Intercambio de asignaciones entre voluntarios

La función Intercambio permite a dos voluntarios intercambiar sus asignaciones de servicio directamente, sin involucrar a un administrador. Úsela cuando tenga un conflicto en la fecha en la que está programado para servir y un compañero está sirviendo en una fecha que le funciona mejor.

Cuándo usar un intercambio

Un intercambio es la herramienta adecuada cuando:

• Usted y un compañero ya están programados en fechas separadas, en un equipo en el que ambos sirven.
• Desean intercambiar fechas entre ustedes en lugar de rechazar y obligar a un coordinador a encontrar un nuevo reemplazo.
• El otro voluntario aún no ha rechazado la plaza que le gustaría tomar.

Si ningún compañero está programado actualmente para una fecha que le funcione, rechace la asignación en su lugar o, si usa Telegram, pida a todo su equipo que cubra (vea abajo). Un intercambio no puede cubrir una posición vacía; solo puede mover dos voluntarios existentes entre dos asignaciones existentes.

Quién puede proponer un intercambio

En el portal, puede proponer un intercambio para una asignación próxima a la que aún no ha respondido (está marcada como Necesita respuesta): el enlace Proponer intercambio está junto a Confirmar y Rechazar. Puede intercambiar por cualquier asignación próxima que un compañero tenga en uno de los equipos en los que usted sirve; no tiene que ser la misma posición. Los líderes de equipo pueden usar el mismo flujo para sus propias asignaciones personales.

¿Ya confirmó? Use Pedir al equipo que cubra de Telegram (abajo) o hable con su líder de equipo.

Cómo proponer un intercambio

1. Abra Mi horario en el portal.
2. Encuentre la asignación próxima que desea intercambiar.
3. Junto a los botones Confirmar y Rechazar, haga clic en Proponer intercambio.
4. Se abre una ventana titulada Proponer un intercambio.
5. En el menú desplegable Asignación a tomar, elija la asignación del compañero que desea tomar a cambio. Enumera las asignaciones próximas de sus compañeros y muestra su nombre, inicial del apellido, fecha y posición.
6. Opcionalmente ingrese un Mensaje (opcional) breve para dar contexto (por ejemplo, «Tengo un conflicto el día 13»).
7. Haga clic en Enviar solicitud de intercambio.

La solicitud queda pendiente. Se avisa a su compañero, y su solicitud aparece en Tus Solicitudes de Cambio Pendientes en su página Mi horario («Enviado a [nombre] — esperando respuesta.»). ¿Cambió de opinión? Haga clic en Cancelar solicitud mientras siga en espera.

Pedir a todo su equipo (Telegram)

Si ha vinculado Telegram, puede pedírselo a todos en su equipo a la vez en lugar de elegir a una sola persona:

1. Envíe /swaps al bot de su iglesia.
2. Elija la asignación que necesita que cubran y toque 📣 Pedir al equipo que cubra.
3. Cada compañero elegible recibe un mensaje con un botón ✋ Puedo cubrirlo. El primero en tocarlo toma su lugar; el mensaje de todos los demás cambia a «Ya cubierto ✅».

Mientras está abierta, su página Mi horario la muestra como «Abierto a todo tu equipo — esperando que alguien lo tome.» con un botón Cancelar solicitud.

Qué ve el destinatario

Cuando recibe una solicitud de intercambio de otro voluntario, una sección Solicitudes de intercambio aparece en la parte superior de su página Mi horario (y la solicitud aparece en Necesita tu respuesta en su panel). Para cada solicitud entrante, muestra:

• Quién solicita
• El turno que está cediendo
• El turno que desea tomar de usted

Tiene dos botones:

Puede dejar la solicitud sin respuesta si no está listo para decidir: permanece allí hasta que acepte, rechace, el solicitante la cancele o pase la fecha de la asignación.

Transiciones de estado

Una solicitud de intercambio pasa por estos estados:

1. Pendiente — El solicitante la envió; el destinatario aún no ha respondido. Aparece en la sección Solicitudes de intercambio del destinatario.
2. Aceptada — El destinatario hizo clic en Aceptar. Ambas asignaciones ahora están intercambiadas. La solicitud se cierra.
3. Rechazada — El destinatario hizo clic en Rechazar. La solicitud se cierra y no se realiza ningún cambio en el horario.
4. Cancelada — El solicitante hizo clic en Cancelar solicitud antes de que alguien respondiera. No se realiza ningún cambio en el horario.

Una vez que un intercambio se acepta o se rechaza, no se puede deshacer a través del portal. Si se comete un error, contacte a un líder de equipo o coordinador.

Qué cambia en el horario cuando se acepta un intercambio

Cuando se acepta un intercambio, el sistema actualiza ambos registros de asignación de voluntarios para que las personas se intercambien entre los dos eventos:

• Ambas asignaciones pasan a Pendiente, para que cada persona confirme su nueva fecha.
• Los recordatorios se envían según las nuevas asignaciones.
• La pestaña Servicio del evento y la Cuadrícula de horarios muestran la nueva alineación.
• Si descargó su horario a una aplicación de calendario (consulte Exportación de calendario iCal), vuelva a descargarlo para obtener la nueva fecha.

Limitaciones

• Los intercambios solo funcionan entre dos asignaciones existentes. No pueden dejar una posición vacía ni cubrir una posición vacía.
• No puede intercambiar consigo mismo.
• No puede intercambiar una asignación que ya ha sido rechazada.
• El menú desplegable de intercambio solo muestra asignaciones en equipos en los que usted sirve; cualquier otra cosa debe coordinarse a través de un líder de equipo.
• En el portal, Proponer intercambio solo se ofrece mientras su asignación sigue pendiente.

Buenas prácticas

• Comuníquese primero. Un mensaje rápido antes de enviar la solicitud de intercambio hace más probable que la acepten.
• Use el campo de mensaje. Un motivo breve («Tengo un viaje de trabajo ese fin de semana») ayuda al destinatario a decidir.
• Acepte o rechace con prontitud. Dejar un intercambio pendiente demasiado tiempo impide que ambos horarios se estabilicen.
• Actualice su disponibilidad después. Una vez que se complete un intercambio, bloquee la fecha a la que no podía asistir en Mi horario → Disponibilidad para que los coordinadores conozcan el conflicto.