Manejo de pagos fallidos

Este artículo explica qué ocurre cuando una donación recurrente en línea falla (por ejemplo, la tarjeta del donante ha vencido o el banco rechazó el cargo), qué hace TimelyChurch automáticamente y cómo puede monitorear y dar seguimiento a los pagos fallidos.

Notificaciones automáticas de pagos fallidos

Cuando falla una donación recurrente, TimelyChurch envía automáticamente un correo tanto al donante (un aviso amistoso pidiéndole que actualice su tarjeta) como a un administrador de la iglesia en el primer fallo, siempre que Stripe aún tenga reintentos programados. Stripe también sigue reintentando el cargo por su cuenta. Puede vigilar el panorama completo en el Panel Express de Stripe desde su página de Configuración de donaciones en línea.

Qué significa «pago fallido» en TimelyChurch

Un pago fallido es, casi siempre, un cargo recurrente fallido — un donante configuró un donativo recurrente semanal, mensual o anual, y uno de los cargos programados no tuvo éxito. Motivos comunes:

• La tarjeta registrada ha vencido.
• La tarjeta se perdió, fue robada o reemplazada y el nuevo número aún no está registrado.
• El banco marcó el cargo como sospechoso y lo rechazó.
• Fondos insuficientes en una tarjeta de débito o límite de crédito insuficiente en una tarjeta de crédito.
• El sistema de riesgo del banco rechazó al comercio o el monto.

Para donativos únicos, los «fallos» se detectan de inmediato en el momento del cargo — el donante ve un error en la página de donaciones y no se crea ningún registro de donación. No hay nada que remediar después del hecho. Este artículo trata específicamente sobre fallos recurrentes.

Qué hace TimelyChurch automáticamente

Cuando el sistema de facturación recurrente de Stripe intenta un cargo recurrente y falla, Stripe notifica a TimelyChurch. TimelyChurch entonces:

1. Registra el fallo con detalles (la factura de Stripe, el donativo recurrente al que pertenece, el monto adeudado, la cuenta de Stripe conectada, el número de intento y el próximo reintento programado).
2. Envía un correo al donante en el primer fallo (cuando Stripe aún tiene un reintento programado) con una nota cálida y no técnica informándole que el cargo no se procesó y dirigiéndolo a un enlace seguro donde puede actualizar su método de pago.
3. Envía un correo a un administrador de la iglesia para que su equipo esté al tanto y pueda hacer contacto personalizado si el donativo es significativo.

Para evitar saturar a las personas, los correos al donante y al administrador se envían una vez, en el primer intento fallido — no en cada uno de los reintentos automáticos de Stripe.

Nota sobre direcciones suprimidas: Si una dirección de correo del donante o del administrador rebotó previamente o se dio de baja, TimelyChurch omitirá esa notificación específica (respeta la lista de supresión de correo). El fallo se registra de todos modos.

Qué hace Stripe automáticamente

Además de los correos de TimelyChurch, Stripe también reintenta y notifica por su cuenta según la configuración de reintentos inteligentes de su cuenta de Stripe:

• Stripe reintentará automáticamente el cargo fallido varias veces en los días/semanas siguientes (configurable en la configuración de facturación de su panel de Stripe).
• Si tiene correos de dunning habilitados en Stripe, Stripe también enviará un correo directamente al donante pidiéndole que actualice su método de pago.
• Si todos los reintentos fallan, Stripe marca la suscripción como vencida o impaga (según su configuración) y eventualmente cancela la suscripción. Cuando Stripe cancela una donación recurrente después de agotar los reintentos, TimelyChurch envía a su administrador de iglesia un correo de «donación recurrente cancelada» para que sepa que el donativo se detuvo.

Recomendación: Mantenga activada la configuración de reintentos inteligentes (dunning) de Stripe. Los correos de primer fallo de TimelyChurch y los reintentos de Stripe trabajan juntos para dar a los donantes todas las oportunidades de actualizar su tarjeta sin que usted tenga que perseguir cada uno manualmente.

Cómo monitorear pagos fallidos

Los correos automáticos de TimelyChurch le alertarán sobre fallos a medida que ocurren, pero el Panel Express de Stripe es el lugar para ver el historial completo y los detalles de rechazo.

