Intercambio de asignaciones entre voluntarios
La función Intercambio permite a dos voluntarios intercambiar sus asignaciones de servicio directamente, sin involucrar a un administrador. Úsela cuando tenga un conflicto en la fecha en la que está programado para servir y un compañero está sirviendo en una fecha que le funciona mejor.
Cuándo usar un intercambio
Un intercambio es la herramienta adecuada cuando:
- Usted y otro voluntario ya están programados para fechas separadas del mismo tipo de rol.
- Desean intercambiar fechas entre ustedes en lugar de rechazar y obligar a un coordinador a encontrar un nuevo reemplazo.
- El otro voluntario aún no ha rechazado la plaza que le gustaría tomar.
Si ningún compañero está programado actualmente para una fecha que le funcione, debe rechazar la asignación o solicitar un suplente. Los intercambios no pueden cubrir una posición vacía; solo pueden mover dos voluntarios existentes entre dos asignaciones existentes.
Quién puede proponer un intercambio
Cualquier voluntario con una asignación de servicio próxima pendiente o confirmada puede proponer un intercambio. Los líderes de equipo pueden usar el mismo flujo para sus propias asignaciones personales. Las solicitudes de intercambio se limitan a personas que sirven en el mismo tipo de posición para que el intercambio deje el horario con la cobertura adecuada.
Cómo proponer un intercambio
- Abra Mi Horario de Servicio en el portal.
- Encuentre la asignación próxima que desea intercambiar.
- Debajo de los botones Confirmar y Rechazar, haga clic en Proponer intercambio.
- Se abre un modal titulado Proponer un intercambio.
- En el menú desplegable Su asignación a tomar, elija la asignación del compañero que desea tomar a cambio. El menú desplegable enumera a otros voluntarios programados en el mismo rol en una fecha diferente y muestra su nombre, inicial del apellido, fecha y posición.
- Opcionalmente ingrese un mensaje breve para dar contexto (por ejemplo, «Tengo una boda el día 13»).
- Haga clic en Enviar solicitud de intercambio.
La solicitud queda pendiente. Su compañero la verá la próxima vez que visite su horario de servicio, y recibirá una notificación.
Qué ve el destinatario
Cuando recibe una solicitud de intercambio de otro voluntario, un banner morado Solicitudes de intercambio aparece en la parte superior de su página Mi Horario de Servicio. Para cada solicitud entrante, el banner muestra:
- Quién solicita
- La fecha que está cediendo
- La fecha que desea tomar de usted
- Su mensaje opcional
Tiene dos botones:
| Acción | Qué sucede |
|---|---|
| Aceptar intercambio | Las dos asignaciones se intercambian de inmediato. Ahora está programado en la fecha original del solicitante, y el solicitante está programado en su fecha original. Ambos horarios se actualizan para todos. |
| Rechazar | La solicitud de intercambio se cierra. Su asignación permanece en su horario sin cambios. El solicitante es notificado de que usted rechazó. |
Puede dejar la solicitud sin respuesta si no está listo para decidir: permanece en el banner hasta que acepte, rechace o pase la fecha de la asignación.
Transiciones de estado
Una solicitud de intercambio pasa por estos estados:
- Pendiente — El solicitante la envió; el destinatario aún no ha respondido. Aparece en el banner Solicitudes de intercambio del destinatario.
- Aceptada — El destinatario hizo clic en Aceptar. Ambas asignaciones ahora están intercambiadas. La solicitud se cierra.
- Rechazada — El destinatario hizo clic en Rechazar. La solicitud se cierra y no se realiza ningún cambio en el horario.
Una vez que un intercambio se acepta o se rechaza, no se puede deshacer a través del portal. Si se comete un error, la solución más sencilla es enviar una nueva solicitud de intercambio en la dirección opuesta o contactar a un líder de equipo o coordinador.
Qué cambia en el horario cuando se acepta un intercambio
Cuando se acepta un intercambio, el sistema actualiza ambos registros de asignación de voluntarios para que las personas se intercambien entre los dos eventos:
- El estado original de la asignación (pendiente frente a confirmado) se mantiene para cada persona en su nueva fecha.
- Las confirmaciones por correo electrónico y los recordatorios de eventos se envían según las nuevas asignaciones.
- El Panel del líder de equipo refleja la nueva alineación la próxima vez que se cargue.
- Las fuentes de calendario iCal (consulte Exportación de calendario iCal) se actualizan en la próxima sincronización, de modo que las nuevas fechas aparecen automáticamente en los calendarios personales de los voluntarios.
Limitaciones
- Los intercambios solo funcionan entre dos asignaciones existentes. No pueden dejar una posición vacía ni cubrir una posición vacía.
- No puede intercambiar consigo mismo.
- No puede intercambiar una asignación que ya ha sido rechazada.
- El menú desplegable de intercambio solo muestra compañeros de su mismo rol; los intercambios entre roles deben coordinarse a través de un líder de equipo.
Buenas prácticas
- Comuníquese primero. Un mensaje rápido antes de enviar la solicitud de intercambio hace más probable que la acepten.
- Use el campo de mensaje. Un motivo breve («Tengo un viaje de trabajo ese fin de semana») ayuda al destinatario a decidir.
- Acepte o rechace con prontitud. Dejar un intercambio pendiente demasiado tiempo impide que ambos horarios se estabilicen.
- Actualice su disponibilidad después. Una vez que se complete un intercambio, tómese un momento para actualizar su Disponibilidad de Servicio para que los coordinadores conozcan el nuevo conflicto.