas, 3 Vocalistas)
Cuando comienza desde una plantilla, las cuatro se precompletan con valores razonables. Puede editar cualquiera de ellas antes de guardar; la plantilla es un punto de partida, no un contrato.
Paso a paso
1. Abrir el formulario de creación de series
- En la barra lateral de administración, expanda Planificación y haga clic en Eventos.
- En la parte superior derecha de la página de Eventos, haga clic en el botón Serie de eventos.
- Haga clic en + Nueva serie.
2. Elegir una plantilla
En la parte superior del formulario, verá un menú desplegable Comenzar desde una plantilla que enumera cada plantilla activa que su iglesia ha creado.
- Haga clic en el menú desplegable.
- Elija la plantilla que coincida con la serie que está creando (p. ej., Adoración del domingo).
- Los campos del formulario debajo del menú desplegable se completarán al instante con los valores predeterminados de la plantilla.
Si el menú desplegable está vacío, su iglesia aún no ha creado plantillas. Puede:
- Omitir la plantilla y completar el formulario a mano (recomendado para series únicas).
- Ir a Eventos > Serie de eventos > Plantillas y crear la plantilla primero (recomendado si es un patrón que reutilizará).
3. Revisar y ajustar los campos precompletados
Después de elegir una plantilla, cada sección del formulario ya tendrá valores. Recorra el formulario y ajuste lo que no coincida con esta serie específica:
| Campo | Qué establece la plantilla | Cuándo cambiarlo |
|---|---|---|
| Título | El nombre de la plantilla (p. ej., «Adoración del domingo») | Si esta serie es una variante especial, como «Adoración dominical de verano» |
| Descripción | La descripción de la plantilla | Cuando desee un texto más específico |
| Tipo de evento | Adoración / Clase / Reunión / Evento | Casi nunca — esto determina qué Plantillas de horario de equipo se aplican |
| Patrón de recurrencia | El RRULE de la plantilla (p. ej., «Cada domingo») | Si su variante ocurre con menos frecuencia (p. ej., «Cada dos domingos en verano») |
| Hora de inicio / Duración | Los valores predeterminados de la plantilla (p. ej., 10:00 AM, 90 minutos) | Si esta serie ocurre a una hora diferente |
| Fecha de inicio de la serie | La fecha de hoy | Siempre establezca esto — elija la fecha de la primera ocurrencia |
| Fecha de fin de la serie | Vacía (sin fin) | Si es una serie estacional, establezca la última fecha |
| Ubicación / Sala | Vacía (la plantilla no almacena estos datos) | Establezca el lugar y la sala |
| Grupo anfitrión | Vacío | Opcional — elija el grupo responsable de ejecutar esto |
| Posiciones de servicio | Las posiciones precargadas de la plantilla | Agregue, elimine o cambie los conteos de plazas según sea necesario |
4. Ajustar las posiciones de servicio predeterminadas
La sección Posiciones de servicio cerca de la parte inferior del formulario es donde la plantilla realmente aporta valor. Ya listará las posiciones que la plantilla definió (p. ej., 1 Técnico de sonido, 2 Recepcionistas, 3 Vocalistas, 1 Líder de adoración).
Para cada posición puede:
- Aumentar o disminuir el conteo de plazas (p. ej., subir Recepcionistas de 2 a 3 porque este es un lugar más grande).
- Eliminar una posición si no aplica a esta serie específica.
- Agregar otra posición que sea única para esta serie.
Las posiciones de servicio que guarde aquí se convierten en el valor predeterminado para cada evento que genere la serie. Aún puede anularlas en una sola ocurrencia más adelante.
Consejo: Si sus plantillas de equipo ya se aplican automáticamente al tipo de evento coincidente, no necesita posiciones de servicio en la serie; las plantillas de equipo las precargarán en cada evento generado. En ese caso, deje las posiciones de servicio vacías aquí. Consulte Plantillas de horario de equipo.
5. Guardar la serie
Haga clic en Guardar serie en la parte inferior del formulario.
Qué sucede a continuación:
- Se crea el registro de la serie.
- TimelyChurch materializa de inmediato los eventos próximos; de forma predeterminada, se generan los próximos 3 meses de ocurrencias como registros de eventos reales que puede abrir y editar.
- Si su equipo tiene Plantillas de horario de equipo que se aplican automáticamente a este tipo de evento, cada evento generado llega también precargado con esas posiciones.
- Se le redirige a la página de detalle de la serie, donde puede ver todas las ocurrencias próximas, ejecutar Autocompletar serie o entrar en eventos individuales.
Qué no hace «Comenzar desde una plantilla»
Una plantilla es una forma inicial, no un vínculo en vivo. Después de crear la serie:
- Editar la plantilla no cambia retroactivamente esta serie.
- Editar esta serie no cambia la plantilla.
Si desea que los cambios se propaguen a cada serie creada a partir de la plantilla, edite la plantilla y vuelva a crear la serie, o acepte que las series futuras recogerán los nuevos valores predeterminados mientras la existente permanece como está.
Recorrido: una configuración inicial completa
Un administrador de iglesia nuevo configurando la adoración dominical por primera vez:
- Primero, construya la plantilla. Vaya a Eventos > Serie de eventos > Plantillas y cree Adoración del domingo: tipo de evento Adoración, cada domingo a las 10 AM, 90 minutos, con posiciones predeterminadas para Sonido, Recepcionistas, Vocales, etc.
- Luego, cree la serie. Haga clic en Nueva serie, elija Adoración del domingo del menú desplegable Comenzar desde una plantilla. Ajuste la fecha de inicio al próximo domingo, agregue la ubicación («Santuario principal») y la sala.
- Guarde. Los próximos 3 meses de eventos de adoración dominical aparecen en el calendario con posiciones de servicio listas para completar.
- Pulido opcional. Desde la página de la serie, haga clic en Autocompletar serie para elaborar un borrador de lista de voluntarios en los más de 12 eventos con un solo clic.
Eso es un trimestre completo de servicios dominicales programados con quizás diez minutos de trabajo administrativo, y ninguno de ellos dedicado a volver a escribir reglas de recurrencia.
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