1. El Panel Express de Stripe (recomendado)

1. Vaya a Finanzas > Donaciones en TimelyChurch.
2. Si las donaciones en línea aún no están conectadas, use el enlace Activar donaciones en línea, que lo lleva a Configuración > Integraciones para configurar Stripe. Una vez conectado, abra su página de Configuración de donaciones en línea.
3. En la página de Configuración de donaciones en línea, haga clic en Panel de Stripe para abrir su cuenta Stripe Express conectada.
4. En Stripe, navegue a Payments y filtre por estado Failed.
5. Revise cada fallo. Stripe muestra:
   • El correo del donante (si se conoce)
   • El monto y la fecha
   • El motivo de rechazo del banco emisor
   • Si hay reintentos programados o agotados

Configure un recordatorio en el calendario para revisar esta vista periódicamente. Dos veces al mes es una cadencia razonable para la mayoría de las iglesias; semanal es mejor si tiene un alto volumen de donantes recurrentes.

2. Alertas por correo de Stripe

En la configuración de su panel de Stripe, puede habilitar alertas por correo para enviarlas al contacto de facturación de su iglesia cada vez que falle un cargo. Esto es una red de seguridad útil además de los correos automáticos de TimelyChurch:

• Vaya a las preferencias de notificación de su panel de Stripe.
• Active las alertas de «Failed payments».
• Elija la dirección de correo que debe recibirlas (normalmente el administrador de la iglesia o el tesorero).

Esto le da visibilidad casi en tiempo real directamente desde Stripe.

Qué hacer cuando falla un cargo recurrente

Cuando se entera de un pago fallido (mediante el correo de TimelyChurch, la alerta por correo de Stripe o al revisar el panel), aquí está el flujo de trabajo recomendado:

Paso 1: Confirmar el estado de reintento de Stripe

En el detalle del pago de Stripe, compruebe si hay reintentos automáticos programados. Si quedan reintentos, puede que no necesite hacer nada — Stripe intentará de nuevo, y el donante ya recibió los correos de TimelyChurch y (si están habilitados) de Stripe pidiéndole que actualice su tarjeta.

Paso 2: Comunicarse con el donante (toque pastoral)

Si los reintentos se agotaron o si desea ser proactivo, contacte al donante directamente. Mantenga el mensaje cálido y centrado en el donante:

«Hola [Nombre], notamos que su donativo recurrente más reciente a [Iglesia] no se procesó — el banco rechazó el cargo. Esto suele ocurrir cuando una tarjeta ha vencido o fue reemplazada. No se requiere ninguna acción de su parte a menos que desee que el donativo continúe — en ese caso, puede actualizar su método de pago en nuestra página de donaciones en [URL].»

Una nota breve y amistosa a menudo resuelve el problema más rápido que esperar a que los correos automatizados hagan el trabajo.

Paso 3: Ayudar al donante a reiniciar la suscripción (si es necesario)

Si Stripe canceló la suscripción después de agotar los reintentos, el donante necesitará configurar un nuevo donativo recurrente en la página pública de donaciones. (TimelyChurch actualmente no expone un flujo de «reactivar suscripción».)

Guíelo a través del proceso:

1. Vaya a la página pública de donaciones de su iglesia.
2. Elija la misma frecuencia (semanal / mensual / anual).
3. Ingrese el mismo monto y fondo.
4. Proporcione su correo y los datos actualizados de la tarjeta.
5. Envíe.

Se crea una nueva suscripción de Stripe y el donativo recurrente se reanuda.

Paso 4: Verificar que no haya registros de donación duplicados

Como el cargo fallido nunca se liquidó, no se creó ningún registro de donación en TimelyChurch por ese fallo. No necesita eliminar nada. (Los registros de donación solo se crean cuando se dispara un evento de pago exitoso.) Si anteriormente vio un registro de donación del período fallido, verifique de nuevo — solo existiría si se ejecutó un cargo separado y exitoso.

Resumen del ciclo de vida del donativo recurrente

Próximamente

Posibles mejoras futuras incluyen:

• Un widget del panel de administración que muestre todos los cargos recurrentes fallidos en los últimos 30 días.
• Un botón «reintentar pagos fallidos» para que los administradores disparen manualmente un reintento en Stripe.

Cuando estén disponibles, este artículo se actualizará.

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