Clases de seguimiento
¿Qué es una clase de seguimiento?
Una clase de seguimiento (mostrada como el campo Clase en una transacción) es una etiqueta que puede adjuntar a una transacción para segmentar sus informes a lo largo de una dimensión que no es una categoría, cuenta o fondo. Los casos de uso más comunes son:
- Ministerios — Etiquete cada transacción que toque el ministerio juvenil, el equipo de adoración o misiones para poder agruparlas.
- Campus o ubicaciones — Para iglesias multisitio, etiquete transacciones por campus.
- Programas o eventos — Haga seguimiento de todo el gasto de un campamento de verano, campaña de construcción o conferencia única.
- Departamentos — Separe el gasto de oficina del gasto de instalaciones sin crear categorías duplicadas.
Las clases de seguimiento complementan (pero no reemplazan) categorías y fondos. Donde una categoría responde ¿qué tipo de gasto fue este? y un fondo responde ¿qué cubo restringido de dinero lo pagó?, una clase de seguimiento responde ¿a qué ministerio, campus o programa pertenece esto?
Requisitos de modo
El campo Clase es parte del modo Contabilidad completa (Avanzado). No aparece en modo Chequera simple — el modo Simple mantiene el formulario de transacción en lo esencial (fecha, importe, cuenta, categoría, fondo).
Puede cambiar entre Chequera simple y Contabilidad completa en cualquier momento en Finanzas > Contabilidad > Configuración (la tarjeta Modo de contabilidad en la parte superior de la página). Cambiar solo modifica las etiquetas y qué pantallas ve — sus datos financieros nunca se tocan — por lo que las clases ya aplicadas a transacciones se conservan si pasa a modo Simple y regresa.
Etiquetar una transacción
En modo Contabilidad completa, el campo Clase aparece en el formulario de transacción:
- En la página de Transacciones, haga clic en Nueva transacción y elija Nuevo gasto, Nuevo ingreso o Nueva transferencia. (Los tres abren el mismo formulario, preconfigurado a ese tipo.)
- Complete la transacción como de costumbre.
- En el menú desplegable Clase — mostrado junto a Fondo — elija la clase a la que pertenece esta transacción. Dejarlo en Ninguno siempre está permitido; no toda transacción necesita una clase.
- Guarde.
El mismo menú desplegable Clase está disponible cuando edita una transacción existente, de modo que puede agregar o cambiar la clase después.
Si usa Dividir transacción para asignar una transacción a varias categorías, cada línea de división se guarda también contra la clase de la transacción.
Para donaciones importadas automáticamente desde el módulo de Donaciones, puede establecer la clase después editando la transacción de ingresos resultante y eligiendo un valor en el menú desplegable Clase.
De dónde provienen las clases de seguimiento
Las clases que aparecen en el menú desplegable Clase son las clases activas configuradas para su iglesia. Si el menú desplegable solo muestra Ninguno, aún no se han creado clases.
Nota: La configuración de clases la maneja TimelyChurch como parte de su configuración contable. Si necesita agregar, renombrar o retirar una clase, contacte a soporte y la configuraremos por usted.
La mayoría de las iglesias terminan con entre 5 y 25 clases. Una clase puede marcarse como inactiva para retirarla sin perder historial — las clases inactivas dejan de aparecer en el menú desplegable Clase pero permanecen adjuntas a las transacciones que ya las usan.
Mejores prácticas
Mantenga la lista corta. Un puñado de clases bien definidas es más útil que docenas superpuestas. Apunte al menor número que responda las preguntas que su junta realmente hace.
Decida una convención de etiquetado desde el principio. «Etiquetar cada transacción» funciona para algunas iglesias; «etiquetar solo transacciones específicas de ministerio, dejar gastos generales sin etiquetar» funciona para otras. Elija una convención y documéntela.
Clase de seguimiento frente a fondo. Use un fondo cuando las restricciones del donante o las reglas contables dicen que el dinero debe mantenerse separado. Use una clase de seguimiento cuando solo necesita informar sobre ella como un segmento. Muchas iglesias usan ambos: p. ej., el Fondo de Construcción (fondo) también puede etiquetarse con «Campaña de capital 2026» (clase) para diferenciarlo de campañas anteriores mantenidas en el mismo fondo.
Clase de seguimiento frente a categoría. Las categorías son la dimensión del catálogo de cuentas que fluye hacia su Estado de resultados. Las clases de seguimiento son una dimensión ortogonal. Use ambas. Una sola factura de servicios puede estar en la categoría «Servicios públicos» y etiquetarse con la clase «Campus principal» — ambas son útiles, ninguna reemplaza a la otra.